廣佛線二期工程招投標(biāo)文件歸檔管理細則

佛山市鐵路投資建設(shè)集團有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件編號版本/版次A版/0次管理制度流程匯編廣佛線二期工程招投標(biāo)文件歸檔細則頁碼第頁共8頁PAGEPAGE81.總則1.1為加強廣佛線二期工程招投標(biāo)文件管理，建立、健全工程檔案管理工作，規(guī)范相關(guān)資料的收集、整理、編寫、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程管理和合同移交、文件歸檔要求，更好地為各單位、技術(shù)部門服務(wù)，制訂本細則。1.2本細則根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）以及國家、省市的相關(guān)法律法規(guī)、政策文件和佛山市軌道交通發(fā)展有限公司（以下簡稱市軌道公司）發(fā)布的《工程檔案管理辦法》，并根據(jù)廣佛線二期工程檔案的實際情況制定。2.管理職責(zé)2.1通用職責(zé)2.1.1相關(guān)2.1.2招標(biāo)采購相關(guān)文件應(yīng)隨2.1.32.1.4投標(biāo)單位2.2建設(shè)單位合同部管理職責(zé)2.2.1負責(zé)招標(biāo)采購相關(guān)文件總體管理，2.2.2在編制招標(biāo)文件期間，獲取業(yè)務(wù)部門的需求，并在招標(biāo)文件中明確投標(biāo)文件及合同文檔的套數(shù)。2.2.32.2.42.2.5收集和匯總2.2.6每年第一季度將已完成的招標(biāo)采購相關(guān)文件移交市軌道公司檔案室2.3招標(biāo)代理單位職責(zé)2.3.1對評標(biāo)、答疑、投訴及投訴處理等過程中的留檔文件進行收集、整理和移交。2.32.32.3.4編制評標(biāo)所需要的過程文件。2.33.招投標(biāo)文件分類及編號3.1文件分類及歸檔編號3.1.1廣佛線二期招投標(biāo)文件劃分及歸檔編號按照下表3-1的規(guī)定。表3-1廣佛線二期招投標(biāo)歸檔編號招投標(biāo)文件(E1·1·2·3)勘察設(shè)計招投標(biāo)文件(E1·1·2·3·1)勘察招投標(biāo)文件土建工程設(shè)計招投標(biāo)文件裝飾裝修工程設(shè)計招投標(biāo)文件機電設(shè)備工程設(shè)計招投標(biāo)文件勘察設(shè)計監(jiān)理招投標(biāo)文件其它工程設(shè)計招投標(biāo)文件監(jiān)理招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）土建工程監(jiān)理招投標(biāo)文件裝飾裝修工程監(jiān)理招投標(biāo)文件機電設(shè)備工程監(jiān)理招投標(biāo)文件土建工程施工招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）裝飾裝修工程招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）機電設(shè)備工程招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）機電設(shè)備供貨工程招投標(biāo)文件機電設(shè)備安裝工程施工招投標(biāo)文件其它工程招投標(biāo)文件（不限于）科研項目招投標(biāo)文件管線遷改工程招投標(biāo)文件臨水臨電工程招投標(biāo)文件交通導(dǎo)改工程招投標(biāo)文件4.招投標(biāo)文件歸檔原則及辦法4.1文件歸檔原則及辦法4.1.1招投標(biāo)文件按廣佛線二期工程線路線別、專業(yè)類別、標(biāo)段劃分進行歸檔。第一篇勘察設(shè)計招投標(biāo)文件第一冊勘察招投標(biāo)文件第二冊土建工程設(shè)計招投標(biāo)文件第三冊裝飾工程設(shè)計招投標(biāo)文件第四冊設(shè)備工程設(shè)計招投標(biāo)文件第五冊勘察設(shè)計監(jiān)理招投標(biāo)文件第六冊其它工程設(shè)計招投標(biāo)文件第二篇監(jiān)理招投標(biāo)文件第一冊土建工程監(jiān)理招投標(biāo)文件第二冊裝飾裝修工程監(jiān)理招投標(biāo)文件第三冊機電設(shè)備工程監(jiān)理招投標(biāo)文件第三篇土建工程施工招投標(biāo)文件第四篇裝飾工程施工招投標(biāo)文件第五篇機電設(shè)備安裝工程招投標(biāo)文件第一冊機電設(shè)備供貨工程招投標(biāo)文件第二冊機電設(shè)備安裝工程施工招投標(biāo)文件第六篇科研項目招投標(biāo)文件第七篇管線遷改招投標(biāo)文件第八篇綠化遷移招投標(biāo)文件第九篇其它工程招投標(biāo)文件5.招投標(biāo)文件的整理與歸檔5.1招投標(biāo)文件的整理5.1.1招標(biāo)采購項目檔案資料是指在招標(biāo)采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲像資料等，可分為項目開標(biāo)前文件資料、項目開標(biāo)文件資料、項目評審文件資料、項目中標(biāo)（成交）文件資料、履約文件資料和其它有關(guān)文件資料。5.1.2合同預(yù)算部(以下簡稱招標(biāo)人)、招標(biāo)采購代理機構(gòu)(以下簡稱代理機構(gòu))，對招標(biāo)采購各環(huán)節(jié)形成的檔案資料要及時收集，并妥善保存。5.1.3招標(biāo)采購代理機構(gòu)必須向招標(biāo)采購方和投標(biāo)方索要招標(biāo)采購活動中過程中的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料的全部電子檔文件。（1）招標(biāo)采購項目完成后，代理機構(gòu)應(yīng)及時完成檔案資料原件的整理、裝訂和立卷，報送至市相關(guān)部門備案后移交。代理機構(gòu)應(yīng)在每個項目中標(biāo)通知書發(fā)放后7個工作日內(nèi)將立卷整理好的項目檔案移交完畢。（2）代理機構(gòu)應(yīng)將項目留存檔案妥善保管，檔案保管情況納入年終考核內(nèi)容。（3）為方便日后電子檔案的建立和電子信息化管理，有條件的代理機構(gòu)在立卷整理項目檔案的同時一并整理出項目檔案的全部電子檔資料刻成光盤隨存檔案卷一并移交。5.2招投標(biāo)文件的組卷5.2.1組卷要遵循工程資料的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。5.2.2組卷基本原則（1）招標(biāo)采購項目檔案按“卷”管理，當(dāng)一個招標(biāo)采購項目資料過多時，可將資料按順序分冊裝訂，一個項目單獨設(shè)一個案卷號。投標(biāo)人投標(biāo)文件正本及其他不可裝訂的檔案資料自然成冊存檔。（2）招標(biāo)文件、各投標(biāo)文件資料分別裝訂成冊，并分別按文字頁獨立編排頁碼、前置目錄和加裝封面，組成的案卷應(yīng)美觀、整齊。（3）除招標(biāo)文件、各投標(biāo)文件資料外的招標(biāo)采購項目檔案資料，按照形成的時間順序排放，裝訂成冊，并按文字頁編排頁碼，前置檔案卷內(nèi)目錄，后置卷內(nèi)備考表，并加裝封面。（4）案卷不宜過厚，一般不超過30mm。案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料。（5）案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件、該卷保管期限從長。5.3組卷具體要求5.3.1招標(biāo)采購項目基本文件資料全部列入卷內(nèi)目錄（見附錄1），如果還有其他文件資料，按生成的時間順序編入。5.3.2卷內(nèi)目錄包括檔號、工程名稱、序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注。（1）序號：按照題名以流水號順編；（2）題名：依據(jù)招標(biāo)采購過程中實際發(fā)生的主題命名；（3）頁次：填寫每份文件所在的分冊號和起止頁碼;（4）備注：填寫需要附加說明的事項，例如，同一題名的文件資料份數(shù)為2份以上時，需在相應(yīng)的備注欄內(nèi)填寫實際份數(shù)。5.3.3卷內(nèi)備考表設(shè)置包括：本卷情況說明、立卷人、審核人和立卷時間。各項填寫要求如下：（1）本卷情況說明：填寫需要說明的事項，如果沒有要特別說明的事項可以不填寫；（2）立卷人：案卷整理人簽名；（3）審核人：市軌道公司合同預(yù)算部審核簽名；（4）立卷時間：具體立卷的日期。5.3.4招標(biāo)采購檔案相關(guān)責(zé)任部門要建立檔案案卷目錄，案卷目錄采用表格形式，表格欄目設(shè)置包括：案卷號、題名、起始年月日、終止年月日、件數(shù)、頁數(shù)和備注。各欄目具體填寫要求：（1）題名：填寫“招標(biāo)采購單位名稱+關(guān)于+招標(biāo)采購項目的文件材料”,例如，“XXX市XXX單位關(guān)于XXX采購項目的文件材料”、“XXX市XXX工程招標(biāo)項目的文件材料”；（2）起始年月日：填寫開標(biāo)年月日，采用8位數(shù)，前4位數(shù)為年度，后4位數(shù)分別為月、日份，月、日份不足2位加“0”補齊，例如，“2010.01.02”；（3）終止年月日：填寫項目驗收年月日，格式同上；（4）冊數(shù)：填寫本案卷內(nèi)包含的實際冊數(shù)；（5）頁數(shù)：填寫本案卷內(nèi)各冊資料頁數(shù)相加，例如“24+68+59+┄”；（6）備注：填寫其他需要說明的事項。5.4卷內(nèi)裝訂要求：5.4.1將大小不一的文件材料用折疊的辦法整理成A4紙面大小，左、下側(cè)分別對齊，采用左側(cè)、棉線三孔一線裝訂（線頭應(yīng)在后面）或用兩個不銹鋼釘裝訂成冊。5.4.2封面、封底用粘貼的方法固定在資料冊上，將裝訂線封裝在里面。5.5招投標(biāo)資料的歸檔5.5.1招投標(biāo)項目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的資料按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向市軌道公司合同預(yù)算部歸檔。合同預(yù)算部審核通過后向市軌道公司檔案室歸檔。5.5.2歸檔資料應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項目的招投標(biāo)的全過程；真實記錄和準(zhǔn)確反映項目招投標(biāo)過程的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定。5.5.3需要向佛山市城建檔案館歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨立卷歸檔。5.5.4凡外來、外購的圖紙資料，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。5.5.5外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。5.6招投標(biāo)資料的歸檔時間5.6.1除受委托進行項目檔案匯總整理外，各招標(biāo)代理單位應(yīng)在項目招投標(biāo)完成后7個工作日內(nèi)將招投標(biāo)資料向市軌道公司合同預(yù)算部歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后7個工作日內(nèi)歸檔。6.檔案的移交6.1所有文檔在編制完畢后，各招標(biāo)代理單位資料管理人員負責(zé)對所收集資料的齊全、系統(tǒng)、完整，以及資料的電子版是否符合要求等進行復(fù)核、造冊，經(jīng)檢查無誤后，簽名認(rèn)可并呈報部門負責(zé)人審核、簽字。按要求造冊歸檔清單(含電子版),認(rèn)真填寫移交目錄并簽名。由招標(biāo)代理單位在3個工作日內(nèi)到市軌道公司合同預(yù)算部辦理移交手續(xù)。6.2各招標(biāo)代理單位技術(shù)人員在移交項目檔案或項目資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或資料不全的，或未按規(guī)定程序辦理移交的，市軌道公司合同預(yù)算部有權(quán)拒絕接收。6.3各招標(biāo)代理單位成套的收集不齊的項目檔案資料，應(yīng)由相關(guān)的責(zé)任部門負責(zé)如期補齊。不能補齊者，按合同要求執(zhí)行。6.4各單位工程檔案資料管理第一責(zé)任人應(yīng)及時跟蹤、檢查、督促業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將工作中形成的工程資料進行清理，保證工程資料的及時歸檔、及時移交。除有明文規(guī)定的外，均應(yīng)移交原件（含電子版光盤）至少一式六份，同時辦理工程文件移交手續(xù)。6.5為便于檔案的歸檔和查尋，工程檔案移交前，先行移交城建檔案移交書和移交目錄冊（應(yīng)附帶電子文件）。移交目錄冊包括以下內(nèi)容：（1）檔案封面；（2）工程檔案編制說明；（3）案卷目錄；（4）全部案卷的卷內(nèi)目錄；（5）備考表。6.6承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)的人員工作變動調(diào)動時，須將本人承擔(dān)任務(wù)中形成、積累的工程資料清理、移交接任人，方可辦理變動、調(diào)動手續(xù)。7.附則7.1本細則由合同預(yù)算部負責(zé)解釋和修訂。7.2本細則自發(fā)布之日起執(zhí)行。8.附錄8.1《卷內(nèi)文件目錄模版》

附錄1-1卷內(nèi)目錄（招標(biāo)項目）序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁次備注1招標(biāo)申請表2建設(shè)工程項目立項批文（復(fù)印件）3建設(shè)工程規(guī)劃許可證（復(fù)印件）4建設(shè)規(guī)劃用地許可證（復(fù)印件）5建設(shè)單位資金證明文件6施工圖審查批準(zhǔn)書（復(fù)印件）7建設(shè)單位法人證書（復(fù)印件） 8代理機構(gòu)抽簽表9招標(biāo)代理合同10招標(biāo)方案11招標(biāo)公告12招標(biāo)文件13工程量清單及備案后的控制價14招標(biāo)文件澄清、修改、答疑資料15中標(biāo)通知書及審查備案呈批標(biāo)簽16合同17開標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督表18專家抽取及簽到表19評標(biāo)監(jiān)督表20評標(biāo)報告21第一、二、三名中標(biāo)候選人的投標(biāo)文件正本22中標(biāo)公示23需要存檔的其他材料①與本項目相關(guān)的文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等②投訴登記表③投訴調(diào)查資料④投訴處理資料⑤其他附錄1-2卷內(nèi)目錄（政府采購項目）序號文件編號責(zé)任者文件材