科技檔案管理制度

科技檔案管理制度1、總則1.1為了健全公司科學(xué)技術(shù)檔案工作（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科技檔案），完整地保存和科學(xué)地管理、利用科技檔案，以適應(yīng)公司生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究和基本建設(shè)工作的需要，充分發(fā)揮科技檔案的作用。依據(jù)國(guó)家、行業(yè)關(guān)于科技檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求，結(jié)合公司的具體情況制定本制度。1.2科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研、生產(chǎn)、基建）等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值，并按照一定的歸檔制度，作為真實(shí)的歷史記錄集中保存起來(lái)的圖紙、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄音、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等科技文件材料。1.3科技檔案是國(guó)家全部檔案的組成部分，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。公司的科技檔案是公司的技術(shù)儲(chǔ)備和豐富的信息資源，是公司科研、生產(chǎn)、基建工作的重要依據(jù)。1.4科技檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。1.5科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各部門(mén)應(yīng)把科技檔案的收集、積累、整理、歸檔納入本部門(mén)、個(gè)人的職責(zé)范圍，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度掛鉤。2、科技檔案管理的基本任務(wù)2.1堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)檔案管理規(guī)定。2.2科技檔案管理的基本任務(wù)是：按照國(guó)家規(guī)定的原則和公司的有關(guān)要求，科學(xué)地管理科技檔案，做到“三納入”、“四參加”，并充分發(fā)揮其作用，通過(guò)收集、整理、保管、檢索、編研、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用八項(xiàng)基本工作，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全地保管和有效地提供利用，為我公司的生產(chǎn)、科研、基建工作服務(wù)。2.3負(fù)責(zé)收集全公司生產(chǎn)、科研、基建工作中形成的科技文件資料，并登記、造冊(cè)、入庫(kù)。2.4負(fù)責(zé)全公司所需標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范、科技圖書(shū)的訂購(gòu)和發(fā)放工作。2.5按照《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》〔國(guó)檔發(fā)（1987）19號(hào)〕和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2003）中的保管期限的規(guī)定，保管和保護(hù)好科技檔案，確保檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。2.6做好向上級(jí)檔案館（室）移交有關(guān)科技檔案的工作。3、科技文件材料的歸檔3.1歸檔范圍：按照《火電企業(yè)檔案分類(lèi)表》修訂細(xì)則中所列項(xiàng)目的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄音和錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等科技文件材料均應(yīng)向檔案室移交歸檔、集中管理，任何人不得據(jù)為己有。3.2認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確保歸檔率達(dá)到100%、完整率達(dá)到100%、準(zhǔn)確率達(dá)到100%。3.3歸檔時(shí)間：3.3.1基建項(xiàng)目檔案在驗(yàn)收達(dá)標(biāo)、（專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收）后1個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.2小型基建工程或零星工程竣工后，及時(shí)整理、組卷，提交給有關(guān)責(zé)任部門(mén)驗(yàn)收、簽字后，由施工單位在1個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.3生產(chǎn)技術(shù)管理性文件材料在每年第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.4生產(chǎn)管理性文件材料在每年1月31日、7月31日前分兩次向檔案室移交歸檔。3.3.5設(shè)備技術(shù)管理、檢修管理、九大監(jiān)督（金屬、化學(xué)、絕緣、熱工、電測(cè)、環(huán)保、繼電保護(hù)、節(jié)能、電能質(zhì)量）、三項(xiàng)費(fèi)用工程計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、批復(fù)、燃料管理、施工管理、安全環(huán)保管理和污染治理、壓力容器管理、粉煤灰綜合利用、科技管理、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量性文件材料在每年第一季度向檔案室移交歸檔。3.3.6檢修總結(jié)在檢修工作完成后1個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.7信息工作管理性文件在每年第一季度向檔案室移交歸檔。3.3.8運(yùn)行系統(tǒng)圖冊(cè)、值長(zhǎng)記錄、運(yùn)行日志、運(yùn)行技術(shù)材料、運(yùn)行監(jiān)督記錄、全廠性試驗(yàn)等電力生產(chǎn)性文件材料在每年第一季度向檔案移交歸檔。3.4歸檔份數(shù)：3.4.1在工程建設(shè)階段，工程招、投標(biāo)文件，合同、協(xié)議等文本文件；施工組織設(shè)計(jì)、工程總結(jié)、專(zhuān)業(yè)總結(jié)等文本文件；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、專(zhuān)題報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等文本文件；調(diào)試大綱、調(diào)試措施、調(diào)試報(bào)告、調(diào)試總結(jié)等文本文件；工程設(shè)計(jì)文件（圖紙、說(shuō)明書(shū)）、設(shè)備文件（圖紙、說(shuō)明書(shū)）、其它工程技術(shù)文件均以紙質(zhì)形成，并按一正一副歸檔。3.4.2工程建設(shè)在工程竣工后，應(yīng)向公司提交本單位責(zé)任范圍內(nèi)的工程竣工文件電子版一套。3.4.3在生產(chǎn)階段，公司各部門(mén)應(yīng)將本部門(mén)需歸檔的技術(shù)文件、管理文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以紙質(zhì)原件和電子文件形式歸檔各一份。3.4.4圍繞工程建設(shè)所產(chǎn)生的錄像帶、錄音帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、底片……等聲像材料也應(yīng)由各參建單位按規(guī)定立卷歸檔。3.5歸檔要求：3.5.1歸檔的生產(chǎn)技術(shù)文件材料、圖紙必須準(zhǔn)確反映基建、生產(chǎn)、科研等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。3.5.2科技文件材料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。3.5.3所有歸檔的文件材料必須是原件或正本，不得用復(fù)印件歸檔。3.5.4科技文件材料應(yīng)采用不褪色的藍(lán)黑墨水、黑色碳素墨水和黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)，不得用紅色、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆和鉛筆書(shū)寫(xiě)、繪制。3.5.5科技文件材料用紙為70克A4或A3幅度白紙，紙張大小小于A4幅度、重量低于70克的要粘貼在70克A4大小的白紙上，使用漿糊，嚴(yán)禁使用膠水。3.5.6計(jì)算機(jī)打印原件應(yīng)加蓋簽發(fā)單位公章或簽字人親筆簽字即可。3.5.7文件材料上簽名處的簽名必須齊全，不得有漏簽的現(xiàn)象。3.5.8主送和抄送本單位的文件材料應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。3.5.9科技檔案案卷的分類(lèi)、組卷、編目、卷皮規(guī)格及其制作材料的質(zhì)量應(yīng)符合科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《火電企業(yè)檔案分類(lèi)表》修訂細(xì)則中的規(guī)定。3.5.10如歸檔的科技文件材料不完整、不齊全或不符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，歸檔人必須補(bǔ)齊、整理合格后方可歸檔；歸檔驗(yàn)收合格后交接雙方應(yīng)履行交接手續(xù)。3.5.11施工單位向檔案室移交檔案時(shí)，必須持有簽名齊全的驗(yàn)收責(zé)任表和工程檔案交接書(shū)，并經(jīng)檔案室驗(yàn)收合格、簽字后，方可在財(cái)務(wù)部辦理工程決算。3.5.12聲像文件材料的歸檔辦法按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）執(zhí)行。4、科技檔案的管理4.1按照國(guó)家對(duì)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全公司的科技檔案。4.2案卷的分類(lèi)按照《火電企業(yè)檔案分類(lèi)表》修訂細(xì)則進(jìn)行分類(lèi)管理。4.3案卷的排列應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和公司的要求進(jìn)行排列。4.4庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)堆放其它雜物，并保持清潔、整齊，做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防陽(yáng)光直射。4.5檔案庫(kù)所存正本只能在檔案室查閱，如確因工作需要借出，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)主管批準(zhǔn)方可借出，并限期歸還。4.6外單位人員、來(lái)我公司實(shí)習(xí)人員到檔案室查閱、復(fù)印技術(shù)資料文件，必須持有介紹信并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)主管簽字同意后，方能在檔案室查閱、復(fù)印技術(shù)資料。任何職工不得私自帶領(lǐng)或幫助外單位人員到檔案室查閱、摘抄、復(fù)印技術(shù)資料。4.7對(duì)破損圖紙應(yīng)按照檔案修復(fù)技術(shù)的要求進(jìn)行修補(bǔ)。4.8職工調(diào)離本公司、退休，在離職前應(yīng)將所借科技檔案、資料完整無(wú)誤地歸還后方能離職。5、科技檔案的利用和統(tǒng)計(jì)5.1科技檔案管理人員應(yīng)通過(guò)各種形式了解公司生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)，積極收集科技文件材料，主動(dòng)提供檔案利用。5.2利用保密科技檔案需經(jīng)過(guò)審批手續(xù)才能借閱。5.3為迅速、準(zhǔn)確地提供利用，檔案管理人員應(yīng)編制方便、實(shí)用的檢索工具。5.4檔案室應(yīng)有計(jì)劃的開(kāi)展編研工作，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源。5.5為了解家底、揭示庫(kù)藏，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作。6、科技檔案的鑒定銷(xiāo)毀6.1超