購(gòu)買管理制度

購(gòu)買管理制度一、前言為了規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)流程和提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和公平性，特訂立本購(gòu)買管理制度。本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部采購(gòu)活動(dòng)，包含但不限于原材料子、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。二、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求申請(qǐng)1.1.任何部門或個(gè)人需要購(gòu)買物品或服務(wù)，必需提前填寫采購(gòu)需求申請(qǐng)表，包含采購(gòu)物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格要求、預(yù)算金額等，并由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審批。1.2.對(duì)于特別規(guī)采購(gòu)（如超出預(yù)算金額、新供應(yīng)商），還需提前提交采購(gòu)方案，包含供應(yīng)商調(diào)查、報(bào)價(jià)比較、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等相關(guān)內(nèi)容。2.供應(yīng)商選擇2.1.采購(gòu)部門依據(jù)采購(gòu)需求，在已審批的供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商。2.2.如遇特殊情況需新選擇供應(yīng)商或不在供應(yīng)商名錄中的，采購(gòu)部門需進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查評(píng)估，以確保其資質(zhì)合法、信譽(yù)良好。3.采購(gòu)合同簽訂3.1.為確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包含但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時(shí)間、服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格等。3.2.采購(gòu)合同應(yīng)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門確認(rèn)并簽字。4.采購(gòu)執(zhí)行4.1.依據(jù)采購(gòu)合同商定，采購(gòu)部門與供應(yīng)商保持緊密合作，監(jiān)管采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)展，并及時(shí)解決可能顯現(xiàn)的問(wèn)題。4.2.采購(gòu)部門應(yīng)確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。5.采購(gòu)驗(yàn)收5.1.采購(gòu)部門應(yīng)確保采購(gòu)物品或服務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量符合采購(gòu)合同的商定。5.2.采購(gòu)部門與申請(qǐng)人共同進(jìn)行采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收，如有不合格情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。三、采購(gòu)管理要求1.采購(gòu)預(yù)算管理1.1.采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)公司的財(cái)務(wù)預(yù)算和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，訂立年度采購(gòu)預(yù)算。1.2.采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行支出管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合理性和可控性。2.供應(yīng)商管理2.1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估制度，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包含但不限于供貨本領(lǐng)、信用情形、合規(guī)性等。2.2.供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄并及時(shí)更新，若評(píng)估結(jié)果不達(dá)標(biāo)，應(yīng)采取相應(yīng)的管理措施，包含但不限于停止合作、降低合作等級(jí)等。3.采購(gòu)合同管理3.1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同檔案，包含采購(gòu)合同原件、更改協(xié)議、驗(yàn)收記錄等相關(guān)文件。3.2.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格依照采購(gòu)合同執(zhí)行，如需更改采購(gòu)合同，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂更改協(xié)議。4.采購(gòu)信息管理4.1.采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，記錄并保管采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)信息，包含但不限于采購(gòu)需求申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇記錄、采購(gòu)合同等。4.2.采購(gòu)信息應(yīng)依照公司規(guī)定的保密級(jí)別進(jìn)行管理，未經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員批準(zhǔn)，不得隨便傳播。四、違規(guī)行為處理1.違規(guī)行為定義1.1.未按規(guī)定程序進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的。1.2.接受供應(yīng)商賄賂或其他不正當(dāng)利益的。1.3.采購(gòu)活動(dòng)中存在違反公司政策和相關(guān)法律法規(guī)的行為的。2.違規(guī)行為處理2.1.對(duì)于違規(guī)行為，將依法紀(jì)管理和公司規(guī)定處理，包含但不限于警告、懲罰、停止合同、追究法律責(zé)任等。2.2.采購(gòu)部門應(yīng)搭配公司內(nèi)部調(diào)查和監(jiān)察部門的工作，供應(yīng)相關(guān)證據(jù)及情況說(shuō)明。五、附則1.本制度由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)解釋，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后生效。2.本制度的修訂和更改，應(yīng)按公司規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行操作，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。3.本制度自頒布之日起執(zhí)行，廢止以前的相關(guān)規(guī)