會計信息系統(tǒng)（第4版）課件：應付款管理子系統(tǒng)

應付款管理子系統(tǒng)計會信息系統(tǒng)重點1手工處理情況下應付款的主要處理業(yè)務以及處理過程；2應付款管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)表的組成3應付款的各種沖銷方式；應付款的核銷，轉(zhuǎn)賬憑證的生成。本章節(jié)學習重點及難點難點1發(fā)票沖付款單需要生成不需要生成憑證，預付款沖應付款核銷需要生成憑證，相應的原理。2計算機處理情況下應付款業(yè)務原始單據(jù)表的結(jié)構(gòu)，各個賬表之間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。應付款系統(tǒng)分析5.1應付款指企業(yè)因購買材料、商品或接受勞務供應等而應付給供應單位的款項以及發(fā)生其他應付暫收款項，包括應付賬款、應付票據(jù)、其他應付款。應付款子系統(tǒng)管理的范圍包括應付款業(yè)務的日常核算管理；及時反映企業(yè)的應付款金額；跟蹤應付款到期日，以便按計劃償還各項應付款，從而保證良好的供貨關(guān)系并盡可能地享受各種現(xiàn)金折扣。應付款：應付款包含內(nèi)容應付款包含內(nèi)容應付賬款應付賬款指企業(yè)因購買材料、商品或接受勞務供應等而應付給供應單位的款項。這筆款項在未支付前構(gòu)成企業(yè)的一項負債，是買賣雙方在購銷活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不一致而產(chǎn)生的。應付賬款一般應在與所購買物資所有權(quán)相關(guān)的主要風險和報酬已經(jīng)轉(zhuǎn)移，或者所購買的勞務已經(jīng)接受時確認。應付賬款的入賬時間應付賬款一般在較短的期限內(nèi)償付，所以按應付金額入賬，即應付賬款一般應按發(fā)票賬單金額入賬，而不按到期應付金額的現(xiàn)值入賬。應付賬款的計量在會計核算上應設(shè)置“應付賬款”科目，用來核算企業(yè)因購買材料、商品和接受勞務供應等而應付給供應單位的款項，屬負債類科目。應付賬款的科目設(shè)置應付款包含內(nèi)容應付票據(jù)包括應付票據(jù)的簽發(fā)、支付銀行手續(xù)費、期末計息、到期償還本息、到期無力償付

其他應付款其他應付款的核算包括：①應付經(jīng)營租入固定資產(chǎn)和包裝物的租金；②職工未按期領(lǐng)取的工資；③存入保證金(如收入包裝物押金等)；④其他應付、暫收款項。企業(yè)應設(shè)置“其他應付款”賬戶，核算其他應付款的增減變動及其結(jié)存情況，并按其他應付款的項目和對方單位(或個人)設(shè)置明細賬戶進行核算。記賬憑證供應商往來明細賬應付款余額表付款單采購發(fā)票應付票據(jù)其他付款單手工處理應付款流程預付單輸入輸入輸入付款單表賒購發(fā)票表應付賬款余額文件應付賬款余額表付款單賒購發(fā)票應付票據(jù)應付票據(jù)表總賬憑證庫文件應付賬款明細表輸入其他應付單其他應付單表輸入應付票據(jù)表計算機處理應付款流程生成記賬憑證核銷管理預付單銷售管理制定還款計劃(1)賒購發(fā)票(4)數(shù)據(jù)(2)憑證(3)轉(zhuǎn)賬應收款管理應付款管理總賬系統(tǒng)采購管理（1）采購管理系統(tǒng)進行采購，發(fā)票傳遞到應付款系統(tǒng)核算賒購款項。（2）應付款系統(tǒng)在采購后生成原材料采購記賬憑證，付款后輸入付款單核銷應付款，生成付款憑證，這些憑證直接傳遞到總賬的憑證庫。（3）應付款系統(tǒng)與應收款系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬對沖，解決了供應商同時又是客戶時銷售發(fā)票與采購發(fā)票的核銷問題，以定期清理債權(quán)債務。（4）應付款系統(tǒng)為企業(yè)管理者制定還款計劃提供決策依據(jù)。應付款管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)應付款管理系統(tǒng)的主要功能模塊5.2應付款管理子系統(tǒng)功能模塊系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置功能包括系統(tǒng)參數(shù)的定義，單據(jù)類型設(shè)置、賬齡區(qū)間、期初余額的錄入，保證數(shù)據(jù)的完整性與連續(xù)性。1.憑證科目的設(shè)置該設(shè)置功能包括基本科目設(shè)置、控制科目設(shè)置、產(chǎn)品科目設(shè)置、結(jié)算方式科目設(shè)置，每種設(shè)置對應不同的單據(jù)類型。2.基本科目設(shè)置用戶可以在此定義應付系統(tǒng)憑證制單所需要的基本科目。應付科目、預付科目、采購科目、應交稅費/應交增值稅/進項稅科目等。3.結(jié)算方式設(shè)置可以為每種結(jié)算方式設(shè)置一個默認的科目，設(shè)置的科目必須是明細科目，結(jié)算科目不能是指定為應收系統(tǒng)或者應付系統(tǒng)的受控科目。4.賬齡區(qū)間設(shè)置為了對應付賬款進行賬齡分析，應首先在此設(shè)置賬齡區(qū)間。賬齡區(qū)間設(shè)置為企業(yè)提供了應付賬款的個性化管理功能，可根據(jù)應付款的重要程度及付款條件進行設(shè)置、定義賬款時間間隔。日常處理日常處理是應付款管理系統(tǒng)的重要組成部分，是經(jīng)常性的應付業(yè)務處理工作。主要完成企業(yè)日常的應付/付款業(yè)務錄入、應付/付款業(yè)務核銷、應付并賬、匯兌損益等的處理。1.單據(jù)處理功能應付單及付款單的錄入、修改、刪除和審核管理工作。如果同時使用應付款管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)，則發(fā)票和代墊費用產(chǎn)生的應付單據(jù)由采購系統(tǒng)錄入，在本系統(tǒng)可以對這些單據(jù)進行審核、棄審、查詢、核銷、制單等功能。若企業(yè)尚未啟用采購管理系統(tǒng)，則在本系統(tǒng)需要錄入各類發(fā)票和應付單。2.單據(jù)核銷功能單據(jù)核銷的作用是建立付款與應付款的關(guān)聯(lián)記錄，監(jiān)督應付款及時償付，加強往來款項的管理。（單據(jù)核銷規(guī)則見收款單核銷規(guī)則，只需把收款單改為付款單，把預收款改為預付款）3.應付轉(zhuǎn)賬功能轉(zhuǎn)賬業(yè)務用于解決供應商與供應商之間、供應商與客戶之間對沖的業(yè)務，同常有4種類型：應付沖應付、預付沖應付、應付沖應收、紅票對沖。（1）應付沖應付應付沖應付就是應付款轉(zhuǎn)銷，將一供應商的應付款轉(zhuǎn)到另一供應商中，實現(xiàn)應付業(yè)務的調(diào)整，但不會改變企業(yè)應付賬款金額。（2）預付沖應付通過預付沖應付處理，企業(yè)預付給供應商的貨款與應付給同一供應商的款項進行轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務。（3）應付沖應收應付沖應收用于解決企業(yè)與供應商和客戶之間的債權(quán)債務問題，用應付供應商的款項沖抵應收客戶的賬款。（4）紅票對沖采用紅票對沖功能，可實現(xiàn)在指定供應商的紅字應收單與其藍字應收單、收款單與付款單中間進行沖抵。日常處理5.制單處理功能制單即生成憑證，針對不同的單據(jù)類型提供編制記賬憑證的功能，并將編制的記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，實現(xiàn)賬務處理的一體化。（1）應付發(fā)票制單（2）其它應付單制單（3）付款單制單（4）核銷制單（5）票據(jù)制單（6）轉(zhuǎn)賬制單（見應收款轉(zhuǎn)賬制單）（7）票據(jù)管理功能（8）付款單導出日常處理日常處理6.單據(jù)查詢功能系統(tǒng)提供對應付單、結(jié)算單、憑證等的查詢。進行各類單據(jù)、詳細核銷信息、報警信息、憑證等內(nèi)容的查詢。7.賬表管理賬表管理的主要功能包括：賬表的自定義、業(yè)務賬表查詢、統(tǒng)計分析、科目賬表查詢等功能。(1).業(yè)務賬表查詢通過賬表查詢，可及時了解一定期間內(nèi)期初應付款結(jié)存匯總情況、應付款發(fā)生、支付貨款的匯總情況、累計情況及期末應付款結(jié)存匯總情況。(2).統(tǒng)計分析通過統(tǒng)計分析，可以按初始定義的賬齡區(qū)間，進行一定期間內(nèi)應付款賬齡分析、付款賬齡分析、往來賬齡分析。期末處理期末處理指用戶進行的期末結(jié)賬工作。如果當月業(yè)務已全部處理完畢，就需要執(zhí)行月末結(jié)賬功能。結(jié)賬之前要進行與總賬對賬，對賬無誤后進行月末結(jié)賬，之后才可以開始下月工作。應付款管理系統(tǒng)實驗指南5.3系統(tǒng)初始設(shè)置1應付款管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置（1）常規(guī)選項卡設(shè)置單擊“編輯”按鈕，在“常規(guī)”選項卡界面，將單據(jù)審核日期依據(jù)設(shè)置為“單據(jù)日期”，應付款核算類型設(shè)置為“詳細核算”。（2）“憑證”選項卡設(shè)置選擇“憑證”選項卡，單擊“受控科目制單方式”下拉列表選中“明細到單據(jù)”，同理“非控科目制單方式”選中“匯總方式”。勾選“月結(jié)前全部生成憑證”、“核銷生成憑證”和“預付沖應付生成憑證”。系統(tǒng)初始設(shè)置系統(tǒng)初始設(shè)置（3）“權(quán)限與預警”選項卡設(shè)置選擇“權(quán)限與預警”選項卡，單據(jù)報警方式選擇“信用方式”，“提前天數(shù)”欄選擇5天，“提前比率”欄設(shè)置20%，則當對某個供應商的信用比率小于等于20%時，系統(tǒng)自動彈出信用報警單。系統(tǒng)初始設(shè)置（4）基本科目設(shè)置選擇“設(shè)置”“初始設(shè)置”，在“設(shè)置科目”下單擊“基本科目設(shè)置”，按照所給資料輸入信息。（5）賬齡區(qū)間設(shè)置點擊“賬期內(nèi)賬齡區(qū)間設(shè)置”，雙擊第一行的總天數(shù)欄，輸入“30”，點擊“增加”按鈕，第二行總天數(shù)欄輸入“60”.系統(tǒng)初始設(shè)置（6）報警級別設(shè)置點擊“報警級別設(shè)置”，第一行的總比率“10%”和級別名稱“A”，點擊“增加”按鈕，錄入第二行的總比率“20”和級別名稱“B”，同樣操作增加第三行，第四行只輸入級別名稱“D”。（7）單據(jù)類型設(shè)置系統(tǒng)默認的單據(jù)類型包括發(fā)票和應付單。發(fā)票包括采購專用發(fā)票、普通發(fā)票、運費發(fā)票等，應付單是其他應付單，均不能修改和刪除。期初余額錄入（1）期初采購發(fā)票錄入點擊“設(shè)置”下的“期初余額”-“期初余額-查詢”，點擊“確定”，進入期初余額明細表。單擊工具欄的“增加”按鈕，進入單據(jù)類型窗口，選擇單據(jù)名稱“采購發(fā)票”，單據(jù)類型“采購專用發(fā)票”和方向“正向”，單擊“確定”，系統(tǒng)彈出空白的采購專用發(fā)票，單擊“增加”按鈕根據(jù)期初數(shù)據(jù)填入相關(guān)信息。期初余額錄入（2）期初預付款錄入單據(jù)類別界面，選擇單據(jù)名稱“預付款”，單據(jù)類型“付款單”，方向“正向”，點擊確定。進入空白付款單的界面，單擊左上角“增加”按鈕，根據(jù)期初數(shù)據(jù)填入相關(guān)信息，生成付款單。期初余額錄入全部余額出入完成，在“期初余額明細表”界面，點擊工具欄“對賬”進行與總賬系統(tǒng)的賬務核對。應付款管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)的三個賬戶“預付賬款”、“應付票據(jù)”、“應付賬款”相核對，差額為零，核對相符，應付款系統(tǒng)的初始化工作結(jié)束，可以進行日常經(jīng)營業(yè)務的處理了。日常業(yè)務處理1.應付單據(jù)處理（1）應付單據(jù)錄入

在U8系統(tǒng)中。單擊“業(yè)務工作”-“財務會計”-“應付款管理”-“應付單據(jù)處理”-“應付單據(jù)錄入”，彈出單據(jù)類別窗口如圖5-13所示選擇，點擊確認，進入專用發(fā)票窗口，點擊左上角“增加”按鈕，輸入

單擊“業(yè)務工作”-“財務會計”-“應付款管理”-“應付單據(jù)處理”-“應付單據(jù)錄入”，彈出單據(jù)類別窗口，點擊確認，進入專用發(fā)票窗口，點擊左上角“增加”按鈕，輸入。（1）應付單據(jù)錄入日常業(yè)務處理（2）應付單據(jù)審核在系統(tǒng)中，只有經(jīng)過審核的應付單據(jù)才能被系統(tǒng)確認為有效單據(jù)，才可以進行后續(xù)處理。新元煉鋼廠的采購發(fā)票的審核如下：①單擊“應付款管理”下的“應付單據(jù)處理”，點擊“應付單據(jù)審核”選擇供應商。②單擊“確定”,進入“應付單據(jù)列表”，③雙擊該記錄的“選擇”欄，出現(xiàn)標志“Y”，單擊工具欄“審核”鍵，審核完成。日常業(yè)務處理（3）應付單據(jù)的制單雙擊“應收款管理”菜單下的“制單處理”，系統(tǒng)自動彈出單據(jù)過濾對話框。勾選“發(fā)票制單”，單擊“確定”按鈕。憑證類別選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”，在需要制單的記錄前的“選擇標志”欄輸入“1”，表示選擇1的單據(jù)生成一張憑證，相同序號的記錄會制成一張憑證，修改憑證類被為“轉(zhuǎn)賬憑證”，制單日期為當前日期，單擊工具欄“制單”，生成如記賬憑證，保存退出。2.付款單據(jù)處理付款單據(jù)處理包括付款單據(jù)錄入、審核和制單（1）付款單據(jù)錄入點擊“應付款管理”下的“付款單據(jù)處理”，點擊“付款單據(jù)錄入”，系統(tǒng)彈出空白付款單，點擊工具欄的“增加”按鈕，將數(shù)據(jù)錄入相應的欄目。日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理（2）付款單據(jù)審核有兩種方法可以進行收款單的審核。在“財務會計”-“應付款管理”-“付款單據(jù)處理”下點擊“付款單據(jù)審核”。系統(tǒng)彈出“付款單查詢條件”，選擇供應商，點擊確認。進入到收付款單列表窗口，雙擊“選擇”輸入框，出現(xiàn)“Y”表示選中，單擊工具欄“審核”按鈕，審核完成。日常業(yè)務處理（3）付款單制單根據(jù)審核無誤的付款單生成記賬憑證的過程稱為付款單制單，選擇“財務會計”-“應付款管理”-“制單處理”。進入到制單查詢窗口，選擇類型為“收付款單制單”，選擇供應商，點擊確認，進入到“收付款制單”窗口，選擇標志處輸入“1”，修改憑證類型為“付款憑證”，制單日期為當前日期，單擊工具欄“制單”，生成付款憑證點擊“保存”并退出。日常業(yè)務處理3.票據(jù)管理在票據(jù)管理中，既可查詢票據(jù)登記情況，也可以進行票據(jù)增加操作。以增加商業(yè)承兌匯票為例：（1）點擊“應付款管理”下的“票據(jù)管理”，在票據(jù)查詢界面設(shè)置查詢條件后，點擊“確定”，進入票據(jù)管理界面，顯示已進行登記的票據(jù)信息。點擊工具欄的“增加”按鈕，輸入相應信息后，點擊“確定”保存。日常業(yè)務處理（2）商業(yè)匯票保存后自動生成一張付款單，進入到“應付款管理”-“付款單據(jù)處理”—“付款單據(jù)審核”輸入查詢條件。日常業(yè)務處理雙擊單據(jù)欄，把付款單表頭的結(jié)算科目修改為“2201應付票據(jù)”，表體的科目修改為“應付賬款”，點擊審核，系統(tǒng)彈出“是否立即制單？”詢問框，點擊確認，生成轉(zhuǎn)賬憑證保存退出。日常業(yè)務處理4.核銷處理應付款核銷是指采購業(yè)務形成的如專用發(fā)票和付款業(yè)務形成的如付款單，經(jīng)過審核后相互勾稽，進行的核銷過程。①點擊“應付款管理”下的“核銷處理”，單擊“手工核銷”，在窗口選擇供應商，單擊“確定”。日常業(yè)務處理②單據(jù)核銷界面分為上、下兩部分，上部列示的是付款單，下部列示的是應付單。雙擊下部分第二條記錄對應的“本次結(jié)算”欄，輸入核銷金額，點擊“保存”。到款結(jié)算核銷不需生成憑證，保存完成即完成了核銷工作。日常業(yè)務處理5.轉(zhuǎn)賬處理轉(zhuǎn)賬類型包括應付沖應付、預付沖應付、應付沖應收和紅票對沖，除紅票對沖以外，其它轉(zhuǎn)賬業(yè)務都生成憑證。①點擊“應付款管理”下的“轉(zhuǎn)賬”，點擊“應付沖應付”，在窗口勾選“貨款”，擇“供應商”和轉(zhuǎn)入“供應商”，單擊左上角“查詢”。在并賬金額欄輸入金額，點擊“保存”。（1）應付沖應付，即將一家供應商的應付款轉(zhuǎn)入到另一家供應商。日常業(yè)務處理②系統(tǒng)彈出“是否立即制單”提示框，選擇“是”，自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，檢查憑證無誤后點擊“保存”。日常業(yè)務處理（2）預付沖應付，預付沖應付是處理企業(yè)預付款和應付款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務。①點擊“應付款管理”下的“轉(zhuǎn)賬”，點擊“預付沖應付”，在預付款頁簽選擇供應商，單擊“過濾”，在轉(zhuǎn)賬金額欄輸入金額。點擊應付款頁簽，同樣操作。最后點擊“確認”。②系統(tǒng)彈出“是否立即制單”提示框，選擇“是”，則自動生成轉(zhuǎn)賬憑證。日常業(yè)務處理（3）紅票對沖紅票對沖可實現(xiàn)某客戶的紅字應收單與藍字應收單、收款單與付款單中間進行沖抵的操作。系統(tǒng)提供了兩種處理方式：系統(tǒng)自動沖銷和手工沖銷。自動對沖，可同時對多個供應商依據(jù)紅沖規(guī)則進行紅票對沖，提高紅票對沖的效率。手工對沖對一個供應商進行紅票對沖，可自行選擇紅票對沖的單據(jù)，提高紅票對沖的靈活性。手工對沖操作過程如下：選擇“應付款管理”-“轉(zhuǎn)賬”-“紅票對沖，雙擊“手工對沖”，彈出紅票對沖條件窗口，選擇供應商，點擊確認，進入紅票對沖窗口，窗口界面分上下兩個部分，上部顯示紅票，下不顯示藍票，在對沖金額欄輸入沖銷金額，點擊左上角保存。期末處理1.賬表管理應付款系統(tǒng)的賬表包括業(yè)務賬表、統(tǒng)計分析和科目賬查詢。通過業(yè)務賬表查詢，可以了解一定期間內(nèi)應付款期初數(shù)、發(fā)生額和期末數(shù)，以及款項的支付。還可以了解對各個供應商的應付款明細情況。（1）業(yè)務總賬查詢業(yè)務總賬功能可以查看供應商、供應商分類、地區(qū)分類等在一定月份期間所發(fā)生的應付、付款以及余額情況。如點擊“賬表管理”下的“業(yè)務賬表”，單擊“業(yè)務總賬”，選擇供應商，單擊“確定”，系統(tǒng)應付總賬表。期末處理（2）應付余額表應付余額表可以查看各個供應商的期初