行政管理與辦公設(shè)施使用制度

行政管理與辦公設(shè)施使用制度第一章總則第一條為維護企業(yè)的正常運營和管理秩序，提高辦公效率，確保辦公設(shè)施的合理使用，訂立本制度。第二條本制度適用于企業(yè)全體員工，包含正式員工、臨時員工及實習生。第三條行政管理與辦公設(shè)施使用應遵從公平、公正、公開的原則，依法合規(guī)，重視節(jié)省資源。第二章行政管理第四條行政管理重要包含文件管理、會議管理、來訪管理、辦公用品管理等內(nèi)容。1.文件管理（1）各部門在處理文件時，應依照公司規(guī)定的文檔模板填寫，并注明日期及看法。（2）文件的分類存檔、歸檔采用電子化方式，并備份至公司網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。（3）緊要文件應依照保密等級分類，嚴格掌控文件的查閱和復印權(quán)限。2.會議管理（1）會議應提前布置，并通過電子郵件通知與會人員，簡明扼要地說明會議目的、時間、地方和議程等。（2）會議紀要應編寫，并及時分發(fā)給與會人員，確保信息溝通的實效性。（3）會議結(jié)束后，會議室應保持乾凈，設(shè)備應關(guān)機、關(guān)閉或妥當維護。3.來訪管理（1）對于外部來訪人員，必需進行登記，并領(lǐng)取訪客證，離開時歸還訪客證。（2）來訪人員需在指定區(qū)域進行等待，供應必需的幫助和指引。4.辦公用品管理（1）辦公用品的采購應依據(jù)實際需要編制采購申請，經(jīng)部門負責人批準后方可采購。（2）辦公用品的領(lǐng)用應填寫領(lǐng)用單，并按需使用，禁止私自領(lǐng)用或揮霍。第三章辦公設(shè)施使用第五條公司供應的辦公設(shè)施包含電腦、打印機、復印機、傳真機、電話等。1.辦公設(shè)備的使用（1）員工在使用辦公設(shè)備時，應遵守設(shè)備操作規(guī)范，注意設(shè)備的維護和保養(yǎng)。（2）未經(jīng)授權(quán)和許可，禁止私自拆卸、修改或移動辦公設(shè)備。2.電腦及網(wǎng)絡(luò)的使用（1）員工在使用電腦和網(wǎng)絡(luò)時，應遵守相關(guān)的法律法規(guī)和公司的網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定。（2）嚴禁在辦公電腦上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或進行違法活動。3.打印、復印和傳真的使用（1）員工在使用打印機、復印機和傳真機時，應節(jié)省用紙，避開造成資源揮霍。（2）打印、復印和傳真文件應按需使用，使用完畢后應及時取走。4.電話的使用（1）員工在使用電話時，應注意禮貌用語，并簡明扼要地表達意思，保持電話暢通。（2）禁止私自將公司電話用于個人目的，包含撥打長途電話和個人通訊等。第四章違紀處分第六條對于違反本制度的行為，將予以相應的違紀處分，具體措施如下：1.警告對于第一次違反本制度的細小違紀行為，予以書面警告。2.記過對于多次或嚴重違反本制度的行為，予以記錄過失的處分。3.解聘對于多次嚴重違反本制度的行為，予以解聘處理，同時可能追究法律責任。第五章附則第七條本制度自頒布之日起生效，由各部門負責人對員工進行宣傳和培訓。第八條本制度的修改，經(jīng)公司管理層審批后生效，并通知全體員工。第九條本制度未盡事宜，由公司管理層依據(jù)需要進行解釋和增補。結(jié)束語本制度的目的在于規(guī)范行政管理和辦公設(shè)施的使用，提高工作效率和資源利用率。全體員工應自發(fā)遵守本制度的各項規(guī)定，共同營造一個和諧、高效的工作環(huán)境。形成良好的行政管理和辦公設(shè)施