資料保管與檔案管理規(guī)定

資料保管與檔案管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u32380第一章總則 1182071.1目的與依據(jù) 1268671.2適用范圍 2241741.3基本原則 217032第二章資料保管 221182.1資料分類 2250492.2資料收集 245852.3資料存儲(chǔ) 221459第三章檔案管理 2159913.1檔案分類與編號(hào) 2146753.2檔案歸檔 3298453.3檔案保管期限 327330第四章檔案利用 3199844.1檔案查閱 3229364.2檔案借閱 3168614.3檔案復(fù)制 39959第五章檔案銷毀 389395.1銷毀標(biāo)準(zhǔn) 3244205.2銷毀程序 3170505.3銷毀監(jiān)督 44227第六章保密管理 4153206.1保密要求 4183346.2涉密檔案管理 4215496.3保密責(zé)任 421321第七章信息化管理 426347.1電子檔案管理 482497.2信息系統(tǒng)安全 4260607.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù) 45733第八章附則 5313128.1解釋權(quán) 5164728.2施行日期 5246018.3其他規(guī)定 5第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)資料保管與檔案管理工作，保證資料和檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和實(shí)際工作需要，制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于本單位內(nèi)部各類資料和檔案的保管與管理，包括但不限于行政文書、業(yè)務(wù)資料、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。1.3基本原則資料保管與檔案管理應(yīng)遵循以下基本原則：（1）規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行資料的收集、整理、保管和利用。（2）安全性原則：采取必要的安全措施，保證資料和檔案的實(shí)體安全和信息安全。（3）完整性原則：保證資料和檔案的內(nèi)容完整，不遺漏、不損壞。（4）可追溯性原則：對(duì)資料和檔案的管理過程進(jìn)行記錄，以便追溯和查詢。（5）保密性原則：對(duì)涉及機(jī)密的資料和檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。第二章資料保管2.1資料分類根據(jù)資料的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，將資料分為行政類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。各類資料應(yīng)進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)和分類存放，以便于管理和查找。2.2資料收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，保證資料的及時(shí)收集和完整性。收集的資料應(yīng)包括原始文件、相關(guān)證明材料等。在收集過程中，應(yīng)核對(duì)資料的準(zhǔn)確性和完整性，如發(fā)覺問題應(yīng)及時(shí)溝通解決。2.3資料存儲(chǔ)資料存儲(chǔ)應(yīng)選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備和環(huán)境，保證資料的安全和完整。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。資料應(yīng)按照分類進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于查找和使用。同時(shí)應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。第三章檔案管理3.1檔案分類與編號(hào)檔案分類應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行，可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，保證編號(hào)的唯一性和可識(shí)別性。3.2檔案歸檔各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔的檔案應(yīng)經(jīng)過審核，保證其符合歸檔要求。檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)的要求，將檔案進(jìn)行妥善存放。3.3檔案保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。第四章檔案利用4.1檔案查閱查閱檔案需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息。經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并遵守相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改檔案。4.2檔案借閱借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱期限一般不超過一個(gè)月，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失。4.3檔案復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制日期和復(fù)制份數(shù)，并加蓋檔案管理部門的印章。第五章檔案銷毀5.1銷毀標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照銷毀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。銷毀標(biāo)準(zhǔn)包括檔案的保管期限已滿、檔案內(nèi)容已無參考價(jià)值、檔案損壞無法修復(fù)等。5.2銷毀程序銷毀檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。由檔案管理部門和相關(guān)部門共同組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由銷毀小組人員簽字確認(rèn)。5.3銷毀監(jiān)督銷毀檔案過程應(yīng)接受監(jiān)督，保證銷毀工作的合法性和規(guī)范性。監(jiān)督部門應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，并出具監(jiān)督報(bào)告。第六章保密管理6.1保密要求所有參與資料保管和檔案管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的任何信息。對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，如限制查閱人員、設(shè)置密碼等。6.2涉密檔案管理涉密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置專門的保管設(shè)施。查閱、借閱涉密檔案應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，僅限特定人員進(jìn)行。涉密檔案的復(fù)制應(yīng)在保密環(huán)境下進(jìn)行，并嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)。6.3保密責(zé)任對(duì)違反保密規(guī)定的人員，將依法追究其責(zé)任。如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。第七章信息化管理7.1電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的管理，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索和利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。7.2信息系統(tǒng)安全加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。設(shè)置訪問權(quán)限，限制未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案管理系統(tǒng)。定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)和維護(hù)，保證其安全運(yùn)行。7.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安