醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度第一章總則第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《某某省檔案管理?xiàng)l例》和黨中央，國務(wù)院制定的檔案工作原則，方針，政策和上級(jí)檔案主管部門的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，使檔案工作更好地為改革和建設(shè)服務(wù)，特制定本制度。第二條醫(yī)院檔案是黨，政，工，團(tuán)以及醫(yī)療，護(hù)理，科技，基建，人事，保衛(wèi)，會(huì)計(jì)等在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字，圖表，音像等不同形式的材料，它是全院職工工作實(shí)踐的總結(jié)和記錄，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，也是黨和國家寶貴財(cái)富的一部份，每一個(gè)職工都有責(zé)任維護(hù)檔案的完整與安全。第三條醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的組成部分，是提高醫(yī)院工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此，醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)有一名院領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作納入議事日程，列入醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。第四條根據(jù)國務(wù)院關(guān)于"檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用"的決定，醫(yī)院檔案由院檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其他部門或個(gè)人不準(zhǔn)保存檔案，更不準(zhǔn)私自損毀檔案材料。第二章檔案的收集與整理第五條醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門，院部及各科凡經(jīng)打字室打印的文件，材料等，必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫的文件材料，須同時(shí)抄一份送院檔案室存檔。第六條各科室形成的文件材料，如年度工作計(jì)劃，人才培養(yǎng)，教學(xué)計(jì)劃和工作總結(jié)，必須抄報(bào)院辦公室，由院辦公室分別歸檔。第七條凡申報(bào)某項(xiàng)科研課題或申報(bào)某項(xiàng)科技成果者，不論單位和個(gè)人，須將上報(bào)材料同時(shí)交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規(guī)定辦公室不予辦理申報(bào)手續(xù)(不準(zhǔn)任何人給予蓋章)。第八條基建圖紙，重要儀器的說明書及安裝圖紙等，均屬檔案，資料的重要組成部份，凡驗(yàn)收基建工程，機(jī)器(儀器)設(shè)備安裝時(shí)，須同時(shí)驗(yàn)收?qǐng)D紙，說明書等資料，如果圖紙，資料等檔案材料不全不得驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)須有檔案人員參加。第九條外出開會(huì)，參觀，考察人員，回院后須將文件材料交檔案室登記存檔，拒絕不交者，按有關(guān)規(guī)定不報(bào)銷差旅費(fèi)和資料費(fèi)。第十條立卷分工和歸檔文書檔案由院辦公室負(fù)責(zé)立卷，于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協(xié)助醫(yī)務(wù)科立卷，按科技檔案的形成規(guī)律，辦完一件立一件，隨時(shí)歸檔;會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)，于次年6月底以前立卷，保管使用一年以后向檔案室移交。第三章檔案的保管與使用第十一條根據(jù)上級(jí)檔案部門關(guān)于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況，適宜設(shè)綜合檔案室，文書檔案，科技檔案，會(huì)計(jì)檔案均實(shí)行統(tǒng)一管理。配備檔案人員2人，由院黨委辦公室主任直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。第十二條查閱檔案必須辦理審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并經(jīng)分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱，對(duì)本院職工查閱檔案須填寫申請(qǐng)單，經(jīng)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，對(duì)與所查問題無關(guān)或黨和國家規(guī)定不準(zhǔn)個(gè)人查閱的案卷不得查閱，摘抄檔案材料必須進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)機(jī)密文件材料一般不得摘抄。第十三條對(duì)科技檔案的查閱，為方便科技人員查閱科技檔案，對(duì)形成某項(xiàng)技術(shù)檔案的個(gè)人和科室，對(duì)該項(xiàng)科技檔案有優(yōu)先使用權(quán)，需要查閱時(shí)可免辦查閱審批手續(xù)。第十四條檔案一般不得外借，確有特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)本院主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可外借，借閱檔案必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，詳細(xì)登記卷號(hào)，件數(shù)，張數(shù)，外借時(shí)間一般不得超過10天。最多不得超過20天，交回時(shí)要認(rèn)真核對(duì)卷號(hào)，件數(shù)，張數(shù)，對(duì)差錯(cuò)缺份少頁或丟失者，要及時(shí)查清原因，并向單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門反映，以便查找。第十五條為確保檔案的安全，本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機(jī)密檔案材料。第十六條某某醫(yī)院檔案庫房管理制度一，檔案庫房只作檔案存放保管之用，不得兼做其他用途。庫房，辦公室和閱卷室應(yīng)分開。二，庫房內(nèi)檔案的存放，管理要規(guī)范，密級(jí)架統(tǒng)一編號(hào)，案卷上架排列合理，科學(xué)，整齊。檔案存放位置確定后，不得輕易變動(dòng)。三，檔案庫房應(yīng)堅(jiān)固適用，具有防火，防盜，防蟲，防鼠，防塵，防光，防潮等設(shè)施。四，每日測試和檢查溫度，濕度，掌握其變化規(guī)律，采取積極有效措施做好溫，濕度的調(diào)控工作。庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在14-24℃內(nèi)，相對(duì)濕度控制在45-65%。五，借出檔案應(yīng)及時(shí)收回存放原處。檔案人員對(duì)庫存檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)丟失，破損，褪變等問題應(yīng)及時(shí)搶救，修補(bǔ)，復(fù)制或作其他技術(shù)處理。六，未經(jīng)批準(zhǔn)，非檔案人員不得進(jìn)入庫房。不準(zhǔn)在庫房內(nèi)吸煙，維護(hù)庫房安全。第四章檔案管理人員的職責(zé)第十七條檔案管理人員必須以**理論和"**"重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，貫徹執(zhí)行檔案工作的原則，法規(guī)和法律，維護(hù)檔案的歷史真實(shí)面貌。第十八條必須忠于黨和國家的檔案事業(yè)，刻苦鉆研檔案專業(yè)理論和專業(yè)知識(shí)，積極參加檔案工作理論研究，探索新理論，開展新技術(shù)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，努力為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。第十九條檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作，做好歸檔的宣傳工作，提高職工對(duì)檔案材料歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)材料歸檔的自覺性，做到寧多勿漏的收集材料，同時(shí)要做好鑒定，整理和保管工作，為提供利用打好基礎(chǔ)，協(xié)助有關(guān)人員做好檔案立卷工作。第二十條檔案人員必須堅(jiān)持檔案為改革和建設(shè)服務(wù)的方向，積極熱情地提供利用，要正確處理好管理與利用的關(guān)系，既要管好，又要利用好，既要堅(jiān)持原則，又要方便利用，既要為內(nèi)部服務(wù)，也要為社會(huì)服務(wù)，要最大限度的發(fā)揮檔案憑證和查考作用，做好檔案登統(tǒng)利用的信息反饋工作。第二十一條檔案人員必須隨時(shí)提高警惕，認(rèn)真做好檔案的安全和保密工作，檔案工作既是服務(wù)性工作，又是政治性，機(jī)要性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，增強(qiáng)保密意識(shí)，做好保密工作，嚴(yán)防泄失密事件的發(fā)生，以維護(hù)檔案的完整與安全。第二十二條檔案管理人員必須按規(guī)定向指定的檔案館移交應(yīng)移交的檔案，同時(shí)接收應(yīng)接收的檔案，在交接檔案時(shí)，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，做好登統(tǒng)工作，嚴(yán)防差錯(cuò)事故的發(fā)生。第五章獎(jiǎng)懲第二十三條對(duì)不執(zhí)行國家規(guī)定，不按期立卷，移交檔案者，無論科室或個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)呐u(píng)和教育，并令其限期改正，經(jīng)教育仍不改者，應(yīng)給予必要的經(jīng)濟(jì)懲罰。第二十四條對(duì)檔案保管不善造成損失的，輕者扣一月或數(shù)月獎(jiǎng)金，重者給予行政處分。第二十五條對(duì)有意損毀檔案材料者，視其情節(jié)輕重給予黨紀(jì)，政紀(jì)處理，直至追究法律責(zé)任。第二十六條對(duì)積極積累收集形成檔案材料做得好的同志給予表揚(yáng)，有貢獻(xiàn)者應(yīng)予獎(jiǎng)勵(lì)。第六章檔案的鑒定、銷毀第二十七條成立由院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人組成的檔