采購管理制度與流程

采購管理制度與流程一、制定目的及范圍為提升公司采購管理水平，確保采購活動的規(guī)范性與高效性，特制定本制度。該制度適用于所有采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購，旨在明確采購流程、職責(zé)及相關(guān)要求，降低采購成本，提高資源利用效率。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：公正、公平、公開，確保所有供應(yīng)商在同等條件下參與競爭。質(zhì)量與價格并重，綜合評估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。所有采購物資需從合法商家獲取，確保開具正規(guī)發(fā)票。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程采購申請：申購人需先向倉庫確認(rèn)庫存情況，若庫存不足，填寫“申購單”并提交。申購審批：項目采購需提交預(yù)算審批，其他采購需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后填寫流轉(zhuǎn)單。詢價：各部門負(fù)責(zé)詢價，至少提供三家供應(yīng)商的報價，確保價格透明。核價：參考?xì)v史價格進(jìn)行核價，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價結(jié)果，確保價格合理。審批：流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終由公司負(fù)責(zé)人審批，確保決策的科學(xué)性。采購實施與驗收入庫：審批通過后，采購人下單，物資到貨后由相關(guān)人員進(jìn)行驗收并入庫，確保物資質(zhì)量。報銷：采購物資需在貨到一個月內(nèi)完成報銷，逾期不予受理，確保財務(wù)管理的規(guī)范性。2.特殊采購流程集中計劃采購：辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一采購，減少采購成本。零星采購：適用于金額較低、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行，確保靈活性。應(yīng)急采購：因緊急情況需要采購時，由應(yīng)急處置小組進(jìn)行，無需詢價，以最快方式滿足需求。年度采購：涉及定期需求的采購，需提前編制年度預(yù)算，并向財務(wù)部報備，確保資源的合理配置。四、備案所有采購活動結(jié)束后，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交財務(wù)審核，另一份存檔以備查，確保采購記錄的完整性與可追溯性。五、采購紀(jì)律采購人職責(zé)：建立供應(yīng)商資料檔案，做好市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。采購人員行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理，維護(hù)采購活動的公正性。六、流程優(yōu)化與反饋機制為確保采購流程的持續(xù)改進(jìn)，需建立反饋機制。各部門應(yīng)定期對采購流程進(jìn)行評估，收集實施過程中遇到的問題與建議，及時調(diào)整流程，確保其適應(yīng)性與有效性。通過定期培訓(xùn)與溝通，提升員工對采購流程的理解與執(zhí)行力，確保制度的有效落實。七、總結(jié)本采購管理制度與流程的制定，旨在為公司提供一套科學(xué)、合理的采購管理框架，確保采購活動的高效、透明