公司檔案管理及保密條例

公司檔案管理及保密條例TOC\o"1-2"\h\u5562第一章總則 1232171.1目的與依據(jù) 1177521.2適用范圍 168971.3基本原則 221223第二章檔案管理機構與職責 2216172.1檔案管理部門設置 262692.2檔案管理人員職責 225482第三章檔案分類與編號 3105633.1檔案分類標準 3241063.2檔案編號規(guī)則 332045第四章檔案的收集與歸檔 3141294.1檔案收集范圍 349724.2檔案歸檔流程 312691第五章檔案的保管與存儲 424445.1檔案保管要求 4188215.2檔案存儲設施 421593第六章檔案的利用與查閱 4113466.1檔案利用申請 4289206.2檔案查閱規(guī)定 423427第七章檔案的保密管理 4224987.1保密級別劃分 5159867.2保密措施 52212第八章附則 5157718.1解釋權與修訂權 5318758.2施行日期 5第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司的實際情況，制定本條例。1.2適用范圍本條例適用于公司內部各類檔案的管理，包括但不限于行政管理檔案、財務會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。公司所屬各部門、各分支機構和員工均應遵守本條例。1.3基本原則公司檔案管理遵循以下基本原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和安全性。（2）分類管理原則。根據(jù)檔案的內容和性質，進行科學分類，便于管理和利用。（3）真實完整原則。檔案的收集、整理、歸檔應保證內容真實、完整，反映公司的實際情況。（4）保密原則。嚴格遵守保密制度，保證檔案信息不泄露。（5）便于利用原則。檔案管理應便于查閱和利用，為公司的發(fā)展提供有力的支持。第二章檔案管理機構與職責2.1檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案工作的領導、監(jiān)督和指導。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.2檔案管理人員職責（1）專職檔案管理人員職責①貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，保證檔案工作的順利進行。②負責制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。③對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，保證檔案的收集、整理、歸檔工作符合要求。④負責公司檔案的保管、利用和銷毀工作，保證檔案的安全和完整。⑤開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（2）兼職檔案員職責①負責本部門檔案的收集、整理和初步鑒定工作，保證檔案的完整性和準確性。②按照公司檔案管理的要求，將本部門的檔案按時移交至檔案管理部門。③協(xié)助專職檔案管理人員做好檔案的查閱和利用工作。④參加公司組織的檔案培訓和學習活動，提高檔案管理水平。第三章檔案分類與編號3.1檔案分類標準公司檔案按照內容和性質分為行政管理類、財務會計類、人事管理類、業(yè)務經(jīng)營類等。行政管理類檔案包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、文件通知等；財務會計類檔案包括財務報表、會計憑證、審計報告等；人事管理類檔案包括員工檔案、薪酬福利檔案、培訓檔案等；業(yè)務經(jīng)營類檔案包括項目合同、客戶資料、市場調研報告等。3.2檔案編號規(guī)則檔案編號采用分類編號法，按照檔案的分類和時間順序進行編號。編號由分類代碼、年度代碼和流水號組成。分類代碼采用漢語拼音首字母縮寫，年度代碼采用四位數(shù)字表示年份，流水號采用三位數(shù)字表示順序號。例如，行政管理類檔案2023年的第1份檔案編號為XZGL2023001。第四章檔案的收集與歸檔4.1檔案收集范圍（1）公司內部形成的文件材料，包括公司的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要、合同協(xié)議、財務報表等。（2）公司外部收到的文件材料，包括上級機關的文件、通知、批復，相關單位的往來函件、合作協(xié)議等。（3）公司各項活動中形成的照片、錄音、錄像等資料。4.2檔案歸檔流程（1）各部門兼職檔案員按照檔案收集范圍，將本部門的文件材料進行收集、整理和初步鑒定。（2）兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。（3）檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（4）審核通過的檔案，檔案管理部門按照檔案分類標準和編號規(guī)則進行分類和編號，并進行登記。（5）檔案管理部門將歸檔后的檔案存入檔案庫，按照保管要求進行保管。第五章檔案的保管與存儲5.1檔案保管要求（1）檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，保證檔案的安全。（2）檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)覺問題及時處理。（3）嚴格按照檔案的保管期限進行保管，對到期的檔案進行鑒定和處理。（4）對珍貴檔案和重要檔案應采取特殊的保護措施，保證其安全。5.2檔案存儲設施（1）公司配備專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應符合檔案保管的要求，具備良好的通風、防潮、防火等條件。（2）檔案庫房內配備檔案柜、檔案架等存儲設備，用于存放檔案。存儲設備應按照檔案的分類和編號進行排列，便于查找和利用。（3）公司采用信息化技術，對檔案進行數(shù)字化存儲，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和安全性。第六章檔案的利用與查閱6.1檔案利用申請公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案利用申請表》，注明查閱目的、查閱內容和查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內容，確定是否準予查閱，并通知申請人。6.2檔案查閱規(guī)定（1）查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、摘抄、復制檔案。（2）查閱檔案時，應愛護檔案，不得損壞、涂改、轉借檔案。（3）檔案查閱完畢后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應進行核對，保證檔案的完整。（4）公司外部人員查閱檔案時，需經(jīng)公司領導批準，并按照有關規(guī)定辦理手續(xù)。第七章檔案的保密管理7.1保密級別劃分公司檔案根據(jù)其內容的重要性和敏感性，分為絕密、機密、秘密三個保密級別。絕密檔案是指涉及公司核心機密的檔案，如公司的商業(yè)秘密、技術秘密等；機密檔案是指涉及公司重要機密的檔案，如公司的財務報表、重要合同等；秘密檔案是指涉及公司一般機密的檔案，如公司的內部文件、會議紀要等。7.2保密措施（1）建立健全保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識。（2）對不同保密級別的檔案采取相應的保密措施，如絕密檔案應存放在專門的保險柜中，機密檔案應存放在加鎖的檔案柜中，秘密檔案應存放在檔案庫房的特定區(qū)域。（3）嚴格控制檔案的查閱和利用