日常辦公事務(wù)往來文書處理手冊

日常辦公事務(wù)往來文書處理手冊TOC\o"1-2"\h\u17821第一章文書的接收與登記 1316471.1接收流程 1124861.2登記要點(diǎn) 219969第二章文書的分發(fā)與傳閱 2147682.1分發(fā)對象確定 2462.2傳閱順序安排 221760第三章文書的審核與批示 2201873.1審核要點(diǎn) 2258003.2批示流程 34915第四章文書的擬辦與催辦 318664.1擬辦意見提出 3320504.2催辦工作實(shí)施 329795第五章文書的起草與撰寫 3219585.1起草規(guī)范 3101545.2語言表達(dá)技巧 412035第六章文書的歸檔與保管 4174966.1歸檔范圍確定 4232786.2保管措施落實(shí) 418781第七章文書的查詢與調(diào)閱 414527.1查詢途徑介紹 480317.2調(diào)閱手續(xù)辦理 530228第八章文書的銷毀與清理 560068.1銷毀條件判斷 5204788.2清理工作執(zhí)行 5第一章文書的接收與登記1.1接收流程在日常辦公中，文書的接收是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。當(dāng)文書送達(dá)時(shí)，接收人員要仔細(xì)核對文書的收件人信息，保證無誤。接收人員會(huì)在郵件或文件傳遞系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄文書的發(fā)送時(shí)間、來源、主題等關(guān)鍵信息。接著，將文書進(jìn)行分類，按照不同的部門、項(xiàng)目或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行歸類，以便后續(xù)的處理。在接收過程中，如果發(fā)覺文書有破損、缺失或字跡模糊等問題，要及時(shí)與發(fā)送方聯(lián)系，要求重新發(fā)送或補(bǔ)充完整。同時(shí)接收人員還要注意保密，對于涉及到機(jī)密信息的文書，要妥善保管，不得隨意泄露。1.2登記要點(diǎn)登記文書時(shí)，要做到準(zhǔn)確、詳細(xì)、清晰。準(zhǔn)確就是要保證登記的信息與文書本身的內(nèi)容一致，不能有錯(cuò)誤或遺漏。詳細(xì)就是要記錄文書的各個(gè)方面的信息，如發(fā)送時(shí)間、來源、主題、收件人、頁數(shù)等。清晰就是要書寫工整，字跡清晰，便于后續(xù)的查詢和管理。登記人員還要按照一定的格式進(jìn)行登記，如使用統(tǒng)一的表格或軟件，這樣可以提高登記的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)登記人員還要定期對登記的文書進(jìn)行整理和歸檔，以便于查找和使用。第二章文書的分發(fā)與傳閱2.1分發(fā)對象確定在確定文書的分發(fā)對象時(shí)，需要考慮文書的內(nèi)容、目的和受眾。要明確文書的主題和主要內(nèi)容，然后根據(jù)這些信息確定需要分發(fā)的部門或人員。對于一些重要的文書，如公司的規(guī)章制度、重要決策等，需要分發(fā)給公司的所有部門和高層管理人員；對于一些日常的工作通知或報(bào)告，則可以根據(jù)具體情況分發(fā)給相關(guān)的部門或人員。在確定分發(fā)對象時(shí)，還要注意避免重復(fù)分發(fā)，以免造成資源浪費(fèi)和工作負(fù)擔(dān)。2.2傳閱順序安排傳閱文書時(shí)，需要按照一定的順序進(jìn)行安排，以保證文書能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到每一個(gè)需要閱讀的人手中。一般來說，傳閱順序可以按照部門層級或職位高低進(jìn)行安排，先將文書分發(fā)給上級領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人，然后再由他們分發(fā)給下屬或相關(guān)人員。在傳閱過程中，要做好記錄，記錄每一個(gè)傳閱人的姓名、時(shí)間和意見等信息，以便于后續(xù)的查詢和管理。同時(shí)還要注意傳閱的及時(shí)性，避免文書在傳閱過程中被延誤或丟失。第三章文書的審核與批示3.1審核要點(diǎn)審核文書時(shí)，需要從多個(gè)方面進(jìn)行考慮，保證文書的內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。要審核文書的格式是否規(guī)范，如字體、字號、排版等是否符合公司的要求；要審核文書的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否存在錯(cuò)誤或遺漏；要審核文書的語言表達(dá)是否清晰、簡潔、易懂，是否符合公司的文化和語言習(xí)慣；還要審核文書的審批流程是否完整，是否經(jīng)過了必要的審批和簽字。在審核過程中，如果發(fā)覺問題，要及時(shí)與文書的起草人員或相關(guān)部門聯(lián)系，要求其進(jìn)行修改和完善。3.2批示流程批示文書是指對文書進(jìn)行審核后，根據(jù)審核意見進(jìn)行的處理和決策。批示流程一般包括以下幾個(gè)步驟：審核人員將審核意見填寫在文書上，并簽字確認(rèn)；將文書提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見和實(shí)際情況進(jìn)行決策，并在文書上簽字確認(rèn)；將批示后的文書返回給相關(guān)部門或人員，按照批示的要求進(jìn)行處理。在批示過程中，要注意及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見和決策，避免出現(xiàn)誤解或延誤。同時(shí)還要做好批示記錄，記錄每一個(gè)批示人的姓名、時(shí)間和意見等信息，以便于后續(xù)的查詢和管理。第四章文書的擬辦與催辦4.1擬辦意見提出擬辦文書是指在收到文書后，根據(jù)文書的內(nèi)容和要求，提出初步的處理意見和建議。擬辦意見要明確、具體、可行，能夠?yàn)楹罄m(xù)的處理工作提供指導(dǎo)和依據(jù)。在提出擬辦意見時(shí)，要充分考慮文書的性質(zhì)、緊急程度、涉及的部門和人員等因素，合理安排處理順序和時(shí)間。同時(shí)還要注意與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，征求他們的意見和建議，以便更好地完成文書的處理工作。4.2催辦工作實(shí)施催辦文書是指在文書處理過程中，對未按時(shí)完成處理的文書進(jìn)行督促和提醒。催辦工作要及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地進(jìn)行，以保證文書能夠按時(shí)完成處理。在實(shí)施催辦工作時(shí)，要根據(jù)文書的處理進(jìn)度和時(shí)間要求，制定催辦計(jì)劃和措施，并按照計(jì)劃和措施進(jìn)行催辦。同時(shí)還要與相關(guān)部門和人員保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解文書的處理情況，協(xié)調(diào)解決處理過程中出現(xiàn)的問題。第五章文書的起草與撰寫5.1起草規(guī)范起草文書時(shí)，要遵循一定的規(guī)范和要求，以保證文書的質(zhì)量和效果。要明確文書的目的和受眾，根據(jù)目的和受眾的需求來確定文書的內(nèi)容和形式；要注意語言表達(dá)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，避免使用模糊、歧義或不準(zhǔn)確的語言；要注重文書的結(jié)構(gòu)和邏輯，按照一定的順序和層次來組織文書的內(nèi)容，使文書條理清晰、易于理解；還要注意文書的格式和排版，使用規(guī)范的字體、字號、行距等，使文書美觀大方、易于閱讀。5.2語言表達(dá)技巧在撰寫文書時(shí)，要注意語言表達(dá)的技巧，以提高文書的質(zhì)量和效果。要使用簡潔明了的語言，避免使用冗長、復(fù)雜的句子和詞匯；要注意語言的生動(dòng)性和形象性，使用一些形象的比喻、擬人、排比等修辭手法，使文書更加生動(dòng)有趣；要注意語言的得體性和禮貌性，使用恰當(dāng)?shù)姆Q呼、語氣和措辭，使文書更加得體、禮貌；還要注意語言的規(guī)范性和專業(yè)性，使用規(guī)范的語法、詞匯和標(biāo)點(diǎn)符號，使文書更加專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)。第六章文書的歸檔與保管6.1歸檔范圍確定歸檔文書是指需要保存的文書，確定歸檔范圍是歸檔工作的重要環(huán)節(jié)。一般來說，需要?dú)w檔的文書包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、通知、報(bào)告等。在確定歸檔范圍時(shí)，要根據(jù)公司的實(shí)際情況和管理需要，制定詳細(xì)的歸檔清單，并按照清單進(jìn)行歸檔。同時(shí)還要注意及時(shí)清理不需要?dú)w檔的文書，避免造成存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)。6.2保管措施落實(shí)保管文書是指對歸檔后的文書進(jìn)行妥善保管，以保證文書的安全和完整。保管措施包括建立文書檔案管理制度、設(shè)置專門的文書檔案室、配備必要的保管設(shè)備、定期對文書進(jìn)行檢查和維護(hù)等。在落實(shí)保管措施時(shí)，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定和制度，保證文書的安全和完整。同時(shí)還要注意保密，對于涉及到機(jī)密信息的文書，要采取特殊的保管措施，如加密、備份等，以防止機(jī)密信息的泄露。第七章文書的查詢與調(diào)閱7.1查詢途徑介紹在日常辦公中，經(jīng)常需要查詢和調(diào)閱已歸檔的文書。查詢途徑主要包括紙質(zhì)檔案查詢和電子檔案查詢兩種。紙質(zhì)檔案查詢是指通過查閱紙質(zhì)檔案來查找所需的文書，這種方式適用于一些重要的、歷史悠久的文書；電子檔案查詢是指通過電子檔案管理系統(tǒng)來查找所需的文書，這種方式適用于一些日常的、頻繁使用的文書。在查詢文書時(shí)，要根據(jù)文書的編號、主題、時(shí)間等信息進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢，以提高查詢的效率和準(zhǔn)確性。7.2調(diào)閱手續(xù)辦理調(diào)閱文書是指需要從檔案室中取出文書進(jìn)行查閱或使用，調(diào)閱手續(xù)辦理是調(diào)閱工作的重要環(huán)節(jié)。在辦理調(diào)閱手續(xù)時(shí)，要填寫調(diào)閱申請表，注明調(diào)閱的文書名稱、編號、調(diào)閱原因、調(diào)閱時(shí)間等信息，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。調(diào)閱人員在調(diào)閱文書時(shí)，要遵守檔案室的規(guī)定和制度，不得損壞、丟失或擅自涂改文書。調(diào)閱完畢后，要及時(shí)將文書歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。第八章文書的銷毀與清理8.1銷毀條件判斷銷毀文書是指對一些已經(jīng)失去保存價(jià)值的文書進(jìn)行銷毀，以減少存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)和安全風(fēng)險(xiǎn)。銷毀條件主要包括文書的過期、失效、重復(fù)、無用等。在判斷文書是否需要銷毀時(shí)，要根據(jù)文書的實(shí)際情況和管理需要，進(jìn)行綜合考慮和判斷。同時(shí)還要注意保密，對于涉及到機(jī)密信息的文書，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意銷毀。8.2清理工作