深圳市木蘭星科技有限公司對美國Fossil Inc公司客戶商務(wù)接待方案設(shè)計

目錄

1背景介紹..........................................................1

1.1我方公司介紹................................................1

1.2客戶公司介紹................................................1

1.3接待背景....................................................1

2接待前期準備工作..................................................2

2.1來賓基本情況................................................2

2.2接待安排表..................................................2

2.3食宿安排....................................................3

2.4商務(wù)禮儀要求................................................4

2.4.1形象方面..............................................4

2.4.2見面禮儀..............................................4

2.4.3引導方面..............................................4

2.4.4就餐禮儀..............................................5

3公司接待小組工作..................................................5

3.1接機........................................................5

4.2歡送晚宴....................................................6

3.3參觀工廠....................................................8

3.4商務(wù)洽談....................................................9

4會后行程.........................................................10

4.1橘子洲游玩.................................................10

4.2送機.......................................................11

5費用預算.........................................................12

5.1費用支持...................................................12

5.2費用報銷說明...............................................13

參考資料...........................................................13

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

深圳市木蘭星科技有限公司對美國FossilInc公司

客戶商務(wù)接待方案設(shè)計

1背景介紹

1.1我方公司介紹

我方公司是來自于中國深圳的一家生產(chǎn)公司--深圳市木蘭星科技有限公司，

位于中國廣東省深圳市龍崗區(qū)。本公司成立于2018年，從事智能數(shù)碼產(chǎn)品，耳

機，音響，手表零件，智能家居產(chǎn)品，智能穿戴產(chǎn)品，無線耳機，充電器以及配

件，智能語音識別相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)研發(fā)與銷售。我們一直秉承著給客戶帶來最高

質(zhì)量商品的原則，為客戶帶來更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2客戶公司介紹

此次來我公司參觀的公司名叫FossilInc.,始建于1984年，是第一個將手

表的價值與款式完美結(jié)合的美國品牌。手表不再僅僅是一個計時工具，更成為了

彰顯個人風格的腕間必需品。自此，F(xiàn)ossil已躍身成為美國最受歡迎的品牌之

一。產(chǎn)品線包括時尚腕表、包袋、首飾以及服裝。

1.3接待背景

我司一直在尋求手表零件生產(chǎn)商的全球合作。通過參加2019年秋季廣交會，

我司了解到FossilInc.是潛在買家，所以我司主動聯(lián)系FossilInc.，通過郵件表明

了合作意向。Fossil看到我們的郵件之后對我公司的產(chǎn)品很感興趣，通過一段時

間與我方外貿(mào)業(yè)務(wù)員彭芳芳的交流,對我公司及公司產(chǎn)品有了一些初步的了解。

今年，綜合各方面的考慮，我方公司邀請FossilInc.來我方公司參觀交流。希望

通過此次中國之行，實地考察我們公司，工廠的情況，加強雙方的了解，以促進

后續(xù)的合作，共同發(fā)展。

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2接待前期準備工作

2.1來賓基本情況

由于本次的接待非常重要，我方在確認了航班信息后還需要對到訪的客戶代

表有一個簡單的了解。由項目組成員張麗芬去了解到訪客戶的職位、喜好、性別、

年齡以及個人愛好。以下是擬定的外商客戶的信息收集情況:

表1來賓基本情況表

姓名年齡職位性別愛好

Mr.Brown47總經(jīng)理男運動,旅游

Mr.Smith35項目經(jīng)理男閱讀,唱歌

Mr.White26經(jīng)理秘書女旅游,逛街

2.2接待安排表

各個國家有各個國家不同的習俗，存在著巨大的文化差異，所以我們的做好

充足的準備去接待客戶，在接待客戶之前到對客戶有一個充足的了解。我們的接

待過程代表的是我們的企業(yè)形象，也是中國人的形象，所以必須做到細致入微。

由于客戶公司的到訪代表為該公司總經(jīng)理,所以我方?jīng)Q定總經(jīng)理趙志遠成立

項目組項目組成員有外貿(mào)業(yè)務(wù)員彭芳芳、財務(wù)部吳桂芳及成員張麗芬、王富國、

羅大鴻來接待外商客戶。具體安排設(shè)計如下:

表2接待人員安排表

接待任務(wù)安排一覽表

姓名職位項目相應(yīng)準備

趙志遠總經(jīng)理制定具體接待方案分配任務(wù)根據(jù)情況制定實施安排,并下達任務(wù)至

個人

接待陪同多與洽談會議參加接機、宴請、參觀、送機的陪同

吳桂芳財務(wù)部員工經(jīng)費預算對接待過程中肯產(chǎn)生的經(jīng)費進行預算

彭芳芳外貿(mào)業(yè)務(wù)員與外商客戶保持交流確認信與外商客戶確認來訪人員、時間等細

息節(jié)事件

張麗芬項目組人員了解客戶資料,及風俗文化確認外商客戶文化差異、禁忌與生活

習慣

負責車輛安排與接機行程安安排合適類型的車輛,車內(nèi)準備好水,

排提前半小時到達接機地點確認來訪人

數(shù),訂酒店,安排具體行程

禮品購買按領(lǐng)導指示買好合適的禮品

參與洽談會議會議旁聽與會議記錄

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王富國項目組人員資料準備設(shè)計產(chǎn)品雙語宣傳冊設(shè)計與介紹資料,

參觀陪同并安排參觀工廠公司

參與洽談會議介紹產(chǎn)品與公司客戶回國當日將客戶

送機送至機場

羅大鴻項目組人員接機物資準備會議室物資準布置好會議室,包括投影儀、電腦、麥

備克風、水、文件夾,接機牌、名片設(shè)計

印刷等

游玩陪同了解菜品在游玩景點時參與陪同商務(wù)宴請時介

紹菜品

2.3食宿安排

當外商客戶到達中國后，經(jīng)歷了十幾個小時的飛行應(yīng)該是疲憊的狀態(tài)，所以

我們將會盡我們最大的努力去給客戶一個舒適的居住環(huán)境。我們公司位于市中心，

考慮到行程與交通方面，避免出現(xiàn)接送時因為堵車而出現(xiàn)時間延誤的情況，我方

將會安排客人在離我司距離三公里之內(nèi)的高星級酒店深圳市大中華希爾頓酒店

入住。由項目組成員張麗芬提前通過致電酒店的方式預訂房間。酒店會包攬了客

戶的早餐與晚餐，提供中餐與西餐兩種菜式,很好的避免了客戶因為語言不通而

沒辦法出去吃飯或者是當?shù)乜谖恫环牡膯栴}。我們將會為客人準備三間豪華大

床房，單間價格在1314元每天，需入住3天。

圖1酒店LOGO圖

深圳大中華希爾頓酒店位于深圳市中心中央商務(wù)區(qū)核心地帶,步行可至深圳證券

交易所、深圳會展中心和市政府。酒店提供寬敞的客房、誘人的餐飲選擇和各種

現(xiàn)代化商務(wù)及休閑設(shè)施，讓您近距離體驗活躍動感的都市氛圍。

由于來訪客戶為美國人，口味偏淡，并愛好生冷食物。所以我方經(jīng)考慮，

決定以當?shù)鼗洸苏写蛻簟Ｇ逖挪蛷d是有名的粵菜餐廳，位于深圳希爾頓大中

華酒店二樓的，這家餐廳以超高的服務(wù)標準與精致的餐廳設(shè)計位列深圳餐廳前

十名,菜品的口感也是相當?shù)牟诲e，為了更好的招待外商客戶，2021年7月11

日晚我們將會設(shè)宴于希爾頓大中華酒店，為客戶接風洗塵，全體項目組成員陪

同接待。

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2.4商務(wù)禮儀要求

2.4.1形象方面

儀表方面:接待人員男士著西裝，面容整潔;女士著正裝，化淡妝。舉止方面:

舉止得體，面帶微笑，使用商務(wù)禮儀。

言語方面:使用普通話和英文，用語文明，聲音溫和有禮貌，使用尊稱。態(tài)

度方面:和來訪相處要自信大方，在交易溝通時不卑不亢明確自己的堅持和立場。

進電梯時:專人指引，客方領(lǐng)導和我方領(lǐng)導先行，秘書和其它工作人員隨后。

座談時:先客人再主人，領(lǐng)導間對等敬荼和交談。

送客時:總經(jīng)理開門送客，客方先行，接待和送別時保持目送禮儀。

在接待商務(wù)代表團時，我們一定要注重著裝，根據(jù)美國人的穿著習慣，(男

生必是短發(fā)，劉海不能超過眉毛。，在接機與開會時，我們是穿正裝出席，面帶

笑容，這是給美國代表團的尊重，也表達了我們男士的品味和女士的優(yōu)雅以及我

們的禮貌。

2.4.2見面禮儀

在商務(wù)禮儀中，上下車的先后順序要認真遵守原則“賓客優(yōu)先，禮儀到位”，

賓客到了后，司機會提前打開后座車門，代表團入坐時，司機會用右手護住車門

的上沿，避免被撞到頭部。入座完畢，輕輕地把車門關(guān)上。下車的時候，司機與

陪同的工作人員先下車，快速地為日本代表團開車門，同時左手固定車門，右手

護住車門上沿，避免撞到頭部。

手勢:自己的五個手指頭合攏，手心在上，手指指向介紹的人。

握手的禮儀:因為是中美雙方進行握手，所以可以放松簡單些，不必要完全

按照刻板的商務(wù)禮儀來進行。對男士可以放松，對女士即使是歐美女性第一次見

面也要保持一定的禮貌的距離。

2.4.3引導方面

確定嘉賓入住和外出具體時間（因為外國友人對長沙不熟悉，了解行程方便

及時幫助）隨時保持聯(lián)系。

來訪公司人員來公司前做好接待準備，一切井然有序。簽約和參觀游玩時安

排攝影師小彭拍照合影留念。

來訪賓客到達酒店后，接待人員陪同引導入住提前安排好的酒店房間。第一

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次就餐由秘書指引到餐廳就餐。

其他非工作時間盡量給來訪公司人員最大的自由時間，但是行政部專人需要

隨時保持待。

2.4.4就餐禮儀

來訪方領(lǐng)導先入座，我方領(lǐng)導入座，最后其他職位依次入座。

因為本次有女士同行，在領(lǐng)導之后循序女士優(yōu)先原則，女士先坐，男士后坐。

就餐結(jié)束后，領(lǐng)導先起身離開座位后其他人才可以離開座位。在吃飯時要保

持儀態(tài)端正，說話時嘴里不能含東西。

3公司接待小組工作

3.1接機

客戶將于2021年7月11日下午5點抵達深圳寶安國際機場，我方為了體現(xiàn)

誠意，將派遣總經(jīng)理趙志遠及項目組成員張麗芬提前到達深圳寶安國際機場接機

口,并將提前訂好車輛在機場外等候，確?？蛻粼诮?jīng)過長途飛行后一下飛機就可

以坐車回酒店休息。

接待當天，接待人員必須做到精神飽滿，穿著正式得體，妝容合適，不能給

客戶留下壞印象?？紤]到可能塞車的情況，要提前出發(fā)，保證在客戶到達之前還

能余有二十至三十分鐘的準備時間，不能讓客戶等待的情況出現(xiàn)。

圖2機場圖

接機牌設(shè)計如下:

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圖3接機牌設(shè)計

名片設(shè)計如下:

圖4名片設(shè)計

4.2歡送晚宴

我方公司將于2021年7月11日下午7時于希爾頓清雅中餐廳為客戶接風洗

塵,全體項目組成員參加陪同。在商務(wù)宴請開始之前，我方項目組成員張麗芬應(yīng)

親自去客戶房間門口接客戶去餐廳，其他人應(yīng)提前到達餐廳等待客戶上桌。根據(jù)

之前項目組成員張麗芬所搜索到的美國人的風俗習慣，了解到美國人口味清淡，

中意生冷食物，所以餐桌上盡量不要出現(xiàn)口味太重的菜品。項目組成員張麗芬將

會按照美國人的綜合口味，提前預訂菜式。擬定準備白切雞、叉燒肉、菠蘿咕嗜

肉、鮮生蠔等菜品。項目組成員羅大鴻需要提前了解菜品，確保在用餐過程中可

以熟練的介紹菜品。為增加餐桌氛圍，可以適當?shù)男∽靡槐楸硎緦ν馍炭蛻?/p>

的歡迎，總經(jīng)理趙志遠在飯前將會致一段歡迎詞，以此來歡迎遠道而來的客戶。

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所致歡迎詞設(shè)計如下:

首先，讓我們歡迎來自美國的Brown先生，Smith先生還有White小姐，在

這里，特地設(shè)宴為他們接風洗塵，也感謝貴公司愿意給我們一個相互了解的機會，

愿意來到中國參觀交流，我們一定盡我們最大的能力來招待你們。為我們未來的

友誼與合作，干杯!

表3菜單

菜名圖片介紹

白切雞制作簡易，剛熟不爛，不

加配料且保持原味。皮爽

肉滑，清淡鮮美。

叉燒肉主要食材是豬肉里脊，烹飪

工藝是燒烤。成品色澤紅亮，

肉嫩鮮香。

皮白如雪，半透明，內(nèi)餡隱

水晶蝦餃約可見，吃起來爽滑清鮮,美

味誘人。

魷魚含有豐富的蛋白質(zhì)，有助于

補充人體每天所需的營養(yǎng)物

質(zhì)。

酸甜的味道能增進食欲，無

菠蘿咕嚕肉論作為水果還是菜肴，都非

常美味。

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含有豐富的優(yōu)質(zhì)蛋白質(zhì)、維

大蝦生素，營養(yǎng)豐富，能補腎健

胃。

是漢族傳統(tǒng)名菜，，肉爛味

梅菜扣肉香，吃起來咸中略帶甜味，

肥而不膩。

是廣東省特色傳統(tǒng)名菜之一。

清蒸鱸魚以鱸魚為制作主料，口味屬

于咸鮮。

鮮生蠔講究“新鮮生吞”，

鮮生蠔海水的鹽度越高，生蠔的味

道也就越鮮。

3.3參觀工廠

工廠生產(chǎn)情況是客戶了解我方公司的一個重要依據(jù)，為了給客戶多了解我們

的機會，我們將于2021年7月12日上午10點帶領(lǐng)客戶參觀我們的工廠，并初

步介紹產(chǎn)品。由總經(jīng)理趙志遠和張麗芬從酒店把客戶接到工廠，羅大鴻負責介紹

產(chǎn)品，其他項目組成員需要在客戶到達公司參觀之前，需要提前準備好所需物品，

提前了解資料，以良好的精神狀態(tài)去迎接客戶。此次客戶主要是參觀我們的技術(shù)

部門，技術(shù)部門的人應(yīng)該打足精神，給客戶一個好印象。在介紹產(chǎn)品過程中，應(yīng)

注意，給顧客介紹是應(yīng)該言語簡介但是命中要點，要讓顧客從幾句簡單的話語中

聽出要點，并認可我們的產(chǎn)品。因為我們的產(chǎn)品只是一個部件，所以在介紹時，

應(yīng)該著重說一下搭配方面或者說適合人群，要和客戶有互動，讓客戶親自體驗與

感受我們的產(chǎn)品優(yōu)勢。過程中應(yīng)做到用真心換客戶的合同。

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圖5工廠參觀

3.4商務(wù)洽談

商務(wù)洽談會議是決定雙方公司能不能合作的一個重要步驟,雙方公司代表可

以在這個環(huán)節(jié)里提出問題，外商客戶可以通過這一環(huán)節(jié)決定能不能達成合作，所

以在這個環(huán)節(jié)各方面一定要嚴謹，另外要做到“姿態(tài)超脫、態(tài)度積極”，應(yīng)做

“好人”。爭取簽下合同。雙方公司將會于2021年7月12日在我方公司會議室

進行商務(wù)洽談，總經(jīng)理趙志遠主持會議，羅大鴻負責產(chǎn)品詳細介紹，王富國負責

會議記錄，項目組全體成員必須參會。

在Fossil來交流之前的郵件溝通和公司參觀的過程中對方公司了解了我們的

產(chǎn)品，所以此次洽談我們將會針對詢價、還價、定價、簽署合同等方面進行洽談

溝通。洽談時應(yīng)該注意洽談的目的不是制造問題,而是解決問題。你的善意要讓

對方充分感受到，必要的時候還要學會退讓一步，以退讓換取更大的洽談空間。

在我們公司對于客戶會有一個數(shù)量折扣，當訂貨量達到100萬，我們會有一個3%

的折扣給到客戶。我們也可以突出這一優(yōu)勢，提高合同的成交率。

在商務(wù)洽談會議中，為了體現(xiàn)出對客戶的尊重，位置的安排很重要。由于我

們公司的會議桌是橫式桌，所以客房人員面門而坐，主方人員背門而坐。根據(jù)慣

例,我方總經(jīng)理應(yīng)該和對方公司總經(jīng)理Mr.Brown坐在主位，其他的人員依次入座，

座位詳細安排如下:

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圖6座位安排圖

商務(wù)洽談會議對話設(shè)計如下:

A:趙志遠B:Brown先生C:Smith先生

A:又見面了，各位，今天將由我來主持這場會議，希望我的表現(xiàn)能讓在座的

各位滿意。B:期待你的表現(xiàn)，我們開始吧。

A:好的，根據(jù)之前的參觀，我相信你們應(yīng)該已經(jīng)對我們公司的產(chǎn)品已經(jīng)有了

一個初步了解，現(xiàn)在我再來為你們詳細介紹一下我們的產(chǎn)品，各位的桌上有一個

產(chǎn)品宣傳冊，可以先看一下。

C:很精美的冊子，希望你的介紹也如此。

A:謝謝。首先我們的產(chǎn)品在通過不斷研發(fā)改造之后已經(jīng)達到了一個新的高度，

皮革材料的表帶是我們的主打產(chǎn)品，這種材質(zhì)的產(chǎn)品會給人一種高端而且嚴謹?shù)?/p>

感覺，外觀也很大氣，那么這種金屬的，就是適合居家的了，這種材質(zhì)耐用，不

易磨損，運動的時候也很適合。

C:那么請問價格方面呢?如果我們達成合作，我們將會訂購兩種材質(zhì)各40萬。

A:價格方面我們是會有數(shù)量折扣的，但很抱歉，你們的訂購量沒有達到我們

的折扣條件。我們的條件是總訂購量了達到100萬，我們會有3%的折扣。

B:如果我們訂購量達到120萬，可以給我們5%的折扣嗎?

A:這個是可以的。

B:那我們就確定兩種材質(zhì)各60萬。A:好的,希望我們合作愉快。

B:合作愉快。

4會后行程

4.1橘子洲游玩

完成會議洽談之后，應(yīng)該適當?shù)姆潘?。為了能讓客戶有個快樂的深圳之行，

也為了讓客戶對合作方能有個更好的印象,我方將會于2021年7月13日由總經(jīng)

理趙志遠和羅大鴻帶領(lǐng)客戶游玩深圳東部華僑城。因為東部華僑城是當?shù)赜忻?/p>

度假村，設(shè)施區(qū)域也很多，也很適合讓客戶在工作之余放松心情，舒展身心。

在陪同過程中，應(yīng)注重細節(jié)的幫助。比如提包、買水等，游玩是一個放松的

過程，不能像在會議洽談是那么死板，應(yīng)做到自然、熱情、大方，給客人最滿意

最舒服的感覺。以下是東部華僑城的介紹:

東部華僑城位于中國最美八大海岸之一，位于中國深圳大梅沙，占地近9平

方公里，是國內(nèi)首個集休閑度假、觀光旅游、戶外運動、祈福靈修、居住養(yǎng)生、

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生態(tài)體驗、科普教育等為一體的世界級度假旅游目的地。

圖7東部華僑城

4.2送機

在結(jié)束了這次參觀交流后，美國客戶將于2021年7月14日返回美國，我們

本著以禮相待并以禮相送的原則，將客戶送至深圳寶安國際機場，也為后續(xù)能夠

更好的合作做一個鋪墊?？梢栽谠L問結(jié)束后送給客人一些小禮物，禮物不需要太

貴重，只代表心意。中國的茶文化源遠流長，恰好能代表我們的文化。因此我們

將擬定英德紅茶作為我們的禮品贈送給客戶，以下是英德紅茶的中英文介紹:

圖8紅茶

英德紅茶的外形顏色光澤烏黑，湯色紅艷明亮，是中國三大紅茶之一。英德

紅茶的香氣高，味道濃烈，甘美怡神，喝了會讓人覺得清心爽口，紅茶入口后，

可以感受到那種花香、蜜香、薯香、甜香，各種香味，是一種被大家所公認的好

紅茶。

送機過程對話設(shè)計如下:

A:趙志遠B:Brown先生

A:Brown先生，時間真是過得太快了，轉(zhuǎn)眼你就要回到你自己的國家了，希望我

們這次對的招待沒有讓您失望。

B:怎么會呢，你們?nèi)朔浅：?，各種安排非常棒，給我們?nèi)齻€都留下了非常深的印

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

象。很感謝你們。

A:這是我們應(yīng)該做的，你們遠道而來，我們當然要盡我們最大的努力招待好你們。

這次你們來中國我們可能還有一些做的不好的地方，這是我們的一點心意，請你

收下。(將準備好的禮品英德紅茶送給客戶)

B:哇，你們真的是太用心了，謝謝，我們一定會好好享用的。這次來深圳我們很

開心，等你們下次去美國的時候，請聯(lián)系我們，我們也會最好的來招待你們的。

A:那就先謝謝你們了。

B:不說了，我們要登機了，期待我們的下次見面,再見!

A:再見!

5費用預算

5.1費用支持

為了避免不必要的開銷，在接特外商客戶之前我們該對我們整個接特過程中

的資金開銷有個預算。本次接特中客戶將會在中國特三天，在酒店住四晚，我們

將會在清雅餐廳設(shè)宴請3次,四天之內(nèi)的出行需要安排車輛接送，游玩需安排中

餐與門票，另外，最后送機時應(yīng)準備的小禮品等,包括接機牌印刷,產(chǎn)品雙語宜傳

冊印刷和預備資金等等。對于此次接待所需要的資金，財務(wù)部吳桂芳將會進行一

個大致的資金預算，預算表設(shè)計如下:

表4經(jīng)費預算表

資金預算覽表

項目詳情單價數(shù)量合計(元)

住宿希爾頓大中華酒店豪華1314/天3間15768

大床房(4天)

宴請希爾頓大中華酒店2099/桌1餐2099

餐食希爾頓大中華酒店(中餐)