檔案室、檔案館館藏檔案掃描、數(shù)字化加工整體項目解決方案

1 1 4三、確定數(shù)字化內容、數(shù)量及用戶需求 5 6 6 7 8 三、階段性驗收與終驗相結合的嚴格驗收程序是質量控制的終 隨著全國文化信息資源共享工程與中國數(shù)字圖書館工程的起動，信使之成為能夠用計算機閱讀、理解、查詢、檢索的電子文件，最終將其應用于且不方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫房占地，節(jié)省保管設備和人員方面開支，又方便統(tǒng)計和進行遠程因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀①.負責與乙方的檔案提卷和還卷等交接工作，協(xié)同甲方人員作好交接清單記錄④.及時關注并抽查乙方加工質量主要為：熟悉現(xiàn)場加工管理，熟悉數(shù)字化整體作業(yè)流程，具有較強組織能力和現(xiàn)主要為：熟悉計算機軟、硬件技術，了解檔案數(shù)據(jù)庫標準和系統(tǒng)開發(fā)。了解檔案主要為：了解檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)標準和計算機軟件應用等相關知識的乙方數(shù)字化制人描1人1人1人1人1人人不一定要常駐一切通訊手段和定期到現(xiàn)場到對該項目加發(fā)現(xiàn)掃描質量4．辦公用具：甲方提供打印機（以實際用量為標準）﹑辦公桌椅﹑檔案資料的能滿足本加工項目所有的三.確定數(shù)字化內容、數(shù)量及用戶需求檔案數(shù)量檔案數(shù)量檔案類型紙張及保存情況用戶需求招生名冊學籍檔案學籍檔案學生成績學生成績黨群檔案黨群檔案基建檔案科研檔案科研檔案第二節(jié)數(shù)字化加工流程及主要技術方案檔案數(shù)字化加工主要流程包括：提卷-拆卷-檔案著錄-掃描-圖像處理-OCR-適應掃描的要求、對需要修復的檔案進行歸并整理（如果發(fā)現(xiàn)破損嚴重，無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描，發(fā)現(xiàn)破損嚴重的檔案須立即報知項目相關負責人）制作卷內目錄，掃描文件抽取4裝訂案卷應保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持按要求將文件所需信息錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里，標引著錄按照國家檔案局有案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始數(shù)據(jù)錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經(jīng)用戶同意可做相應調整。對檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補充的數(shù)據(jù)，須填寫更改行掃描。大幅面檔案可采用加長式掃描或者圖像拼接處理方式處理，同一頁面2.掃描色彩模式：以黑白二值掃描為主，附有灰度（彩實物檔案查看時都顯吃力，此種檔案如果用黑白二值掃適當增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的同時，又不影響遠程查詢和瀏覽顏色過淺或深淺不一致，也保證掃描圖像可讀，掃描留下的墨跡寬度不得超過件不清”標志。目錄以原有檔案目錄為準，在實際處理過程中著有未歸類的新目錄。可根據(jù)情況修改目錄，增加或調整標準目錄，對檔案原目錄數(shù)據(jù)修改或補充的數(shù)據(jù)，需填寫更改資料，更改資料放入原案卷內，能實現(xiàn)一條目錄對應得出現(xiàn)顛倒、缺頁、重頁或錯頁情況，不能有遺漏、重復，掃錯的現(xiàn)象內容、頁眉、頁腳、反面印章、附件、手寫注釋等信息完整；圖像內容與書本案，紙張質量比較差，對于這部分紙張質量較差的歷史檔案掃描，我們本著以最主要的目的之一就是搶救這部分歷史檔案，今后在應用這部分檔案系統(tǒng)，使用掃描件。這樣檔案掃描的質量要盡可能的清晰、干凈，盡可號）是否正確，有無漏掃、重張等情況（發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確3去污：所有掃描留下的黑線、指印、陰映文字污點比較多，如果在頁面視圖下看不清楚，或該污點嵌在文本行中無法提高圖像的清晰度，修正原資料中存在的字間距和行間距過密，文字較深或較合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性和數(shù)字化檔案的準確將掃描處理完成后的文檔利用專業(yè)的識別軟件進行全文OCR，如甲方對識別成功率有嚴格要求的，還需另外進行人工校對，校對結束后將版式還原及轉換根據(jù)用戶對識別率的要求，可選擇性進行人工校對。進行人工校對和不進行取文字和利用原文所包含的文字進行檢索的目的。但是不進行人工校對和版式缺點：效率極低、成本極高、因為進行了版式還原，所以原真率不到插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗，對于質量達描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登管理軟件中的對應掛接功能將掃描圖像信息與錄入到檔案管理軟件系統(tǒng)中的目1．原始檔案還原工作嚴格按照國家檔案局規(guī)定的相關標將還原的檔案資料逐卷精心檢查，確實沒有落頁、掉頁、折頁等問題后再2．在數(shù)據(jù)化加工過程中的各項工作記錄，在數(shù)據(jù)轉移完成后、提交給用戶3．為了有效地保護數(shù)據(jù)，因此建立數(shù)據(jù)備份制度，在數(shù)字化加工項目工作結束，并經(jīng)用戶在終驗報告上簽字確認后，將通過驗收后的數(shù)據(jù)利用用戶軟件4.5、在光盤刻錄完成后，與硬盤系統(tǒng)中電子檔案進行一次比對，確保檔案資第三節(jié)質量控制方案和保證措施完整性和即時性；數(shù)據(jù)內容齊全，屬性數(shù)據(jù)輸入準確；與數(shù)據(jù)校對的檔數(shù)據(jù)進行組合查詢并且結果正確；對數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計并輸出標準表尤其對檢查記錄單上更正后的錯誤進行仔細的檢查，確保掃描得來的數(shù)的年度、保管期限、全宗號、卷號、卷內順序號等目錄信息是否準確無誤，再對獲取圖像數(shù)據(jù)的亮度、歪斜、是否錯頁等方面進行抽查，如有項目名稱項目編號報告人項目負責人所處階段項目狀態(tài)參數(shù)監(jiān)控情況項目狀態(tài)項目進度計劃情況實際情況偏差掃描糾正措施項目工作量項目規(guī)模項目外工作量情況描述（非項目工項目名稱報告人項目負責人項目編號本階段項目完成情況驗收項目檔案掃描（A4頁，A3頁，其他頁）全文OCR完成情況備注數(shù)據(jù)是否上傳到服務器數(shù)據(jù)備份本階段驗收結論：雙方于年月日，進行了檔案數(shù)字化工作的第階段的成品驗收，乙方所提供的數(shù)據(jù)基本滿足甲方的要求，甲方同意通過驗收，進入下一個工作一、為了確保采集數(shù)據(jù)不外泄，在開始進行數(shù)字化加工后，我公司將不允許二、為避免采集數(shù)據(jù)在硬盤上的物理磁道上被還原外泄，我公司將使用乙方三、電腦上所有的可以讀寫存儲介質的接口，自進場之日起即貼上封條，直五、為了建立并嚴格落實安全保密制度，保證檔案資料的安全保密性，做到絕對不外泄任何信息。保密協(xié)議將同加工合同同時簽定并成為合同不可分割鑒于甲方委托乙方承擔其檔案資料的數(shù)字化加工服務，乙方可能接觸到甲方某些非公開的，涉密的文件、檔案和資料，為了維護甲方資料的安全，保守國家秘密，乙方同意在整理檔案中涉及大量的重要的檔案材料承擔保密義務，訴文件和資料秘密安全，不得以任何形式向第三方