《行政秘書學(xué)》 課件 第6章 角色定位與職業(yè)規(guī)劃

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第6章角色定位與職業(yè)規(guī)劃第7章職業(yè)修養(yǎng)與職場心態(tài)第8章行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系第9章行政秘書的職業(yè)風(fēng)險及防范第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第3編做人與職業(yè)素養(yǎng)

第6章角色定位與職業(yè)規(guī)劃

6.1行政秘書的角色認知

行政秘書在工作中，由于時間、場合、情景、環(huán)境和條件的不同，將扮演不同的角色，它需要通過扮演各種不同的具體角色才能完成。行政秘書的角色最終實現(xiàn)與他所擔(dān)負的工作任務(wù)有直接的關(guān)系。6.1.1行政秘書角色的內(nèi)涵第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.2行政秘書角色的特點定位從屬性工作輔助性任務(wù)多重性第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.2行政秘書角色的特點1.定位從屬性行政秘書職業(yè)定位的從屬性，是由自身地位所決定的。行政秘書的產(chǎn)生是由于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有行政秘書，行政秘書是依附于領(lǐng)導(dǎo)而存在的。行政秘書的首要職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)的活動決定了秘書活動的基本范圍和利益指向，行政秘書必須從屬于領(lǐng)導(dǎo)。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.2行政秘書角色的特點2.工作輔助性行政秘書工作具有輔助性的特點，秘書本身只能按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖來處理問題、辦理事務(wù)，絕不能超出自己的職責(zé)范圍擅自替領(lǐng)導(dǎo)做主、發(fā)號施令。一些高級秘書有參謀的職能，但是即使在充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀時，也只不過為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供各種參考意見和啟發(fā)思路而已，絕對不能代替領(lǐng)導(dǎo)做決策，更不能以領(lǐng)導(dǎo)自居。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.2行政秘書角色的特點

3.任務(wù)多重性

行政秘書職責(zé)的多樣性決定了任務(wù)的多重性，其工作內(nèi)容包括文書處理、文稿起草、公務(wù)接待、調(diào)查研究、收集信息、會務(wù)組織、協(xié)調(diào)溝通、信息保密等。在具體工作中，行政秘書又扮演著領(lǐng)導(dǎo)助手、參謀、代理人等角色。因此，任務(wù)的多重性要求行政秘書在實際工作中及時調(diào)整好自己在不同場合中的角色，履行相應(yīng)的職責(zé)。

第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.3行政秘書權(quán)力與角色關(guān)系1.角色權(quán)力分類

2.權(quán)力決定角色的特征第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.3行政秘書權(quán)力與角色關(guān)系1.角色權(quán)力分類行政秘書權(quán)力的種類可分為以下三種：（1）職位權(quán)力，硬性決定角色（2）機會性權(quán)力，柔性決定角色（3）個人影響力，彈性決定角色第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.1.3行政秘書權(quán)力與角色關(guān)系2.權(quán)力決定角色的特征（1）行政秘書權(quán)力有伸縮性（2）行政秘書權(quán)力不具有強制性（3）行政秘書權(quán)力具有廣泛性（4）行政秘書權(quán)力具有隱蔽性

第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.1助手1.助手的含義2.助手角色的定位3.助手的六大能力與素質(zhì)

6.2行政秘書的角色分類第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.1助手1.助手的含義

行政秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，直接在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下處理機關(guān)中發(fā)生的公務(wù)的人員。行政秘書需要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)決策和管理中的絕大部分具體事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時間和精力，使領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力考慮大政方針和全局性問題。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.1助手2.助手角色的定位

行政秘書的助手角色主要反映在行政秘書的辦文、辦會、辦事等方面。領(lǐng)導(dǎo)的助手需要承擔(dān)以下七個方面的工作：（1）辦理文書（2）安排領(lǐng)導(dǎo)會務(wù)（3）信息溝通（4）后勤保障（5）管理辦公用品（6）管理檔案（7）安排領(lǐng)導(dǎo)的活動第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.1助手

3.助手的六大能力與素質(zhì)

（1）文書處理與撰寫能力（2）事務(wù)活動管理能力（3）會議管理能力（4）信息收集能力（5）項目管理能力（6）服從和服務(wù)意識第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.2參謀1.參謀的含義2.參謀的角色定位3.參謀的三大能力與素養(yǎng)第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.2參謀

1.參謀的含義

行政秘書的參謀角色有兩方面的含義：一是指一種行為過程，參與策劃與謀略，即為追求一定目標(biāo)的服務(wù)對象爭取最佳目標(biāo)效果而出謀劃策，也就是常說的出主意、提建議。換言之，參謀就是為決策者在決策過程中提出謀劃和建議的一種智力輔助性社會活動。二是指從事智力輔助性參謀咨詢活動的主體。行政秘書的參謀角色主要體現(xiàn)在兩方面：一是行政秘書為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦事、辦會中，出主意、想辦法、提供可行性方案和拾遺補缺等，能有效延展領(lǐng)導(dǎo)的思路，拓寬領(lǐng)導(dǎo)的思維領(lǐng)域；二是行政秘書的創(chuàng)造性和創(chuàng)新性的作用，主要通過文字工作、信息工作、咨詢服務(wù)性工作等來體現(xiàn)。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.2參謀

2.參謀的角色定位參謀的角色定位主要是為領(lǐng)導(dǎo)提供智力支持，在整個決策周期中都發(fā)揮重要的作用，主要表現(xiàn)在以下六大方面：（1）輔助決策（2）政策研究（3）參與方案制訂（4）協(xié)助政策方案的實施（5）參與政策方案的評估（6）政策方案的終止第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.2參謀

3.參謀的三大能力與素養(yǎng)（1）善于進諫的能力（3）冷靜沉著的素質(zhì)（2）信息處理能力第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.3代理人1.代理人的含義2.代理人的角色定位3.代理人的七大能力與素養(yǎng)第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.3代理人

1.代理人的含義

行政秘書的高級職能要求其能夠在某些場合代表領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授予的權(quán)力自主辦事和行使權(quán)力。當(dāng)然，并不是所有的秘書都能夠扮演代理人的角色。通常在政府部門中只有領(lǐng)導(dǎo)的貼身秘書或者辦公室秘書長在特定情況下能夠代表領(lǐng)導(dǎo)；而在企業(yè)中，只有董事長及經(jīng)理的高級秘書才能夠在適當(dāng)?shù)膱龊习缪荽砣说慕巧?。?編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.3代理人

2.代理人的角色定位行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的代理人，需要承擔(dān)以下五方面的任務(wù)：（1）對外代表單位（2）代表領(lǐng)導(dǎo)開展公關(guān)（3）代表領(lǐng)導(dǎo)綜合協(xié)調(diào)關(guān)系（4）代表領(lǐng)導(dǎo)辦理業(yè)務(wù)（5）代表領(lǐng)導(dǎo)出席活動第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.2.3代理人

3.代理人的七大能力與素養(yǎng)行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的代理人，是行政秘書最高層次的角色，因此除了具備其他角色所需的能力外，還需要一定的領(lǐng)導(dǎo)能力。行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)代理人的能力需要從以下六個方面重點加強：（1）良好的溝通協(xié)調(diào)能力（2）處事果斷、辦事高效的能力（3）責(zé)任與風(fēng)險承擔(dān)的能力（4）自如的社交能力（5）學(xué)習(xí)能力（6）內(nèi)外兼修的個人素養(yǎng)第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.1行政秘書職業(yè)的障礙1.潛在的年齡界限2.缺乏專業(yè)技能3.易被新人代替

6.3行政秘書的職業(yè)規(guī)劃第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.1行政秘書職業(yè)的障礙

1.潛在的年齡界限

雖然有人從事行政秘書一生，但行政秘書這一職業(yè)具有年輕化的趨勢。行政秘書是單位的“門面”，很多單位要求行政秘書的形象有朝氣，以更好地代表本單位。一些招聘行政秘書的信息中，經(jīng)常能看到對年齡的要求。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.1行政秘書職業(yè)的障礙

2.缺乏專業(yè)技能現(xiàn)代社會對行政秘書的要求在不斷地提高，但行政秘書掌握的大多是處理日常事務(wù)及人員溝通等通用技能，專業(yè)知識背景也大多是文科類，如中文、行政管理等專業(yè)，因此難以成為行政秘書的核心優(yōu)勢，一旦尋求轉(zhuǎn)行，難度較大。此外，長期從事行政秘書的工作無法積累其他領(lǐng)域的知識和技能，表現(xiàn)出行政秘書優(yōu)勢與能力退化的趨勢。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.1行政秘書職業(yè)的障礙

3.易被新人代替

行政秘書若不注重知識積累及專業(yè)提高，可能使自身在社會競爭中失去優(yōu)勢。新人輩出是社會的必然，對于每一位行政秘書來說，如果不積極提高自己的綜合能力和做好長期角色發(fā)展規(guī)劃，很容易被新人替代。第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.2職業(yè)規(guī)劃的影響因素1.能力拓展是職業(yè)規(guī)劃的堅實基礎(chǔ)2.領(lǐng)導(dǎo)對秘書職業(yè)規(guī)劃的影響3.修養(yǎng)提升是內(nèi)在根基第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.2職業(yè)規(guī)劃的影響因素

1.能力拓展是職業(yè)規(guī)劃的堅實基礎(chǔ)

（1）個人能力影響本職工作（2）個人能力影響晉升第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.2職業(yè)規(guī)劃的影響因素2.領(lǐng)導(dǎo)對秘書職業(yè)規(guī)劃的影響

需注意以下兩個前提條件：（1）與領(lǐng)導(dǎo)同命運（2）能力素養(yǎng)得到領(lǐng)導(dǎo)的認可領(lǐng)導(dǎo)對行政秘書職業(yè)發(fā)展的影響主要表現(xiàn)為以下三種情況：（1）由行政秘書直接晉升為管理者（2）工作平級調(diào)動（3）行政秘書被排擠辭退第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.2職業(yè)規(guī)劃的影響因素3.修養(yǎng)提升是內(nèi)在根基（1）人格修養(yǎng)是職業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)（2）才學(xué)修養(yǎng)是職業(yè)發(fā)展的基本條件之一（3）政治思想修養(yǎng)是政府部門職業(yè)發(fā)展的保障（4）道德修養(yǎng)是職業(yè)發(fā)展的前提第3編第6章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.3職業(yè)規(guī)劃的步驟與方向1.由初級能力向高級能力方向發(fā)展2.專業(yè)化發(fā)展方向3.晉升為管理人員第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.3職業(yè)規(guī)劃的步驟與方向1.由初級能力向高級能力方向發(fā)展這里重點介紹行政秘書需要的中高級能力：（1）項目管理能力（2）知識管理能力（3）人際交往能力（4）公關(guān)能力（5）時間管理能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材6.3.3職業(yè)規(guī)劃的步驟與方向

2.專業(yè)化發(fā)展方向?qū)?/p>