采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程采購管理制度及操作流程一、制定目的及范圍為提高公司整體采購效率，規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保采購活動的透明性與合規(guī)性，特制定本采購管理制度。適用于公司所有采購活動，包括但不限于項目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：確保各供應(yīng)商在同等條件下參與競爭，避免偏袒任何個體或公司。2.公開性：采購信息應(yīng)在公司內(nèi)部公示，保障透明度。3.合規(guī)性：所有采購物資需從合法商家獲得，確保合規(guī)經(jīng)營。4.經(jīng)濟效益：綜合考量采購物品的質(zhì)量、價格及服務(wù)，以實現(xiàn)最佳性價比。5.責(zé)任制：各部門負(fù)責(zé)采購的人員需明確，申購人與采購人不得為同一人，以確保監(jiān)督。三、采購流程1.一般采購流程采購申請：申購人需先確認(rèn)庫存情況，填寫“采購申請單”，并將申請單提交給部門負(fù)責(zé)人。申購審批：部門負(fù)責(zé)人審核申請單，必要時可要求提供預(yù)算，審批后簽字并流轉(zhuǎn)至采購部門。詢價：采購部門在接到申請后，需對市場進(jìn)行調(diào)研，向至少三家合格供應(yīng)商詢價，收集報價信息。核價：依據(jù)歷史采購價格及市場行情分析，進(jìn)行核價，并在申請單上記錄核價結(jié)果。審批：經(jīng)過核價后，流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終報公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。采購實施與驗收入庫：審批通過后，采購人員下單，待物資到貨后，由指定驗收人員進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量的驗收，合格后入庫。報銷：物資到貨后，采購人員需在一個月內(nèi)提交報銷申請，逾期不予受理。2.特殊采購流程集中計劃采購：各部門需在每月25日前提交辦公用品采購需求，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購，確保資源合理利用。零星采購：適用于臨時性、金額較小的采購。采購人需獲得部門負(fù)責(zé)人的口頭或書面同意后方可執(zhí)行。應(yīng)急采購：針對突發(fā)緊急情況，采購人員可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購，事后補充相關(guān)文件，無需事前詢價。年度采購：需針對公司年度運營需求，提前編制年度采購計劃，并向財務(wù)部報備預(yù)算。四、備案管理所有采購?fù)杲Y(jié)后，采購人員需將相關(guān)資料進(jìn)行備案，包括采購申請單、流轉(zhuǎn)單、驗收入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)。備案資料需復(fù)印兩份，一份提交財務(wù)部審核，另一份存檔備查。五、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)：采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，進(jìn)行市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量符合公司要求。2.采購人員行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或饋贈，違者將依據(jù)公司紀(jì)律進(jìn)行處理。3.保密義務(wù)：涉及商業(yè)機密或供應(yīng)商信息的采購人員，需在采購結(jié)束后繼續(xù)履行保密義務(wù)。六、采購流程的持續(xù)改進(jìn)機制為確保采購制度的有效性和適應(yīng)性，定期進(jìn)行流程評估與優(yōu)化。各部門需定期反饋采購過程中遇到的問題，并提出改進(jìn)建議。公司將定期組織采購培訓(xùn)，提高采購人員的專業(yè)素養(yǎng)和法律意識，確保新制度的有效落實。七、總結(jié)與展望通過制定和實施本采購管理制度，力求在規(guī)范采購流程的同時，提升采購工作效率，降低采購成本，確保公司資源的合理配置與利用。未來，采購管理將繼續(xù)與公司整體戰(zhàn)略相結(jié)合，進(jìn)一步優(yōu)化采購流程，實現(xiàn)精細(xì)化管理，推動公司可持續(xù)發(fā)展。八、附件1.采購申請單范本2.采購流轉(zhuǎn)單范本3.驗收入庫單范本4.供應(yīng)商評價表