合同檔案管理辦法

?第一章總則為了加強(qiáng)對(duì)公司合同檔案的管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等工作，保障合同檔案的安全、完整、準(zhǔn)確、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二章合同檔案的定義和范圍1.定義：合同檔案是指公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與其他單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等文件材料，以及在履行合同過(guò)程中形成的各種記錄、報(bào)告、批件等文件材料。2.范圍：包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、服務(wù)合同等。第三章合同檔案的管理職責(zé)1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督合同檔案的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等工作，定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行和管理工作，按照合同檔案管理制度的要求，及時(shí)將合同檔案資料移交檔案管理部門，并對(duì)合同檔案的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)的審核和記錄，協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同的簽訂和履行工作，按照合同檔案管理制度的要求，及時(shí)將合同涉及的財(cái)務(wù)資料移交檔案管理部門。第四章合同檔案的收集和整理1.收集時(shí)間：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同檔案資料移交檔案管理部門。2.收集內(nèi)容：合同檔案資料包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、附件、簽約過(guò)程中的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、審批文件等與合同有關(guān)的全部文件材料。3.整理要求：合同檔案資料應(yīng)按照合同編號(hào)、簽訂日期、合同類型等進(jìn)行分類整理，并編制目錄和索引，以便于查閱和利用。第五章合同檔案的借閱和利用1.借閱審批：合同檔案原則上不得外借，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。2.借閱期限：借閱合同檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱責(zé)任：借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改或損壞，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。4.利用方式：合同檔案的利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄等，查閱和復(fù)制合同檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人審批同意。第六章合同檔案的安全和保密1.安全措施：檔案管理部門應(yīng)采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)蛀等措施，確保合同檔案的安全。2.保密要求：合同檔案涉及公司的商業(yè)秘密和機(jī)密信息，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露合同檔案的內(nèi)容。3.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)違反合同檔案管理制度的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、紀(jì)律處分等處理措施。第七章合同檔案的銷毀1.銷毀范圍：對(duì)于超過(guò)保管期限、無(wú)保存價(jià)值或已失去利用價(jià)值的合同檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：銷毀合同檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人審批同意，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)實(shí)施，并對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄和監(jiān)銷。3.銷毀要求：銷毀合同檔案應(yīng)采用碎紙機(jī)等安全可靠的方式進(jìn)行，并確保銷毀徹底，無(wú)法恢復(fù)。第八章附則1.本辦法由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和