公司采購管理辦法與流程規(guī)范

公司采購管理辦法與流程規(guī)范TOC\o"1-2"\h\u9530第一章采購管理總則 180981.1采購管理目的 1303041.2適用范圍 2147671.3采購原則 23287第二章采購組織與職責 284662.1采購部門設(shè)置 2195772.2采購部門職責 277872.3其他相關(guān)部門職責 318130第三章采購計劃與預(yù)算 3253083.1采購計劃的制定 3161793.2采購預(yù)算的編制 321103.3采購計劃與預(yù)算的審批 41178第四章供應(yīng)商管理 4296934.1供應(yīng)商的選擇 4306264.2供應(yīng)商的評估 4147784.3供應(yīng)商關(guān)系維護 41295第五章采購方式與流程 4174495.1采購方式的確定 4250205.2招標采購流程 5322055.3非招標采購流程 531473第六章采購合同管理 6164946.1采購合同的簽訂 6262196.2采購合同的執(zhí)行 7188276.3采購合同的變更與解除 714232第七章采購驗收與入庫 789817.1采購驗收的標準與程序 730407.2采購入庫的管理 7110537.3不合格品的處理 728134第八章采購監(jiān)督與考核 8314338.1采購監(jiān)督的內(nèi)容與方式 8287158.2采購考核的指標與方法 8108428.3違規(guī)行為的處理 8第一章采購管理總則1.1采購管理目的采購管理的目的在于保證公司能夠以合理的價格、適時、適量地獲取滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資、服務(wù)和設(shè)備，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。通過科學的采購管理，提高采購效率，降低采購成本，提高公司的經(jīng)濟效益和市場競爭力。1.2適用范圍本辦法適用于公司所有部門的物資、服務(wù)和設(shè)備采購活動。包括原材料、零部件、辦公用品、設(shè)備維修保養(yǎng)服務(wù)、工程建設(shè)項目等。同時也適用于公司所屬各子公司、分公司的采購活動，各子公司、分公司可根據(jù)本辦法制定相應(yīng)的實施細則，但不得與本辦法相抵觸。1.3采購原則采購工作應(yīng)遵循以下原則：公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)公開透明，對所有符合條件的供應(yīng)商一視同仁，提供公平競爭的機會，保證采購過程的公正性。質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、功能優(yōu)良的產(chǎn)品和服務(wù)，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行。性價比最優(yōu)原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，通過合理的采購方式和談判技巧，力求獲得最優(yōu)的價格和性價比。誠信合作原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，遵循誠實守信的原則，嚴格履行合同約定，共同營造良好的商業(yè)環(huán)境。第二章采購組織與職責2.1采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負責公司的采購工作。采購部門根據(jù)公司的采購需求和規(guī)模，合理設(shè)置內(nèi)部組織機構(gòu)，明確各崗位職責和分工。采購部門可根據(jù)采購物品的種類和性質(zhì)，設(shè)立不同的采購小組，如原材料采購小組、辦公用品采購小組、設(shè)備采購小組等。2.2采購部門職責采購部門的主要職責包括：制定和完善公司的采購管理制度和流程，保證采購工作的規(guī)范化和標準化。根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營需求，編制采購計劃和預(yù)算，并組織實施。負責供應(yīng)商的開發(fā)、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系。組織采購招標、詢價、比價等工作，選擇合適的供應(yīng)商和采購方式，保證采購成本的控制和采購質(zhì)量的保證。簽訂采購合同，負責合同的執(zhí)行和管理，保證合同的順利履行。負責采購物品的驗收和入庫工作，保證采購物品的數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格符合要求。處理采購過程中的糾紛和問題，維護公司的合法權(quán)益。2.3其他相關(guān)部門職責除采購部門外，公司其他相關(guān)部門在采購工作中也承擔著相應(yīng)的職責：需求部門：負責提出采購需求，明確采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求和交貨期等，并提供相關(guān)的技術(shù)支持和文件資料。財務(wù)部門：負責采購預(yù)算的審核和控制，采購資金的安排和支付，以及采購成本的核算和分析。質(zhì)量部門：負責采購物品的質(zhì)量檢驗和驗收，保證采購物品的質(zhì)量符合公司的要求和標準。倉儲部門：負責采購物品的入庫、保管和發(fā)放，保證采購物品的庫存管理和物流配送的順暢。第三章采購計劃與預(yù)算3.1采購計劃的制定采購計劃是采購工作的基礎(chǔ)，需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前向采購部門提交采購申請。采購部門根據(jù)采購申請，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計交貨期、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準后，方可實施。3.2采購預(yù)算的編制采購預(yù)算是公司年度預(yù)算的重要組成部分，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物品的預(yù)算單價、預(yù)算數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準后，方可執(zhí)行。采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算進行采購，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要超預(yù)算采購，應(yīng)按照公司的預(yù)算管理規(guī)定，辦理相關(guān)的審批手續(xù)。3.3采購計劃與預(yù)算的審批采購計劃和預(yù)算應(yīng)由相關(guān)部門進行審核和批準。審核部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況、市場供應(yīng)情況和預(yù)算管理規(guī)定，對采購計劃和預(yù)算進行認真審核。審核內(nèi)容包括采購物品的必要性、合理性、數(shù)量、質(zhì)量、價格、預(yù)算金額等。審核通過后，應(yīng)由公司領(lǐng)導進行批準。采購計劃和預(yù)算經(jīng)批準后，方可實施。第四章供應(yīng)商管理4.1供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商的選擇是采購工作的重要環(huán)節(jié)，采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求和采購計劃，廣泛收集供應(yīng)商信息，通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)查詢、行業(yè)推薦等方式，尋找潛在的供應(yīng)商。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，了解其基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、信譽度等。根據(jù)初步篩選結(jié)果，選擇符合要求的供應(yīng)商進行實地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理、環(huán)境保護等。通過實地考察，對供應(yīng)商的綜合實力進行評估，選擇合適的供應(yīng)商進入公司的供應(yīng)商名錄。4.2供應(yīng)商的評估對進入公司供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)定期進行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)水平、信譽度等。評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和調(diào)整的依據(jù)。對評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商名錄中剔除，并尋找新的合適供應(yīng)商進行補充。同時采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估情況和改進措施，為供應(yīng)商管理提供參考依據(jù)。4.3供應(yīng)商關(guān)系維護采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，加強溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。定期與供應(yīng)商進行交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，為公司的采購決策提供信息支持。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，激勵供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。通過良好的供應(yīng)商關(guān)系維護，實現(xiàn)雙方的互利共贏。第五章采購方式與流程5.1采購方式的確定采購部門應(yīng)根據(jù)采購物品的特點、采購金額、市場供應(yīng)情況等因素，確定合適的采購方式。采購方式包括招標采購、詢價采購、比價采購、單一來源采購等。對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭激烈的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式；對于采購金額較小、市場供應(yīng)充足的采購項目，可采用詢價采購或比價采購方式；對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項目，可采用單一來源采購方式。采購方式的確定應(yīng)遵循公司的采購管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。5.2招標采購流程招標采購是一種公開、公平、公正的采購方式，適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭激烈的采購項目。招標采購流程包括：編制招標文件：采購部門根據(jù)采購需求和要求，編制招標文件，包括招標公告、招標文件、評標標準等。發(fā)布招標公告：采購部門在指定的媒體上發(fā)布招標公告，向潛在供應(yīng)商公開招標信息。發(fā)售招標文件：潛在供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)購買招標文件，了解招標項目的具體要求和評標標準。投標：供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標文件，包括商務(wù)文件和技術(shù)文件。開標：采購部門在規(guī)定的時間和地點，公開開標，檢查投標文件的密封性和完整性。評標：采購部門組織評標委員會，按照評標標準對投標文件進行評審，確定中標候選人。定標：采購部門根據(jù)評標委員會的評審結(jié)果，確定中標供應(yīng)商，并發(fā)出中標通知書。簽訂合同：采購部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.3非招標采購流程非招標采購方式包括詢價采購、比價采購和單一來源采購等。非招標采購流程如下：詢價采購流程：編制詢價文件：采購部門根據(jù)采購需求，編制詢價文件，包括采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。發(fā)送詢價函：采購部門向潛在供應(yīng)商發(fā)送詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。供應(yīng)商報價：供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)，按照詢價文件的要求進行報價。比價分析：采購部門對供應(yīng)商的報價進行比價分析，選擇價格合理的供應(yīng)商。確定供應(yīng)商：采購部門根據(jù)比價分析結(jié)果，確定供應(yīng)商，并發(fā)出采購訂單。比價采購流程：收集供應(yīng)商信息：采購部門通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)查詢等方式，收集潛在供應(yīng)商的信息，包括產(chǎn)品價格、質(zhì)量、交貨期等。邀請供應(yīng)商報價：采購部門向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出報價邀請，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)提交報價文件。供應(yīng)商報價：供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)，按照采購部門的要求提交報價文件。比價分析：采購部門對供應(yīng)商的報價文件進行比價分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。確定供應(yīng)商：采購部門根據(jù)比價分析結(jié)果，確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。單一來源采購流程：提出采購申請：需求部門提出單一來源采購申請，說明采購的必要性和唯一性。審核采購申請：采購部門對采購申請進行審核，核實采購的必要性和唯一性。確定供應(yīng)商：采購部門根據(jù)審核結(jié)果，確定唯一的供應(yīng)商，并進行價格談判。簽訂合同：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。第六章采購合同管理6.1采購合同的簽訂采購合同是采購雙方權(quán)利和義務(wù)的法律依據(jù)，采購部門應(yīng)在確定供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式、采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。采購合同應(yīng)由雙方代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準。6.2采購合同的執(zhí)行采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)負責合同的執(zhí)行和管理。采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商下達采購訂單，跟蹤采購物品的生產(chǎn)進度和交貨情況，保證采購物品按時、按質(zhì)、按量交付。同時采購部門應(yīng)按照合同約定的付款方式，及時安排采購資金的支付，保證合同的順利履行。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)問題或糾紛，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，維護公司的合法權(quán)益。6.3采購合同的變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因，需要對采購合同進行變更或解除，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)的變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等事項。變更或解除協(xié)議應(yīng)由雙方代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。采購合同的變更或解除應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準。第七章采購驗收與入庫7.1采購驗收的標準與程序采購驗收是保證采購物品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定采購驗收的標準和程序。采購驗收的標準應(yīng)包括采購物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、型號、包裝等方面的要求。采購驗收的程序應(yīng)包括驗收準備、現(xiàn)場驗收、驗收報告等環(huán)節(jié)。驗收人員應(yīng)按照驗收標準和程序，對采購物品進行認真檢查和驗收，保證采購物品符合要求。如發(fā)覺采購物品存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施予以解決。7.2采購入庫的管理采購物品驗收合格后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。倉儲部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，對采購物品進行核對和登記，建立庫存臺賬。采購物品應(yīng)按照分類、分區(qū)、分批的原則進行存放，保證庫存管理的規(guī)范化和標準化。同時倉儲部門應(yīng)加強對庫存物品的保管和維護，定期進行盤點和清查，保證庫存物品的安全和完整。7.3不合格品的處理對于采購驗收中發(fā)覺的不合格品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商進行退換貨或采取其他補救措施。如供應(yīng)商拒絕退換貨或采取補救措施，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，追究供應(yīng)商的違約責任。同時采購部門應(yīng)將不合格品的情況及時報告給相關(guān)部門，以便采取相應(yīng)的措施進行處理。不合格品應(yīng)單獨存放，并有明顯的標識，防止與合格品混淆。第八章采購監(jiān)督與考核8.1采購監(jiān)督的內(nèi)容與方式采購監(jiān)督是保證采購工作合法、合規(guī)、高效進行的重要手段，公司應(yīng)建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購工作的監(jiān)督和管理。采購監(jiān)督的內(nèi)容包括采購管理制度的執(zhí)行情況、采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇情況、供應(yīng)商的選擇和管理情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購驗收和入庫情況等。采購監(jiān)督的方式包括內(nèi)部審計、專項檢查、日常監(jiān)督等。內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購工作進行審計，發(fā)覺問題及時提出整改意見；專項檢查部門應(yīng)根據(jù)公司的要求，對采購工作的某個方面進行專項檢查，保證采購工作的規(guī)范和有效；日常監(jiān)督部門應(yīng)加強對采購工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)覺和糾正采購工作中的問題。8.2采購考核的指標與方法為了提高采購工作的質(zhì)量和效率，公司應(yīng)建立采購考核機制，對采購部門和采購人員的工作進行考核和評價。采購考核的指標包括采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理、采購合同執(zhí)行情況等。采購考核的方法包括定量考核和定性考核相結(jié)合的方法。定量考核主要通過對采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，對采購工作的績效進行