《污染地塊修復全過程檔案管理規(guī)范》

ICSXX

CCSZXX

團體標準

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污染地塊修復全過程檔案管理規(guī)范

Specificationforarchivesmanagementduringthewholeprocessofcontaminated

siteremediation

（征求意見稿）

20□□-□□-□□發(fā)布20□□-□□-□□實施

中華環(huán)保聯(lián)合會發(fā)布

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污染地塊修復全過程檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了污染地塊修復全過程檔案管理的原則、工作程序及規(guī)范要求，為調查評估、修復工

程施工、工程量核算、修復自驗收、修復效果評估、修復后跟蹤監(jiān)測及土地開發(fā)利用等關鍵環(huán)節(jié)的檔

案管理提供依據(jù)，規(guī)范開展污染地塊修復全過程檔案管理工作。

本文件適用于污染地塊調查評估、土壤和地下水修復（含風險管控）以及效果評估類項目的檔案管

理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文

件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用

于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T28建設項目檔案管理規(guī)范

HJ/T9環(huán)境保護檔案著錄細則

HJ8.3生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范建設項目生態(tài)環(huán)境保護

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1調查評估文件recordoftheinvestigationandevaluation

記載地塊基本信息以及地塊調查及風險評估過程中形成的文件。

3.2施工文件recordoftheconstructionprocess

地塊修復施工過程中形成的文件，包括項目立項、審批、勘察、設計等工程準備階段形成的文件，

修復施工過程中形成的文件，以及修復結束后的總結性文件。

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3.4監(jiān)理文件recordofthesupervision

地塊在工程設計、施工、竣工驗收等環(huán)境和工程監(jiān)理過程中形成的文件。

3.5效果評估文件recordoftheverification

修復工程項目竣工驗收、修復效果評估過程中形成的文件。

3.6跟蹤監(jiān)測文件recordofthefollow-upmonitoring

修復工程驗收后對修復后地塊進行定期/長期監(jiān)測及修復質量審查過程中形成的文件。

4基本原則

4.1科學規(guī)范原則

采用科學的方法，綜合考慮污染地塊修復工程的各階段資料需求，以文書、圖表、音像（照片、

錄音、錄像）等紙質或電子檔案方式方法對修復全過程檔案管理實施監(jiān)管，規(guī)范檔案管理，檔案內容

應明確和具體，可直接適用。

4.2真實完整原則

污染地塊修復檔案應起到輔助證明、保證和支持的作用，明確參與修復全過程相關方的責任劃分，

追溯修復及驗收的過程，且要保證資料數(shù)據(jù)的完整性，貫穿修復的全過程，嚴格依據(jù)標準要求開展修

復檔案管理工作。

4.3確保時效原則

修復全過程檔案應具有輔助指導修復施工、保證工程質量的作用，根據(jù)工程進展及時收集、歸納

和整理，為修復過程各個關鍵節(jié)點材料準備以及修復后不同工程之間的標準化對比提供及時有效的支

撐作用，為修復后的地塊監(jiān)管和審查提供溯源依據(jù)。

5總體要求

5.1業(yè)主單位對項目檔案總負責，負責統(tǒng)籌組織修復參建單位配合整理相應檔案，實行檔案統(tǒng)一管理，

業(yè)務上接受環(huán)境行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導。

5.2各參建單位應配合編制收集調查評估文件、施工文件、監(jiān)理文件、效果評估文件及跟蹤監(jiān)測文件，

在地塊修復過程中針對各階段工作情況，根據(jù)施工進度同步更新檔案資料。

5.3各參建單位安排專人負責對接檔案管理工作，對全過程檔案歸口管理，認真做好檔案的接收、管

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理和開發(fā)利用工作。

5.4檔案工作應與修復進度同步，納入工程質量保證體系、管理程序和崗位責任制等，實現(xiàn)從文件材

料形成、整理到歸檔管理的全過程控制。

5.5涉密文件材料、環(huán)境監(jiān)測報告及開發(fā)利用文件等敏感信息應嚴格遵守國家和業(yè)主單位有關規(guī)定。

圖1污染地塊修復全過程檔案管理流程圖

6項目檔案工作職責任務

6.1業(yè)主單位

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6.1.1本文件所稱“業(yè)主單位”，是指與從業(yè)單位簽訂合同，委托從業(yè)單位開展建設用地土壤污染風

險管控和修復的單位，包括土壤污染責任人、土地使用權人、地方人民政府及其指定的有關部門和單

位等。

6.1.2貫徹執(zhí)行國家有關項目檔案工作的法律、法規(guī)和標準規(guī)范。根據(jù)項目建設管理實際，修復實施

前制定項目檔案工作方案、制度、程序，并對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。

6.1.3將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步實施。

6.1.4監(jiān)督、指導本單位工程管理相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審

查參建單位制定的針對該項目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。

6.1.5按行政管理部門和主管部門相關規(guī)定，進行項目檔案管理登記，負責審查項目文件歸檔的完整

性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。

6.1.6負責項目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交工作。

6.2參建單位

6.2.1參建單位包含調查評估單位、修復方案編制單位、修復單位、環(huán)境監(jiān)理單位、工程監(jiān)理單位、

修復效果評估及跟蹤監(jiān)測單位等。

6.2.2建立符合業(yè)主單位要求的文件管理制度，報業(yè)主單位確認。

6.2.3負責項目所承擔工作中擬制文件資料的收集、整理和歸檔工作，具體文件內容參照附錄A。

6.2.4修復效果評估單位負責對修復項目歸檔文件的完整性準確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進行審

查。

6.2.5實行總承包的項目，總承包單位負責項目總承包范圍內項目文件的收集整理和歸檔工作的組織

協(xié)調。各分包單位負責其分包部分文件的收集、整理，提交總承包單位審核。

6.2.6應配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設施設備，采取措施確保項目文件的安全。

7文件材料的管理

7.1文件收集

7.1.1項目修復過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和體的項目文件均應收集齊全。

7.1.2業(yè)主單位應依據(jù)附錄A的管理目錄及主管部門要求備案的文件，結合項目修復情況、修復特點、

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管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限。

7.1.3項目文件在辦理完畢后應及時收集，并實行預立卷及制。

7.2文件整理

7.2.1文件材料一般按照前期調查、施工進展、效果評估、跟蹤監(jiān)測的時間順序進行整理。

7.2.2檔案組卷應排列一級序號，卷內文件材料應按排列順序，依次編寫件號，裝訂的案卷，檔案盒

內應附卷內文件目錄，便于查找。

7.2.3檔案整編歸檔的同時，應編制對應的檔案索引，索引名稱應與項目名稱對應，檔案索引序號應

與檔案組卷號保持一致，并對檔案內容、時間、編制單位、份數(shù)、歸檔人進行記錄，以便查閱檢索。

7.2.4紙質的照片、說明等應齊全。對反映同一內容的若干張照片進行整理時，應選擇其中具有代表

性和典型性的一組（或一張）照片進行整理，照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，圖像（影

像）清晰、完整。

7.2.5視頻整理應命名該片的主要內容、攝錄者、攝錄時間等，視頻、數(shù)碼照片的整理參照DA/T50有

關規(guī)定執(zhí)行。

7.2.6生態(tài)環(huán)境主管部門要求備案的文件，按照相關規(guī)定格式與要求執(zhí)行。

7.2.7其他非主管部門要求備案的檔案的整理參照HJ8.3—2023有關規(guī)定執(zhí)行。

7.3電子文件的整理

7.3.1污染地塊修復項目電子檔案文件應參照紙質文件的整理方式，在擬制或收集過程中完成分類、

排序、命名、存儲等整理活動。可按照項目進展階段或資料來源等分類方式建立多層級文件信息集中

存儲。

7.3.2電子文件命名應符合相關規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應元數(shù)據(jù)的關聯(lián)。電子文件為紙質文件復印

件或掃描件，應與紙質文件卷（件）號、內容、命名保持一致；經(jīng)辦公、繪圖類等應用軟件形成的電

子文件，應采用完整、準確的電子文件命名。

7.3.3需要在政府平臺備案的數(shù)據(jù)文件，格式應按照政府平臺要求執(zhí)行，并同步歸檔保存電子檔案。

7.3.4電子文件應在分類方案下按照業(yè)務活動、形成時間等，對電子文件元數(shù)據(jù)、紙質文件目錄數(shù)據(jù)

進行同步排序，排序結果應能保持電子文件、紙質文件之間的有機聯(lián)系。

7.3.5電子文件承辦部門（承辦人）負責對電子文件信息包進行準確性、完整性、可用性檢驗，包括

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內容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質或其他載體的內容是否一致等。

7.3.6項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質備份。

7.3.7數(shù)碼照片應使用數(shù)字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件進行整理，參照DA/T50有關規(guī)定

執(zhí)行。

7.3.8存儲電子檔案的裝具上應貼有標簽，標簽上應注明項目名稱。

7.3.9在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，檔案管理機構應將項目電子檔案遷移到新的

系統(tǒng)或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

7.3.10電子文件的整理參照GB/T18894有關規(guī)定執(zhí)行。

8文件材料的歸檔

8.1歸檔期限

8.1.1紙質及電子文件材料應每周進行一次收集，根據(jù)項目周進展進行梳理總結，及時完成歸檔。

8.1.2電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉換為通用格式。

8.1.3形成周期較長的文件材料歸檔工作一般應在相應工作結束后一周內完成歸檔。

8.1.4檔案應在完成竣工驗收后1個月內移交至業(yè)主單位進行最終歸檔保存，并做好移交記錄。

8.1.5生態(tài)環(huán)境主管部門要求備案文件在規(guī)定時間內由效果評估單位進行同步歸檔及配合完成備案，

備案文件根據(jù)主管部門要求執(zhí)行。

8.2保存年限

8.2.1檔案的保管期限具體保管期限按照生態(tài)環(huán)境主管部門要求執(zhí)行。

8.2.2非生態(tài)環(huán)境主管部門負責管理的檔案，由業(yè)主單位保存，保存年限建議為30年。

8.3歸檔方式方法

8.3.1施工文件組卷完畢后依次由監(jiān)理單位、效果評估單位進行審查；監(jiān)理文件和效果評估文件組卷

完畢應進行自查，每個審查環(huán)節(jié)均應形成記錄和整改閉環(huán)。

8.3.2歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦單位（承辦人）填寫歸檔移交清單，經(jīng)檔案管理人員

審核驗收、清點無誤后，辦理歸檔手續(xù)。

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8.3.3電子文件的歸檔移交可采用在線或離線方式。采取在線方式移交時，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應包含符合要

求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。采取離線方式移交時，應將帶有歸檔標識的電子文件拷貝至安全的存儲介

質上。

8.3.4一般文件歸檔1份，重要的、使用頻繁的和有專門需要的可酌情增加份數(shù)。

8.3.5歸檔文件一般為資料原件，包括但不限于各類加蓋單位公章的方案和報告、監(jiān)測報告、處置臺

賬等原始記錄、技術服務合同，如無原件，應為加蓋單位/項目部公章的掃描件或復印件。

8.3.6采用以單份文件形式歸檔的檔案，依照DA/T22執(zhí)行。

圖2污染地塊修復全過程歸檔流程圖

9檔案保管與利用

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9.1檔案保管

9.1.1參照《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》和《環(huán)境保護檔案管理辦法》執(zhí)行。

9.1.2項目部應保障滿足檔案管理要求的軟硬件設施及人員安排，按照檔案管理要求全面收集數(shù)據(jù)資

料并及時整理歸檔，確保檔案安全。

9.1.3負責檔案管理的專員應建立檔案統(tǒng)計制度，根據(jù)項目實際管理需要對檔案構成情況、質量情況、

歸檔情況等進行統(tǒng)計，并定期向業(yè)主單位上報檔案統(tǒng)計管理情況。

9.2檔案利用

9.2.1建立檔案應采取多種形式，為土地使用權人、業(yè)主單位、污染地塊修復責任單位、生態(tài)環(huán)境保

護行政主管部門等利用者提供檔案信息服務。

9.2.2規(guī)范化檔案對于行政監(jiān)管部門了解修復施工全過程提供參考，為執(zhí)法檢查提供可靠依據(jù)，輔助

監(jiān)管部門開展資料審查，提升監(jiān)督執(zhí)法效率。

9.2.3對于工程量核算以及后續(xù)指導修復后土壤的安全利用和受管控地下水的長期監(jiān)控提供一定的基

礎依據(jù)。

9.2.4積極開發(fā)檔案信息資源，根據(jù)工作實際需要，對現(xiàn)有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發(fā)利

用，凝練數(shù)據(jù)成果。

9.2.5檔案可作為輔助材料，為修復全過程溯源、影響事件成因分析及責任認定提供依據(jù)。

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附錄A

（資料性附錄）

污染地塊修復全過程檔案管理目錄

一、調查評估文件

1調查技術服務合同

2環(huán)境檢測報告

3調查/采樣方案及評審材料

調查及風險評估報告（含地塊名稱、地理位置、占地面積、地塊主要生產(chǎn)活動、地塊使用權、土

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地利用方式、水文地質、歷史影像、污染物類型和數(shù)量、地塊污染程度和范圍等）

5調查及評估報告專家意見

二、施工文件

項目前期資料（施工合同、開工令、施工單位及人員資質證書、建設項目環(huán)境影響評價報告

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及環(huán)評審批意見）

7專家論證資料（實施方案專家論證意見、基坑支護安全設計及實施方案論證報告）

8項目變更評審材料（如有）

9報審資料（項目施工進度計劃報審表、各項開工/測量/設備/藥劑/方案/作業(yè)資質等報審表）

專項方案（測量定位、安全文明施工、生產(chǎn)安全事故應急救援、臨電施工、二次污染防治、

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基坑支護與降水施工、環(huán)境監(jiān)測、土壤清挖現(xiàn)場施工、止水帷幕施工等各項施工專項方案）

11分包資質報審表

12工作聯(lián)系單及相關資料

技術交底資料（辦公區(qū)道路建設、設備基礎建設、出料倉建設、大棚基礎建設、降水井建設、

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土壤清挖安全