某酒業(yè)采購管理制度及流程

某酒業(yè)采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升酒業(yè)公司的采購管理水平，確保采購流程的規(guī)范性與高效性，特制定本制度。該制度適用于公司所有采購活動(dòng)，包括原材料采購、設(shè)備采購、日常辦公用品采購及特殊項(xiàng)目采購等。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：確保所有供應(yīng)商在同等條件下參與競爭，避免任何形式的偏袒。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保各環(huán)節(jié)可追溯。3.經(jīng)濟(jì)性：在保證質(zhì)量的前提下，追求最低的采購成本。4.合規(guī)性：所有采購活動(dòng)必須遵循國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。三、采購流程1.采購申請(qǐng)采購需求由各部門提出，需填寫《采購申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購部。2.需求確認(rèn)采購部收到申請(qǐng)后，需對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性及必要性。必要時(shí)可與申請(qǐng)部門進(jìn)行溝通，確保信息的準(zhǔn)確性。3.詢價(jià)與比價(jià)采購部根據(jù)確認(rèn)的需求，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括物資的單價(jià)、交貨期、付款方式等信息。采購部對(duì)收到的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理與分析，形成《比價(jià)報(bào)告》。4.供應(yīng)商選擇根據(jù)《比價(jià)報(bào)告》，采購部對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、交貨能力、信譽(yù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。選擇結(jié)果需報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。5.合同簽署與選定供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購部需與其簽署《采購合同》。合同中應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間及售后服務(wù)等條款。合同簽署后，采購部需將合同存檔備查。6.采購實(shí)施采購部根據(jù)合同要求下達(dá)采購訂單，供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)發(fā)貨。采購部需跟蹤訂單進(jìn)度，確保物資按時(shí)到達(dá)。7.驗(yàn)收與入庫物資到達(dá)后，相關(guān)部門需對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》，并將物資入庫。驗(yàn)收不合格的物資需及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。8.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購部需根據(jù)合同約定向供應(yīng)商付款。付款后，相關(guān)單據(jù)（如發(fā)票、驗(yàn)收單等）需及時(shí)整理，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷。9.采購記錄與檔案管理所有采購活動(dòng)需進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括采購申請(qǐng)、比價(jià)報(bào)告、合同、驗(yàn)收單及付款憑證等。采購部需建立采購檔案，確保信息的完整性與可追溯性。四、特殊采購流程針對(duì)特殊情況，制定以下采購流程：1.緊急采購在突發(fā)情況下，需快速采購的物資可由采購部直接聯(lián)系供應(yīng)商，無需進(jìn)行詢價(jià)。緊急采購需填寫《緊急采購申請(qǐng)表》，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.集中采購對(duì)于日常辦公用品等常規(guī)物資，各部門可在每月固定時(shí)間集中提交采購需求，由采購部統(tǒng)一進(jìn)行采購，以提高效率和降低成本。3.年度采購計(jì)劃針對(duì)年度需求較大的物資，采購部需提前制定年度采購計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。年度計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、預(yù)計(jì)采購數(shù)量及預(yù)算金額。五、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)采購人員需保持專業(yè)素養(yǎng)，確保采購過程的公正與透明。不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)厲處罰。2.供應(yīng)商管理采購部需定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案，記錄其信譽(yù)、交貨能力及服務(wù)質(zhì)量等信息。對(duì)不合格供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或更換。六