統(tǒng)一采購與物資管理制度

統(tǒng)一采購與物資管理制度一、目的與范圍1.1目的本制度的目的是為了規(guī)范企業(yè)的采購與物資管理活動，確保采購過程的公正、透亮和高效。通過統(tǒng)一的采購與物資管理制度，提高采購效率，降低采購本錢，保證企業(yè)運營的順利進行。1.2范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部涉及采購與物資管理的相關(guān)人員和部門，包含但不限于采購部門、財務(wù)部門、部門經(jīng)理、采購員等。二、采購流程與程序2.1采購需求確認與計劃2.1.1采購需求確認任何采購需求必需經(jīng)過采購部門與需求部門確實認后方可進行。需求部門應(yīng)向采購部門供應(yīng)認真的采購需求說明，并注明需求的緊急程度、預(yù)算限額以及其他緊要信息。2.1.2采購計劃訂立采購部門依據(jù)需求部門供應(yīng)的采購需求信息，訂立采購計劃。采購計劃應(yīng)包含采購項目、采購數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間布置等內(nèi)容，并得到相關(guān)部門經(jīng)理的審核和批準。2.2供應(yīng)商選擇與評估2.2.1供應(yīng)商篩選采購部門依據(jù)采購計劃中的采購項目，進行供應(yīng)商的篩選工作。供應(yīng)商篩選應(yīng)遵從公平、公正、公開的原則，通過比較不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、信譽等方面進行評估。2.2.2供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)對篩選出的供應(yīng)商進行綜合評估，包含供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)驗、服務(wù)質(zhì)量、交貨期限等方面進行評估。評估結(jié)果應(yīng)做出認真記錄，并反饋給相關(guān)部門經(jīng)理。2.3采購合同簽訂與審批2.3.1采購合同簽訂在確定合適的供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商進行合同談判并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，并由相關(guān)部門經(jīng)理審批。2.3.2采購合同審批采購合同經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審批后方可生效。審批過程應(yīng)記錄審批看法、審核人、審批時間等信息，并將合同歸檔。2.4采購執(zhí)行與驗收2.4.1采購執(zhí)行采購員依照采購合同商定的內(nèi)容進行采購執(zhí)行，確保及時向供應(yīng)商支出采購款項，定時接收采購物資。2.4.2物資驗收采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購的物資進行驗收，并與供應(yīng)商供應(yīng)的出庫清單進行核對，確保所收到的物資與合同商定的內(nèi)容全都。2.5采購檔案管理2.5.1采購檔案建立采購部門應(yīng)依照采購合同的歸檔要求，建立完整的采購檔案。采購檔案應(yīng)包含采購計劃、供應(yīng)商篩選評估記錄、采購合同、采購執(zhí)行記錄、物資驗收記錄等緊要文件和記錄。2.5.2采購檔案管理采購部門應(yīng)對采購檔案進行完整的管理，確保檔案的完整性、可檢索性和保密性。采購檔案應(yīng)妥當保管，并依照規(guī)定的保存期限進行歸檔和銷毀。三、采購預(yù)算與費用掌控3.1采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)依據(jù)企業(yè)的總體經(jīng)營目標和發(fā)展戰(zhàn)略，訂立年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)認真列明各項采購項目的預(yù)算金額，并經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核和批準。3.2采購費用掌控3.2.1采購費用核定采購部門應(yīng)嚴格掌控采購費用的核定，確保采購費用符合預(yù)算要求。任何超出預(yù)算的采購事項必需經(jīng)過相關(guān)部門經(jīng)理的特批才略執(zhí)行。3.2.2采購費用審核與支出財務(wù)部門應(yīng)對采購費用進行審核，確保費用的合理性和合規(guī)性。采購部門應(yīng)及時供應(yīng)相關(guān)采購文件和費用憑證，以便財務(wù)部門進行審核和支出。四、采購與物資管理的監(jiān)督與檢查4.1監(jiān)督機構(gòu)與權(quán)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)班子對采購與物資管理工作負有最終監(jiān)督責(zé)任，采購部門負責(zé)具體監(jiān)督與檢查工作。監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)建立監(jiān)督檔案，記錄監(jiān)督情況、整改要求和結(jié)果等信息。4.2監(jiān)督內(nèi)容與方式監(jiān)督內(nèi)容重要包含采購流程的合規(guī)性、采購行為的公正性、物資管理的規(guī)范性等。監(jiān)督方式可包含定期檢查、抽樣檢查、隨機抽查、日常巡查等，監(jiān)督結(jié)果應(yīng)及時通報相關(guān)部門和人員，并督促整改。4.3不良行為處理與懲罰對于違反采購與物資管理制度的不良行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，采購部門應(yīng)立刻進行調(diào)審核實，并依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行相應(yīng)的矯正和懲罰。不良行為處理與懲罰應(yīng)公正、公平、嚴厲。五、附則5.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責(zé)人全部。5.2本制度自發(fā)布之日起生效，全部涉及采購與物資管理的工作應(yīng)依照本制度執(zhí)行。5.3本制度的修訂、解釋及增補內(nèi)容由企業(yè)管理負責(zé)人決議并發(fā)布。5.4如有特殊情況需要例外執(zhí)行的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)班子報備，