文件管理與檔案保管辦法

文件管理與檔案保管辦法TOC\o"1-2"\h\u20201第一章文件管理與檔案保管的基本原則 1146401.1文件管理與檔案保管的目標 1273461.2文件管理與檔案保管的重要性 2190021.3文件管理與檔案保管的法律依據 215878第二章文件的分類與編號 281372.1文件分類的方法 2106202.2文件編號的規(guī)則 231052.3分類與編號的實施流程 332489第三章文件的收集與整理 3185873.1文件收集的范圍與渠道 3283703.2文件整理的步驟與要求 3301993.3文件收集與整理的責任人 310270第四章文件的存儲與保管 4235724.1文件存儲的設施與環(huán)境 4157104.2文件保管的安全措施 4196314.3文件存儲與保管的定期檢查 417695第五章文件的利用與查閱 4268405.1文件利用的申請與審批 456345.2文件查閱的規(guī)定與流程 4182295.3文件利用與查閱的登記制度 517525第六章文件的銷毀與處置 5105846.1文件銷毀的條件與程序 5305226.2文件處置的方式與記錄 583576.3文件銷毀與處置的監(jiān)督機制 54384第七章檔案的建立與管理 5183427.1檔案建立的流程與標準 5249937.2檔案管理的制度與要求 668447.3檔案的信息化管理 623353第八章附則 650008.1辦法的解釋權 614638.2辦法的修訂與完善 611648.3辦法的實施日期 6第一章文件管理與檔案保管的基本原則1.1文件管理與檔案保管的目標文件管理與檔案保管的目標是保證文件和檔案的完整性、準確性、可用性和安全性。通過有效的管理和保管，使文件和檔案能夠及時、準確地為組織的各項活動提供支持和依據。完整性要求文件和檔案的內容完整無缺，不允許有遺漏或損壞；準確性要求文件和檔案的內容真實可靠，數據準確無誤；可用性要求文件和檔案能夠方便地被查詢和利用，提高工作效率；安全性要求文件和檔案得到妥善的保護，防止泄露、丟失或損壞。1.2文件管理與檔案保管的重要性文件管理與檔案保管對于組織的正常運轉和發(fā)展具有重要意義。它有助于提高工作效率。通過合理的分類、編號和整理，能夠快速準確地找到所需文件，減少查找時間，提高工作效率。它有助于保證信息的準確性和可靠性。規(guī)范的管理和保管可以避免文件的篡改和丟失，保證信息的真實性和完整性。它還為組織的決策提供了重要依據。檔案中記錄了組織的歷史和發(fā)展過程，通過對檔案的分析和研究，能夠為組織的決策提供有益的參考。1.3文件管理與檔案保管的法律依據文件管理與檔案保管必須依據相關法律法規(guī)進行。我國《檔案法》等法律法規(guī)對文件和檔案的管理、保管、利用等方面做出了明確規(guī)定。組織應當嚴格遵守這些法律法規(guī)，依法開展文件管理與檔案保管工作。同時組織還應當根據自身的實際情況，制定相應的內部管理制度，保證文件管理與檔案保管工作的規(guī)范化和制度化。第二章文件的分類與編號2.1文件分類的方法文件分類是文件管理的重要環(huán)節(jié)。常見的文件分類方法有按職能分類、按時間分類、按項目分類等。按職能分類是根據組織內部的職能部門將文件進行分類，如行政管理類、財務會計類、人力資源類等。按時間分類是根據文件的形成時間將其進行分類，如年度分類、季度分類、月度分類等。按項目分類是根據組織所開展的項目將文件進行分類，如項目策劃類、項目實施類、項目驗收類等。在實際工作中，可以根據需要采用多種分類方法相結合的方式，以便更好地滿足管理和利用的需求。2.2文件編號的規(guī)則文件編號是為了便于文件的識別和管理而對文件進行的編碼。文件編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、可擴展性和穩(wěn)定性的原則。唯一性要求每個文件都有一個唯一的編號，避免重復；系統(tǒng)性要求編號能夠反映文件的分類和層次關系；可擴展性要求編號系統(tǒng)能夠適應組織的發(fā)展和變化，便于增加新的文件；穩(wěn)定性要求編號一旦確定，應盡量保持不變。文件編號可以采用字母、數字或其組合的方式，具體的編號規(guī)則應根據組織的實際情況進行制定。2.3分類與編號的實施流程文件分類與編號的實施流程包括確定分類方法和編號規(guī)則、對文件進行分類和編號、建立分類和編號目錄等環(huán)節(jié)。組織應根據自身的業(yè)務特點和管理需求，確定合適的分類方法和編號規(guī)則。按照確定的分類方法和編號規(guī)則，對文件進行逐一分類和編號，并在文件上標注相應的分類號和編號。建立分類和編號目錄，將文件的分類號、編號、文件名、形成時間等信息進行登記，以便于查詢和管理。第三章文件的收集與整理3.1文件收集的范圍與渠道文件收集的范圍應包括組織內部形成的各種文件，如行政管理文件、業(yè)務文件、財務文件等，以及與組織相關的外部文件，如上級機關的文件、合作伙伴的文件等。文件收集的渠道主要有內部傳遞、外部接收和自行采集等。內部傳遞是指組織內部各部門之間通過文件流轉的方式進行文件的傳遞和收集；外部接收是指組織從外部單位接收文件，如通過郵件、傳真等方式；自行采集是指組織根據工作需要，主動收集相關的文件和資料，如通過市場調研、網絡搜索等方式。3.2文件整理的步驟與要求文件整理的步驟包括分類、裝訂、編號和登記。將收集到的文件按照分類方法進行分類；對分類后的文件進行裝訂，以保證文件的整齊和完整；接著，按照編號規(guī)則對文件進行編號，并在文件上標注編號；將文件的相關信息進行登記，如文件名、編號、形成時間、保管期限等。文件整理的要求是文件分類準確、裝訂牢固、編號規(guī)范、登記完整。3.3文件收集與整理的責任人文件收集與整理的責任人應明確，以保證工作的順利進行。一般來說，組織內部各部門應負責本部門文件的收集和初步整理工作，然后將整理好的文件移交至檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。檔案管理部門負責對各部門移交的文件進行審核、整理和歸檔，并對整個文件收集與整理工作進行監(jiān)督和指導。第四章文件的存儲與保管4.1文件存儲的設施與環(huán)境文件存儲的設施應符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。常見的文件存儲設施有文件柜、檔案室等。文件柜應選擇質量好、密封性強的產品，以保證文件的安全。檔案室應保持干燥、通風，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。同時檔案室還應配備消防設備、監(jiān)控設備等，以保證文件的安全。4.2文件保管的安全措施文件保管的安全措施包括建立健全的安全管理制度、加強人員管理、采取技術防范措施等。建立健全的安全管理制度，明確各部門和人員的安全職責，加強對文件保管工作的監(jiān)督和檢查。加強人員管理，對接觸文件的人員進行嚴格的審查和培訓，提高其安全意識和保密意識。采取技術防范措施，如安裝監(jiān)控設備、設置門禁系統(tǒng)、使用加密技術等，防止文件的泄露和丟失。4.3文件存儲與保管的定期檢查為了保證文件的安全和完整，應定期對文件存儲與保管情況進行檢查。檢查的內容包括文件的數量、質量、保管環(huán)境、安全措施等。檢查的頻率應根據文件的重要性和保管期限進行確定，一般來說，重要文件應每月檢查一次，普通文件應每季度檢查一次。對檢查中發(fā)覺的問題，應及時采取措施進行整改，保證文件的安全和完整。第五章文件的利用與查閱5.1文件利用的申請與審批文件的利用應遵循一定的程序，首先由需要利用文件的人員提出申請，填寫《文件利用申請表》，注明利用文件的目的、范圍和時間等信息。將申請表提交給相關部門進行審批。審批部門應根據文件的密級和利用目的，對申請進行審核，確定是否批準利用。對于涉及機密或重要信息的文件，審批部門應進行嚴格的審查，保證文件的利用不會對組織造成不利影響。5.2文件查閱的規(guī)定與流程文件查閱應在指定的地點進行，一般為檔案室或閱覽室。查閱人員應遵守相關規(guī)定，如不得損壞文件、不得擅自復制文件、不得泄露文件內容等。查閱文件時，應按照規(guī)定的流程進行，先出示有效證件，登記查閱信息，然后在工作人員的指導下查閱文件。查閱結束后，應及時歸還文件，辦理歸還手續(xù)。5.3文件利用與查閱的登記制度為了加強對文件利用與查閱的管理，應建立登記制度。登記的內容包括利用人員的姓名、單位、利用目的、利用時間、查閱文件的名稱和編號等。登記制度可以有效地掌握文件的利用情況，便于對文件的管理和監(jiān)督。同時登記制度還可以為文件的利用效果評估提供依據，有助于提高文件的利用效率和質量。第六章文件的銷毀與處置6.1文件銷毀的條件與程序文件銷毀應符合一定的條件，如文件超過保管期限、文件失去保存價值、文件涉及機密信息且已解密等。文件銷毀的程序包括編制銷毀清單、審批銷毀清單、實施銷毀操作、記錄銷毀情況等。編制銷毀清單時，應詳細列出需要銷毀的文件的名稱、編號、保管期限等信息。銷毀清單應經過相關部門的審批，審批通過后，方可實施銷毀操作。銷毀操作應在指定的地點進行，采用適當的銷毀方式，如粉碎、焚燒等。銷毀完成后，應及時記錄銷毀情況，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。6.2文件處置的方式與記錄文件處置的方式除了銷毀外，還包括移交、留存等。對于具有歷史價值或需要長期保存的文件，應移交至檔案館或專門的保管機構進行保存。對于一些臨時性或參考性的文件，可以根據實際情況進行留存或清理。無論采取何種處置方式，都應進行詳細的記錄，包括處置文件的名稱、編號、處置方式、處置時間等信息，以便于日后查詢和管理。6.3文件銷毀與處置的監(jiān)督機制為了保證文件銷毀與處置工作的合法性和規(guī)范性，應建立監(jiān)督機制。監(jiān)督機制包括內部監(jiān)督和外部監(jiān)督。內部監(jiān)督由組織內部的監(jiān)督部門負責，對文件銷毀與處置工作進行全程監(jiān)督，保證工作按照規(guī)定的程序和要求進行。外部監(jiān)督可以由上級主管部門、審計部門或相關監(jiān)管機構進行，對文件銷毀與處置工作進行定期或不定期的檢查，發(fā)覺問題及時督促整改。第七章檔案的建立與管理7.1檔案建立的流程與標準檔案建立的流程包括收集、整理、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)。對文件進行收集和整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號和裝訂。對整理好的文件進行鑒定，確定其是否具有保存價值和保管期限。對于具有保存價值的文件，進行歸檔處理，將其納入檔案管理體系。檔案建立的標準應符合國家和行業(yè)的相關規(guī)定，保證檔案的質量和完整性。7.2檔案管理的制度與要求檔案管理應建立健全的制度，包括檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等方面的制度。檔案管理的要求是檔案應集中統(tǒng)一管理，保證檔案的安全和完整。同時應加強對檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和質量。檔案管理人員應具備專業(yè)知識和技能，認真履行職責，做好檔案管理工作。7.3檔案的信息化管理信息技術的發(fā)展，檔案的信息化管理已成為趨勢。檔案的信息化管理包括建立檔案信息管理系統(tǒng)、實現檔案數字化、加強檔案信息安全等方面。通過建立檔案