文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)2.0版建設(shè)方案

文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)2.0版建設(shè)方案報(bào)告人：XXX科室：XXXXXXXX部門(mén)：XXXXXXXXXXXX2020年3月25日目錄TOC\o"1-2"\h\u141391項(xiàng)目簡(jiǎn)介 3198292項(xiàng)目背景 3258803現(xiàn)狀調(diào)研 3230153.1文書(shū)檔案收集歸檔方面 3103083.2文書(shū)檔案整理方面 5222713.3文書(shū)檔案保管問(wèn)題 6237544原因分析 7141145制定解決方案及方案比選 10163486建設(shè)預(yù)期效果 1634817建設(shè)方案 1979587.1系統(tǒng)總體設(shè)計(jì) 1990147.2系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu) 20130517.3系統(tǒng)功能簡(jiǎn)述 2075317.4項(xiàng)目計(jì)劃 2216157.5成本分析 231項(xiàng)目簡(jiǎn)介文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)2.0版致力于在前版系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案收集歸檔智能化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案保管場(chǎng)景化、檔案檢索精準(zhǔn)化以及檔案利用服務(wù)的分級(jí)化。力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理深入自動(dòng)化、提質(zhì)降本增效的總體目標(biāo)。此次系統(tǒng)升級(jí)既是實(shí)際工作的需要，又是檔案現(xiàn)代化管理的需要。同時(shí)實(shí)現(xiàn)質(zhì)和量的提升，“質(zhì)”的方面，從外觀、標(biāo)識(shí)、實(shí)體等多方面得到提升，“量”的方面，節(jié)省人工工作量20余天/年，是高質(zhì)量現(xiàn)代化智能檔案管理的堅(jiān)實(shí)一步。2項(xiàng)目背景為貫徹落實(shí)公司在企業(yè)發(fā)展工作報(bào)告中提出的支持保障精細(xì)到位的要求，充分發(fā)揮管理及技術(shù)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理及利用服務(wù)模式，結(jié)合實(shí)際情況，依據(jù)公司《檔案管理辦法》、《管理類(lèi)檔案管理規(guī)定》及《文件歸檔范圍及保管期限表》，特制定本建設(shè)方案。3現(xiàn)狀調(diào)研3.1文書(shū)檔案收集歸檔方面自文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)上線以來(lái)，實(shí)現(xiàn)了線上文檔收集的規(guī)范化，但是從2019年實(shí)際應(yīng)用中，仍發(fā)現(xiàn)檔案收集歸檔中存在的若干問(wèn)題。第一，線上存檔文件與線下文件歸檔時(shí)間不一致，線上歸檔文件（如行政類(lèi)收文）與線下存檔紙質(zhì)文件存檔時(shí)間不同，檔案管理員在系統(tǒng)中登記線下文件條目時(shí)，需要查詢是否線上已經(jīng)收集，已經(jīng)收集的在已收集條目中登記，未收集的新建條目登記，2019年此種類(lèi)型文件大約幾百份，較為嚴(yán)重的影響了線下文件登記的效率；第二，已收集過(guò)的文件重復(fù)歸檔問(wèn)題，2019年收集文件存在部分已線上收集原件電子文件的文件重復(fù)歸檔打印件，雖已在兼職檔案員培訓(xùn)中予以說(shuō)明，存檔時(shí)仍不能避免重復(fù)歸檔；第三，歸檔范圍及歸檔要求不清問(wèn)題，同樣，雖然已經(jīng)發(fā)布文件歸檔范圍及保管期限表并加以調(diào)研說(shuō)明，但實(shí)際歸檔過(guò)程中，不按照歸檔范圍存檔的現(xiàn)象比比皆是，如不加以管控，將造成公司文檔的流失；第四，線下文件歸檔中的頁(yè)碼登記問(wèn)題，在2019年線下文件收集中，由于文檔自動(dòng)化管理系統(tǒng)的投入使用對(duì)于文件頁(yè)碼管理更加嚴(yán)格，登記過(guò)程中發(fā)現(xiàn)兼職檔案員錄入的頁(yè)碼大多不準(zhǔn)確，并且對(duì)于兼職檔案員來(lái)說(shuō)每份文件逐一清點(diǎn)頁(yè)碼也是一項(xiàng)不小的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致打印出的頁(yè)碼大多數(shù)是錯(cuò)誤頁(yè)碼，后續(xù)打碼的過(guò)程中還需要一一核對(duì)更正，為整理造成了不小的負(fù)擔(dān)；第五，歸檔時(shí)間的問(wèn)題，歸檔時(shí)間管控是老問(wèn)題也是新課題，僅通過(guò)檔案管理規(guī)定來(lái)約束各部門(mén)文件歸檔時(shí)間明顯缺乏力度，各個(gè)部門(mén)文件歸檔大部分處于自由散漫狀態(tài)，因此保證文件按時(shí)歸檔不僅需要制度約束同時(shí)也需要一定的技術(shù)手段；第六，文書(shū)文件歸檔后的分類(lèi)整理問(wèn)題，目前，文書(shū)文件收集歸檔后，需要檔案管理員先去除原來(lái)的保管裝具再進(jìn)行預(yù)整理分類(lèi)裝盒，如能在前端就已知?dú)w檔文件的種類(lèi)及數(shù)量，則增加了檔案管理的效率及規(guī)范性；第七，紙質(zhì)文件掃描件收集管理問(wèn)題，線下歸檔的紙質(zhì)文件電子版存檔管理不夠健全，紙質(zhì)文件電子版歸檔較為被動(dòng)，有什么收集什么，未做到主動(dòng)干預(yù)管理，因此有的文件有掃描件、有的沒(méi)有掃描件，有掃描件的文件質(zhì)量也參差不齊。根據(jù)以上調(diào)研分析，文書(shū)檔案收集歸檔規(guī)程中仍然存在不少弊端，需要進(jìn)一步的精細(xì)化管理，其關(guān)鍵點(diǎn)在于統(tǒng)一收集歸檔方式、加強(qiáng)系統(tǒng)化管理水平。3.2文書(shū)檔案整理方面2019年一年的系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用，不僅提高了效能，同時(shí)為尋找更優(yōu)化整理途徑積累了經(jīng)驗(yàn)。第一，文書(shū)檔案整理過(guò)程中線上文件整理的自動(dòng)化水平有待進(jìn)一步提高，目前系統(tǒng)中對(duì)收集后的線上文件，仍需要編號(hào)、編盒、生成歸檔文件及復(fù)核查驗(yàn)等工作，如系統(tǒng)能夠針對(duì)這些文件實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升，將得到解放人力與標(biāo)準(zhǔn)化管理的效益；第二，格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，由于系統(tǒng)收集的文件存在大量Excel、rar、zip等格式的文件，在處理這些格式的文件時(shí)需要手工二次處理，轉(zhuǎn)換為PDF格式。如能在系統(tǒng)升級(jí)中針對(duì)此問(wèn)題形成解決方案，文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)將向現(xiàn)代科技化邁進(jìn)。第三，檔案盒外觀規(guī)范性問(wèn)題，隨著文件量的增大，原來(lái)手工組卷的方式已經(jīng)更改為按件管理，但是在檔案盒外觀規(guī)范上并未作出相應(yīng)的調(diào)整與對(duì)策。時(shí)代的進(jìn)步召喚更為前沿的管理方式，因此亟需改變手工蓋章的方式。第四，歸檔文件目錄及備考表管理問(wèn)題，歸檔文件目錄是手工組卷時(shí)代的產(chǎn)物，現(xiàn)在的以件管理的模式已經(jīng)較為清晰的反應(yīng)盒內(nèi)文件的整體情況并且已經(jīng)打印出全年目錄以備查考，因此每盒內(nèi)歸檔文件目錄的存在顯得比較雞肋。因此，需要找到替代打印歸檔文件目錄及備考表歸入盒內(nèi)文件的更為信息化、現(xiàn)代化的手段。第五，文件裝訂問(wèn)題，2019年文件有大約2000件，現(xiàn)在采取的方式是用重型訂書(shū)機(jī)加入不銹鋼釘逐份裝訂，投入2人約2周時(shí)間才完成此項(xiàng)工作，并且重型訂書(shū)機(jī)笨重，女士使用起來(lái)較為費(fèi)力。文件裝訂定有先進(jìn)的方式，成為我們需要研究的問(wèn)題之一。3.3文書(shū)檔案保管問(wèn)題第一，全年歸檔文件目錄問(wèn)題，全年歸檔文件目錄缺少系統(tǒng)內(nèi)的模板，導(dǎo)致系統(tǒng)不能全面管理文書(shū)檔案，因此需要建立全年歸檔文件目錄模板，便于完善備查管理。第二，管理展示問(wèn)題，管理區(qū)標(biāo)識(shí)僅為“文書(shū)檔案”，密集架每列的具體檔案內(nèi)容需要逐排打開(kāi)密集架逐列才能查看，庫(kù)位標(biāo)識(shí)不夠具體，因此需要在保管區(qū)明晰庫(kù)位標(biāo)識(shí)，同時(shí)系統(tǒng)保管中強(qiáng)化庫(kù)位標(biāo)識(shí)管理，為檔案保管賦能增效。第三，庫(kù)房保管的問(wèn)題，文書(shū)檔案庫(kù)房保管存在不能動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)檔案保管情況、因利用檔案信息與檔案數(shù)據(jù)條目不關(guān)聯(lián)引起的盤(pán)點(diǎn)困難、庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)不便、工作量不明等問(wèn)題，鑒于這些問(wèn)題改進(jìn)庫(kù)房保管方式成為當(dāng)務(wù)之急，庫(kù)房保管的可視化或可成為解決途徑之一。3.4文書(shū)檔案利用方面第一，檢索功能優(yōu)化問(wèn)題，在檢索方面，當(dāng)前系統(tǒng)功能主要是精確檢索，往往利用者不能夠非常準(zhǔn)確的提供文件編號(hào)或題名內(nèi)容，僅能通過(guò)自然語(yǔ)言描述檢索詞，因此需要優(yōu)化檢索策略。第二，利用人權(quán)限分級(jí)問(wèn)題，利用文書(shū)檔案有幾種情況，一種利用本部門(mén)文件可不經(jīng)審批提供利用人電子版文件，利用平臺(tái)上分級(jí)未達(dá)到精細(xì)化管理，現(xiàn)在是一刀切的狀態(tài)，辦公網(wǎng)中文書(shū)檔案條目及電子文件都不能查閱下載，利用人都需要跟檔案管理員申請(qǐng)，檔案管理員下載后再給利用人發(fā)送郵件。這樣不僅增加了檔案管理員的工作量，也增加了利用人的利用負(fù)擔(dān)。因此需要根據(jù)利用人的權(quán)限對(duì)檔案管理利用實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，達(dá)到分級(jí)分權(quán)精準(zhǔn)利用的效果。第三，利用記錄問(wèn)題，電子文件提供利用無(wú)記錄臺(tái)賬，需統(tǒng)一提供利用渠道，明晰利用需求，力爭(zhēng)通過(guò)分析利用需求，主動(dòng)推送利用權(quán)限內(nèi)的檔案文件，做到主動(dòng)有為。4原因分析序號(hào)項(xiàng)目問(wèn)題原因備注1文書(shū)檔案收集歸檔線上存檔文件與線下文件歸檔時(shí)間不一致線上存檔與線下存檔未統(tǒng)一管理、同步要求已收集過(guò)的文件重復(fù)歸檔問(wèn)題線上存檔與線下存檔未統(tǒng)一管理、同步要求歸檔范圍及歸檔要求不清系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足線下文件歸檔中的頁(yè)碼登記問(wèn)題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足歸檔時(shí)間管控的問(wèn)題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足文書(shū)文件歸檔后的分類(lèi)整理問(wèn)題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足紙質(zhì)文件掃描件收集管理問(wèn)題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足2文書(shū)檔案整理線上文件整理的自動(dòng)化系統(tǒng)智能化程度不足格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足檔案盒外觀規(guī)范性問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足歸檔文件目錄及備考表管理問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足文件裝訂問(wèn)題設(shè)備先進(jìn)性程度不足3文書(shū)檔案保管全年歸檔文件目錄問(wèn)題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足管理展示問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足庫(kù)房保管問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足4文書(shū)檔案利用檢索功能優(yōu)化問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足利用人權(quán)限分級(jí)問(wèn)題管理精細(xì)化程度不足利用記錄問(wèn)題系統(tǒng)智能化程度不足通過(guò)原因分析表發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)化及智能化程度不足、管理精細(xì)化程度不足是造成多項(xiàng)問(wèn)題未解的關(guān)鍵因素，因此解決以上問(wèn)題需要在管理精細(xì)化的基礎(chǔ)上提升系統(tǒng)的智能化程度，這也是制定建設(shè)方案的基礎(chǔ)。5制定解決方案及方案比選通過(guò)現(xiàn)狀調(diào)研及原因分析，以下針對(duì)問(wèn)題項(xiàng)逐項(xiàng)制定解決措施，同時(shí)對(duì)于存在多項(xiàng)解決方案的一一予以比選，選出推薦方案。第一，文書(shū)檔案收集歸檔-線上存檔文件與線下文件歸檔時(shí)間不一致，可通過(guò)系統(tǒng)管理統(tǒng)一管控文書(shū)文件收集。首先，實(shí)現(xiàn)文書(shū)文件錄入的自動(dòng)鑒別分類(lèi)功能，根據(jù)文件名稱(chēng)與系統(tǒng)內(nèi)置材料分類(lèi)表自動(dòng)判別文件的分類(lèi)，系統(tǒng)中如無(wú)相關(guān)分類(lèi)，可進(jìn)行新增更新等操作；其次，根據(jù)錄入的文書(shū)文件項(xiàng)自動(dòng)判斷文件著錄是否正確，如不正確提醒登記人進(jìn)行調(diào)整；最后，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，包括按照時(shí)間、類(lèi)型統(tǒng)計(jì)，形成文控方案，便于掌控歸檔范圍及按期提示歸檔人哪部分文件應(yīng)歸檔信息。通過(guò)這些系統(tǒng)建設(shè)方案，可實(shí)現(xiàn)完全管控文書(shū)文件，實(shí)現(xiàn)全部文書(shū)文件線上歸檔管理。第二，文書(shū)檔案收集歸檔-已收集的文件重復(fù)歸檔問(wèn)題，可通過(guò)系統(tǒng)管理的方式統(tǒng)一管控，兼職檔案員使用統(tǒng)一收集管理功能，能夠查明存檔文件是否已收集線上原件，歸檔時(shí)再由檔案管理員復(fù)核，確定無(wú)誤后生成當(dāng)前批次歸檔交接記錄。第三，文書(shū)檔案收集歸檔-歸檔范圍及歸檔要求不清，強(qiáng)化系統(tǒng)的智能化水平，可更為嚴(yán)格的管控公司文書(shū)文件存檔。將系統(tǒng)歸檔范圍及歸檔要求融入到系統(tǒng)管理，做到步步有管理、處處有提示，并且能夠?qū)⑽礆w檔文件通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送給兼職檔案員，形成良性共建機(jī)制。第四，文書(shū)檔案收集歸檔-線下文件歸檔中的頁(yè)碼登記問(wèn)題，實(shí)施措施可采取系統(tǒng)智能生成頁(yè)數(shù)的方式，在登記文件的同時(shí)系統(tǒng)可設(shè)置實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)電子文件頁(yè)數(shù)，并鍵入到頁(yè)碼著錄項(xiàng)。第五，文書(shū)檔案收集歸檔-歸檔時(shí)間管控的問(wèn)題，通過(guò)系統(tǒng)管理建立歸檔時(shí)間控制機(jī)制，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)歸檔時(shí)間時(shí)限，按照檔案管理的制度規(guī)范要求設(shè)定系統(tǒng)收集截止日期，結(jié)合管理通知的手段，務(wù)必嚴(yán)格約束歸檔時(shí)間。第六，文書(shū)檔案收集歸檔-文書(shū)文件歸檔后的分類(lèi)整理問(wèn)題，可采取系統(tǒng)將文件檔案編號(hào)及盒號(hào)等的自動(dòng)化生成前置到收集階段，聯(lián)合使用培訓(xùn)管理，規(guī)范文書(shū)檔案的預(yù)整理。第七，文書(shū)檔案收集歸檔-紙質(zhì)文件掃描件收集管理問(wèn)題，應(yīng)用系統(tǒng)管理及制度管理要求，優(yōu)化系統(tǒng)本身的批量掛接功能，規(guī)范文件命名，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件掃描件的智能收集管理。第八，文書(shū)檔案整理-線上文件整理的自動(dòng)化問(wèn)題，系統(tǒng)中對(duì)于收集文件的整理需要在檔案編號(hào)、組盒等方面進(jìn)一步自動(dòng)化。第九，文書(shū)檔案整理-格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，此問(wèn)題的解決途徑目前有兩種，一種方案是管控辦公系統(tǒng)中格式上傳管理，按照檔案管理制度規(guī)范要求規(guī)定辦公系統(tǒng)格式；二種方案是文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)升級(jí)格式轉(zhuǎn)換功能，實(shí)現(xiàn)各種格式文件的轉(zhuǎn)換要求。方案一：管控辦公系統(tǒng)中格式上傳管理，將辦公系統(tǒng)中文件及附件上傳格式加以約束要求，需要的工作項(xiàng)為限制系統(tǒng)文件上傳格式，此種方案主要目的是約束系統(tǒng)使用人的行為，規(guī)避大量的壓縮格式文件上傳，影響歸檔管理。方案二：文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)升級(jí)格式轉(zhuǎn)換功能，通過(guò)2019年系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施來(lái)看，此項(xiàng)功能升級(jí)技術(shù)難度較大，需要新技術(shù)、新插件支持，相較于方案一經(jīng)濟(jì)及人力投入加大。經(jīng)過(guò)方案比選，推薦使用方案一，采取管控辦公系統(tǒng)格式上傳管理的方式作為解決方案。第十，文書(shū)檔案整理-檔案盒外觀規(guī)范性問(wèn)題，檔案盒外觀規(guī)范性問(wèn)題可通過(guò)系統(tǒng)管理手段，將檔案盒脊背、卷內(nèi)文件目錄及備考表信息通過(guò)文字加二維碼的方式生成圖片模板展示出來(lái)。具體到檔案盒實(shí)體管理，通過(guò)調(diào)查分析，選定了標(biāo)簽打印及噴印機(jī)噴印兩種方案。方案一：標(biāo)簽打印系統(tǒng)生成模板后使用打印機(jī)及標(biāo)簽紙，打印出標(biāo)簽文本，將標(biāo)簽文本按照指定位置粘貼到檔案盒上，經(jīng)測(cè)算每年150盒檔案需使用30張標(biāo)簽紙，經(jīng)濟(jì)成本僅為20多元，人工工時(shí)約為1小時(shí)，且實(shí)體檔案既規(guī)范美觀又不失現(xiàn)代科技管理的要求。方案二：噴印機(jī)噴印系統(tǒng)生成模板后將模板圖片導(dǎo)入噴印機(jī)噴印，經(jīng)調(diào)查由于圖片不能批量導(dǎo)入，工序較為復(fù)雜，同時(shí)圖片噴印最大高度為1.27厘米，顯然不符合檔案盒脊背的要求，其經(jīng)濟(jì)成本為2000元。經(jīng)過(guò)方案比選，推薦使用方案一，采取標(biāo)簽打印的方式作為解決方案。第十一，文書(shū)檔案整理-歸檔文件目錄及備考表管理問(wèn)題，此項(xiàng)問(wèn)題可以通過(guò)優(yōu)化系統(tǒng)及實(shí)體管理的方案，首先系統(tǒng)管理中形成每盒文件的歸檔文件目錄及備考表，同時(shí)由系統(tǒng)自主記錄整理及檢查人信息，將此目錄及備考表信息轉(zhuǎn)換為二維碼圖片，嵌入到檔案盒脊背模板中，實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理與系統(tǒng)管理的同步。減少了檔案管理員手工工序。第十二，文書(shū)檔案整理-文件裝訂問(wèn)題，此項(xiàng)問(wèn)題可通過(guò)整理設(shè)備升級(jí)的方式解決。經(jīng)過(guò)產(chǎn)品調(diào)研，市場(chǎng)上在售的產(chǎn)品有全自動(dòng)電動(dòng)感應(yīng)訂書(shū)器，售價(jià)大部分為2500元以內(nèi)，計(jì)劃投入使用后該項(xiàng)工作工時(shí)由20天減少到5天，能夠極大的節(jié)省人工成本。第十三，文書(shū)檔案保管-全年歸檔文件目錄問(wèn)題，針對(duì)此項(xiàng)問(wèn)題，系統(tǒng)中可以依據(jù)規(guī)范要求設(shè)計(jì)全年歸檔文件目錄模板，實(shí)現(xiàn)集中生成。第十四，文書(shū)檔案保管-管理展示問(wèn)題，系統(tǒng)中可針對(duì)庫(kù)位管理功能予以升級(jí)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息生成庫(kù)位標(biāo)識(shí)，按照庫(kù)位標(biāo)識(shí)（根據(jù)每節(jié)柜中檔案編號(hào)生成）信息，形成庫(kù)位標(biāo)識(shí)模板，打印庫(kù)位標(biāo)識(shí)，貼置檔案柜上。第十五，文書(shū)檔案保管-庫(kù)房保管問(wèn)題，庫(kù)房結(jié)構(gòu)定義包含庫(kù)房存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)的增加、刪除、修改、排序等功能。庫(kù)房結(jié)構(gòu)包含庫(kù)、列、節(jié)、層四級(jí)存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)定義。庫(kù)存管理使用實(shí)景展示的方式實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)的監(jiān)控動(dòng)態(tài)展示功能，按照列、節(jié)、層三級(jí)存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)狀態(tài)展示，雙擊列、節(jié)、層等顯示區(qū)域時(shí)動(dòng)態(tài)切換為下一級(jí)存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)單位的詳細(xì)信息展示狀態(tài)。最后一級(jí)存儲(chǔ)內(nèi)容展示時(shí)，能展示檔案是否在庫(kù)。并且根據(jù)庫(kù)存情況和檔案借閱情況，在庫(kù)檔案、借出（不在庫(kù)）檔案分類(lèi)展示數(shù)據(jù)。系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的檔案存儲(chǔ)位置進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并生成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。第十六，文書(shū)檔案利用-檢索功能優(yōu)化問(wèn)題，研究檢索策略優(yōu)化方法，首先，增加同義詞、相關(guān)詞等的檢索，降低檢索詞的專(zhuān)指度，選用上位詞或其他相關(guān)詞；增加檢索途徑，將主題檢索與分類(lèi)檢索途徑結(jié)合起來(lái)。同時(shí)優(yōu)化檢索算法，對(duì)檢索出的文件給出科學(xué)排序。第十七，文書(shū)檔案利用-利用權(quán)限分級(jí)問(wèn)題，參照制度規(guī)范，對(duì)利用人賦予不同權(quán)限，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理。權(quán)限內(nèi)容權(quán)限說(shuō)明范圍利用手續(xù)利用管理類(lèi)檔案利用本部門(mén)/單位形成的管理類(lèi)檔案全體員工預(yù)授權(quán)，無(wú)需審批，電子版可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢下載，紙質(zhì)版可持工卡借閱利用已在辦公網(wǎng)上公開(kāi)發(fā)布的管理類(lèi)檔案全體員工預(yù)授權(quán)，無(wú)需審批，可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢下載利用勘察設(shè)計(jì)合同掃描件投標(biāo)經(jīng)營(yíng)員工預(yù)授權(quán)，無(wú)需審批，可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢下載利用其他部門(mén)/單位形成的管理類(lèi)檔案全體員工填寫(xiě)《利用檔案審批表》（附件2），檔案形成部門(mén)/單位領(lǐng)導(dǎo)審批，員工所在部門(mén)/單位領(lǐng)導(dǎo)審批（部門(mén)/單位已撤銷(xiāo)的由相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批）第十八，文書(shū)檔案保管-利用記錄問(wèn)題，系統(tǒng)中自動(dòng)記錄利用臺(tái)賬，統(tǒng)一提供利用渠道，明晰利用需求，通過(guò)分析利用需求，主動(dòng)為利用人推送利用權(quán)限內(nèi)的檔案文件。6建設(shè)預(yù)期效果通過(guò)調(diào)研分析文書(shū)檔案管理工作經(jīng)過(guò)系統(tǒng)升級(jí)可以加強(qiáng)收集歸檔管控、優(yōu)化工作程序、提高現(xiàn)代化管理水平、增強(qiáng)服務(wù)效能，在改進(jìn)及優(yōu)化工序、提高工作效率的同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化水平的提高，達(dá)到歸檔完整準(zhǔn)確、整理保管智能、利用流程規(guī)范、庫(kù)房管理規(guī)范的目標(biāo)。序號(hào)改進(jìn)項(xiàng)目效果備注1線上線下文件收集歸檔統(tǒng)一管理線上線下文件收集歸檔，實(shí)現(xiàn)了同步管理、同步要求避免文件重復(fù)歸檔、文件目錄登記不清重復(fù)工作等問(wèn)題2文件收集范圍及要求系統(tǒng)化強(qiáng)化系統(tǒng)的智能化水平，更為嚴(yán)格的管控公司文書(shū)文件存檔。將系統(tǒng)歸檔范圍及歸檔要求融入到系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)文件自主分類(lèi)、系統(tǒng)文控建議等通過(guò)文件收集范圍及要求的系統(tǒng)化，避免文件歸檔不齊全、歸檔范圍不明等問(wèn)題3智能生成頁(yè)數(shù)智能生成頁(yè)數(shù)的方式，在登記文件的同時(shí)系統(tǒng)可設(shè)置實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)電子文件頁(yè)數(shù)，并鍵入到頁(yè)碼著錄項(xiàng)可避免頁(yè)碼反復(fù)核實(shí)，且不準(zhǔn)確的問(wèn)題。預(yù)計(jì)縮短核對(duì)頁(yè)數(shù)工時(shí)約5天4文書(shū)文件預(yù)分類(lèi)整理文書(shū)文件歸檔后的分類(lèi)整理問(wèn)題，可采取系統(tǒng)將文件檔案編號(hào)及盒號(hào)等的自動(dòng)化生成前置到收集階段，聯(lián)合使用培訓(xùn)管理，規(guī)范文書(shū)檔案的預(yù)整理。通過(guò)規(guī)范文書(shū)文件預(yù)整理，按照預(yù)整理1分鐘/件測(cè)算，參照2019年的線下文件2000件，預(yù)計(jì)縮短工時(shí)約5天5紙質(zhì)文件掃描件收集管理優(yōu)化了系統(tǒng)本身的批量掛接功能，規(guī)范文件命名，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件掃描件的智能收集管理解決了之前紙質(zhì)文件電子版收集不全、質(zhì)量不高的問(wèn)題6線上文件整理線上文件整理進(jìn)一步自動(dòng)化，編號(hào)編盒合并文件速度提升、功能優(yōu)化解決了目前自動(dòng)化系統(tǒng)中處理速度等問(wèn)題7格式轉(zhuǎn)換規(guī)范辦公系統(tǒng)前端文件格式，解決后期不規(guī)范格式文件的手工處理問(wèn)題。2019年收集文件壓縮文件大約為300件，一一手工處理所需時(shí)長(zhǎng)預(yù)估約為10小時(shí)8檔案盒外觀將檔案盒脊背、卷內(nèi)文件目錄及備考表信息通過(guò)文字加二維碼的方式生成圖片模板展示出來(lái)。實(shí)現(xiàn)檔案盒外觀的規(guī)范解決了手工蓋章造成的不規(guī)范問(wèn)題9歸檔文件目錄及備考表管理實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理與系統(tǒng)管理的同步，減少了檔案管理員手工工序，提升現(xiàn)代化管理水平解決歸檔文件目錄及備考表手工管理問(wèn)題，能夠縮短工時(shí)10小時(shí)10文件裝訂改進(jìn)文件裝訂水平，解放人力該項(xiàng)工作工時(shí)由20天減少到5天，節(jié)省人工成本11全年歸檔文件目錄全年歸檔文件目錄實(shí)現(xiàn)集中生成并且每年可以復(fù)用，具備存檔效果可以解決全年歸檔文件目錄未納入系統(tǒng)管理的要求12庫(kù)位管理標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)庫(kù)位精準(zhǔn)管理，明晰庫(kù)位標(biāo)識(shí)解決庫(kù)位查詢的問(wèn)題13庫(kù)房保管實(shí)現(xiàn)庫(kù)房實(shí)景管理，智能統(tǒng)計(jì)利用情況，自動(dòng)化盤(pán)點(diǎn)及精確定位解決庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)困難、庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)查詢等問(wèn)題14文書(shū)檔案檢索功能實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檢索算法，增加文件檢索命中率及精確度解決檔案檢索查詢困難問(wèn)題15利用權(quán)限分級(jí)實(shí)現(xiàn)利用人賦予不同權(quán)限，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理，達(dá)到利用管理有序有據(jù)的目標(biāo)解決檔案管理員提供利用問(wèn)題及利用人利用途徑不明等問(wèn)題16利用信息臺(tái)賬記錄實(shí)現(xiàn)利用信息全面記錄，主動(dòng)依據(jù)權(quán)限分級(jí)推送檔案文件解決文書(shū)檔案利用臺(tái)賬不全、系統(tǒng)性差的問(wèn)題經(jīng)過(guò)綜合分析，此次系統(tǒng)升級(jí)既是實(shí)際工作的需要，又是檔案現(xiàn)代化管理的需要。同時(shí)實(shí)現(xiàn)質(zhì)和量的提升，“質(zhì)”的方面，從外觀、標(biāo)識(shí)、實(shí)體等多方面得到提升，“量”的方面，節(jié)省人工工作量20余天/年，是高質(zhì)量現(xiàn)代化智能檔案管理的堅(jiān)實(shí)一步。7建設(shè)方案7.1系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)系統(tǒng)建設(shè)遵循實(shí)用性、可靠性、先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性及完整性的原則，在深入研究分析現(xiàn)行文書(shū)檔案管理體制及管理系統(tǒng)、管理流程的基礎(chǔ)上，提供一個(gè)智能輔助管理、提高工作效率、經(jīng)濟(jì)適用先進(jìn)、交互性好的系統(tǒng)工具。整體上要標(biāo)準(zhǔn)化、通用化、系列化，做到統(tǒng)一設(shè)計(jì)、分步實(shí)施。7.2系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu)7.3系統(tǒng)功能簡(jiǎn)述序號(hào)功能模塊名稱(chēng)功能描述（1）數(shù)據(jù)收集-分類(lèi)登記功能主要目的實(shí)現(xiàn)線上線下文件的統(tǒng)一管理（2）數(shù)據(jù)收集—編號(hào)管理主要目的實(shí)現(xiàn)線下登記文件的編號(hào)預(yù)管理