高等學(xué)校檔案管理辦法

演講人：日期：高等學(xué)校檔案管理辦法目錄檔案管理概述高等學(xué)校檔案特點(diǎn)與要求檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備檔案收集、整理與鑒定檔案保管、利用與開放檔案信息化建設(shè)與電子檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)、處罰與法律責(zé)任01檔案管理概述檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。它是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是歷史文化的重要載體，具有原始記錄性和信息資源的雙重性質(zhì)。檔案定義根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，檔案可以分為不同的類別。例如，根據(jù)形成者，可分為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案等；根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，可分為文書檔案、科技檔案、專門檔案等；根據(jù)載體形式，可分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。檔案分類檔案定義與分類決策參考作用檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，可以為決策提供重要參考。通過對(duì)檔案的分析研究，可以了解歷史情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為科學(xué)決策提供有力支持。歷史憑證作用檔案是歷史的真實(shí)記錄，具有憑證作用。它是研究歷史、追溯過往的重要依據(jù)，對(duì)于維護(hù)歷史真實(shí)面貌、保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)具有重要意義。文化傳承作用檔案是人類文化的重要載體，具有文化傳承作用。通過對(duì)檔案的開發(fā)利用，可以傳承和弘揚(yáng)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，推動(dòng)文化創(chuàng)新和發(fā)展。檔案工作重要性統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則01檔案管理工作應(yīng)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，同時(shí)實(shí)行分級(jí)管理。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)明確職責(zé)、密切協(xié)作，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。維護(hù)檔案完整與安全原則02檔案管理工作應(yīng)確保檔案的完整性和安全性。在檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)采取有效措施，防止檔案的丟失、損毀和泄密。便于社會(huì)各方面利用原則03檔案管理工作應(yīng)便于社會(huì)各方面的利用。在確保檔案安全的前提下，應(yīng)簡(jiǎn)化利用手續(xù)、提高利用效率，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案管理原則02高等學(xué)校檔案特點(diǎn)與要求高等學(xué)校檔案特點(diǎn)高等學(xué)校檔案類型多樣，包括教學(xué)、科研、管理、基建、設(shè)備、出版等各個(gè)方面。檔案內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性，反映了高等學(xué)校在各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的活動(dòng)。高等學(xué)校檔案形成于學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期，具有連續(xù)性和歷史傳承性。部分檔案涉及學(xué)校和個(gè)人的隱私、機(jī)密，需要嚴(yán)格保密。多樣性專業(yè)性連續(xù)性保密性完整性準(zhǔn)確性系統(tǒng)性安全性檔案工作要求01020304確保檔案的齊全、完整，避免遺失和損毀。保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確，不得隨意篡改和偽造。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立科學(xué)的檔案管理體系。確保檔案的安全、保密，防止泄密和失竊事件發(fā)生。提供查詢服務(wù)支持學(xué)術(shù)研究開展校史教育促進(jìn)交流合作檔案利用與服務(wù)為學(xué)校師生、校友和社會(huì)各界提供檔案查詢服務(wù)。利用檔案資源開展校史教育和文化傳承活動(dòng)。為學(xué)術(shù)研究提供檔案資料和數(shù)據(jù)分析支持。與其他高校、檔案館等開展檔案資源交流和合作。03檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備03與學(xué)校發(fā)展相適應(yīng)原則檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)與學(xué)校的規(guī)模、發(fā)展水平和業(yè)務(wù)需求相適應(yīng)，以滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的需要。01統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則高校檔案工作應(yīng)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級(jí)管理，確保檔案工作的有序進(jìn)行。02獨(dú)立性原則高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)具有相對(duì)獨(dú)立性，以便更好地履行檔案管理職責(zé)。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置原則檔案利用與開發(fā)積極開展檔案利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，同時(shí)推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)，發(fā)揮檔案的文化教育功能。貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家及地方有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策，制定本校檔案工作的規(guī)章制度。檔案收集與整理負(fù)責(zé)本校檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)本校檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)施紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案等傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)與權(quán)限高校應(yīng)配備具有檔案專業(yè)知識(shí)和技能的專職檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。配備專業(yè)檔案人員檔案人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和保密意識(shí)，同時(shí)應(yīng)具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，能夠勝任檔案工作的需要。檔案人員素質(zhì)要求高校應(yīng)定期對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作的不斷發(fā)展和變化。檔案人員培訓(xùn)與考核檔案人員配備與素質(zhì)要求04檔案收集、整理與鑒定包括學(xué)校各門類、各載體的檔案，如教學(xué)、科研、黨政管理、基建、設(shè)備、外事、出版、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等收集范圍通過歸檔、移交、捐贈(zèng)、寄存等多種途徑進(jìn)行檔案收集收集途徑檔案收集范圍與途徑123按照檔案的內(nèi)容、形成時(shí)間、來源等進(jìn)行分類分類方法將同一類別的檔案組成案卷，并編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄組卷與編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，便于存儲(chǔ)和檢索數(shù)字化處理檔案整理方法與步驟根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值、科學(xué)價(jià)值等進(jìn)行鑒定由檔案部門組織專家進(jìn)行初步鑒定，提出劃控與開放意見，再由相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)核和審批檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與程序鑒定程序鑒定標(biāo)準(zhǔn)05檔案保管、利用與開放設(shè)立專門用于存放檔案的庫房，確保檔案的安全、保密和長(zhǎng)期保存。專用檔案庫房檔案裝具與設(shè)備防火、防盜、防潮等措施定期檢查與維護(hù)采用專業(yè)的檔案裝具和設(shè)備，如檔案柜、檔案架、檔案袋等，保持檔案的整潔和有序。實(shí)施嚴(yán)格的防火、防盜、防潮等措施，確保檔案不受損壞和丟失。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。檔案保管設(shè)施與措施檔案查閱在符合相關(guān)規(guī)定的前提下，提供檔案復(fù)制和摘錄服務(wù)。檔案復(fù)制與摘錄檔案證明與咨詢檔案編研與開發(fā)01020403開展檔案編研工作，挖掘檔案價(jià)值，為學(xué)校和社會(huì)提供利用。提供檔案查閱服務(wù)，滿足師生、校友等人員的合法需求。根據(jù)需求出具檔案證明，提供檔案咨詢服務(wù)。檔案利用方式與途徑根據(jù)檔案內(nèi)容和保密等級(jí)，確定檔案的開放范圍，如對(duì)社會(huì)開放、對(duì)校內(nèi)人員開放等。開放范圍對(duì)于涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，采取嚴(yán)格的限制措施，確保檔案的安全和保密。限制措施制定檔案開放程序，明確申請(qǐng)、審批、利用等環(huán)節(jié)的具體要求。開放程序加強(qiáng)對(duì)檔案開放的監(jiān)督和管理，確保檔案利用符合法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定。開放監(jiān)督檔案開放范圍與限制06檔案信息化建設(shè)與電子檔案管理目標(biāo)建立高效、可用、安全的檔案信息化體系，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。任務(wù)制定檔案信息化規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案信息安全保障能力。檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與任務(wù)原則真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。要求建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和遷移，確保其長(zhǎng)期保存和可讀性。電子檔案管理原則與要求電子檔案利用與安全通過檔案管理系統(tǒng)提供查詢、借閱、復(fù)制、下載等服務(wù)，滿足用戶對(duì)電子檔案的需求。同時(shí)，要積極開發(fā)電子檔案信息資源，為教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和參考。利用加強(qiáng)電子檔案信息安全保障體系建設(shè)，采取多種技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案信息安全。如建立防火墻、入侵檢測(cè)等系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒檢測(cè)和清除等。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高他們的安全意識(shí)和技能水平。安全07獎(jiǎng)勵(lì)、處罰與法律責(zé)任對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出顯著成績(jī)的單位或個(gè)人，給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)措施由學(xué)校檔案管理部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)提名，報(bào)請(qǐng)學(xué)校審批，給予相應(yīng)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金或其他形式的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)程序獎(jiǎng)勵(lì)措施與程序處罰種類與程序處罰種類針對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為，可采取警告、通報(bào)批評(píng)、罰款、沒收違法所得、撤銷檔案工作人員資格等處罰措施。處罰程序?qū)`規(guī)單位和個(gè)人，由學(xué)校檔案管理部門或相關(guān)機(jī)