采購合同與采購付款管理制度

采購合同與采購付款管理制度一、目的和適用范圍1.1目的本制度的目的是明確采購合同的管理流程和采購付款的管理規(guī)范，保障企業(yè)采購活動的合規(guī)性和效率。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及采購合同簽訂和采購付款的相關(guān)部門和人員。二、采購合同管理2.1合同簽訂流程2.1.1采購需求提出采購部門依據(jù)業(yè)務需求和市場情況，提出采購需求，并填寫采購申請表。采購申請表應包含以下內(nèi)容：采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等認真信息；采購預算；采購部門審批看法。采購申請表需要經(jīng)過采購部門主管審核后，方可進入下一步流程。2.1.2招標/談判依據(jù)采購申請表的內(nèi)容，采購部門依據(jù)公司招標或談判的規(guī)定，選擇合適的供應商，并發(fā)出招標文件或談判邀請函。供應商依據(jù)招標文件或談判邀請函的要求，提交報價文件或談判方案。2.1.3合同評審與簽訂采購部門收到供應商的報價文件或談判方案后，進行評審，并依據(jù)評審結(jié)果選擇供應商。采購部門依據(jù)選定的供應商，起草采購合同，并將合同內(nèi)容發(fā)送至法務部門進行合同法律性評審。法務部門完成評審后，將合同送回采購部門進行修改。采購部門依據(jù)法務部門的看法，對合同進行修改并與供應商協(xié)商，最終達成全都看法后，正式簽訂采購合同。2.1.4合同備案與歸檔簽訂完采購合同后，采購部門將采購合同及相關(guān)文件進行備案，并按規(guī)定歸檔，以備查檔。2.2合同更改管理2.2.1更改申請采購部門或供應商如需對已簽訂的采購合同進行更改，需提出更改申請。更改申請應包含更改原因、更改內(nèi)容、影響范圍以及可能產(chǎn)生的額外費用等信息。2.2.2更改評審與審批采購部門收到更改申請后，進行評審，并將評審結(jié)果發(fā)送至法務部門進行法律性評審。采購部門依據(jù)法務部門看法和評審結(jié)果，決議是否同意更改，并將決策結(jié)果通知供應商。2.2.3更改合同簽訂與備案如采購部門同意更改，需與供應商重新協(xié)商更改事項，并簽訂更改合同。更改合同簽訂完畢后，采購部門將更改合同及相關(guān)文件進行備案，并按規(guī)定歸檔。三、采購付款管理3.1付款申請流程3.1.1供應商發(fā)票供應商依照合同商定的付款方式，向采購部門供應發(fā)票。發(fā)票應包含以下內(nèi)容：發(fā)票號碼、發(fā)票日期和金額；供應商的名稱、稅號、開戶行及賬號等信息；采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量。3.1.2付款申請采購部門收到供應商發(fā)來的發(fā)票后，依據(jù)采購合同和發(fā)票的內(nèi)容，填寫付款申請單，并附上相關(guān)的支撐文件（如合同、收貨單等）。付款申請單應包含以下內(nèi)容：供應商名稱和相關(guān)信息；付款金額和付款理由；相關(guān)的支撐文件。3.1.3付款申請審批付款申請單需要經(jīng)采購部門主管審核，并提交財務部門進行審批。財務部門依據(jù)付款申請單的內(nèi)容和相關(guān)支撐文件，進行審批并決議是否予以付款。3.1.4付款通知與操作財務部門批準付款后，向供應商發(fā)送付款通知，并依據(jù)付款方式進行付款操作。3.2付款核查與結(jié)算3.2.1付款核查財務部門收到供應商的付款申請后，進行付款核查。核查內(nèi)容包含：付款金額與發(fā)票金額的全都性；付款申請單的真實性和合法性；相關(guān)支撐文件的完整性和真實性。3.2.2付款結(jié)算財務部門完成付款核查后，進行付款結(jié)算，并將付款信息記錄在企業(yè)財務系統(tǒng)中。3.3供應商賬務管理3.3.1賬期管理財務部門依據(jù)采購合同和付款商定，及時核對供應商的賬期，并依照合同要求進行付款。3.3.2供應商費用抵扣如供應商存在違約行為或質(zhì)量問題，財務部門可依據(jù)合同商定，將相應費用從付款中予以抵扣，并進行相應記錄和報告。四、附則4.1監(jiān)督與檢查公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對采購合同和采購付款管理進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改要求。4.2法律合規(guī)性本制度的訂立和執(zhí)行應符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，如有發(fā)生變動，需及時進行修訂。4.3制度宣傳和培訓公司應對本制度進行宣傳和培訓，確保全部相關(guān)部門和人員充分了解和遵守本制度的規(guī)定。4.4本制度