學(xué)校校舍檔案管理制度模版（2篇）

學(xué)校校舍檔案管理制度模版一、序言近年來，本校的校舍規(guī)模持續(xù)擴大，相應(yīng)的校舍檔案管理工作的重要性日益凸顯。為確保校舍資料的完整性、安全性和管理效率，提升校舍檔案管理的專業(yè)化水平，特制定此制度模板。本制度旨在規(guī)范校舍檔案的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)檔案的及時更新、準(zhǔn)確歸檔和便捷查詢。二、管理適用范圍本制度適用于我校所有教學(xué)樓、實驗室、圖書館、辦公樓等各類校舍的檔案管理工作。三、校舍檔案管理職責(zé)劃分1.校舍檔案管理部門a)負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行本制度，制定并更新校舍檔案管理的細(xì)則和流程。b)負(fù)責(zé)校舍檔案的分類、整理、編目和數(shù)字化，確保檔案的安全保存和便捷訪問。c)組織并監(jiān)督校舍檔案的借閱、歸還及出具檔案證明等相關(guān)事務(wù)。2.各使用部門a)負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的校舍檔案信息和資料，并保持實時更新。b)協(xié)同檔案管理部門進(jìn)行檔案的整理和歸檔工作。c)對校舍檔案實施妥善保管，防止在使用過程中出現(xiàn)損壞或遺失。四、校舍檔案分類與整理1.分類a)根據(jù)校舍的性質(zhì)和功能，將檔案劃分為教學(xué)樓檔案、實驗室檔案、圖書館檔案、辦公樓檔案等主要類別。b)在主要類別下進(jìn)一步細(xì)分，形成更為具體的檔案子類別。2.整理a)確定各分類的檔案管理責(zé)任人和責(zé)任部門。b)按照既定的整理流程，逐一整理校舍檔案，確保檔案的完整性和有序性。c)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，存儲在安全的服務(wù)器中，以備查閱和借閱。五、校舍檔案的歸檔與借閱1.歸檔a)對整理后的校舍檔案進(jìn)行編號和封裝，并編制檔案目錄。b)存放檔案于專用的檔案室或安全柜中，采取必要的防護(hù)措施，防止火災(zāi)、潮濕和盜竊。c)檔案管理部門應(yīng)及時更新歸檔目錄，并通知相關(guān)使用部門。2.借閱a)借閱校舍檔案需提前書面申請，注明借閱目的和期限。b)經(jīng)檔案管理部門審核并簽發(fā)借閱單后，方可借出檔案。c)借閱人需妥善保管借閱的檔案，不得擅自帶離校園或復(fù)制檔案內(nèi)容。六、校舍檔案數(shù)字化建設(shè)1.推廣校舍檔案的數(shù)字化管理，采用專業(yè)軟件平臺進(jìn)行檔案的管理和維護(hù)。2.編制數(shù)字化管理系統(tǒng)操作手冊，對各使用部門的人員進(jìn)行培訓(xùn)，并定期進(jìn)行軟件更新和維護(hù)。3.制定詳細(xì)的數(shù)字化建設(shè)方案，明確責(zé)任部門和時間表，并建立監(jiān)督機制。七、校舍檔案的審查與監(jiān)督1.檔案審查a)定期對校舍檔案進(jìn)行審查，以確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。b)發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正和改進(jìn)，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。2.監(jiān)督機制a)設(shè)立校舍檔案管理督導(dǎo)小組，定期進(jìn)行檔案管理工作的檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。b)監(jiān)督機制由教務(wù)處主導(dǎo)，與其他部門協(xié)同，形成對檔案管理工作的全面監(jiān)督。八、制度修訂與宣傳1.本制度每兩年進(jìn)行一次評估，根據(jù)需要對制度進(jìn)行修訂和完善。2.制度修訂需經(jīng)過相關(guān)部門的研討，征求各使用部門的反饋意見。3.制度修訂完成后，進(jìn)行全校范圍的宣傳和培訓(xùn)，確保所有員工了解并遵守本制度。以上為學(xué)校校舍檔案管理制度模板的主要內(nèi)容，期望本制度能為我校的校舍檔案管理工作提供指導(dǎo)，實現(xiàn)校舍檔案的安全、準(zhǔn)確和高效管理。學(xué)校校舍檔案管理制度模版（二）一、總則1.目標(biāo)：為規(guī)范學(xué)校校舍檔案管理，強化檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提升校舍管理水平，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于學(xué)校各級各類校舍檔案的管理活動。3.主管機構(gòu)：學(xué)校檔案館為校舍檔案管理的主管單位，負(fù)責(zé)具體實施檔案的收集、整理、保管和利用工作。二、校舍檔案的收集與整理1.校舍檔案的收集（1）學(xué)校需建立完善的校舍檔案收集制度，規(guī)定各部門和個人按時提供相關(guān)檔案及資料，同時做好檔案登記和入庫手續(xù)。（2）收集內(nèi)容涵蓋校舍設(shè)計、施工、維護(hù)和使用等環(huán)節(jié)的文件，如工程圖紙、合同協(xié)議、驗收報告、維修記錄等。2.校舍檔案的整理（1）學(xué)校檔案館需制定整理工作計劃，按既定順序?qū)Ω黝悪n案進(jìn)行系統(tǒng)整理。（2）整理過程中，對檔案進(jìn)行分類、有序存放，并編制詳細(xì)的目錄和索引。（3）整理完畢后，應(yīng)及時歸檔并制作電子備份，以確保檔案的安全性和可追溯性。三、校舍檔案的保管1.學(xué)校檔案館需設(shè)立專門的校舍檔案保管區(qū)域，并指定專人負(fù)責(zé)保管工作。2.校舍檔案保管規(guī)定（1）檔案應(yīng)按年代、類別、關(guān)鍵詞等標(biāo)準(zhǔn)分類存儲，注明存放位置和日期。（2）保管區(qū)域需保持清潔干燥，保持適宜的溫濕度，采取防潮、防火、防蛀措施。（3）檔案保管區(qū)域需安裝安全報警設(shè)備，定期巡查、檢查和保養(yǎng)，以確保檔案安全。3.借閱管理（1）借閱校舍檔案需向檔案館提交正式申請，明確借閱目的及預(yù)計使用時間。（2）檔案館有權(quán)審核借閱人的資格，并協(xié)助完成借閱手續(xù)。（3）借閱期間，借閱人應(yīng)確保檔案安全和完整，按期歸還。（4）未經(jīng)許可，借閱人不得擅自拆解、復(fù)制、涂寫或修改檔案內(nèi)容，如有需求，應(yīng)書面申請。四、校舍檔案的利用1.學(xué)校檔案館應(yīng)根據(jù)校舍管理需求，提供檔案查詢和利用服務(wù)。2.利用方式包括：（1）校內(nèi)各部門在進(jìn)行校舍管理、維修、改造等工作時，可向檔案館申請查詢和復(fù)印，并按相關(guān)規(guī)定支付費用。（2）校外單位或個人如需了解學(xué)校校舍歷史和相關(guān)信息，可向檔案館提出查詢申請，并按相關(guān)規(guī)定支付費用。3.檔案查詢服務(wù)應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確、可靠，并做好查詢記錄。五、校舍檔案的銷毀1.對于達(dá)到保管期限或無保存價值的校舍檔案，可進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀流程：（1）學(xué)校檔案館需按照相關(guān)規(guī)定提出銷毀申請，經(jīng)審批同