應(yīng)急通訊指揮車檔案管理方案

應(yīng)急通訊指揮車檔案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé).............................................2

第二節(jié)檔案管理工作流程..................................................5

第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范.................................................7

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第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)

一、人員配備

主要人員配備表

持何種資格證件

職務(wù)姓名已承擔(dān)項(xiàng)目情況

證書(shū)名稱級(jí)別

共計(jì)人數(shù)

二、崗位職責(zé)

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（一）工作人員分工

分管領(lǐng)導(dǎo)：

辦公室主任：

檔案管理員：

兼職檔案員：

（二）各成員職責(zé)

1.分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

（1）領(lǐng)導(dǎo)本項(xiàng)目的檔案管理工作。

（2）審定本項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。

（3）解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題。

2.主管檔案工作辦公室主任

（1）組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。

（2）抓好本項(xiàng)目檔案建設(shè)與管理工作。

（3）定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法

規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

3.檔案管理員崗位

（1）對(duì)各個(gè)辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、

立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（2）負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有

關(guān)資料。

（3）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項(xiàng)方針政策，

建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。

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（4）對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極

提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

4.兼職檔案員責(zé)任制

（1）協(xié)助檔案管理員做好本項(xiàng)目各種文件材料的收集、

整理、立卷、歸檔工作。

（2）負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。

（3）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

（三）檔案室工作職責(zé)

1.貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺(jué)遵守

檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案工作的相應(yīng)制度，并組

織實(shí)施。

2.貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的安

全、保密和保護(hù)工作。

3.制定檔案室工作計(jì)劃，做好檔案目標(biāo)管理工作。

4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收

集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時(shí)歸檔。

5.對(duì)新接收的檔案進(jìn)行分類入庫(kù)，積極做好檔案信息資

源的開(kāi)發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲(chǔ)藏情況，做到準(zhǔn)

確迅速地提供利用。

6.準(zhǔn)確及時(shí)地搞好各類檔案的轉(zhuǎn)遞、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。

7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查（借）閱制度，做好檔案的查

閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。

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8.負(fù)責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ鳎瑖?yán)格按照八防的要

求，保證檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生。

9.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量，完成

領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

第二節(jié)檔案管理工作流程

一、立卷歸檔

檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄

——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具

——檔案入庫(kù)——分類上架。

二、借閱

1.本單位人員借閱檔案

由本人提出書(shū)面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)

導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫

借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——

檔案室填寫歸還日期。

2.外單位人員查閱檔案

查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批

單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室

負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫

檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

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三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作

1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案

歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸

檔文件材料完整。

2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，

按規(guī)定的案卷類目歸卷。

3.次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件

材料進(jìn)行整理（初步立卷）。

4.三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行

檢查、指導(dǎo)。

5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。

6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案

室移交檔案。

7.檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理。

8.編制檔號(hào)。

9.編制案卷目錄等各種檢索工具。

10.入庫(kù)。

11.做好檔案的統(tǒng)計(jì)。

12.開(kāi)展檔案的利用。

13.進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

四、鑒定銷毀

檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)

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簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔

案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔

案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室

主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批

準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案

室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。

第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范

一、目的

加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范項(xiàng)目文件檔案的收集、歸檔程

序和方法，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供

符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司項(xiàng)目部檔案的收集、整理、分類、利用及歸

檔。

三、職責(zé)

1.綜合管理部：

（1）負(fù)責(zé)項(xiàng)目部檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工

作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

（2）建立健全項(xiàng)目部檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢

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查執(zhí)行情況；

（3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管項(xiàng)目部的

檔案和其他資料；

（4）負(fù)責(zé)項(xiàng)目部檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利

用和銷毀的全過(guò)程，確保項(xiàng)目部檔案的安全；

（5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

（6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2.其他各部門相關(guān)人員：

（1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及

時(shí)通知綜合管理部；

（2）向綜合管理部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

（3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、

標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

（4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

3.各部門檔案主管人員

負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4.各部門負(fù)責(zé)人

負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查。

五、工作程序

1.檔案資料的收集

（1）項(xiàng)目部相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的

合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理

記錄目錄》。

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（2）項(xiàng)目部門文件、合同等資料原件需要保存的，各

部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合管理

部移交。

1）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。

2）檔案資料的標(biāo)識(shí)

項(xiàng)目對(duì)保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)后。

3）檔案資料的日常管理：

電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放

于指定電腦硬盤內(nèi)。

文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）

管理記錄目錄》，以便檢索利用。

文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒

內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。

4）檔案借閱

借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱

檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，

需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批

準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或

損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重

新辦理手續(xù)；

借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪

裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)

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借或損壞；

5）檔案銷毀

對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)

告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由綜合管理部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人

不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和

批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2.檔案管理細(xì)則

（1）檔案資料的歸檔范圍

1）項(xiàng)目人員資料。

2）應(yīng)急通訊指揮車設(shè)計(jì)方案。

3）應(yīng)急通訊指揮車技術(shù)參數(shù)資料。

4）應(yīng)急通訊指揮車安裝調(diào)試技術(shù)資料。

5）應(yīng)急通訊指揮車售后服務(wù)資料。

6）成本等項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料。

7）其他需歸檔的項(xiàng)目資料。

（2）檔案資料的歸檔時(shí)間

1）即時(shí)歸檔

認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

2）定期歸檔

項(xiàng)目部應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案

清單交綜合管理部。

3）電子聲像檔案的歸檔

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重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次

制成光盤脫機(jī)保管。

（3）檔案保管

1）檔案編號(hào)

檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充

分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)

含糊。

檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)

表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序

依次排列，以便查閱。

檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或

業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由綜合管理部結(jié)合工作

和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

文件（合同）管理記錄目錄

序文件（合標(biāo)需抄送的11相接收原/接收備

號(hào)同）編號(hào)題關(guān)部門部門復(fù)人注

1

2

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5

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7

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11

12

移交目錄

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記錄編號(hào)：日期：年月日

序文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注

號(hào)稱

移交單位移交人日期

收件單位收件人日期

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份

檔案移交清單表

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記錄編號(hào)：日期：

檔案所屬

移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔

年度

保管期限數(shù)量

檔案類別

永久長(zhǎng)期短期

合計(jì)

移交說(shuō)明