高校采購(gòu)管理制度及流程指導(dǎo)手冊(cè)

高校采購(gòu)管理制度及流程指導(dǎo)手冊(cè)一、制定目的及范圍高校采購(gòu)管理制度的制定旨在提高采購(gòu)工作的效率與透明度，確保資源的合理配置與使用，降低采購(gòu)成本，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。采購(gòu)管理制度適用于所有與高校相關(guān)的采購(gòu)活動(dòng)，包括教材、實(shí)驗(yàn)材料、設(shè)備、服務(wù)及其他各類(lèi)物資的采購(gòu)。二、采購(gòu)原則采購(gòu)工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.公正、公開(kāi)、公平：采購(gòu)過(guò)程必須公開(kāi)透明，確保各方利益的公正對(duì)待。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先：在同等價(jià)格條件下，應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量更高的產(chǎn)品或服務(wù)。3.成本控制：在保證質(zhì)量的前提下，盡量降低采購(gòu)成本，合理利用學(xué)校資金。4.合規(guī)性：所有采購(gòu)活動(dòng)必須遵循相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)政策。三、采購(gòu)流程一般采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)人需明確需求，向相關(guān)部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需注明采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、預(yù)算及使用目的。2.審批流程申請(qǐng)?zhí)峤缓?，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算是否合理、采購(gòu)物品是否符合需求等。審核通過(guò)后，申請(qǐng)表需交由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審批。3.詢(xún)價(jià)經(jīng)審批的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)人需對(duì)所需物品進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，獲取至少三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，填寫(xiě)《詢(xún)價(jià)記錄表》。若采購(gòu)金額超過(guò)一定標(biāo)準(zhǔn)，需進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)。4.核價(jià)收集到的報(bào)價(jià)后，采購(gòu)人需進(jìn)行價(jià)格比較與分析，參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格和市場(chǎng)價(jià)格，填寫(xiě)《核價(jià)報(bào)告》。核價(jià)報(bào)告需附上詢(xún)價(jià)記錄，交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。5.采購(gòu)實(shí)施審批通過(guò)后，采購(gòu)人根據(jù)核價(jià)結(jié)果選擇供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。合同中應(yīng)明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。6.驗(yàn)收與入庫(kù)物資到貨后，采購(gòu)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收合格后，將物資入庫(kù)，并更新庫(kù)存管理系統(tǒng)。7.付款與報(bào)銷(xiāo)采購(gòu)?fù)瓿珊螅柘蜇?cái)務(wù)部門(mén)提交《采購(gòu)申請(qǐng)表》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》及發(fā)票等相關(guān)資料，進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)需在合同約定的付款期限內(nèi)完成。特殊采購(gòu)流程1.集中采購(gòu)對(duì)于大宗物資（如辦公用品、實(shí)驗(yàn)耗材等），各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交集中采購(gòu)需求，由學(xué)校采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。2.緊急采購(gòu)在特殊情況下（如突發(fā)事件、設(shè)備故障等），可進(jìn)行緊急采購(gòu)。采購(gòu)人需填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，并附上緊急情況說(shuō)明，快速完成采購(gòu)。3.小額采購(gòu)針對(duì)金額較小的采購(gòu)（如低于預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的物品），可簡(jiǎn)化流程。采購(gòu)人需征得部門(mén)負(fù)責(zé)人的口頭或書(shū)面同意即可進(jìn)行采購(gòu)。4.服務(wù)采購(gòu)針對(duì)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的服務(wù)（如咨詢(xún)、培訓(xùn)等），應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用，必要時(shí)可進(jìn)行招標(biāo)或比選。四、備案與歸檔采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人需將所有相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，包括《采購(gòu)申請(qǐng)表》、《詢(xún)價(jià)記錄》、《核價(jià)報(bào)告》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和發(fā)票等。歸檔資料需由財(cái)務(wù)部門(mén)審核，確保資料的完整性與準(zhǔn)確性。所有歸檔資料應(yīng)保存至少五年，以備日后查閱。五、采購(gòu)紀(jì)律1.采購(gòu)人職責(zé)采購(gòu)人在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)保持高度的責(zé)任感，確保所采購(gòu)的物資符合學(xué)校的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)和供應(yīng)商溝通，處理相關(guān)問(wèn)題。2.行為規(guī)范采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的饋贈(zèng)或回扣，任何違反采購(gòu)紀(jì)律的行為將受到嚴(yán)肅處理。采購(gòu)人應(yīng)主動(dòng)公開(kāi)采購(gòu)信息，接受監(jiān)督。3.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、交貨及時(shí)性及產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，淘汰不合格供應(yīng)商，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的有效性與適應(yīng)性，建立反饋與改進(jìn)機(jī)制至關(guān)重要。采購(gòu)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給采購(gòu)管理部門(mén)。采購(gòu)管理部門(mén)需定期召開(kāi)會(huì)議，分析反饋意見(jiàn)，針對(duì)流程中的不足進(jìn)行改進(jìn)。此外，鼓勵(lì)全體教職工對(duì)采購(gòu)流程提出建議與意見(jiàn)，建立建議反饋箱或線上反饋平臺(tái)，確保采購(gòu)流