ecel基礎應用辦公技巧大全高級技能

一、數(shù)據輸入和編輯技巧

1.在一個單元格內輸入多個值

我們有時需要在某個單元格內連續(xù)輸入多個數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格

的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。

其實可以采用以下方法:單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單

2.增加工作簿的頁數(shù)

單擊“插入一工作表”命令，即可在底部看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最多

可以有255張工作表。

3.奇特的F4鍵

Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復”鍵，F(xiàn)4鍵可以重

復前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內加入或刪除一行，然后移動插入點

并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。

4.將格式化文本導入Excel

1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個數(shù)據項之間會被空格隔開，當然你也

可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出；2.在Excel

中打開剛才保存的文本文件，出現(xiàn)“文本導入向導-3步驟之1”對話框，選擇“分隔符號”，

單擊“下一步”；3.在“文本導人向導-3步驟之2”對話框中選擇文本數(shù)據項分隔符號，

Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個分隔符號選項應

該單選。你在“預覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”；4.在“文

本導人向導-3步驟之3”對話框中，你可以設置數(shù)據的類型，一般不需改動，Excel自動設

置為“常規(guī)”格式。“常規(guī)”數(shù)據格式將數(shù)值轉換為數(shù)字格式，日期值轉換為日期格式，

其余數(shù)據轉換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。

5.快速換行

我們在使用Excel制作表格時經常會遇到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字的情

況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是換行，有一個簡便實用的操作

方法可以實現(xiàn)換行:在選定單元格輸入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸

入第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。

6,巧變文本為數(shù)字

在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財務軟件的數(shù)據導入Excel中后居然是以文

本形式存在的（數(shù)字默認是右對齊，而文本是左對齊的），即使是重新設置單元格格式為數(shù)

字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文件轉變回數(shù)字：在空白的單元格中填入數(shù)字

1,然后選中這個單元格，執(zhí)行“復制”命令，然后再選中所要轉換的范圍，選擇“選擇性

粘貼”中的“乘”，你就會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。

7.在單元格中輸入。值

一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后，只要光標一移

出該單元格，格中數(shù)字就會自動變成“5”、“4"，Excel默認的這種做法讓人使用非常不

便，我們可以通過下面的方法來避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之

類數(shù)字的單元格，鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設置單元格格式”，在接著

出現(xiàn)的界面中選“數(shù)字”標簽頁，在列表框中選擇“文本”，單擊“確定”。這樣，在這

些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數(shù)字了。

8.將數(shù)字設為文本格式

不論是否對含有數(shù)字的單元格應用了文本格式，Excel都會將數(shù)字保存為數(shù)字數(shù)據。若

要使Excel將類似零件號碼的數(shù)字解釋為文本，首先應將空白單元格設置成文本格式，然

后鍵入數(shù)字。如果已經輸入了數(shù)字，那么也可以將它更改成文本形式。方法是：1.選擇含

有要設置成文本格式的數(shù)字單元格；2.單擊“格式-＞單元格”命令，然后單擊“數(shù)字”選

項卡O;3.在“分類”列表中，單擊“文本”，然后再單擊“確定”；4.單擊每個單元

格，按F2鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數(shù)據。

9,快速進行單元格之間的切換（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中,可以用以下方法實現(xiàn)在一個區(qū)域內的快速輸入而不用鼠標來進行單元格之

間的切換。方法如下:用鼠標圈定一定區(qū)域后，按Tab鍵可使目標單元格向后移，按

“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續(xù)輸入一組數(shù)據而不需用鼠標，從而提高

輸入速度。提示:事實上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后一個單元格，繼續(xù)按

Tab,則可以轉到下一行開始的單元格;在選定區(qū)域最后一行的最后一個單元格繼續(xù)按Tab

則會回到選定區(qū)域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入數(shù)據。

10.在同一單元格內連續(xù)輸入多個測試值

一般情況下，當我們在單元格內輸入內容后按回車鍵，鼠標就會自動移到下一單元格,

如果我們需要在某個單元格內連續(xù)輸入多個測試值以查看引用此單元格的其他單元格的動

態(tài)效果時，就需要進行以下操作:單擊“工具一選項一編輯”，取消選中“按Enter鍵后移

動”選項。，從而實現(xiàn)在同一單元格內輸人多個測試值。

11.輸入數(shù)字、文字、日期或時間

單擊需要輸入數(shù)據的單元格，鍵入數(shù)據并按Enter或Tab鍵即可。如果是時間，用斜

杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例如，可以鍵入9/5/96或Jun-96。如果按12小

時制輸入時間，請在時間數(shù)字后空一格，并鍵入字母a（上午）或p（下午），例如，9:00Po

否則，如果只輸入時間數(shù)字，Excel將按AM（上午）處理。

12.快速輸入歐元符號

先按下Alt鍵,然后利用右面的數(shù)字鍵盤（俗稱小鍵盤）鍵入0128這4個數(shù)字,松開Alt

鍵，就可以輸入歐元符號。

13.將單元格區(qū)域從公式轉換成數(shù)值

有時，你可能需要將某個單元格區(qū)域中的公式轉換成數(shù)值，常規(guī)方法是使用“選擇性

粘貼”中的“數(shù)值”選項來轉換數(shù)據。其實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的單元格

區(qū)域，按住鼠標右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動一小段距離（不松開鼠標），然后再把它拖回

去，在原來單元格區(qū)域的位置松開鼠標（此時，單元格區(qū)域邊框變花了），從出現(xiàn)的快捷菜

單中選擇“僅復制數(shù)值”。

14.快速輸入有序文本

如果你經常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本，如數(shù)字（1、2……）、日期（1日、2日……）

等，可以利用下面的方法來實現(xiàn)其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元

格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至

第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標左鍵向

后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元

素（如“丙、丁、戊……”）依序自動填入相應的單元格中。

15.輸入有規(guī)律數(shù)字

有時需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值（如等比序列:2、4、8……），我們可以用

右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值（2、4）.

同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵

向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單。，

選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16……）及其"單元格格式”分別輸入相應的

單元格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8……）。

16.巧妙輸入常用數(shù)據

有時我們需要輸入一些數(shù)據，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困

難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工

姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中它們，單擊“工具一選項”命令打開“選項”對話框，

選“自定義序列”標簽（），先后按“導入“、“確定"按鈕。以后在任一單元格中輸入

某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該職工后面的職

工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。

17.快速輸入特殊符號

有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號

（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克

服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X,注意:不能是

表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯一替換”命令，打開“替換”對話

框。，在“查找內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中

輸入“X”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按“替換”按鈕

一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。

18.快速輸入相同文本

有時后面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以采取快速復制（不是通常的

“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入：1.如果需要在一些連續(xù)的單

元格中輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后用

“填充柄”將其復制到后續(xù)的單元格中。2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經輸入

過，當你輸入該文本前面幾個字符時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下Enter鍵就可以把

后續(xù)文本輸入。3.如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“Ctrl+D

（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。4.

如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標點擊需要輸

入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。

19.快速給數(shù)字加上單位

有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入,

而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現(xiàn)單位的自動輸入:先

將數(shù)值輸入相應的單元格中（注意:僅限于數(shù)值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要

加同一單位的單元格，單擊“格式一單元格”命令，打開“單元格格式”對話框O,在

“數(shù)字”標簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入

“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應數(shù)值的后面。

20.巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字

大家知道，如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會將其

轉為科學計數(shù)的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設置

成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設置，也可以實現(xiàn)，但操作很慢。其實我們在

輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態(tài)

下輸入）。

21.將WPS/Word表格轉換為Excel工作表

有時需要將WPS/Word編輯過的表格轉換成Excel工作表，可利用Excel的數(shù)據庫操

作、宏操作等功能進行分析、處理，轉換方法非常簡單：1.啟動WPS/Word,打開WPS/Word

文檔，拖動鼠標，選擇整個表格，再在“編輯”菜單中選擇“復制”命令；2.啟動Excel,

打開Excel工作表，單擊目標表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”

命令。注:若需將老版本的WPS表格轉換為Excel工作表，應先將其用WPS97/WPS2000/

WPSOffice或Word打開，再進行轉換。

結取消單元格鏈接

將鏈接單元格格式更改為數(shù)值格式就可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含鏈接的

單元格，然后單擊“復制”按鈕，保持該格處于選中狀態(tài)，單擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘

貼”命令選擇“數(shù)值”后單擊“確定”，單元格內容就被單元格實際數(shù)值替代，與其它源

文件的鏈接就刪除了。

23.快速輸入拼音

選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式一拼音信息一顯示或隱藏”命令，選中的

單元格會自動變高，再單擊“格式拼音信息-編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。

單擊“格式一拼音信息一設置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關系。

24.插入“V”

首先選擇要插入5的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或

b,即在單元格中插入了"。

25.按小數(shù)點對齊

有以下兩種方法使數(shù)字按小數(shù)點對齊：1.選中位數(shù)少的單元格，根據需要單擊格式工

具欄上的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕多次，將不足位數(shù)補以0。2.選中位數(shù)少的單元格，右鍵

單擊選擇“設置單元格格式”命令，在彈出的窗口中單擊“數(shù)字”標簽，選中“數(shù)值”，

在右面的“小數(shù)位數(shù)”中輸入需要的），程序就會自動以0補足位數(shù)。同樣，對于位數(shù)多

的單元格，如果設置了較少的小數(shù)位數(shù)，程序會自動去掉后面的數(shù)字。

26.對不同類型的單元格定義不同的輸入法

在一個工作表中，通常既有數(shù)字，又有字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的單

元格時，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下

面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換：1.選擇需要輸入漢

字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據一有效性”命令，在“數(shù)據有效性”對話框中選擇“輸入法

模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕。；2.同樣，

選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據一有效性”命令，選擇“輸入法模式”

選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“關閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。此后，當

插入點處于不同的單元格時，Excel會根據上述設置，自動在中英文輸入法間進行切換，從

而提高了輸入效率。

27.在Excel中快速插入Word表格

1.打開Word表格所在的文件；2.打開要處理Word表格的Excel文件，并調整好兩窗

口的位置，以便看見表格和要插入表格的區(qū)域；3.選中Word中的表格；4.按住鼠標左鍵，

將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。

28.設置單元格字體

選定要格式化的全部單元格或單個單元格中的指定文本，單擊“格式一單元格”命令,

在“字體”框中，單擊所需字體，在“字號”框中，單擊所需的字體大小即可。。另外,

如果某一單元格中的少量數(shù)據不可見，那么可減小這些數(shù)據字體的大小，而不用調整列的

寬度，以顯示單元格中所有數(shù)據。

29.在一個單元格中顯示多行文字

選定要設置格式的單元格，單擊“格式一單元格”命令，在打開的單元格格式對話框

中選中“對齊”選項卡下的“自動換行”復選框（）即可。

30.將網頁上的數(shù)據引入到Excel表格

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。你可以

選中信息并復制它，然后將信息粘貼到Excel中，或者可以選中信息并將其拖放到Excel

中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網絡的表格數(shù)據會顯得非常簡單并且異常

快捷。在Excel2002中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的

功能、格式及編輯狀態(tài)。

31.取消超級鏈接

下面介紹兩個方法，讓你方便地取消Excel中的超級鏈接。1.如果正在輸入URL或

E-mail地址，在輸入完畢后敲回車鍵，剛才輸入的內容會變成藍色，此時單擊智能標記選

擇“撤消超鏈接”命令即可。2.如果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單元格，在快

捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。

32.編輯單元格內容

雙擊要鍵入數(shù)據的單元格，直接輸入數(shù)據或對其中內容進行修改，完成后若要確認所

做的改動，按Enter鍵即可;若取消所做的改動，按Esc鍵。另外，你還可以單擊單元格，

再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數(shù)據了。

33.設置單元格邊框

選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式一單元格”命令，選擇“邊框”選項卡（），

然后在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊

“外邊框”按鈕，最后單擊“確定”按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選定單元格的樣式,

單擊“格式一單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預置”下的“外邊框”和

“內部”按鈕，邊框應用于單元格的邊界，它會和文本旋轉同樣的角度。

34.設置單元格文本對齊方式

選擇要設置文本對齊的單元格，單擊”格式一單元格”命令，單擊“對齊”標簽，然

后根據需要設置文本對齊方式即可。

35.輸入公式

單擊將要在其中輸入公式的單元格，然后鍵入=（等號），若單擊了“編輯公式”按鈕

或“粘貼函數(shù)”按鈕，Excel將插入一個等號，接著輸入公式內容，按Enter鍵。

36.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的

間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入

后，選中該列，點擊“格式一單元格一對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最

后將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。

37.隱藏單元格中的所有值（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

有時候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單元

格。單擊“格式一單元格”命令，選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，

然后將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“；；；”（3個分號）即可（）o提示:你也許奇

怪為什么會這樣，其實單元格數(shù)字的自定義格式是由正數(shù)、負數(shù)、零和文本4個部分組成。

這4個部分用3個分號分隔，哪個部分空，相應的內容就不會在單元格中顯示。現(xiàn)在都空

了，當然就都不顯示了。

38.恢復隱藏列

通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，然后選擇“格式一列一取消隱藏”菜單項可以

恢復隱藏的列。其實恢復隱藏列還有一種快捷方法:將鼠標指針放置在列標的分割線上，例

如，若隱藏B列，則將鼠標指針放置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移動鼠標指針,

直到鼠標指針從兩邊有箭頭的單豎變?yōu)閮蛇呌屑^的雙豎杠，此時拖動鼠標就可以打開隱

藏的列。

39.快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中隱藏行或列，通常可以通過格式菜單中的行或列選項中的隱藏來實現(xiàn)，或

者是選中行號或列標后通過鼠標右鍵的快捷菜單來完成，對于分散的單元格區(qū)域，可以這

樣快速隱藏：快速隱藏選中單元格所在行：“Ctrl+9”快速隱藏選中單元格所在

列："Ctrl+0”取消行隱藏：“Ctrl+Shift+9”取消行隱藏：“Ctrl+Shift+0”

40.徹底隱藏單元格

在很多時候我們會將一些行或列的內容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復制包

含隱藏行或列的區(qū)域，這樣隱藏的內容就會在粘貼的新的工作表中出現(xiàn)，降低了隱藏效果。

如果要想避免這種情況，我們可以先選中要復制的區(qū)域，然后單擊”編輯一定位”命令，

在打開的對話框中點擊“定位條件”按鈕，在定位條件對話框中選中“可見單元格”選

項），這樣就可以避免上面所發(fā)生的情況了。

41.用下拉列表快速輸入數(shù)據

如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據很有規(guī)律，如學歷（小學、初中、高中、中專、大

專、本科、碩士、博士）、職稱（技術員、助理工程師、工程師、高級工程師）等，你希望減

少手工錄入的工作量，這時我們就可以設置下拉列表實現(xiàn)選擇輸入。具體方法為：選取需

要設置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據一有效性”命令，從“數(shù)據有效性”對話框中

選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設

置下拉列表所需的數(shù)據序列，如“技術員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保

復選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可。。這樣在輸入數(shù)據的時候，

就可以單擊單元格右側的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據，從而加快了輸入速度。

42.快速輸入自定義短語

使用該功能可以把經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”

便會將它更換成所定義的文字。定義“自動更正”項目的方法如下:單擊“工具一自動更正

選項”命令，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如“電腦報”，

在“替換為”框中鍵入要替換的內容，如“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項

目添加到項目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報”，則“電腦報編輯部”

這個短語就會輸?shù)奖砀裰小?/p>

43.設置單元格背景色

選擇要設置背景色的單元格，單擊“格式一單元格”命令，然后單擊“圖案”選項卡,

要設置帶有圖案的背景色，請在“顏色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖案”下拉

菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。

44.快速在多個單元格中輸入相同公式

先選定一個區(qū)域，再鍵入公式，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區(qū)域內的所有

單元格中輸入同一公式。

45.同時在多個單元格中輸入相同內容

選定需要輸入數(shù)據的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相

應數(shù)據，按“Ctrl+Enter”鍵即可。

46.快速輸入日期和時間

當前日期選取一個單元格，并按“Ctrl+;”當前時間選取一個單元格，并按

“Ctrl+Shift+;”當前日期和時間選取一個單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格鍵，

最后按“Ctrl+Shift+;”注意:當你使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的信息是靜

態(tài)的。要想自動更新信息，你必須使用TODAY和NOW函數(shù)。

47.將復制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間

如果你想要將一塊復制的單元格插入到其他行或列之間一一而不是覆蓋這些行或列

——可以通過下面這個簡單的操作來完成：選擇你將要復制的單元格，單擊編輯菜單上的

復制，在工作表上選擇將要放置被復制單元格的區(qū)域，然后按下“Ctrl+Shift++”，在插

入對話框中單擊周圍單元格的轉換方向，然后單擊“確定”。現(xiàn)在，復制的單元格將插入

到合適的位置，而你無需擔心它們覆蓋原有的信息。

48.在Excel中不丟掉列標題的顯示

你是否希望不論將Excel電子表格滾動到哪里都能夠看到列標題？這里將介紹一種使

列標題總保持可見的方法：選擇緊鄰列標題的下一行，單擊“窗口一凍結窗格”命令，被

凍結的列標題不會滾動，而且在你移動工作簿的其他部分時，列標題會保持可見。

49.查看與日期等效的序列數(shù)的值

Excel將所有的日期都作為序列數(shù)對待，要查看與日期等效的序列數(shù)的值，通常需要

將包含日期的單元格格式更改為“常規(guī)”格式?，F(xiàn)在有一種快捷方法:選擇包含日期的單元

格，然后單擊“格式”工具欄上的“千位分隔樣式”按鈕（即逗號形狀的按鈕），Excel將會

對選擇的單元格應用千位分隔樣式顯示序列數(shù)。

50.快速復制單元格內容

選中下面的單元格，按“Ctrl+'（為英文狀態(tài)下的單引號）”組合鍵，即可將上一單

元格的內容快速復制下來。

51.使用自定義序列排序（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel排序對話框中選擇主要關鍵字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排序次

序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排

行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完序后再轉置。自定義排序只應用于“主要關鍵字”框

中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序。若要用自定義排序對多個數(shù)據

列排序，則可以逐列進行。例如，要根據列A或列B進行排序，可先根據列B排序，然后

通過“排序選項”對話框確定自定義排序次序，下一步就是根據列A排序。

52.快速格式化Excel單元格

如果想要快速訪問Excel中的單元格格式對話框，以更改諸如字樣、對齊方式或邊框

等，請先選擇需要格式化的單元格然后按下“Ctrl+1”組合鍵，就可以打開“單元格格式

對話框”。

53.固定顯示某列

不少人在工作中用Excel做工資表時，由于工資表項目很多，往往一行信息不能同時

顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動工資輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解決這

個問題:首先在表格中單擊要凍結列的右邊一列，然后單擊“窗口一凍結窗格”命令即可。

如果你想撤消此功能，點擊“窗口”菜單，原來“凍結窗口”命令變成“撤消窗口凍結”，

單擊它即可。

54.在Excel中快速編輯單元格

如果你希望使用鍵盤做每一件事，在Excel電子表格中快速編輯數(shù)據將很困難，因為

你會發(fā)現(xiàn)自己想對單元格做改動時，經常需要用到鼠標。其實你可以使用一個快捷鍵

——F2,這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎么做：利用箭頭鍵選擇要編輯的單

元格，按下F2,編輯單元格內容，編輯完成后，按Enter鍵確認所做改動，或者按ESC鍵

取消改動。注意:這個技巧在Excel編輯超級鏈接時非常方便，因為如果當你使用鼠標點

擊單元格的超級鏈接時將自動打開Internet瀏覽器窗口，使用鍵盤可以很容易地編輯超級

鏈接。

55.使用自動填充快速復制公式和格式

想用一種無需輸入數(shù)字的簡單方法在Excel中填充數(shù)字嗎？利用自動填充命令，你可

以快速向相鄰的單元格復制數(shù)據、公式或格式。以下將說明具體的操作方法：選擇希望復

制的單元格，將光標移到選中單元格的右下角，光標將變成一個黑色的+號，點擊并按住鼠

標右鍵不放，將光標拖過將要填充的單元格，松開鼠標右鍵，鼠標右擊，在出現(xiàn)的快捷菜

單中單擊“以序列方式填充"，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時節(jié)省大量時間。

56.為單元格添加批注

Excel為方便用戶及時記錄，提供了添加批注的功能，當你給單元格進行注釋后，只需

將鼠標停留在單元格上，就可看到相應的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批注的單元

格，單擊“插入一批注”命令，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單擊批注

框外部的工作表區(qū)域即可。在添加批注之后單元格的右上角會出現(xiàn)一個小紅點，提示該單

元格已被添加了批注。將鼠標移到該單元格上就可以顯示批注。

57.數(shù)據自動輸入

在Excel中，數(shù)字、日期和時間等形式的數(shù)據可以直接連續(xù)輸入。例如，當需要輸入

12/10/91?12/10/99這些連續(xù)的日期，可以先在第一個單元格中輸入12/10/99,然后用鼠

標選中該單元格，接著再用鼠標直接拖動單元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者

垂直向下移動，即可自動在相鄰的單元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99數(shù)據。

當然你也可以單擊填充柄，選擇需要的序列方式（）。對于數(shù)字而言，還可以實現(xiàn)等差數(shù)

列和等比數(shù)列的連續(xù)輸入。

58.在Excel中快速計算一個人的年齡

Excel中的DATEDIFO函數(shù)可以計算兩單元格之間的年、月或日數(shù)。因此，這個函數(shù)

使得計算一個人的年齡變得容易了。在一個空白工作表中的A1單元里輸入生日，用斜線

分隔年、月和日，在A2單元中輸入type=DATEDIF(Al,T0DAY(),"y"),然后按Enter,這

個人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。

59.快速修改單元格次序

在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內容的次序，具體操作方法為：

首先用鼠標選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift鍵，接著移動鼠標指針到單元格邊緣，

直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一

個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，

單元格間的次序即發(fā)生了變化。

60.將網頁上的數(shù)據引入到Excel表格中

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。在Excel

中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。

一、圖形和圖表編輯技巧

61.在網上發(fā)布Excel生成的圖形

Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數(shù)據生成柱狀、圓餅、折線等分析

圖形。要想在Web發(fā)布這類以及用于報表裝飾示意類圖形，首先單擊“工具一選項”命令,

在“常規(guī)”中選擇“Web選項”，選擇是否采用便攜網絡圖形格式(PNG)存儲文件，以加快

下載速度和減少磁存儲空間，但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持，并非對所有

瀏覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格式，Excel會自動選擇并轉換為GIF、JPG格式文件,

并創(chuàng)建名為“文件名files”的子文件夾來保存轉換過的圖形。例如，如果文件名為

“dog.htm"，則Excel將創(chuàng)建名為“dog/files”的子文件夾。Excel也會支持文件指定文

件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web發(fā)布時選中圖表的“選擇交互”

選項框，則生成的Web頁面將保留Excel的圖形與表格數(shù)據互動的功能，即頁面中顯示數(shù)

據表格和對應分析圖形，用戶如果改變表格中的數(shù)據，則對應圖形隨之發(fā)生改變。但要注

意的是，這一交互并不能刷新存放在服務器端的數(shù)據表數(shù)據，如果你需要刷新或修改服務

器端的數(shù)據，則須利用VB等編制腳本程序。

62.創(chuàng)建圖表連接符

當你繪制了一些基本圖表以后，經常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，并說明圖

表中的關系。Excel2002提供了真正的圖表連接符，這些線條在基本形狀的預設位置保持

連接，當你移動基本形狀時，連接符與它們一起移動，而不需要你手工繪制它們。要創(chuàng)建

連接符，可按以下步驟進行:首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自

選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標指針將變成帶有4

條放射線的方形，當鼠標停留在某個形狀上，形狀上預先定義的連接點將變成邊界上彩色

的點，單擊希望連接符連接的點。然后在另一形狀的連接點上重復這個過程。

63.將Excel單元格轉換成圖片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些單元格區(qū)域轉換成圖片形式，可先選中要進行轉換的單元格區(qū)

域，然后按住Shift鍵，單擊”編輯一復制圖片”命令，在彈出的“復制圖片”對話框中，

可選擇“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式（圖1）,如果選擇“如屏幕所示”，

還可以進一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所示”和“圖片”

單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進入Word中，單擊“編輯一粘貼”命令，即可將選中

的Excel單元格區(qū)域以圖片形式粘貼過來。如果用戶沒用添加表格框線，那么選擇“如打

印效果”后，在進行“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果選擇“如屏幕所示”選項，

“粘貼圖片”操作后，圖片會有和屏幕顯示一樣的邊框。

64.將Word內容以圖片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段內容以圖片形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟進行:

首先在Word中選中要復制的內容，然后單擊“編輯f復制”命令，進入Excel中，按住Shift

鍵，單擊“編輯一粘貼圖片”命令，即可將剛才復制的內容以圖片格式插入到Excel表格

中，而且在該圖片上雙擊，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他

程序中的內容以圖片格式粘貼到Excel中。

65.將Word中的內容作為圖片鏈接插入Excel表格中

首先在Word中選中要復制的內容，然后單擊“編輯一復制”命令，進入Excel中，按

住Shift鍵，單擊“編輯-粘貼鏈接圖片”命令可將選中內容作為一個圖片鏈接插入Excel

中。

66.在獨立的窗口中處理內嵌式圖表

在某些情況下，你可能希望在獨立的窗口中處理內嵌式圖表，例如，一個圖表比工作

表窗口要大的話，那么在它自己的窗口中處理它將更容易、更靈活。要在一個窗口中處理

圖表，可在圖表區(qū)單擊鼠標右鍵，并從快捷菜單中選擇“圖表窗口”。

67.在圖表中顯示隱藏數(shù)據

通常，Excel不對隱藏單元格的數(shù)據制圖。但是，你也許不希望隱藏的數(shù)據從圖表中消

失，可以這樣操作:首先激活圖表，單擊“工具一選項一圖表”，在“圖表”標簽中取消選

擇“只繪制可見單元格數(shù)據”復選框（）。要注意的是，“只繪制可見單元格數(shù)據”只適

用于激活的圖表，因此，你在進行這個操作之前，必須激活圖表，否則“只繪制可見單元

格數(shù)據”選項是不可選的。

68.在圖表中增加文本框

只要你愿意，你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動的文本內容（不限于標題）。方

法為:選定圖表除標題或數(shù)據系列外的任何部分，然后在編輯欄中鍵入文本內容，接著按回

車鍵，這樣，圖表中就自動生成包含鍵入內容的文本框，你可以把它移到任何地方并根據

自己的喜好進行格式化。

69.建立文本與圖表文本框的鏈接

在工作表的空白單元格內輸入要鏈接的文本，單擊選中圖表，在編輯欄輸入等號，然

后單擊包含要鏈接文本的單元格，接著按回車鍵，該文本就出現(xiàn)在圖表中的某個位置上了。

這樣，不管什么時候工作表單元格內的文本發(fā)生變化時，圖表內的文本也隨著改變。但要

注意的是，一旦你取消了選中文本框，就很難再用鼠標選中該文本框進一步地修改，此時

你可以使用我們前面介紹過的圖表元素選取方法，即使用箭頭鍵移動選擇圖表元素。

70.給圖表增加新數(shù)據系列

有時我們需要對已創(chuàng)建好的圖表增加新的數(shù)據系列，雖然你可以重新創(chuàng)建包含新數(shù)據

系列的圖表，但對已經存在的圖表增加新數(shù)據系列顯得更為簡單、方便。方法一:使用“數(shù)

據源”對話框激活圖表，單擊“圖表一源數(shù)據f系列”，單擊“添加”按鈕，在“名稱”

欄中指定數(shù)據系列的名稱，在“值”欄中指定新的數(shù)據系列，單擊“確定”按鈕即可()o

方法二:使用“選擇性粘貼”對話框選擇要增加的數(shù)據系列并將其復制到剪貼板上，然后

激活圖表，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)“選擇性粘貼”對話框，選

擇添加單元格為“新系列”，并選擇合適的數(shù)值軸，然后單擊“確定”按鈕即可。方法三:

拖動鼠標法選擇要增加為新數(shù)據系列的單元格區(qū)域，鼠標指針指向區(qū)域的邊框，把它拖到

圖表中。當你松開鼠標按鈕的時候，圖表中就增加了新的數(shù)據系列。注意:這一方法僅對內

嵌式圖表起作用。方法四:使用“添加數(shù)據”對話框激活圖表，單擊“圖表f添加數(shù)據”

命令，然后選擇要增加為新數(shù)據系列的單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可。

71.快速修改圖表元素的格式

通常，我們通過使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標右鍵，從快捷菜單中

選擇“格式”命令來對圖表元素進行格式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會調

出此圖表元素的格式對話框。根據選擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。

72.創(chuàng)建復合圖表

復合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同時顯

示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個復合圖表只需簡單地將一個或一個以上的數(shù)據系列轉變成其

他的圖表類型。方法是:選擇某個數(shù)據系列，單擊”圖表一圖表類型”命令，然后選擇你所

要應用到數(shù)據系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。

73.對度量不同的數(shù)據系列使用不同坐標軸

有時，你需要繪制度量完全不同的數(shù)據系列，如果你使用同樣的坐標軸，那么很可能

某個系列幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標軸。要為

某個數(shù)據系列指定一個輔助坐標軸，首先要選定圖表中的這個數(shù)據系列，按右鍵彈出快捷

萊單，單擊“數(shù)據系列格式一坐標軸”命令，選擇“次坐標軸”選項。

74.將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型

Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實，你可以將自己創(chuàng)建的圖表設置為自定義

圖表類型，以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意

為止。激活此圖表，單擊“圖表一圖表類型一自定義類型”，選擇“自定義”選項，將會

顯示所有用戶自定義圖表類型的一個列表。單擊“添加”按鈕，將會出現(xiàn)“添加自定義圖

表類型”對話框，為你的圖表類型輸入一個名稱和簡短的說明，然后單擊“確定”，這樣

你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。

75.復制自定義圖表類型

如果你希望將你定制的自定義圖表類型復制到其他電腦中，只需要簡單地把

C:\Windows\App1icationData\MicrosoftExcel文件夾中的xlusrgal.xls文件復制到其他

機器的同樣文件夾中即可。

76.旋轉三維圖表

你可以非常靈活地旋轉調節(jié)三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。方法一:

使用“設置三維視圖格式”對話框激活三維圖表，單擊“圖表一設置三維視圖格式”命

令，選擇合適的控制命令或數(shù)據來旋轉和進行透視改變().方法二:使用鼠標實時拖動

“角點”旋轉圖表點擊圖表，圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(稱為“角點”)。你可以拖動一

個角點，旋轉圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你

可以單擊“圖表一設置三維視圖格式”命令，單擊“默認值”按鈕，恢復原來的標準三維

視圖。當你旋轉三維圖表時，如果在拖動的同時按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這

樣使你看得更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。

77.拖動圖表數(shù)據點改變工作表中的數(shù)值

選擇圖表數(shù)據系列中的一個數(shù)據點，然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動數(shù)據點，你

會發(fā)現(xiàn)工作表中的相應數(shù)值隨著圖中數(shù)據點的新位置改變而改變。如果你知道一個圖的外

形以及你要確定能生成該圖的數(shù)值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法

在大多數(shù)情況下是危險的，因為你可能在不經意間更改了不應該更改的數(shù)值。

78.把圖片合并進你的圖表

Excel能很容易地把一個圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。方法一:使用

“圖案”對話框雙擊某個數(shù)據系列，選擇“圖案”標簽，單擊“填充效果”按鈕，在“填

充效果”對話框中選擇“圖片”標簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個要使用的圖形文

件即可。方法二:使用剪貼板將圖像復制到剪貼板上，激活圖表，選擇數(shù)據系列或數(shù)據系

列中的一個數(shù)據點，再單擊”編輯一粘貼”命令。這種方法適用于需要調用的圖像不在文

件中的時候，只要圖像可以復制到剪貼板上，則這種方法就可行。方法三:使用鏈接圖片我

們知道，圖表中可以使用數(shù)據表。如果你覺得圖表中的數(shù)據表不是很靈活的話，你可以粘

貼鏈接圖片到圖表代替數(shù)據表。下面是具體的操作方法：創(chuàng)建好圖表，并將數(shù)據表使用的

單元格區(qū)域按你的需要進行格式化。選定需要的單元格區(qū)域，按住Shift鍵，單擊“編輯

f復制圖片”命令，出現(xiàn)一個“復制圖片”對話框，單擊“確定”接受默認選項。這樣，

選定的單元格區(qū)域就作為一個圖片復制到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板中的內容粘貼

到圖表。此時所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄

輸入鏈接的單元格區(qū)域（或直接用鼠標選擇）。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據區(qū)域

鏈接的圖片，對于工作表單元格區(qū)域中的任何改變，都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。

79.用圖形美化工作表

我們在制作Excel工作表時，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果

需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖

形”按鈕，然后選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個你需要的圖案。插入此圖形后，在

工作表中選中它，單擊“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，然后回車。這樣，

鏈接單元格的內容將會出現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內容變動時，圖案上的

數(shù)據也會跟著反映出變動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用鼠標

雙擊圖形，打開“設置自選圖形格式”對話框。在這個對話框中，你可以改變目前所使用

的格式，例如調整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。

80.讓文本框與工作表網格線合二為一

在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保

證文本框的邊界與工作表網格線重合。

81.快速創(chuàng)建默認圖表

我們知道，創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向導”分4個步驟來完成，在每個步驟中你可以

根據需要調整各個選項的設置。其實，如果你想使用默認的圖表類型、圖表選項和格式而

不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來制作圖表數(shù)據的工作表，選取用

來制作圖表的數(shù)據區(qū)域，然后按F11鍵即可快速創(chuàng)建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，

它是一個二維柱形圖。

82.快速創(chuàng)建內嵌式圖表

在工作表中選取用來制作圖表的數(shù)據區(qū)域，然后單擊“默認圖表”按鈕即可，不過，

一般缺省時，“默認圖表”工具按鈕不會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法把“默

認圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具自定義一命令”，在“類別”列表中選擇“制作圖

表”，并在“命令”列表中找到“默認圖表”，用鼠標將它拖到屏幕上工具欄中適當?shù)奈?/p>

置即可。

83.改變默認圖表類型

Excel的默認圖表類型是二維柱形圖連同一個淺灰色區(qū)域、一個在右邊的圖例以及水

平網格線。如果你不喜歡這種默認圖表類型，可以通過以下方法來改變它:單擊“圖表一圖

表類型”命令，選擇一個你想作為默認值的圖表類型（它可以是標準類型或自定義類型中的

一種），然后單擊”設置為默認圖表”按鈕，確認即可。如果你需要創(chuàng)建很多個同一類型的

圖表，你就可以通過這種改變默認圖表類型的方法來提高你的效率。

84.快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表

你可以輕易轉換內嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表，可以看

到Excel的“數(shù)據”菜單變?yōu)椤皥D表”菜單，單擊“圖表一位置”命令，出