企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)篇（一）目錄第三章企業(yè)檔案管理體系第四章企業(yè)文件材料的形成與歸檔第五章企業(yè)檔案的整理第八章建設(shè)項目檔案的管理第三章企業(yè)檔案管理體系將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系

一、目前在企業(yè)檔案工作存在的問題主要表現(xiàn)在四個方面：1.傳統(tǒng)觀念的影響2.體系化建設(shè)的影響3.精細化管理的影響4.現(xiàn)代化技術(shù)的影響檔案管理具備全員性和全過程性的特征檔案管理的全員性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置文件材料的職責(zé)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將這類職責(zé)納入其崗位責(zé)任制并加以考核。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項工作的過程中，特別是在文件材料處理的關(guān)鍵性結(jié)點上，都應(yīng)當(dāng)有明確的管理內(nèi)容和管理要求，以維護企業(yè)信息處理渠道的通暢與高效，從而保證企業(yè)活動的正常運行。檔案管理的全員參與和全過程控制，是企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。二、檔案管理體系建設(shè)的意義1.尊重規(guī)律，改變觀念2.加強協(xié)同，明確目標3.細化管控，人機一體4.提升素養(yǎng)，標準統(tǒng)一檔案管理體系的構(gòu)建第四章企業(yè)文件材料的形成與歸檔文件運行過程的控制與歸檔標準的細化一、文件登記與積累管理制度的建立開展企業(yè)文件運行過程的有效控制，主要是針對企業(yè)各類文件材料在產(chǎn)生和使用過程中兩個關(guān)鍵性責(zé)任者進行的，一個是文件材料形成的責(zé)任部門，另一個是文件材料形成的責(zé)任人。在實際工作中，我們設(shè)計并試行了文件登記和文件積累兩項管理制度（細則），效果明顯。1、企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進行的規(guī)范化記錄活動。這既是各部門一項日常工作內(nèi)容，也是文件、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作的基礎(chǔ)。

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時間發(fā)送者備注發(fā)文登記表2、企業(yè)文件材料積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件材料所開展的規(guī)范化留存，此項工作既是各崗位日常工作內(nèi)容，也是保證文件材料高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。

員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,年年整理.二、文件材料清理的流程與方法（一）文件材料清理的含義、內(nèi)容和要求企業(yè)文件材料清理，就是將企業(yè)在各項工作中、各個部門(崗位)中產(chǎn)生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的記錄等），進行有計劃的排查，并根據(jù)文件材料的有關(guān)特征將其系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

主要工作內(nèi)容和要求是:1.企業(yè)各部門應(yīng)建立文件材料登記制度，積累文件材料形成和流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)記錄，并定期向檔案部門移交文件材料收發(fā)登記簿。2.檔案人員應(yīng)對企業(yè)各部門的工作內(nèi)容、工作職能、主要工作流程進行調(diào)研和了解。3.企業(yè)各部門的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)業(yè)務(wù)人員有義務(wù)配合檔案人員的調(diào)查工作，幫助其了解有關(guān)業(yè)務(wù)情況。4.檔案人員應(yīng)對收集集中的文件材料登記記錄和調(diào)研獲得的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，在相關(guān)人員的幫助下，掌握各部門所形成和控制的主要業(yè)務(wù)文件類型，理清文件材料的類別和重點，協(xié)調(diào)文件材料歸檔的關(guān)鍵結(jié)點，明確歸檔責(zé)任的承擔(dān)部門，形成企業(yè)文件材料清理匯總表

（二）文件材料清理的工作流程（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作問卷時間：部門：答卷人：項目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實際狀況進行填寫的。請您根據(jù)實際工作的真實情況認真填寫，填寫時應(yīng)寫出具體文件名稱。）1、您的崗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位）3、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：4、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）5、您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？數(shù)據(jù)運動狀況示意圖總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源去向總經(jīng)理/陳總部門報告

各部門

書刊資料

公司外部

獎狀、證書

工藝配方、圖紙等

重要工作通知

董事會、總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)會議紀錄

人事任命

工作計劃

外來文件

重要會議通知

三、文件材料歸檔范圍表的細化（一）文件材料歸檔范圍表細化的要求1.文件材料歸檔范圍應(yīng)具體化，盡量以文件名稱或種類(標準化文件)為單元進行著錄，且應(yīng)以文件材料清理結(jié)果為依據(jù)。避免直接套用國家、行業(yè)或其它單位的歸檔范圍表。2.文件材料歸檔范圍表應(yīng)明確標注歸檔責(zé)任部門，大型建設(shè)項目因多方參與，可以標注歸檔的責(zé)任單位，同時便于各部門參照執(zhí)行的歸檔時間、歸檔份數(shù)和其他相關(guān)說明。3.為方便使用，文件材料歸檔范圍表可以按照歸檔文件的種類分別制訂，也可以以歸檔責(zé)任者為主體，制訂成部門（或參建單位）用表。分表可以直接嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中各有關(guān)部門的工作界面，形成歸檔范圍菜單，供各部門在歸檔時對照使用，同時也便于檔案部門按部門考核其歸檔任務(wù)完成的情況。4.在企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)發(fā)生大規(guī)模調(diào)整或相應(yīng)的職能性質(zhì)發(fā)生改變的時候，文件材料歸檔范圍表應(yīng)及時進行調(diào)整，調(diào)整的重點為重新確認歸檔責(zé)任部門，并將新生文件種類納入歸檔范圍中來，將不再產(chǎn)生的原歸檔文件材料清除掉。（二）文件材料歸檔范圍表的具體樣式1、綜合式歸檔范圍表2.專門式歸檔范圍表總之，文件材料歸檔范圍表的細化，就是要將各個項目具體化或量化。這里不僅包括何種文件材料（文件名稱、編號等）屬于歸檔的范圍，還應(yīng)標明這種文件材料屬于何類，是何部門（單位）形成的，由何部門（單位）對其負歸檔的責(zé)任，何時歸檔，歸多少份，歸檔之后的保管期限是什么，甚至還可以標注該文件材料的載體特征、使用或辦理的備注說明等內(nèi)容。企業(yè)文件材料一旦列入歸檔范圍表，且在實際工作中確實產(chǎn)生，則必須歸檔；沒有列入歸檔范圍表的文件材料，則禁止擅自歸檔，如確實屬于重要文件材料，在制定歸檔范圍表時被遺漏，或者屬于新產(chǎn)生的文件類型，則需要由文件材料所屬部門報送檔案部門，經(jīng)認真研究分析之后，再列入歸檔范圍。第五章企業(yè)檔案的整理檔案分類與編號方式的改進檔案分類在檔案管理體系建設(shè)中具有信息資源整合和檔案實體管理的雙重作用，同時也是檔案傳統(tǒng)手工管理與計算機自動化管理重要的業(yè)務(wù)銜接點。檔案管理具有一個非常明確的目的，即企業(yè)所保存的檔案材料，必須能夠真實地反映出企業(yè)各項活動中具有重要意義的信息內(nèi)容。

一、檔案分類的方法及其原理分類是人們認識事物的一種基本方法。這種方法雖然具有經(jīng)驗性的特征，即人們會根據(jù)自己的生命閱歷對周圍的環(huán)境與事物進行識別和總結(jié)，但個體單一的經(jīng)驗，不足以構(gòu)成高效率的和成熟分類的方法體系，于是便產(chǎn)生了科學(xué)的分類方法。所謂科學(xué)的分類方法，就是采用約定俗成的參照標準，按照一定的規(guī)則，將對象進行有效的區(qū)分和類集，從而構(gòu)成具有特定目的或明確含義的事物關(guān)系體系。

（一）檔案分類的嚴整性1、分類對象的整體性。2.檔案分類邏輯規(guī)則的嚴肅性。（二）檔案分類方法的客觀性和綜合性

1.檔案分類方法的客觀性。2.檔案分類方法的綜合性。（三）檔案分類體系的包容性和歷史性1.檔案分類體系的包容性2.檔案分類體系的歷史性（四）檔案分類方案、檔案分類表及檔案編號的科學(xué)性與智能性檔案分類方案是檔案分類的指導(dǎo)性文件；檔案分類表是檔案分類的結(jié)果；檔案編號是建立在檔案分類標識基礎(chǔ)之上的入庫檔案的身份代碼。這三者之間具有密切的邏輯關(guān)聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔案編號的工具，反映了檔案分類的基本認識方法和操作要求，同時也是衡量檔案分類科學(xué)性和合理性的重要標準；檔案分類表要將檔案分類的結(jié)果通過表格方式固化下來，并需要嵌入檔案信息管理系統(tǒng)強制執(zhí)行，其排列方式和代碼設(shè)置表現(xiàn)出各種檔案的分類層次和邏輯關(guān)系，是檔案管理體系的重要業(yè)務(wù)標準；檔案編號具有揭示檔案材料的形成特征、管理特征和排列順序的功能，其號段的設(shè)計和相關(guān)代碼的填寫，也應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，伴隨著檔案材料在不同階段的登記整理流程，自動提示或自動給號，最終形成檔案資源識別和檢索的重要線索。過去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在檔案信息管理系統(tǒng)普遍使用的今天，我們必須充分發(fā)揮計算機技術(shù)的智能性，使其逐步實現(xiàn)半自動化或全自動化。這就需要我們在檔案管理體系的建設(shè)中突破手工管理經(jīng)驗的束縛和局限，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)特點，通盤考量，精細設(shè)計，從而徹底改變手工管理與計算機管理兩層皮的現(xiàn)狀，使其走向統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。

二、檔案分類方案制定檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，同時也是分類工作的主要內(nèi)容。一些企業(yè)制定了檔案分類表，卻沒有分類方案，這種情況說明這些企業(yè)的檔案人員對于檔案分類的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易導(dǎo)致檔案分類的結(jié)果出現(xiàn)錯誤，從而使檔案分類工作流于形式。描述檔案分類方法的規(guī)范語句格式為：按照XX，將XX，劃分為XX。如：“按照企業(yè)活動的職能性質(zhì)，將企業(yè)的全部檔案，劃分為經(jīng)營管理類檔案、生產(chǎn)管理類檔案、行政管理類檔案、黨群管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)類檔案、基本建設(shè)類檔案、設(shè)備儀器類檔案、會計業(yè)務(wù)類檔案和人力資源類檔案。”

在具體運用時，檔案分類的標準，即“按照XX”，不能出現(xiàn)兩種以上的名詞，由此確保在本層級分類中分類標準的唯一性，從而達到對分類對象清晰地區(qū)分與類集的目的。三、分類標識與檔案編號（一）檔案分類標識檔案分類標識，又稱類號，是反應(yīng)和固化檔案分類層級與結(jié)果的代碼，一般由單純的代字或代碼組成，或由代字結(jié)合代碼混合組成，各分類層級標識號之間用實點“·”隔開。在檔案分類方案中，檔案類號的設(shè)計應(yīng)參照或借用企業(yè)所在行業(yè)的業(yè)務(wù)分類編號方法，準確反映檔案中的業(yè)務(wù)信息或?qū)I(yè)技術(shù)信息。在集團性企業(yè)中，如果企業(yè)集團設(shè)立了檔案館，并負責(zé)接收下屬企業(yè)單位的檔案進館，則應(yīng)設(shè)置全宗號或機構(gòu)代碼。01●0202●3級類目2級類目1級類目1.純粹代碼式2.代字、代碼混合式06●X2010●二級類目一級類目三級類目（二）檔案號檔案號（檔號）是識別歸檔文件材料保管單元的一組代碼，一般建立在檔案類號的基礎(chǔ)之上，檔案號由多個號段組成，各號段之間用短橫杠“-”隔開。根據(jù)檔案號具有揭示檔案材料保管單元的形成特征、管理特征和排列順序等功能特點，結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)智能化管理技術(shù)的需要，我們應(yīng)該對傳統(tǒng)的檔案號編制方法進行必要的改造。

在以往檔案號的編制方法中，各種檔案號的標識方式是在手工管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上分別設(shè)計和體現(xiàn)的。

如企業(yè)文書檔案號一般采用“全宗號-年號-件號-盒號-保管期限-頁數(shù)”

的號段組合方式標識，這種編號方式是從機關(guān)檔案管理經(jīng)驗中借鑒過來的，且?guī)в忻黠@的檔案館管理檔案的特征，因為機關(guān)的組織機構(gòu)比較穩(wěn)定，且收發(fā)文件只有一個進出口，便于按照機構(gòu)、年度這種特征管理歸檔文件。又比如企業(yè)科技檔案號一般采用“類號—保管單元排列順序號”的號段組合方式標識，這種編號方法也是將企業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)類歸檔文件材料作為一個獨立的管理對象設(shè)計編碼規(guī)則的，里面缺少對歸檔文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映。再比如企業(yè)照片檔案號一般采用“保管期限-年度（或?qū)ｎ}）-專題（或年度）-所在冊號-張?zhí)?參見號”的號段組合方式標識，將照片類歸檔材料作為一個獨立的管理對象進行編碼規(guī)則設(shè)計，雖然考慮到照片材料與相關(guān)的其他歸檔文件材料的關(guān)聯(lián)性標識，即設(shè)置了參見號（參見號是指與照片檔案相關(guān)的文書檔案號或科技檔案號），但在實際工作中，誰來填寫這個參見號存在著問題。上述各種檔案號的編寫方法，在手工管理模式下，特別是將各種檔案作為單獨的管理對象時，是具有一定的有效性的。但是，在檔案管理體系整體建設(shè)和自動化管理環(huán)境中，因其零亂和“自說自話”的特點，則不能滿足資源整合和標準化管理的需要。我們建議將檔案編號的號段進行規(guī)范化處理，將各號段的功能歸納為“形成特征”、“管理特征”和“排序特征”三個方面。形成特征可以設(shè)計為全宗號（機構(gòu)代碼\項目代號）號段，反映歸檔文件材料的形成主體；年度號段，反映歸檔文件材料形成或歸檔的時間；載體材料號段，編制各種主要載體材料類型代碼表，用這類代碼標識歸檔文件材料的載體物理性質(zhì)。管理特征可以設(shè)計為分類號段，反映檔案分類的結(jié)果；保管期限號段，反映歸檔文件材料的保存價值或保管時間。排列特征設(shè)計為盒號（冊、箱等裝具號）段，反映文件材料所在裝具的排列順序；件號（張、件號）段，反映歸檔文件材料的流水號或所在裝具的排列順序“全宗號（機構(gòu)代碼/項目代碼）-年度號-分類號-盒號-件號-保管期限代碼-載體類型代碼”。該檔案號編制方式有以下特點和要求：1.該檔案號是由檔案信息管理系統(tǒng)自動采集結(jié)合人工介入生成的，大部分號段內(nèi)容在歸檔文件材料登記時是作為必要項目，由歸檔責(zé)任人應(yīng)填寫或從系統(tǒng)菜單中選擇的，其結(jié)果應(yīng)該在系統(tǒng)中通用并隨著工作程序的深入一直被沿用下了，是用于自動化管理環(huán)境之中的，不是由人工編制的，因此，雖然感覺上復(fù)雜，但在實際使用時應(yīng)該是比較簡化的。2.該檔案號全面揭示了歸檔文件材料的形成特征、管理特征和排列順序，并可根據(jù)實際需要調(diào)整前后順序或選擇空號。需要說明的是，凡是設(shè)置在歸檔文件材料保管單元排列順序號之前的號段，因其能夠影響檔案實體在庫房中的存放位置，故稱其為控制性號段；凡是設(shè)置在歸檔文件材料保管單元排列順序號之后的號段，因其不影響檔案實體在庫房中的存放位置，故稱之為注釋性號段。3.該檔案號的使用修正了很多企業(yè)將特殊載體檔案作為獨立大類而造成檔案一級類目劃分標準不符合分類邏輯規(guī)則的錯誤，同時又不影響將特殊載體材料按特定保存要求單獨入庫保管的技術(shù)需要，即對于這些特殊載體檔案（包括聲像材料、實物材料、電子數(shù)據(jù)材料等）不因其載體物理性質(zhì)的不同而分為獨立的類別，而是仍舊按照檔案信息內(nèi)容屬性分類，同時又可以按照載體材料的特殊性進行單獨的歸檔整理和保存，僅僅是在檔案號中標注其載體類型而已，從而實現(xiàn)特殊載體檔案與一般紙質(zhì)檔案在信息內(nèi)容上的關(guān)聯(lián)和整合。4.使用該檔案號，需要編制三個代碼表，作為檔案信息管理系統(tǒng)必須使用的業(yè)務(wù)標準，嵌入該系統(tǒng)中運行，其一是檔案類號表，其二是檔案保管期限代碼表，其三是檔案材料類型代碼表。檔案載體類型代碼對照表文件屬性代碼載體類型文字材料(W)W01紙質(zhì)W02電子W03電子/紙質(zhì)聲像材料（Y）Y10數(shù)碼照片Y11底片Y13紙質(zhì)照片Y20錄音Y30錄像實物材料（S）S10榮譽類S20資質(zhì)證照類S30紀念品、禮品類S40印章類S50其它類

檔案保管期限代碼對照表代碼保管期限00永久3030年1010年033年（會計檔案）055年（會計檔案）1515年（會計檔案）2525年（會計檔案）

第八章建設(shè)項目檔案的管理本章內(nèi)容將依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA／T28—2002）和《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（2006）兩個標準展開，分為基本建設(shè)檔案的管理和（重大）工程建設(shè)項目檔案的管理兩個部分。基本建設(shè)檔案的管理基本建設(shè)檔案，是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基建項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、實物等形式與載體的材料?；窘ㄔO(shè)檔案的特點形成的周期長形成的單位多數(shù)量大產(chǎn)生與保管使用檔案的單位分離動態(tài)性基本建設(shè)檔案的收集制定完善的基建檔案歸檔范圍和保管期限表實行基建文件材料的登記和積累制度將基建檔案管理工作整合納入基建活動業(yè)務(wù)流程，加強檔案人員對業(yè)務(wù)文件的控制將基建檔案管理工作納入基建合同管理中，通過合同條款明確各方在基建檔案管理中的責(zé)任引進檔案信息管理系統(tǒng)，并將基建文件材料歸檔范圍和保管期限表、基建檔案整理和歸檔程序嵌入其中，實現(xiàn)對基建文件材料的智能控制?；n案的整理基建文件材料的組卷第一，項目建設(shè)單位形成的工程項目前期文件、竣工驗收管理文件、生產(chǎn)準備管理文件，應(yīng)按階段結(jié)合問題（專題）進行組卷；第二．施工單位形成的工程技術(shù)文件，按標段、單位工程、分部分項工程、專業(yè)等特征組卷；第三，調(diào)試單位形成的工程調(diào)試文件，應(yīng)按系統(tǒng)、階段、專業(yè)、技術(shù)結(jié)構(gòu)等特征組卷；第四，質(zhì)量監(jiān)督文件，應(yīng)按階段、專業(yè)等特征組卷；第五，設(shè)備儀器文件，按專業(yè)、系統(tǒng)、臺件、技術(shù)結(jié)構(gòu)等特征組卷；第六，監(jiān)理文件，按專業(yè)、時間、文種等特征組卷；第七，竣工圖、施工圖根據(jù)設(shè)計單位提供的卷冊總目錄，按專業(yè)、卷冊號組卷?；n案的排列