中信外包檔案管理服外包業(yè)務(wù)創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)匯報(bào)

檔案管理服務(wù)外包業(yè)務(wù)創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)匯報(bào)中信外包服務(wù)有限公司2015年9月Ⅰ

檔案管理服務(wù)外包行業(yè)現(xiàn)狀分析Ⅱ

綜合檔案管理服務(wù)外包業(yè)務(wù)模式探索Ⅲ

中信外包服務(wù)有限公司檔案管理服務(wù)外包業(yè)務(wù)開(kāi)展情況介紹內(nèi)容概要2第一部分

檔案管理服務(wù)外包行業(yè)現(xiàn)狀分析1.1檔案管理服務(wù)外包市場(chǎng)參與主體需求機(jī)構(gòu)監(jiān)管機(jī)構(gòu)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理服務(wù)外包工作中供需雙方以及第三方等各類主體進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督的機(jī)構(gòu)。檔案管理服外包的需求方。檔案管理服務(wù)外包的供應(yīng)方。1.2市場(chǎng)需求分析檔案數(shù)量增加各類機(jī)構(gòu)歷史沉淀檔案經(jīng)多年累積，數(shù)量巨大；社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展增速，不斷產(chǎn)生大量新增檔案；管理難度提升業(yè)務(wù)和管理行為的復(fù)雜化導(dǎo)致檔案種類不斷增加；新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)、信息系統(tǒng)的應(yīng)用導(dǎo)致檔案形式多樣化；資源投入需求不斷增加需求機(jī)構(gòu)內(nèi)部專門的檔案管理部門建設(shè)需求增加；人員配置，尤其是專業(yè)檔案管理人員需求不斷增加；檔案館/室建設(shè)、設(shè)備設(shè)施采購(gòu)等固定資產(chǎn)投入需求增加；自行管理壓力進(jìn)一步凸顯機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全、人員配置不到位或不專業(yè)、場(chǎng)館建設(shè)投資壓力大等原因，導(dǎo)致大量機(jī)構(gòu)無(wú)法通過(guò)自行管理來(lái)解決內(nèi)部檔案管理需求；檔案管理專業(yè)程度不斷增加、檔案管理信息化水平不斷提升、監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求不斷完善，導(dǎo)致現(xiàn)有配置無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期檔案管理要求。1.3社會(huì)化服務(wù)供應(yīng)分析社會(huì)化服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)始出現(xiàn)但仍遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于市場(chǎng)需求進(jìn)入2000年以后，我國(guó)檔案管理服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的數(shù)量不斷增多，且保持著持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，截止2012年在全國(guó)登記在冊(cè)的檔案中介機(jī)構(gòu)就達(dá)到376家；服務(wù)范圍逐步擴(kuò)展但服務(wù)機(jī)構(gòu)僅限于提供單一品類服務(wù)主要服務(wù)類別包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)以及檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)。但大量機(jī)構(gòu)僅能提供單一類別的服務(wù)，無(wú)法提升資源集約化利用水平，也無(wú)法形成產(chǎn)業(yè)鏈競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；國(guó)內(nèi)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展?fàn)顩r國(guó)內(nèi)目前尚沒(méi)有建立完善的檔案外包行業(yè)管理體系，業(yè)務(wù)范圍模糊、行業(yè)準(zhǔn)入門檻低，從業(yè)機(jī)構(gòu)管理水平、資信實(shí)力參差不齊，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)無(wú)序化等問(wèn)題日益凸顯；國(guó)外發(fā)展經(jīng)驗(yàn)介紹國(guó)際檔案管理服務(wù)經(jīng)多年發(fā)展，在管理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程、安全機(jī)制等方面已相對(duì)完善和成熟，并形成了規(guī)范的市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，各類商業(yè)性檔案管理外包中心分布廣泛，從業(yè)企業(yè)中已出現(xiàn)諸如美國(guó)鐵山、香港嘉柏等一批領(lǐng)先企業(yè)，并實(shí)現(xiàn)跨國(guó)規(guī)?；\(yùn)營(yíng)并進(jìn)入資本市場(chǎng)。1.4監(jiān)管政策環(huán)境分析國(guó)家規(guī)范性文件2012年以來(lái)國(guó)家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個(gè)與檔案管理服務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范性文件，鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)通過(guò)購(gòu)買社會(huì)化服務(wù)解決內(nèi)部檔案管理需求，并要求檔案部門在開(kāi)展檔案數(shù)字化服務(wù)外包、寄存服務(wù)外包過(guò)程中，采取相關(guān)有效措施確保檔案實(shí)體安全、信息安全；地方性政策法規(guī)在目前已獲取的45個(gè)副省級(jí)以上地區(qū)頒布的檔案法規(guī)（不包括香港、澳門、臺(tái)灣，西藏未出臺(tái)檔案法規(guī)）中，已有25個(gè)地區(qū)對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)（實(shí)質(zhì)上即是檔案管理外包服務(wù)供應(yīng)商）做出了規(guī)定；國(guó)內(nèi)政策法規(guī)的完善《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機(jī)構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務(wù)之中；國(guó)家檔案局已著手開(kāi)展全國(guó)性檔案管理服務(wù)外包行業(yè)規(guī)范的研討和編制，以期形成一系列行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)規(guī)范從根本上引導(dǎo)這一新興行業(yè)的健康有序發(fā)展；國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)情況介紹已形成了諸如ISO15489、ISO23081等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)以及針對(duì)商業(yè)檔案中心建設(shè)規(guī)劃的ARMATR01-2011等成熟的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系。而美國(guó)、英國(guó)、澳大利亞等各國(guó)的行業(yè)主管部門、外包服務(wù)企業(yè)也參照這些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，形成了適合本國(guó)特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系和實(shí)施規(guī)范。第二部分

綜合檔案管理服務(wù)外包模式探索

基于價(jià)值鏈雙向整合的服務(wù)外包理念機(jī)構(gòu)A業(yè)務(wù)拓展客戶服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃財(cái)務(wù)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)渠道管理戰(zhàn)略規(guī)劃憑證檔案管理人力資源供應(yīng)信息采集處理客戶響應(yīng)服務(wù)IT技術(shù)支持機(jī)構(gòu)N業(yè)務(wù)拓展客戶服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃財(cái)務(wù)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)渠道管理戰(zhàn)略規(guī)劃憑證檔案管理人力資源供應(yīng)信息采集處理客戶響應(yīng)服務(wù)IT技術(shù)支持………………專業(yè)外包服務(wù)商檔案管理服務(wù)：鐵山人力資源供應(yīng)：FESCO信息采集處理：華道呼叫電銷中心：PCCW系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)：CISCO價(jià)值鏈縱向延伸中信外包服務(wù)綜合外包服務(wù)商價(jià)值鏈橫向整合關(guān)鍵業(yè)務(wù)自行運(yùn)作或小部分外包前臺(tái)中臺(tái)后臺(tái)2.1

服務(wù)外包理念12檔案存儲(chǔ)及管理對(duì)各類信息（包括影像、數(shù)據(jù)、聲音記錄等）提供采集、加工、存儲(chǔ)、查詢以及災(zāi)備與在線恢復(fù)等一系列綜合管理服務(wù)。對(duì)各類憑證（如檔案、票據(jù)、契約、文件、膠片、圖紙、樣本等）提供整理、存儲(chǔ)、調(diào)閱、查詢直至銷毀等一系列“從生到死”過(guò)程的綜合服務(wù)。對(duì)各類機(jī)構(gòu)的票據(jù)、文件、包裹等提供整理、分配、派發(fā)、投遞乃至信息管理等一系列綜合物流服務(wù)。全流程檔案管理業(yè)務(wù)模式信息管理及災(zāi)備票據(jù)物流2.2全流程檔案管理業(yè)務(wù)模式13②遞送③掃描、信息補(bǔ)錄

影像轉(zhuǎn)化設(shè)備及數(shù)據(jù)庫(kù)需求機(jī)構(gòu)信息管理/存儲(chǔ)中心⑤信息存儲(chǔ)①檔案收?、軝n案查調(diào)閱

檔案存儲(chǔ)中心數(shù)字化處理中心

分配⑥影像/數(shù)據(jù)查詢④影像/數(shù)據(jù)審核③檔案寄存托管

硬件、軟件系統(tǒng)集成

硬件、軟件系統(tǒng)集成圖例：票據(jù)流

信息流142.3針對(duì)檔案、信息的全流程“無(wú)縫”服務(wù)第三部分

中信外包服務(wù)有限公司檔案管理服務(wù)外包業(yè)務(wù)開(kāi)展情況介紹3.1中國(guó)中信集團(tuán)中國(guó)中信集團(tuán)成立于1979年10月4日。目前已發(fā)展成為一家金融與實(shí)業(yè)并舉的大型綜合性跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)。其中，金融涉及銀行、證券、信托、保險(xiǎn)、基金、資產(chǎn)管理等行業(yè)和領(lǐng)域；實(shí)業(yè)涉及房地產(chǎn)、工程承包、資源能源、基礎(chǔ)設(shè)施、機(jī)械制造、信息產(chǎn)業(yè)等行業(yè)和領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的綜合優(yōu)勢(shì)和良好發(fā)展勢(shì)頭。截至2014年底，中信集團(tuán)總資產(chǎn)港幣59478億元，凈資產(chǎn)港幣5755億元，全年實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)收入港幣4021億元，凈利潤(rùn)港幣598億元。自2009年以來(lái)連續(xù)五年入選美國(guó)《財(cái)富》雜志“世界500強(qiáng)”企業(yè)排行榜，2014年排名第160位。16CITIC-Prudential3.2中信外包服務(wù)有限公司中信外包服務(wù)有限公司隸屬于中國(guó)中信集團(tuán)，是在整合國(guó)內(nèi)外優(yōu)質(zhì)資源、專業(yè)人才和先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上成立的綜合性外包服務(wù)企業(yè)，致力于為廣大金融機(jī)構(gòu)、政府部門、企事業(yè)單位等提供涵蓋票據(jù)分配、檔案寄存托管、數(shù)字化與信息災(zāi)備、現(xiàn)鈔管理、定制化業(yè)務(wù)流程外包等一系列“一站式”、全方位外包服務(wù)解決方案。自2008年起，我們已先后在北京、天津、濟(jì)南、武漢、鄭州、廈門、寧波、保定、邯鄲、邢臺(tái)等城市設(shè)立子公司及分支機(jī)構(gòu)，在部分重點(diǎn)城市投資建設(shè)了數(shù)十萬(wàn)平米的綜合外包服務(wù)基地，并以“中信外包服務(wù)”、“CITICOS”作為統(tǒng)一業(yè)務(wù)品牌。18經(jīng)過(guò)不斷發(fā)展和持續(xù)創(chuàng)新，中信外包服務(wù)已經(jīng)形成了以“金融后臺(tái)外包服務(wù)”為主，面向廣大國(guó)家機(jī)關(guān)、公用事業(yè)單位、大中型企業(yè)的全流程“綜合外包服務(wù)”業(yè)務(wù)模式，并在若干專業(yè)細(xì)分市場(chǎng)中占據(jù)領(lǐng)先地位。截至2015年7月，中信外包服務(wù)已經(jīng)為全國(guó)范圍的逾百家金融機(jī)構(gòu)、政府部門及跨國(guó)企業(yè)的逾10000個(gè)網(wǎng)點(diǎn)提供了多項(xiàng)專業(yè)化外包服務(wù)：在部分區(qū)域押運(yùn)市場(chǎng)和票據(jù)分配市場(chǎng)中持續(xù)保持100%占有率；集中存儲(chǔ)或入駐接管了各類機(jī)構(gòu)約7000萬(wàn)冊(cè)檔案或憑證；為各類金融機(jī)構(gòu)、政府部門定制并管理了數(shù)十個(gè)檔案數(shù)字化加工中心、信息災(zāi)備中心、稽核中心及現(xiàn)鈔中心，全年處理逾2.2億筆票據(jù)、影像數(shù)字化文件。19現(xiàn)有機(jī)構(gòu)擬拓展省份北京天津?qū)幉ㄠ嵵萁魃虾４?渝廣東遼寧廈門運(yùn)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)西安河北山東武漢北京運(yùn)營(yíng)基地21天津運(yùn)營(yíng)基地22濟(jì)南運(yùn)營(yíng)基地寧波運(yùn)營(yíng)基地24檔案寄存、信息化管理的相關(guān)系統(tǒng)軟件著作權(quán)包括檔案寄存托管、數(shù)字化加工及信息處理、條碼管理等，構(gòu)成完整的檔案與信息管理服務(wù)平臺(tái)。25檔案存儲(chǔ)中心管理系統(tǒng)軟件著作權(quán)以及專用檔案保管箱實(shí)用新型專利。262014年7月，中信外包公司率先獲得了中國(guó)檔案學(xué)會(huì)“檔案寄存托管類定點(diǎn)生產(chǎn)企業(yè)”資質(zhì)認(rèn)證。27注：檔案寄存托管類定點(diǎn)生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)是國(guó)內(nèi)最具權(quán)威的檔案行業(yè)從業(yè)企業(yè)資質(zhì)認(rèn)證，也是目前國(guó)內(nèi)唯一的全國(guó)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)證。注：PRISM（ProfessionalRecords&InformationServicesManagement）

International是全球商業(yè)檔案與信息管理服務(wù)領(lǐng)域最權(quán)威的協(xié)會(huì)型機(jī)構(gòu)，對(duì)全球的檔案與信息管理機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展提供評(píng)估、認(rèn)證及指導(dǎo)。自2008年起，中信外包公司即已通過(guò)了國(guó)際專業(yè)檔案與信息管理服務(wù)協(xié)會(huì)（PRISMInternational）的專門認(rèn)證，成為該協(xié)會(huì)在中國(guó)大陸的首家會(huì)員機(jī)構(gòu)。28自2011年11月起，中信外包公司被認(rèn)定為國(guó)家級(jí)“高新技術(shù)企業(yè)”，是國(guó)內(nèi)首批獲得該項(xiàng)資質(zhì)的服務(wù)外包機(jī)構(gòu)之一。292013年8月，中信外包公司的檔案存儲(chǔ)管理、信息管理與災(zāi)備、銀行票據(jù)綜合管理、現(xiàn)鈔管理、后臺(tái)中心運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)流程外包及定制化服務(wù)等主營(yíng)業(yè)務(wù)陸續(xù)通過(guò)了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織（ISO）的權(quán)威認(rèn)證，成為中國(guó)大陸唯一一家在上述六個(gè)專業(yè)領(lǐng)域均獲得ISO9001認(rèn)證的綜合外包服務(wù)企業(yè)。30國(guó)家級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范》是國(guó)家檔案局正式批準(zhǔn)立項(xiàng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目。該項(xiàng)目由國(guó)家檔案局經(jīng)科司與中信集團(tuán)共同發(fā)起，由中信外包服務(wù)負(fù)責(zé)具體起草和編制工作，旨在針對(duì)中國(guó)檔案管理服務(wù)外包行業(yè)率先制訂出一套代表國(guó)際先進(jìn)水平、符合國(guó)內(nèi)實(shí)際情況并適應(yīng)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的國(guó)家級(jí)指導(dǎo)性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范體系。該《工作規(guī)范》將對(duì)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)中檔案寄存、查詢調(diào)閱、數(shù)字化乃至銷毀等各個(gè)業(yè)務(wù)類別的發(fā)包管理、服務(wù)商管理、服務(wù)資質(zhì)及能力、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面制訂一系列標(biāo)準(zhǔn)化流程、原則和規(guī)范。預(yù)計(jì)規(guī)范主要編制工作將在2015年底完成，經(jīng)審核批準(zhǔn)后于2016年頒布施行。31國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)調(diào)研

中信外包公司檔案寄存托管及數(shù)字化業(yè)務(wù)國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)率國(guó)家檔案局調(diào)研組到中信外包公司檔案托管及數(shù)字化中心實(shí)地考察調(diào)研。天津市常務(wù)副市長(zhǎng)崔津渡、天津市檔案局等相關(guān)局委辦主要領(lǐng)導(dǎo)陪同考察。楊局長(zhǎng)對(duì)中信外包公司在檔案信息服務(wù)外包領(lǐng)域所進(jìn)行的探索表示贊賞，對(duì)其業(yè)務(wù)模式、經(jīng)營(yíng)理念和管理體系給予了充分肯定。檔案與信息管理外包服務(wù)概述在關(guān)于檔案、信息安全等相關(guān)法規(guī)許可的范圍內(nèi)，對(duì)各類廣義的“檔案”（“Records”，包括紙質(zhì)或非紙質(zhì)的記錄載體，如票據(jù)、契約、文件、膠片、圖紙、樣本等）及信息（包括影像、數(shù)據(jù)、聲音記錄等）提供整理、存儲(chǔ)、調(diào)閱、查詢、形式轉(zhuǎn)換直至銷毀等一系列“從生到死”過(guò)程的綜合服務(wù)。3.3檔案與信息管理外包服務(wù)介紹存儲(chǔ)查取銷毀掃描數(shù)字化整理文檔銷毀IronMountainSuiteRecords

Management檔案管理電子存儲(chǔ)管理域名管理相容的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)檔案管理咨詢文件管理解決方案健康信息管理服務(wù)影像和聲音存儲(chǔ)能源數(shù)據(jù)服務(wù)離岸磁帶庫(kù)個(gè)人電腦數(shù)據(jù)保護(hù)服務(wù)器數(shù)據(jù)保護(hù)電子郵件持續(xù)性

災(zāi)難恢復(fù)支持服務(wù)安全銷毀泄密防范合規(guī)銷毀程序應(yīng)用服務(wù)

技術(shù)托管服務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)保護(hù)和恢復(fù)檔案管理服務(wù)加密系統(tǒng)檔案存儲(chǔ)及管理業(yè)務(wù)模式

RecordsStorage&Management設(shè)置不同權(quán)限，實(shí)現(xiàn)“雙盲管理”（Mutual-blindManagement）。業(yè)務(wù)支撐體系軟件系統(tǒng)檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng)檔案調(diào)閱管理系統(tǒng)影像處理及信息管理系統(tǒng)專用檔案箱美國(guó)雙面五層紙板(AcidFree-Acrylic-175gsm)，經(jīng)特殊工藝制造而成；由一張紙板反復(fù)折疊成型，無(wú)接縫；具有良好的力學(xué)結(jié)構(gòu)和化學(xué)特性，抗壓、抗沖擊、抗腐蝕能力表現(xiàn)出色；除系統(tǒng)專用條碼外，箱體無(wú)任何客戶標(biāo)識(shí)，“全匿名”管理。專用保密鎖條Tamper-Evident專利保密產(chǎn)品；每根鎖條的“保密碼”全球唯一；采用雙鎖條封箱，無(wú)泄密可能。主要服務(wù)內(nèi)容檔案寄存托管國(guó)際通行的閣樓架（Mezzanine-Pallet）存儲(chǔ)方式，使有效容量最大化；所有憑證進(jìn)庫(kù)之前，必須接受至少72小時(shí)藥物熏蒸（Fumigation），殺除一切成蟲(chóng)和蟲(chóng)卵；24小時(shí)全視角庫(kù)內(nèi)安全監(jiān)控系統(tǒng)；全程實(shí)時(shí)溫濕度監(jiān)控，主動(dòng)/自動(dòng)存儲(chǔ)環(huán)境控制（ClimateControl）；專用消防系統(tǒng)；憑證箱采用條碼隨機(jī)分散定位系統(tǒng)，不可追蹤。建立索引、目錄和整理、裝箱使用系統(tǒng)軟件建立符合客戶要求的檔案索引和目錄，便于核對(duì)與查詢；幫助客戶整理檔案，并分類封裝。安全銷毀根據(jù)客戶指令，以專業(yè)的方式銷毀已經(jīng)失去保存價(jià)值的（或必須銷毀的）檔案；嚴(yán)密監(jiān)控整個(gè)銷毀過(guò)程，確保無(wú)泄密可能；可作為專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，據(jù)實(shí)提供“檔案銷毀證明”?！白缹?duì)桌”調(diào)閱用傳真、電話或EMAIL發(fā)出調(diào)閱指令，簡(jiǎn)單方便；覆蓋全市各區(qū)縣的遞送網(wǎng)絡(luò)，提供普通（半日）和緊急（180分鐘）調(diào)閱；專用遞送軟件CRS編排線路，監(jiān)控每一步驟，并對(duì)所有突發(fā)事件（如交通堵塞）提供應(yīng)對(duì)方案；全程封閉式運(yùn)輸，嚴(yán)密的操作程序；嚴(yán)格依照客戶事先設(shè)定的“權(quán)限體系”和“印鑒設(shè)置”的交接手續(xù)，避免任何違規(guī)、越權(quán)事件。數(shù)字化、信息化加工將實(shí)物檔案通過(guò)影像掃描、數(shù)據(jù)錄入轉(zhuǎn)換為數(shù)字化、信息化檔案；信息存儲(chǔ)將信息通過(guò)磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)；信息查詢提供對(duì)于信息的專用軟件單機(jī)查詢以及依據(jù)“權(quán)限體系”的網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)加密查詢；信息的災(zāi)備與在線恢復(fù)通過(guò)成熟的災(zāi)難備份設(shè)備和快速的應(yīng)急恢復(fù)程序?qū)π畔⑦M(jìn)行災(zāi)備與在線恢復(fù)。業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)

安全/耐久

保密性24小時(shí)庫(kù)區(qū)保安巡邏、庫(kù)內(nèi)全視角監(jiān)控；專用檔案箱封裝，避免檔案直接暴露在外；全程溫濕度主動(dòng)/自動(dòng)控制，確保檔案處于優(yōu)良的存儲(chǔ)環(huán)境；實(shí)時(shí)更新應(yīng)急方案。除條碼標(biāo)簽外，檔案箱外部無(wú)任何標(biāo)識(shí)，確保完全“匿名性”；專用軟件系統(tǒng)隨機(jī)提供檔案箱位置，任何人（包括檔案庫(kù)管理人員）無(wú)法追蹤；通過(guò)印鑒資料設(shè)置嚴(yán)格的檔案信息管理授權(quán)體系（用于調(diào)閱、銷毀等）；完整的報(bào)告系統(tǒng)，記錄檔案箱的每一次“活動(dòng)”（開(kāi)箱、移動(dòng)、調(diào)閱等）。

方便/高效

降低成本“桌對(duì)桌”服務(wù)，不需離開(kāi)辦公室，就可以及時(shí)調(diào)閱檔案；專業(yè)的客戶端軟件，可以協(xié)助建立詳盡的檔案索引，方便查閱；只需指定一名“聯(lián)絡(luò)人”，確定“授權(quán)體系”和“印鑒記錄”，就可完成全部檔案/信息管理工作。規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，節(jié)省直接費(fèi)用（場(chǎng)地、設(shè)施、人員等），降幅可達(dá)30%-70%；減少各類資源的占用，降低間接成本、間接成本（管理成本、間接投入等）將可趨近于零。成本效用較低業(yè)務(wù)未投入大量資源業(yè)務(wù)已投入大量資源業(yè)務(wù)暫無(wú)法外包業(yè)務(wù)客戶非核心業(yè)務(wù)外包服務(wù)中心集中交付入駐管理先運(yùn)營(yíng)后交付協(xié)同管控流程滲透全面標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)3.4業(yè)務(wù)開(kāi)展模式天津市人力資源與社會(huì)保障局起初由天津社保局二十余家分中心分散管理自1987年起共計(jì)3200萬(wàn)頁(yè)天津市居民的社保歷史檔案（包括繳費(fèi)記錄、醫(yī)保報(bào)銷記錄等）。自2011年起，中信外包公司開(kāi)始分兩期為天津市社保局及各家分中心提供涵蓋檔案運(yùn)輸、分類整理、索引設(shè)計(jì)、檔案數(shù)字化、檔案存儲(chǔ)及查調(diào)閱等一系列服務(wù)項(xiàng)目在內(nèi)的全流程檔案信息管理服務(wù)，并協(xié)助天津市社保局建立了系統(tǒng)化的檔案影像資料庫(kù)。特點(diǎn)：1、全流程集中交付的服務(wù)外包模式，免去了該局的場(chǎng)所建設(shè)、固定資產(chǎn)購(gòu)置、人員聘用和管理負(fù)擔(dān)等。2、一站式、無(wú)縫化的運(yùn)營(yíng)流程，減少了不必要的交接環(huán)節(jié)，提高了運(yùn)營(yíng)效率，并使責(zé)任更加清晰。3、項(xiàng)目完成后，相關(guān)人員及設(shè)施設(shè)備可以用于滿足其它機(jī)構(gòu)的類似需求，可避免資源的閑置浪費(fèi)。案例1、集中交付案例2、入駐管理建設(shè)銀行天津分行已在天津?qū)幒涌h自建有6層總面積5400平米的檔案庫(kù)，起初以密集架形式存放約150萬(wàn)冊(cè)檔案。自2010年起，中信外包公司開(kāi)始提供入駐管理服務(wù)，改變存儲(chǔ)模式，并配備專業(yè)管理系統(tǒng)和人員。截至目前，共管理了該行近8萬(wàn)箱檔案（約240萬(wàn)冊(cè)），容量提升后還可進(jìn)一步滿足其他客戶的需求。特點(diǎn)：1、充分利用已有設(shè)施，避免了資源浪費(fèi)。2、將傳統(tǒng)的開(kāi)放式檔案存放方式，改為保密箱封裝的存放方式，并設(shè)立嚴(yán)格的授權(quán)管理體系（查詢、調(diào)閱等），有效降低了“內(nèi)部人風(fēng)險(xiǎn)”。3、通過(guò)改造提升了原有設(shè)施的存儲(chǔ)容量，可進(jìn)一步滿足本機(jī)構(gòu)今后增長(zhǎng)的需要，或服務(wù)于外部機(jī)構(gòu)，變“成本中心”為“利潤(rùn)中心”案例3、協(xié)同管控工商銀行天津分行起初檔