簽合同與檔案管理制度

簽合同與檔案管理制度1.目的為了規(guī)范企業(yè)的合同簽訂和檔案管理工作，提高合同管理的效率和準確性，保護企業(yè)的權益和利益，訂立本簽合同與檔案管理制度。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部合同的簽訂、管理和檔案的保管工作。3.定義合同：指本企業(yè)與外部單位或個人簽訂的，明確了雙方權利和義務的法律文件。合同管理人：指被授權負責合同簽訂、管理和審批工作的員工。檔案：指合同簽訂、履行過程中產(chǎn)生的一切與合同有關的書面文件、記錄和資料。4.合同簽訂流程4.1合同簽訂前4.1.1合同管理人負責與對方單位或個人進行合同談判，并在談判過程中明確合同的重要條款和條件。4.1.2合同管理人需了解和核實對方單位或個人的資質、信用情況，并進行風險評估和掌控。4.1.3在談判結束后，合同管理人將談判結果整理成書面報告，并提交相關部門審批。4.1.4經(jīng)相關部門審批通過后，合同管理人可與對方單位或個人進行正式合同的簽訂。4.2合同簽訂過程4.2.1合同管理人負責準備合同草案，并將草案發(fā)送給對方單位或個人進行批閱。4.2.2對方單位或個人可以對合同草案提出修改看法，合同管理人負責與對方進行溝通，協(xié)商最終合同條款。4.2.3合同管理人在確保合同條款符合法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定的前提下，負責合同的最終確認。4.2.4合同管理人與對方單位或個人進行正式簽字確認，并保存雙方簽字的原始合同文本。4.3合同簽訂后4.3.1合同管理人負責將已簽訂的合同及時歸檔，并將合同的緊要信息錄入合同管理系統(tǒng)。4.3.2合同管理人需及時將合同副本發(fā)送給相關部門，以供履行和執(zhí)行。4.3.3合同管理人需要緊密關注合同的履行進展，及時與相關部門進行溝通和協(xié)調，保證合同的順利執(zhí)行。5.檔案管理流程5.1檔案歸檔5.1.1合同管理人負責將已簽訂的合同及時歸檔，依照合同類別和時間次序進行分類整理。5.1.2檔案管理員負責對歸檔的合同進行編號、標簽和封裝，確保檔案的完整性和安全性。5.1.3檔案管理員應將每份合同的基本信息（如合同名稱、簽訂日期、生效日期、合同金額等）錄入檔案管理系統(tǒng)，方便查詢和管理。5.2檔案保管5.2.1檔案管理員負責定期檢查檔案存放的環(huán)境和條件，確保檔案的安全和防火防潮等措施的有效性。5.2.2檔案管理員應訂立檔案的借閱和歸還制度，合同管理人需要填寫借閱申請表，并經(jīng)批準后方可借閱。5.2.3借閱的合同必需由借閱人妥當保管，不得私自復制、竄改或外傳，借閱期限一般不超出30天。5.2.4檔案管理員負責定期對檔案進行盤點和整理，確保檔案的完整性和準確性。5.3檔案銷毀5.3.1檔案管理員應依照相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定，對合同的保管期限進行規(guī)定和執(zhí)行。5.3.2合同保管期限屆滿后，檔案管理員負責組織合同的銷毀工作，并進行相關記錄和報廢手續(xù)。5.3.3檔案管理員和合同管理人需嚴格執(zhí)行檔案銷毀流程，確保合同的銷毀工作符合法律法規(guī)和企業(yè)內部要求。6.監(jiān)督和責任6.1檢查和評估6.1.1內部審計部門對合同簽訂和檔案管理工作進行定期檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。6.1.2相關部門負責對合同的履行情況進行監(jiān)督和評估，確保合同的商定得到有效執(zhí)行。6.2違規(guī)處理6.2.1發(fā)現(xiàn)合同管理人違反本制度相關規(guī)定的，將依據(jù)企業(yè)內部紀律規(guī)定進行相應處理，包含警告、記過、降級甚至辭退等。6.2.2檔案管理人對檔案管理過程中的違規(guī)行為負有責任，如違反了保密規(guī)定、泄露公司機密或丟失檔案等，將面對相應懲罰。7.附則本制度的解釋權歸企業(yè)管理負責人全部，并可以依據(jù)實際