群體溝通與會議管理定義

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會議溝通第七章會議溝通群體溝通的優(yōu)缺點組織和參加會議

會議溝通模式明確會議目的確定與會者構(gòu)成明確與會者角色職責(zé)會議的組織準(zhǔn)備工作會議議程會議記錄第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點討論1某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進(jìn)行工藝重組。但以前在進(jìn)行工藝重組時，工人的反應(yīng)非常強(qiáng)烈，對工藝的改動持?jǐn)硨B(tài)度。為了實施計劃的改革，公司管理層采用了三種不同的策略：策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實行的新標(biāo)準(zhǔn)、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個反饋的期限；策略二，告訴第二組工人有關(guān)現(xiàn)在工藝流程中存在的問題，然后進(jìn)行討論，得出解決的辦法，最后派出代表來制定新的標(biāo)準(zhǔn)和流程；第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點策略三，對第三組工人，要求每個人都討論并參與建立、實施新標(biāo)準(zhǔn)和新流程，每個成員全部參與，如同一個團(tuán)隊一樣。

結(jié)果令人驚奇。雖然第一組工人的任務(wù)最為簡單，但結(jié)果他們的生產(chǎn)率沒有任何提高，而且對管理層的敵意越來越大，在40天內(nèi)有17％的工人離職；第二組工人在14天里恢復(fù)到原來的生產(chǎn)水平，并在以后有一定程度的提高，對公司的忠誠度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就達(dá)到原來的生產(chǎn)水平，并在一個月里提高了17％。對公司的忠誠度也很高，沒有工人離職。啟示？討論2你在什么場合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體決策的方式，而由自己做個人決策是否可行？根據(jù)你自己的工作體會，請談?wù)勅后w溝通的優(yōu)缺點。群體溝通的優(yōu)點和缺點NickyStanton:優(yōu)點：——產(chǎn)生更多的承諾——產(chǎn)生更好的決策缺點：——時間和效率——群體壓力：從眾心理——專家和領(lǐng)導(dǎo)壓力——推卸責(zé)任：說而不做格羅夫：

會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段

會議溝通第二節(jié)組織和參加會議會議溝通模式明確會議目的確定與會者構(gòu)成明確與會者角色職責(zé)會議的組織準(zhǔn)備工作會議議程會議記錄Typeofmeeting

NegotiatingInformingSolvingproblemsMakingdecisionsCollectingandexchangingideas一、會議溝通模式

誰發(fā)言?

歷時多久?

他(她)對誰講話?

與誰交談?

其后會有誰發(fā)言?

有幾人?

圖7.1會議交際溝通模式實例

二、明確會議目的PurposesandObjectives1.Doyouneedameeting?Istheresomebetter/cheaperwayofachievingyourobjectives?2.Whatisthepurposeofthemeeting?Givinginstructions?Bargainingoverissues?Givingadvice/counseling?Makingdecisions?Solvingproblemsusingother’sknowledgeandskills?3.Whatareyouroverallobjectives?Whatdoyouwanttoachieve?Whatarethebest/worstresults?Doyouhaveafallbackposition/contingencyplans?

二、明確會議目的◆信息共享◆動員激勵◆信息傳播◆問題解決和決策制定三、確定與會者構(gòu)成

同質(zhì)性和相異性的平衡競爭性和合作性的平衡任務(wù)導(dǎo)向和過程導(dǎo)向的平衡

四、明確與會者角色職責(zé)[自我檢測]

根據(jù)你所了解的群體溝通性質(zhì)，你認(rèn)為作為會議主席有哪些責(zé)任?在會議中，你若作為與會者，又有哪些責(zé)任?你怎樣能夠受益于會議和其他小組成員的討論?

1.會議主席角色情形一：某公司的年終市場銷售分析會議正在進(jìn)行，公司總經(jīng)理擔(dān)任會議的主席。在會議進(jìn)行過程中，公司負(fù)責(zé)市場工作的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點應(yīng)從“以鞏固國內(nèi)市場為主”轉(zhuǎn)向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設(shè)想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進(jìn)行過程中，負(fù)責(zé)市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對這個設(shè)想提出了反對意見，他們認(rèn)為國內(nèi)的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”的方略，先在國內(nèi)市場取得絕對優(yōu)勢地位。結(jié)果雙方爭論得不可開交。如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準(zhǔn)備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結(jié)，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結(jié)?

會議主席角色情形二：某高校科學(xué)館會議廳內(nèi)正在召開“中國二十一世紀(jì)的管理教學(xué)發(fā)展趨向”的研討會。會議進(jìn)行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認(rèn)為MBA教學(xué)應(yīng)該以“案例教學(xué)”為主；有的則認(rèn)為應(yīng)以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學(xué)院那樣采用大量的案例教學(xué)，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；……這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達(dá)自己的主張，很難“剎車”。如果現(xiàn)在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應(yīng)付這種局面?你又如何就研討的問題作總結(jié)?

會議主席的職責(zé)

會議控制·決定討論主題；·明確討論范圍；·確保人們圍繞主題依次發(fā)言；·盡可能做到公正，盡全力避免與會者的爭論；·確保其他成員了解會議進(jìn)展情況。會議引導(dǎo)·識別主題/問題；·交換和開發(fā)建議；·評價不同方案；·選擇行動計劃（5W1H）。會議主席的職責(zé)

促進(jìn)討論討論，提問處理不同意見·對爭論雙方或各方的觀點加以澄清；·分析造成分歧的因素；·研究爭論雙方或各方的觀點，了解協(xié)調(diào)的可能性；·將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入；·若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進(jìn)入下一項。作出決定

常用的介紹方法：

◆自我介紹◆互相介紹

◆主席介紹◆名片介紹

會議中可應(yīng)用的技巧：

◆造成“我群感”；

◆對所有與會者參加會議的目的進(jìn)行深入、細(xì)致的研究，并對不同的目的加以分組和歸類；

◆處理好會議的顯在目標(biāo)與潛在目標(biāo)的關(guān)系，并在會議中盡快實現(xiàn)近期目標(biāo)和較易達(dá)到的目標(biāo)；

◆利用與會者的經(jīng)驗、專長；

◆對與會者的錯誤采取寬容態(tài)度。

得分為27分或27以下，您的會議主持得很好得分在36以上，可能預(yù)示您在主席角色方面存在某些問題2.與會者的角色

決定是否需要出席會議

準(zhǔn)備

準(zhǔn)時與會

就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋

給出信息時，力求精確切題

傾聽

支持他人

確保公平參與

反對要有根據(jù)

以能提高團(tuán)隊績效的方式行事

表7.3會議參與自我評估問題單

得分為30或30以下，您的參與狀態(tài)良好得分在40以上，可能預(yù)示您對于會議及您在其中的角色有某些問題

五、會議的組織準(zhǔn)備工作CHECKLIST:Preparation1.Makeactionplans:Whatareyoursub-objectives?Dotheymoveyouforwardtoachievingyouroverallobjectives?Whatattitudeshouldyouadoptinthemeeting?Howshouldyouapproachit?2.Preparethestructureofthemeeting:Whatshouldbethecontent?Whatformsofprocessshouldyouuse?Howbesttousetime?Howcanyousettheagendamosteffectively?五、會議的組織準(zhǔn)備工作CHECKLIST:Preparation3.Howwidearetheoutcomesacceptabletoyou?Ifnarrow,youwanttokeepthediscussionclosed;Ifwide,youcanopenupthediscussion.4.Howcommittedtothedecisionsdoyouwanttheparticipantstofeel?Ifhighcommitmentisneeded,involvetheparticipantsinthedecision-makingprocess;Themorecontrolyouexert,thelesscommittedtheparticipantswillbe.五、會議的組織準(zhǔn)備工作

1.確定會議主題和目標(biāo)

2.制訂會議活動計劃

3.制訂會議議程

4.發(fā)放會議舉辦通知

5.會場布置安排

◆會場的選定

◆會場內(nèi)設(shè)備的準(zhǔn)備

◆會場的布置

六、會議議程

“議程”一詞來源于拉丁文，意為“必須做的事”，一般也就把會議議程定義為“在會議上要考慮的事務(wù)”

□會議時間(開始時間、結(jié)束時間)和地點

□會議目的

□會議議題的順序

表7.4會議議程實例

M計算機(jī)公司

一號項目檢查會議

日期：2001年12月4日，星期五

時間：下午2：30——3：45

地點：B大廈第二會議室

會議目的：研究一號項目進(jìn)展情況

議程

1．公司第四季度銷售情況；2．上次會議記錄；

3．上次會議記錄中提出的問題；4．××關(guān)于CPU進(jìn)展報告；

5．××關(guān)于Case設(shè)計進(jìn)展報告；6．××關(guān)于軟件進(jìn)展報告；

7．下次會議日期、時間、地點。

附件

1．軟件進(jìn)展報告，第7號；2．Case設(shè)計進(jìn)展報告，第2號；

3．關(guān)于軟件問題的短文。七、會議記錄

表7.5會議記錄形式實例

M計算機(jī)公司

一號項目第6次檢查會議紀(jì)錄

?

時間、地點：會議于2001年12月4日(星期五)在B大廈第二會議室舉行，下午2：30開始。

?出席情況：出席會議者包括：鐘楚義，周亦梅，周敏，唐婉，莊子期(主席)，無故缺席者有：李杰，張明，吳倩發(fā)來了請假條。

?上次會議記錄：與會者都同意，認(rèn)為這是上次會議的準(zhǔn)確記錄。

?

上次會議記錄中提出的問題：周亦梅報告說，有關(guān)客戶仍在度假，所以她沒能邀請到他們來參加會議。

·同意的行動：目亦梅在有關(guān)客戶度6歸來后邀他們參加會議。

·完成的時限：下次會議前。

?

進(jìn)展報告實例：周敏報告說，軟件發(fā)展已在目標(biāo)之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吳倩對制圖程序可行性不予協(xié)作的問題。

·同意的行動：周敏與吳倩會談，由唐婉解決問題。

·完成的時限：2001年12月21日

?

下次會議的時間，地點：下次會議：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大廈第二會議室舉行。案例14城市合作銀行

問題:1．你如何評價曹閩給錢嶺的指示和4月25日的信件?2．從銀行向受眾發(fā)出的信息看，是否在內(nèi)容的邏輯、證據(jù)和爭論方面存在缺點?3．銀行決定正式召開一次特別會議、曹閩準(zhǔn)備在會議上講話。如你是錢嶺，負(fù)責(zé)這次會議的議程安排，請確定本次會議的目的、參加對象，并設(shè)計會議議程。

專題：事例1：“泰諾”是美國約翰遜聯(lián)營公司生產(chǎn)的治療頭痛的止痛膠囊商標(biāo)，這是一種家庭用藥，在美國年銷售額達(dá)到4.5億美元，占公司總利潤的15%。1982年9月29日至30日，有消息報道芝加哥地區(qū)因有人服用泰諾止痛膠囊而死于氰中毒。開始報道是死亡3人，后增至7人，隨著新聞媒體的傳播，傳說在美國各地有25人因氰中毒死亡或致病，后來這一數(shù)據(jù)增加到2000人（實際死亡人數(shù)7人），這些消息引起了1億服用泰諾的消費者的極大恐慌，民意測驗表明94%的人表示今后不再服用此藥。約翰遜公司面臨一場生死存亡的巨大危機(jī)。實際上，對回收的800萬粒膠囊所做的化驗，只發(fā)現(xiàn)芝加哥地區(qū)的一批膠囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人為破壞。面臨這一嚴(yán)峻局勢，你認(rèn)為應(yīng)如何處理？

危機(jī)溝通專題：成立由董事長為首，負(fù)責(zé)公關(guān)的副總等7人委員會，危機(jī)之初每天開兩次會，對事件討論、決策；決定在全國范圍內(nèi)立即收回全部價值近1億的泰諾止痛膠囊（5天內(nèi)完成）；花費50萬美元通知醫(yī)生、醫(yī)院和經(jīng)銷商停止使用；（這一決策受到輿論廣泛贊揚）與新聞媒介密切合作，以坦誠態(tài)度對待新聞界，無論好壞，迅速傳播真實消息；敞開公司大門積極配合公眾和醫(yī)藥管理部門的調(diào)查，5天內(nèi)對全面收回的膠囊進(jìn)行抽檢，向公眾公布結(jié)果；重新設(shè)計重返設(shè)計計劃，舉行大規(guī)模的衛(wèi)星轉(zhuǎn)播的記者招待會，感謝新聞界的公正對待；推出防止污染的止痛膠囊重新包裝，現(xiàn)場播放生產(chǎn)流程；一年時間內(nèi)恢復(fù)其領(lǐng)先地位，取得公眾信任。危機(jī)溝通計劃：“公眾和顧客的利益第一”在危機(jī)面前沒有存在任何僥幸心理；領(lǐng)導(dǎo)人參與和強(qiáng)烈的公關(guān)意識；平時與社會各界建立良好的關(guān)系。啟示：善于從危機(jī)中尋找機(jī)會；為公眾和顧客著想是所有對策的出發(fā)點。

事例2：1989年3月24日美國埃克森公司的一艘巨型油輪在阿拉斯加州美、加交界的威廉王子灣附近觸礁，原油大量泄出達(dá)800多萬加侖，在海面上形成寬1公里，長達(dá)8公里的漂油帶。到3月28日原油泄漏量達(dá)到1000多萬加侖，造成美國歷史上最大的一起原油泄漏事件。評價：反應(yīng)遲鈍；企圖逃脫自己的責(zé)任；事先毫無準(zhǔn)備，既無計劃、也無行動；對地方當(dāng)局傲慢無禮；自以為控制了事態(tài)的發(fā)展；不接受任何解決意見；存在僥幸心理；信息系統(tǒng)失控；忽視了贏得公眾的同情和支持；錯誤地估計事故規(guī)模；絲毫沒有自責(zé)感。（公關(guān)學(xué)者卡斯?jié)赏够?/p>

結(jié)果：公司損失（清理費、賠償、罰款等）幾億美元；國際大公司抵制與其做生意；形象大損。

危機(jī)溝通中美史克危機(jī)公關(guān)：康泰克—PPA

2000年11月，國家下發(fā)通知：禁止