公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

【篇一：企業(yè)檔案管理規(guī)定】

第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù),

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關(guān)法律、

法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動

中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理

檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案

局備案。

第五條企業(yè)負責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定

本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)

章制度；

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、

統(tǒng)計和提供利用工作；

（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工

作；

（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)（含境外機構(gòu)）的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的

檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本

企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材

料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相

應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知

識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值

的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行監(jiān)銷。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政

管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價

值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提

高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開

發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供

真實、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他

組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

公司檔案管理制度

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔

范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內(nèi)勤）收集、

審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠（文件的正文與附

件、印件與底稿、請示與批復(fù)）無缺頁、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材

料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色

鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書

寫。

6、重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律

交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，

熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺

遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2、負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、

上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量

符合“規(guī)范”要求。

3、負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4、負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)

驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負責(zé)本部門文件、材料的收集、

整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負責(zé)，

把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。

3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移

交。

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，

不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均

屬本部門立卷歸檔范圍。

2、各部門兼職檔案員，負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審

定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,

按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責(zé)檔

案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列

有序，查找方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚

未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕

度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防

潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品，停電時，

律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確

保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅持原則，認(rèn)

真執(zhí)行各項制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，

嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時須

經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人

員不準(zhǔn)進入檔案室。

4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所，

不準(zhǔn)帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5、對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要

依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行

借閱手續(xù)。

2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)

持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期

限內(nèi)按時歸還。

3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由

轉(zhuǎn)借他人。

4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進行檢查，確認(rèn)檔案

材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)

認(rèn)真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)

象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

【篇三：公司檔案管理辦法】

檔案管理制度

1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移

送檔案室統(tǒng)一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它

筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室

按有關(guān)要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，

做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電

器。

檔案統(tǒng)計制度

1、做好檔案組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。

2、及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。

4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

5、有專人負責(zé)檔案統(tǒng)計工作，按要求填報檔案統(tǒng)計報表，并做

到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

檔案安全保密制度

1、嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強管理，防止丟失、泄

密。

2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文

件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借,

不準(zhǔn)帶入公共場所。

4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。

檔案查閱借閱制度

1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、

政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。

2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密

數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行

登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

3、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時，

必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文

字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈

點，嚴(yán)防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回

家中。

5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否

則無效。

6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手

續(xù)。

7、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，

當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，并采取補救措施。

檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴(yán)禁攜帶危險品進入。

3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔

案丟失和意外事故發(fā)生。

4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、

防潮、防塵、防污染等措施。

5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

機關(guān)檔案歸檔制度

一、凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、

政、工、團、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財會等工作中形成的文件材料），

均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進進整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移

交。

二、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交給辦公

室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

三、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會議的人員返回單

位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文

書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,

按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

五、機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機關(guān)檔案室

移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

六、機關(guān)財務(wù)部門應(yīng)把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前

移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù)。

國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量,

制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照

歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做

到案結(jié)卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。

3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位

為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序

所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫。

5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考

表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫

順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝

訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的

內(nèi)容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要

求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并

編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前

一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度

為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》

進行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各

科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一

起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要

用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。

定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后

是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文

在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用

炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度——保管期限——問題分類法進行分類。即在同

一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面

按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。

5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在

歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。

6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個

流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排

序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項,

填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向

本單位檔案室移交。

會計檔案立卷歸檔制度

會計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管

理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料

和證據(jù)。

1、機關(guān)會議檔案的整理原則是：財務(wù)部門每年形成的財務(wù)檔案

應(yīng)由財務(wù)部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責(zé)裝訂成冊,

整理立卷。

2、機關(guān)會計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內(nèi)其職能活動中形成的會計

報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會計核算專

業(yè)材料。

3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或

背面上設(shè)計檔號的，在整理時應(yīng)該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗

號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財務(wù)部

門負責(zé)修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

5、會計檔案案卷的編號，應(yīng)以每一本報表、一本帳簿、一本憑

證各自給一個案卷號。

6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機構(gòu)按先后順序排好，

然后將各內(nèi)設(shè)機構(gòu)中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10

年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

7、擬制案卷標(biāo)題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制，

使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進行。逐卷

填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

9、會計檔案的歸檔時間是當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，

可在財務(wù)科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷巨錄及清冊，在三

月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

聲像檔案立卷歸檔制度

聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷

歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會

議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一

立卷，在每年五月前向檔案室移交。

3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，

形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利

用。

4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

檔案利用制度

1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，

注明查（借）閱目的，用后及時反饋利用效果。

2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批

準(zhǔn)方可查閱。

3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢

查校對后方可帶出。

4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，

須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用,

要辦理續(xù)借手續(xù)。

5、如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔

案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管局

長批準(zhǔn)。

6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂

改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對將檔案

丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員

泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀(jì)律處分。

檔案利用效果登記制度

一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的

收集工作，對不能當(dāng)場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。

二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當(dāng)場填寫利用

效果，并簽名確認(rèn)。

三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場確定利用效果時，應(yīng)將“利

用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表:

四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時整理。

【篇四：公司檔案管理制度】

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的

要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順

工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有

查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備

份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整

性、延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責(zé)集團檔案管理、文書立卷的工作，

并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負責(zé)人應(yīng)

重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負

責(zé)此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公

文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）

均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算

等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、

銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項目批文、合同;

6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的

各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初

設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、

領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公

司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位

提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司

應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、

立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有

些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須

嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行

移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注

明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保

持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做

到下述幾點:

(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全

完整。

(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件

與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立

在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件

材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在

后；印件在前，定稿在后；

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的

案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫

頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和

聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定

的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡

化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:

沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷

內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、

中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十

六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司

有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查

考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短

期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機

密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案

復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任

（集團行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集

團行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提

供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意

或辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、

清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶

檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主

任（集團行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)

理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十

天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按

公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文

件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工

作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔

案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、

文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的

電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期

限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，

組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷

人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備

份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令

其文件部門負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元?500

元，并予以集團內(nèi)通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密

的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)

印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款

500元?1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重

程度追究其法律責(zé)任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸

還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)

立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視

情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機

密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律

責(zé)任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，

不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體

實施細則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍

【篇五：公司檔案管理制度】

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案

管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接

形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史

記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文

上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離

職