公司檔案管理及保密制度

公司檔案管理及保密制度TOC\o"1-2"\h\u5549第一章總則 1129911.1目的與依據(jù) 1118311.2適用范圍 18948第二章檔案管理機構(gòu)及職責(zé) 1127332.1檔案管理部門設(shè)置 159112.2檔案管理人員職責(zé) 226588第三章檔案分類與編號 244233.1檔案分類標準 2100533.2檔案編號規(guī)則 215930第四章檔案的收集與歸檔 2326364.1檔案收集范圍 2139534.2檔案歸檔流程 214720第五章檔案的保管與利用 2120415.1檔案保管要求 2119805.2檔案利用規(guī)定 315005第六章檔案的銷毀 3126256.1檔案銷毀條件 331826.2檔案銷毀程序 321597第七章保密制度 3276327.1保密范圍與密級劃分 396047.2保密措施 319599第八章違規(guī)與處罰 376888.1違規(guī)行為界定 4204818.2處罰措施 4第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強公司檔案管理，保證檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類檔案的管理及保密工作，包括但不限于文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等。公司各部門及員工均應(yīng)遵守本制度。第二章檔案管理機構(gòu)及職責(zé)2.1檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌公司檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，保證檔案管理工作的順利進行。2.2檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，認真履行以下職責(zé)：負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作；對檔案進行分類、編號，建立檔案目錄，便于查詢和使用；定期對檔案進行檢查，保證檔案的安全和完整；嚴格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，保守檔案機密。第三章檔案分類與編號3.1檔案分類標準根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點和管理需求，將檔案分為文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等類別。各類檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進行進一步細分，保證檔案分類的科學(xué)性和合理性。3.2檔案編號規(guī)則為了便于檔案的管理和查詢，制定統(tǒng)一的檔案編號規(guī)則。檔案編號應(yīng)具有唯一性和可識別性，采用分類編號法，按照檔案的類別、年度、流水號等進行編號。第四章檔案的收集與歸檔4.1檔案收集范圍公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案收集范圍。包括但不限于公司的各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告、圖紙、照片等。4.2檔案歸檔流程檔案歸檔應(yīng)按照以下流程進行：各部門將本部門形成的檔案進行整理，填寫檔案移交清單；檔案管理部門對移交的檔案進行審核，保證檔案的完整性和準確性；審核通過后，檔案管理部門進行歸檔，按照檔案分類標準和編號規(guī)則進行存放。第五章檔案的保管與利用5.1檔案保管要求檔案保管應(yīng)具備良好的保管條件，保證檔案的安全和完整。檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)覺問題及時處理。5.2檔案利用規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。第六章檔案的銷毀6.1檔案銷毀條件對于超過保存期限、無保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。檔案銷毀應(yīng)符合以下條件：經(jīng)過鑒定，確無保存價值；按照規(guī)定的程序進行審批。6.2檔案銷毀程序檔案銷毀應(yīng)按照以下程序進行：檔案管理部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀清單；公司相關(guān)部門對銷毀申請進行審核；審核通過后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。第七章保密制度7.1保密范圍與密級劃分公司檔案涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和個人隱私等，應(yīng)進行嚴格保密。根據(jù)檔案的重要程度和泄露后可能造成的危害程度，將檔案分為絕密、機密、秘密三個密級。7.2保密措施加強檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識；建立健全保密制度，嚴格限制檔案的查閱、復(fù)制和傳播范圍；對涉密檔案采取加密、存儲等安全措施，防止檔案泄露。第八章違規(guī)與處罰8.1違規(guī)行為界定違反本制度的行為包括但不限于：未按規(guī)