《機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)規(guī)范 會(huì)議服務(wù)》

ICS03.080

CCSA16

DB4403

深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB4403/TXXX—XXXX

機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)規(guī)范會(huì)議服務(wù)

Specificationofsmartoperationsforgovernmentoffices

affairs—Conferenceservice

（送審稿）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實(shí)施

深圳市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB4403/TXXX—XXXX

目次

前言.................................................................................III

1范圍................................................................................1

2規(guī)范性引用文件......................................................................1

3術(shù)語(yǔ)和定義..........................................................................1

4整體架構(gòu)............................................................................2

5基礎(chǔ)保障............................................................................2

5.1基本要求........................................................................2

5.2智慧運(yùn)營(yíng)........................................................................2

5.3設(shè)備智管........................................................................5

5.4環(huán)境衛(wèi)生........................................................................6

5.5消防安全........................................................................6

5.6應(yīng)急管理........................................................................6

5.7安保要求........................................................................7

5.8保密要求........................................................................7

6會(huì)前智管............................................................................7

6.1智慧訂會(huì)........................................................................7

6.2需求確認(rèn)........................................................................8

6.3智慧通知........................................................................8

6.4會(huì)議服務(wù)保障方案................................................................8

6.5物資準(zhǔn)備........................................................................9

6.6會(huì)議室布置......................................................................9

6.7設(shè)施設(shè)備調(diào)試....................................................................9

6.8停車引導(dǎo)........................................................................9

6.9智慧簽到........................................................................9

7會(huì)中智管............................................................................9

7.1迎送服務(wù).......................................................................10

7.2茶水服務(wù).......................................................................10

7.3其他保障服務(wù)...................................................................10

8會(huì)后智管...........................................................................10

8.1整理移交.......................................................................10

8.2清潔關(guān)門.......................................................................10

9人員智管...........................................................................11

9.1運(yùn)營(yíng)人員管理...................................................................11

9.2會(huì)服人員管理...................................................................11

10服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)....................................................................12

10.1服務(wù)評(píng)價(jià)......................................................................12

I

DB4403/TXXX—XXXX

10.2持續(xù)改進(jìn)......................................................................12

附錄A（規(guī)范性）應(yīng)急處置.............................................................13

A.1設(shè)備故障.......................................................................13

A.2電梯困人.......................................................................13

A.3火警火災(zāi).......................................................................13

A.4突發(fā)疾病.......................................................................13

A.5突發(fā)停電.......................................................................13

附錄B（資料性）會(huì)議物資.............................................................15

B.1會(huì)議物資配備...................................................................15

B.2會(huì)議物資維護(hù)...................................................................19

附錄C（規(guī)范性）會(huì)場(chǎng)布置.............................................................21

C.1簽到臺(tái).........................................................................21

C.2橫幅/電子會(huì)標(biāo)..................................................................21

C.3主席臺(tái)桌椅.....................................................................21

C.4演講臺(tái).........................................................................21

C.5會(huì)議室布局.....................................................................21

C.6會(huì)議桌面布置...................................................................21

附錄D（資料性）茶水服務(wù).............................................................28

D.1泡茶服務(wù)要求...................................................................28

D.2上茶服務(wù)要求...................................................................28

附錄E（資料性）會(huì)議錄音移交登記表...................................................30

參考文獻(xiàn)..............................................................................31

II

DB4403/TXXX—XXXX

機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)規(guī)范會(huì)議服務(wù)

1范圍

本文件規(guī)定了機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)中會(huì)議服務(wù)的整體架構(gòu)、基礎(chǔ)保障、會(huì)前智管、會(huì)中智管、會(huì)后智

管、人員智管和服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)。

本文件適用于深圳市機(jī)關(guān)事務(wù)工作的會(huì)議服務(wù)，其他形式的會(huì)議服務(wù)可參照?qǐng)?zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T10001.1公共信息圖形符號(hào)第1部分：通用符號(hào)

DB44/T2394機(jī)關(guān)事務(wù)管理會(huì)議服務(wù)

DB4403/T65政府辦公物業(yè)服務(wù)質(zhì)量要求

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

重大會(huì)議majorconference

中共深圳市委辦公廳書記、深圳市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)辦公廳主任、深圳市人民政府市長(zhǎng)、中

國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議深圳市委員會(huì)辦公廳主席出席，并在中型及以上會(huì)議場(chǎng)所舉辦的會(huì)議。

注1：重大會(huì)議通常包括中共深圳市委辦公廳全體會(huì)議、深圳市人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議等。

注2：中型及以上會(huì)議場(chǎng)所通常包括市委輔助樓多功能廳、深圳會(huì)堂、市民中心B區(qū)禮堂、市民中心B區(qū)多功能廳等。

注3：參會(huì)人數(shù)在200人～799人之間為中型會(huì)議，見(jiàn)GB/T30520。

3.2

重要會(huì)議importantconference

中共深圳市委辦公廳（副秘書長(zhǎng)及以上領(lǐng)導(dǎo)）、深圳市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)辦公廳（秘書長(zhǎng)及

以上領(lǐng)導(dǎo)）、深圳市人民政府（副秘書長(zhǎng)及以上領(lǐng)導(dǎo)）、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議深圳市委員會(huì)辦公廳（秘

書長(zhǎng)及以上領(lǐng)導(dǎo)）以及中共深圳市紀(jì)律檢查委員會(huì)（常委及以上領(lǐng)導(dǎo)）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議。

注：通常包括市委常委會(huì)會(huì)議|市委常務(wù)委員會(huì)會(huì)議、市人大常委會(huì)議、市政府常務(wù)會(huì)議、市政協(xié)常委會(huì)議等。

3.3

智慧會(huì)議系統(tǒng)smartconferencesystem

在傳統(tǒng)音視頻會(huì)議基礎(chǔ)上，運(yùn)用物聯(lián)感知、智能人機(jī)交互、智能音視頻及圖像處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議

信息處理、智能會(huì)議控制和會(huì)服管理的系統(tǒng)。

3.4

智慧運(yùn)營(yíng)smartoperations

1

DB4403/TXXX—XXXX

以大屏幕顯示為媒介，將組織經(jīng)營(yíng)管理、各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)信息等進(jìn)行可視化呈現(xiàn)，圍繞場(chǎng)景業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)

時(shí)監(jiān)測(cè)，提供數(shù)據(jù)服務(wù)，支撐業(yè)務(wù)決策分析，實(shí)現(xiàn)場(chǎng)景運(yùn)營(yíng)智慧升級(jí)的運(yùn)營(yíng)管理模式。

3.5

機(jī)關(guān)事務(wù)governmentofficesaffairs

保障機(jī)關(guān)正常運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)管理、資產(chǎn)管理、公共機(jī)構(gòu)節(jié)約能源資源管理等事項(xiàng)。

[來(lái)源：GB/T41568—2022,3.1]

4整體架構(gòu)

會(huì)議服務(wù)分為日常的基礎(chǔ)保障工作以及會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后智管，通過(guò)對(duì)人員智管，保證服務(wù)的供給，

通過(guò)服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)持續(xù)改進(jìn)提升服務(wù)質(zhì)量。其中，基礎(chǔ)保障工作為會(huì)議服務(wù)的智慧運(yùn)營(yíng)及正常開(kāi)展提

供保障；會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后智管一是保障會(huì)議工作正常進(jìn)行，二是提供高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議服務(wù)。會(huì)

議服務(wù)整體架構(gòu)圖見(jiàn)圖1。

圖1會(huì)議服務(wù)整體架構(gòu)圖

5基礎(chǔ)保障

5.1基本要求

會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)建立相關(guān)智慧運(yùn)營(yíng)和服務(wù)制度，包括但不限于：

a)智慧運(yùn)營(yíng)制度；

b)培訓(xùn)制度；

c)人事制度；

d)保密制度；

e)會(huì)議用品領(lǐng)用制度；

f)會(huì)場(chǎng)清潔制度；

5.2智慧運(yùn)營(yíng)

5.2.1智慧運(yùn)營(yíng)框架

2

DB4403/TXXX—XXXX

機(jī)關(guān)事務(wù)中會(huì)議服務(wù)的智慧運(yùn)營(yíng)主要體現(xiàn)在會(huì)議管理、實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)三個(gè)方面。其中，會(huì)議

管理、實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)作為基礎(chǔ)保障的一部分，貫穿在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后智管中，保障會(huì)議服務(wù)工作的正常開(kāi)

展，順利進(jìn)行；數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)，通過(guò)對(duì)會(huì)議管理和實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)中統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行可視化展示，進(jìn)而對(duì)會(huì)議服

務(wù)提供方優(yōu)化會(huì)議室資源調(diào)配、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、會(huì)服排班、服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)等決策分析起到支撐作用，持

續(xù)改進(jìn)運(yùn)營(yíng)方式。會(huì)議服務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)框架圖見(jiàn)圖2。

圖2會(huì)議服務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)框架圖

5.2.2智慧會(huì)議系統(tǒng)

智慧會(huì)議系統(tǒng)宜包括以下模塊：

a)會(huì)議預(yù)訂模塊，實(shí)現(xiàn)在線訂會(huì)、會(huì)議室資源管理、會(huì)服排班管理、會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等；

b)智能控制模塊，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)議室設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議場(chǎng)景、燈光、音量、空調(diào)、設(shè)備電

源、窗簾、攝像機(jī)、信號(hào)切換、投影儀升降等智能化控制及遠(yuǎn)程操作，提示告警等；

c)電子名位牌控制模塊，實(shí)現(xiàn)電子名位牌顯示信息管理。

5.2.3智慧會(huì)議設(shè)備

智慧會(huì)議設(shè)備宜包括：

a)智能控制系統(tǒng)主機(jī)，提供控制接口，連接和控制智能設(shè)備；

b)門口顯示屏，顯示會(huì)議信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)服人員簽到、簽退，刷臉開(kāi)門等；

c)控制觸摸屏，控制會(huì)議場(chǎng)景、燈光、音量、空調(diào)、設(shè)備電源、窗簾、攝像機(jī)、信號(hào)切換等，

顯示環(huán)境監(jiān)測(cè)信息；

d)紅外超聲波感應(yīng)器，監(jiān)測(cè)會(huì)議室有無(wú)人員；

e)環(huán)境檢測(cè)器，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)議室內(nèi)部空氣質(zhì)量；

f)電子名位牌，顯示參會(huì)人員單位、姓名等信息；

g)智慧屏，實(shí)現(xiàn)展示信息及視頻信息顯示；

3

DB4403/TXXX—XXXX

h)電源時(shí)序器，控制用電設(shè)備的開(kāi)啟/關(guān)閉；

i)HDMI信號(hào)切換器，控制信號(hào)切換。

5.2.4在線維護(hù)

5.2.4.1會(huì)議服務(wù)提供方可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行線上維護(hù)，維護(hù)內(nèi)容包括但不限于：

a)會(huì)議室地點(diǎn)；

b)會(huì)議室最大使用人數(shù)；

c)會(huì)議室類型；

d)訂會(huì)時(shí)段；

e)會(huì)議室可視化圖片。

5.2.4.2會(huì)議服務(wù)提供方宜制定智慧會(huì)議系統(tǒng)訂會(huì)規(guī)則，明確會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議室候補(bǔ)、會(huì)議取消與

更改、賬號(hào)凍結(jié)等會(huì)議室使用要求。

5.2.4.3會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)制定扣分規(guī)則，包括但不限于以下情形：

a)會(huì)議修改不觸發(fā)扣分的情形；

b)會(huì)議變更取消觸發(fā)扣分的情形；

c)無(wú)人到場(chǎng)扣分的情形；

d)會(huì)議主辦方賬號(hào)凍結(jié)及恢復(fù)正常的情形。

5.2.5使用授權(quán)

5.2.5.1會(huì)議服務(wù)提供方可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)分配訂會(huì)權(quán)限，對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行線上維護(hù)。

5.2.5.2會(huì)議主辦方可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)在線查看權(quán)限范圍內(nèi)的會(huì)議室資源。

5.2.5.3會(huì)服人員可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)在線管理或查看會(huì)服排班。

5.2.6會(huì)議室回收

5.2.6.1會(huì)議服務(wù)提供方可通過(guò)紅外超聲波感應(yīng)器監(jiān)測(cè)會(huì)議室有無(wú)參會(huì)人員，出現(xiàn)以下情況應(yīng)及時(shí)回

收會(huì)議室：

a)會(huì)議開(kāi)始后15分鐘無(wú)人到場(chǎng)，服務(wù)人員收到無(wú)人到場(chǎng)的短信，通過(guò)門口顯示屏結(jié)束會(huì)議；

b)會(huì)議進(jìn)行中，紅外超聲波感應(yīng)器持續(xù)識(shí)別15分鐘無(wú)人在會(huì)議室，服務(wù)人員收到無(wú)人在會(huì)議室

的短信，通過(guò)門口顯示屏結(jié)束會(huì)議。

5.2.6.2會(huì)議提前結(jié)束，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通過(guò)門口顯示屏結(jié)束會(huì)議，回收會(huì)議室。

5.2.7監(jiān)測(cè)預(yù)警

5.2.7.1會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)監(jiān)測(cè)提示預(yù)警，預(yù)警信息包括但不限于：

a)預(yù)訂的會(huì)議室未安排會(huì)服人員；

b)預(yù)訂的會(huì)議室缺少會(huì)服人員；

c)會(huì)議主辦方分?jǐn)?shù)剩余的提示；

d)會(huì)議主辦方被拉入黑名單的提示。

5.2.7.2會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)監(jiān)測(cè)會(huì)議室設(shè)備，對(duì)會(huì)議室設(shè)備的運(yùn)行情況進(jìn)行預(yù)警，

預(yù)警類別包括但不限于：

a)設(shè)備掉線告警，設(shè)備掉線時(shí)觸發(fā)告警；

b)高溫告警，溫度超過(guò)30℃觸發(fā)告警。

5.2.8數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)

4

DB4403/TXXX—XXXX

5.2.8.1會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)會(huì)議情況，包括但不限于：

a)會(huì)議室狀態(tài)，包括維護(hù)中、空閑中、使用中；

b)會(huì)服實(shí)況，包括出勤數(shù)、出勤會(huì)服人員列表及詳情等；

c)重點(diǎn)會(huì)議，包括重點(diǎn)會(huì)議狀態(tài)條形圖、重點(diǎn)會(huì)議總數(shù)、重點(diǎn)會(huì)議卡片（地點(diǎn)、會(huì)議室、時(shí)間）

等；

d)會(huì)議統(tǒng)計(jì)，包括各時(shí)段會(huì)議統(tǒng)計(jì)、各類會(huì)議統(tǒng)計(jì)及詳情等。

5.2.8.2會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)會(huì)議主辦方的違規(guī)信息以及扣分。

5.2.8.3會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)統(tǒng)計(jì)會(huì)議過(guò)程中發(fā)生的應(yīng)急情況。

5.2.8.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，持續(xù)完善智慧運(yùn)營(yíng)：

a)會(huì)議室資源調(diào)配，結(jié)合會(huì)議情況、會(huì)議主辦方的違規(guī)情況等數(shù)據(jù)，限制會(huì)議主辦方訂會(huì)場(chǎng)次，

合理調(diào)整會(huì)議室回收標(biāo)準(zhǔn)；

b)會(huì)服排班，結(jié)合會(huì)服預(yù)警情況，合理分配服務(wù)人員；

c)設(shè)施設(shè)備維護(hù)，結(jié)合設(shè)施設(shè)備預(yù)警情況，合理調(diào)整設(shè)施設(shè)備巡檢頻率和巡檢范圍；

d)服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合服務(wù)評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)，持續(xù)改善提升服務(wù)質(zhì)量。

5.3設(shè)備智管

5.3.1會(huì)場(chǎng)設(shè)置的引導(dǎo)標(biāo)識(shí)和指示牌應(yīng)符合GB/T10001.1的要求。

5.3.2會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，并及時(shí)安排技術(shù)保障人員處

理預(yù)警情況。

5.3.3會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)檢查會(huì)議主辦方提出需求的設(shè)施設(shè)備及其保障設(shè)備，包括但不限于：

a)燈光窗簾；

b)音控設(shè)備；

c)音頻設(shè)備；

d)視頻設(shè)備；

e)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；

f)電源設(shè)備。

5.3.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)定期對(duì)會(huì)議設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢，巡檢內(nèi)容包括但不限于：

a)檢查設(shè)備供電情況。按正常程序開(kāi)機(jī)，檢查擴(kuò)聲、顯示和視頻會(huì)議等主要設(shè)備、周邊各設(shè)備

電源指示燈是否正常顯示，是否有異響和異味，確保設(shè)備供電安全；

b)檢查系統(tǒng)功能。啟動(dòng)會(huì)議擴(kuò)聲、大屏幕顯示、視頻會(huì)議、信號(hào)切換、會(huì)議報(bào)到和表決等應(yīng)用

系統(tǒng)，實(shí)時(shí)檢查會(huì)議室擴(kuò)聲質(zhì)量、顯示效果、視頻連線流暢程度、信號(hào)切換有無(wú)卡頓、報(bào)到

和表決信息有無(wú)丟失等情況；

c)檢查服務(wù)器硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、控制和應(yīng)用軟件的系統(tǒng)安全性和服務(wù)期限，防止在會(huì)議期

間大屏幕上出現(xiàn)警告提示和出錯(cuò)等信息；

d)檢查設(shè)備的連接線、接插件、緊固件、接口箱（盒）、電源插座等接觸、緊固和養(yǎng)護(hù)情況；

e)檢查投影機(jī)燈泡、LED模組等重要易耗品備用情況，防止“用而無(wú)備”情況出現(xiàn)；

f)檢查臨時(shí)設(shè)備和臨時(shí)線路的使用情況，及時(shí)清理不必要的臨時(shí)接線；

g)檢查備用系統(tǒng)，實(shí)時(shí)演練應(yīng)急預(yù)案，確保應(yīng)急處理及時(shí)到位。

5.3.5會(huì)議服務(wù)提供方可設(shè)置紅外超聲波感應(yīng)器，監(jiān)測(cè)會(huì)議室內(nèi)有無(wú)參會(huì)人員，并通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)

控制會(huì)議場(chǎng)景、燈光、空調(diào)、設(shè)備電源、窗簾、攝像機(jī)等開(kāi)關(guān)或切換。

5.3.6會(huì)議服務(wù)提供方可設(shè)置環(huán)境監(jiān)測(cè)器，監(jiān)測(cè)會(huì)議室內(nèi)部空氣質(zhì)量，對(duì)室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)評(píng)估，監(jiān)

測(cè)的環(huán)境要素包括但不限于：

5

DB4403/TXXX—XXXX

a)溫度；

b)濕度；

c)二氧化碳；

d)有機(jī)污染；

e)PM2.5。

5.4環(huán)境衛(wèi)生

5.4.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)組織對(duì)貴賓廳、候會(huì)室、會(huì)議室、衛(wèi)生間等會(huì)議室區(qū)域內(nèi)場(chǎng)和外圍進(jìn)行深度

清潔消毒，包括但不限于：

a)主席臺(tái)地面吸塵；

b)地面清掃與濕拖消毒；

c)桌面除塵與消毒；

d)玻璃清潔；

e)空調(diào)終端過(guò)濾網(wǎng)消毒清洗；

f)貴賓廳、候會(huì)室沙發(fā)除塵；

g)外圍地面高壓水槍沖洗。

5.4.2大堂及樓層公共區(qū)域、衛(wèi)生間、功能用房（會(huì)議室、接待室）、消防通道衛(wèi)生應(yīng)符合DB4403/T

65環(huán)境衛(wèi)生要求。

5.5消防安全

5.5.1消防安全管理應(yīng)符合DB4403/T65的要求。

5.5.2會(huì)議服務(wù)提供方宜將消防設(shè)備設(shè)施有效期、消防通道使用情況等信息接入信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)時(shí)

監(jiān)測(cè)設(shè)備、通道狀態(tài)，及時(shí)更換消防設(shè)施設(shè)備。

5.5.3重大會(huì)議，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)組織對(duì)電梯、消防設(shè)備設(shè)施進(jìn)行全面檢查，確保電梯運(yùn)行平穩(wěn)，

消防設(shè)施設(shè)備完好無(wú)損壞，可正常使用，消防通道順暢。

5.5.4重大會(huì)議，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)邀請(qǐng)消防部門共同對(duì)會(huì)場(chǎng)區(qū)域消防安全進(jìn)行檢查及現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。

5.6應(yīng)急管理

5.6.1應(yīng)急預(yù)案

5.6.1.1會(huì)議服務(wù)提供方針對(duì)會(huì)議期間可能突發(fā)事故應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，包括但不限于：

a)火警火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案；

b)電梯困人應(yīng)急預(yù)案；

c)突發(fā)停電應(yīng)急預(yù)案；

d)突發(fā)疾病應(yīng)急預(yù)案；

e)設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案。

5.6.1.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)應(yīng)急預(yù)案配置應(yīng)急物資，并建立應(yīng)急物資管理制度。

5.6.2應(yīng)急演練

會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)定期組織進(jìn)行5.6.1應(yīng)急預(yù)案的應(yīng)急演練。

5.6.3應(yīng)急處置

應(yīng)急處置應(yīng)符合附錄A要求。

6

DB4403/TXXX—XXXX

5.7安保要求

5.7.1會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)閘機(jī)等智能識(shí)別設(shè)備識(shí)別參會(huì)人員。

5.7.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)通過(guò)信息化系統(tǒng)或智能監(jiān)控設(shè)備等技術(shù)手段對(duì)服務(wù)區(qū)域內(nèi)的安全進(jìn)行實(shí)時(shí)防

范監(jiān)控。

5.7.3重大會(huì)議期間，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)配合公安部門完成會(huì)場(chǎng)的安檢工作，檢查參會(huì)人員和車輛所

攜帶的物品，對(duì)攜帶易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)品或各類管制刀具的人員和車輛不予放行。

5.8保密要求

5.8.1會(huì)議主辦方承擔(dān)會(huì)議保密工作的主體責(zé)任，應(yīng)制定保密方案，限定參會(huì)人員范圍，對(duì)會(huì)議服務(wù)

提供方、參會(huì)人員提出具體保密要求。

5.8.2會(huì)服人員應(yīng)遵守保密要求，包括但不限于：

a)應(yīng)通過(guò)政治審查，簽訂保密協(xié)議或承諾書，并參加保密培訓(xùn)；

b)應(yīng)履行本崗位保密職責(zé)，定期進(jìn)行自查并整改存在的問(wèn)題；

c)離職前應(yīng)簽訂保密承諾書，確定脫敏期保密措施；

d)不應(yīng)攜帶錄音器材、拍攝器材、手機(jī)進(jìn)入會(huì)議室、候會(huì)室、貴賓廳等會(huì)議服務(wù)保障區(qū)域；

e)不應(yīng)記錄、傳播會(huì)議的內(nèi)容，不應(yīng)對(duì)外泄露會(huì)議的信息。

5.8.3會(huì)議主辦方要求錄音的，技術(shù)保障人員應(yīng)按8.1.3要求轉(zhuǎn)交會(huì)議錄音，并定期刪除會(huì)議錄音。

5.8.4涉密會(huì)議期間不應(yīng)攜帶手機(jī)、對(duì)講機(jī)、無(wú)繩電話、無(wú)線話筒、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等無(wú)線設(shè)備或裝置進(jìn)入

會(huì)議場(chǎng)所。

6會(huì)前智管

6.1智慧訂會(huì)

6.1.1預(yù)訂會(huì)議

6.1.1.1會(huì)議主辦方可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)的PC端、網(wǎng)頁(yè)端、移動(dòng)端等方式預(yù)訂會(huì)議室，查看會(huì)議室狀

態(tài)，包括但不限于：

a)會(huì)議室類型；

b)會(huì)議室最大容納人數(shù)；

c)會(huì)議室使用狀態(tài)；

d)會(huì)議室圖片；

e)會(huì)議室可預(yù)訂時(shí)間。

6.1.1.2會(huì)議主辦方通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，可線上選擇的設(shè)備和服務(wù)包括但不限于：

a)智慧屏；

b)有線話筒；

c)無(wú)線話筒；

d)音響；

e)投影機(jī)；

f)電視機(jī)；

g)茶水服務(wù)。

6.1.1.3如會(huì)議室已被使用，會(huì)議主辦方可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)選擇提交會(huì)議候補(bǔ)單。會(huì)議候補(bǔ)單內(nèi)容

包括但不限于：

7

DB4403/TXXX—XXXX

a)候補(bǔ)時(shí)間段；

b)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)；

c)會(huì)議主題；

d)會(huì)議主持人；

e)參會(huì)人數(shù)；

f)會(huì)議設(shè)備；

g)茶水服務(wù)；

h)視頻會(huì)議；

i)候補(bǔ)截止時(shí)間。

6.1.2視頻會(huì)議

6.1.2.1視頻會(huì)議召開(kāi)前一天，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)按5.3要求對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行全面檢查。

6.1.2.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)在視頻會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)（重要視頻會(huì)議開(kāi)始前半日）與主（分）會(huì)場(chǎng)聯(lián)

調(diào)測(cè)試好系統(tǒng)，保證系統(tǒng)進(jìn)入就緒狀態(tài)，保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常，保持各項(xiàng)技術(shù)配置參數(shù)到會(huì)議結(jié)

束。

6.1.2.3主會(huì)場(chǎng)應(yīng)在會(huì)前半小時(shí)對(duì)分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行點(diǎn)名登記。

6.1.2.4作為主會(huì)場(chǎng)使用時(shí)，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)參數(shù)，將提示預(yù)警問(wèn)題反饋給分會(huì)場(chǎng)；

作為分會(huì)場(chǎng)使用時(shí)，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)安排技術(shù)保障人員提前調(diào)試設(shè)施設(shè)備，確保本地連接正常。

6.2需求確認(rèn)

重大會(huì)議、重要會(huì)議，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)在會(huì)前一天與會(huì)議主辦方確認(rèn)需求，會(huì)議需求確認(rèn)內(nèi)容包

括但不限于：

a)參會(huì)情況；

b)會(huì)議通知；

c)會(huì)議方案；

d)物資；

e)會(huì)議室布置；

f)設(shè)施設(shè)備調(diào)試；

g)簽到。

6.3智慧通知

6.3.1會(huì)議主辦方可通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)發(fā)送短信的方式通知參會(huì)人員。

6.3.2會(huì)議主辦方根據(jù)會(huì)議需求通知參會(huì)人員，參會(huì)人員收到的通知應(yīng)包括但不限于：

a)會(huì)議主題；

b)會(huì)議時(shí)間；

c)會(huì)議地點(diǎn)；

d)會(huì)議室；

e)進(jìn)出方式。

6.3.3會(huì)議取消、成功預(yù)訂、成功變更時(shí)間、結(jié)束后，智慧會(huì)議系統(tǒng)宜通過(guò)短信通知會(huì)服人員、參會(huì)

人員會(huì)議取消、成功預(yù)訂、成功變更時(shí)間、結(jié)束的會(huì)議信息。

6.4會(huì)議服務(wù)保障方案

6.4.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求制定會(huì)議服務(wù)保障方案，確定會(huì)服人員名單，明確崗位分工及

8

DB4403/TXXX—XXXX

時(shí)間安排等事項(xiàng)。

6.4.2重大會(huì)議會(huì)前1天，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)方案組織進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)彩排演練。

6.5物資準(zhǔn)備

6.5.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)做好會(huì)議保障物資準(zhǔn)備，根據(jù)會(huì)議需要，提供的會(huì)議保障物資包括但不限于：

a)茶具；

b)茶葉；

c)文具；

d)名位牌（電子名位牌）；

e)毛巾；

f)濕紙巾；

g)桌布。

6.5.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)清潔消毒茶具、毛巾、毛巾碟、保溫壺等會(huì)議保障物資。

6.5.3會(huì)議物資示例見(jiàn)附錄B。

6.6會(huì)議室布置

6.6.1會(huì)議服務(wù)提供方根據(jù)會(huì)議主辦方要求進(jìn)行會(huì)議室布置，包括但不限于以下內(nèi)容：

a)根據(jù)預(yù)訂會(huì)議室登記人數(shù)，配齊足夠座位（如固定座位不夠，應(yīng)配備臨時(shí)座椅）；

b)桌面物品對(duì)齊擺放，茶杯、座椅前后左右擺成一條直線；

c)對(duì)會(huì)議桌椅及懸掛、連接設(shè)備進(jìn)行穩(wěn)固檢查；

d)根據(jù)會(huì)議主辦方要求設(shè)置簽到臺(tái)。

6.6.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)按照會(huì)議主辦方提供的座次圖擺放名位牌。

6.6.3會(huì)議服務(wù)提供方可為會(huì)議配備候會(huì)室、貴賓室，并做好清潔、物資、茶水等服務(wù)保障工作。

6.6.4重大會(huì)議會(huì)議室布置，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會(huì)議主辦方要求完成主會(huì)議室主席臺(tái)的搭建、會(huì)

議室背景與橫幅的布置（電子會(huì)標(biāo)的設(shè)置）以及紅旗的擺放。

6.6.5會(huì)議室布置應(yīng)符合附錄C要求。

6.7設(shè)施設(shè)備調(diào)試

6.7.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，結(jié)合設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，安排技術(shù)保障人員調(diào)試設(shè)施設(shè)備，

設(shè)施設(shè)備調(diào)試要求應(yīng)符合DB44/T2394的要求。

6.7.2技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，協(xié)助會(huì)議主辦方連接投影，準(zhǔn)備會(huì)議提示音或音樂(lè)、播放會(huì)標(biāo)，

確保正常使用。

6.8停車引導(dǎo)

6.8.1會(huì)議服務(wù)提供方宜采用信息化智能停車系統(tǒng)，管理車位、車輛進(jìn)出和引導(dǎo)停車等內(nèi)容。

6.8.2會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)引導(dǎo)屏、指示牌或安排人員等方式，引導(dǎo)參會(huì)人員完成車輛停放。

6.8.3會(huì)議服務(wù)提供方宜根據(jù)會(huì)議主辦方提供的車輛信息，預(yù)留足夠車位。

6.9智慧簽到

6.9.1會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)門口顯示屏等智能識(shí)別設(shè)備實(shí)現(xiàn)會(huì)服人員對(duì)會(huì)議服務(wù)的智能簽到、簽退。

6.9.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，協(xié)助參會(huì)人員簽到。

7會(huì)中智管

9

DB4403/TXXX—XXXX

7.1迎送服務(wù)

7.1.1服務(wù)人員應(yīng)提前30分鐘到達(dá)會(huì)議室，提前15分鐘以握手禮站立于會(huì)議室大門右側(cè)，面帶微笑，

示意并問(wèn)候參會(huì)人員。

7.1.2服務(wù)人員應(yīng)做好引導(dǎo)工作，指引參會(huì)人員入座。

7.1.3會(huì)議散場(chǎng)時(shí)，服務(wù)人員在門口以握手禮站立，點(diǎn)頭微笑。

7.2茶水服務(wù)

7.2.1參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室后，服務(wù)人員開(kāi)始提供茶水。重大會(huì)議，服務(wù)人員應(yīng)提前30分鐘上茶水。

7.2.2服務(wù)人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)具體情況，按照參會(huì)人員中最高職位及副主位開(kāi)始依次續(xù)茶。前3次續(xù)茶

每隔20分鐘1次，后續(xù)每隔30分鐘1次。

7.2.3保密會(huì)議根據(jù)會(huì)議主辦方要求提供茶水服務(wù)。

7.2.4休會(huì)期間，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要更換桌椅、茶杯、名位牌等物品，提供休會(huì)期間候

會(huì)室茶水服務(wù)。

7.2.5茶水服務(wù)工作要求見(jiàn)附錄D。

7.3其他保障服務(wù)

7.3.1會(huì)服人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，合理調(diào)節(jié)空調(diào)溫度，確保室內(nèi)空調(diào)溫度夏季不低于26℃，冬季采

暖不高于20℃。

7.3.2技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況控制會(huì)議室音量及燈光效果。

7.3.3技術(shù)保障人員根據(jù)會(huì)議需求，按會(huì)議議程播放提示音、國(guó)歌、國(guó)際歌或暖場(chǎng)音樂(lè)、演示材料PPT。

7.3.4需要進(jìn)行議題切換的會(huì)議，技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)度及時(shí)更換電子會(huì)標(biāo)。

7.3.5視頻會(huì)議，技術(shù)保障人員應(yīng)及時(shí)切換視頻音響信號(hào)，及時(shí)調(diào)整攝像頭機(jī)位。

7.3.6運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)議設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，保障會(huì)議設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

8會(huì)后智管

8.1整理移交

8.1.1會(huì)議散場(chǎng)時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)提醒參會(huì)人員帶好隨身物品，提醒會(huì)議主辦方帶走會(huì)議資料。

8.1.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)備并關(guān)閉會(huì)議系統(tǒng)，收納整理線材、麥克風(fēng)、投影機(jī)遙控器、

攝像機(jī)等會(huì)議設(shè)備。

8.1.3會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)及時(shí)將會(huì)議音頻資料移交會(huì)議主辦方留存，系統(tǒng)消除音頻資料

前要確認(rèn)是否留存，如不需留存需經(jīng)會(huì)議主辦方同意方可消除，會(huì)議錄音移交登記表見(jiàn)附錄E。

8.2清潔關(guān)門

8.2.1會(huì)議結(jié)束，服務(wù)人員收到會(huì)議室無(wú)人短信通知，應(yīng)及時(shí)收拾、清潔茶杯，將座椅歸位，并檢查

有無(wú)物品遺漏（如發(fā)現(xiàn)參會(huì)人員的文件、物品遺漏，及時(shí)聯(lián)系會(huì)議主辦方處理），檢查會(huì)議室是否有異

常。

8.2.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)安排保潔人員清掃、清潔會(huì)議室。未選擇茶水服務(wù)的自助會(huì)議室及智慧會(huì)議

系統(tǒng)顯示該會(huì)議室緊接著有下一場(chǎng)會(huì)議召開(kāi)的會(huì)議室，清場(chǎng)保潔工作應(yīng)在15分鐘之內(nèi)完成。

8.2.3會(huì)議服務(wù)提供方檢查無(wú)誤后，關(guān)閉空調(diào)、燈光、門窗。

8.2.4完成整理清潔后，服務(wù)人員宜通過(guò)門口顯示屏結(jié)束會(huì)議。

10

DB4403/TXXX—XXXX

9人員智管

9.1運(yùn)營(yíng)人員管理

9.1.1運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)智慧會(huì)議系統(tǒng)，及時(shí)處理智慧會(huì)議系統(tǒng)的提示預(yù)警，并聯(lián)系技術(shù)保障人員

及時(shí)處理故障，恢復(fù)會(huì)議室的正常使用。

9.1.2運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議室資源及其信息。

9.1.3運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整相關(guān)方的使用授權(quán)。

9.1.4運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)及時(shí)發(fā)布最新的訂會(huì)規(guī)則和扣分規(guī)則。

9.1.5運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)分析統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，提出完善智慧運(yùn)營(yíng)的意見(jiàn)。

9.1.6運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)注重儀容儀表，著裝整潔得體。

9.2會(huì)服人員管理

9.2.1服務(wù)人員

9.2.1.1服務(wù)人員應(yīng)提前30分鐘到達(dá)會(huì)議室，打開(kāi)空調(diào)、燈光、門窗，仔細(xì)檢查燈光、空調(diào)（暖氣）、

消毒柜等設(shè)施設(shè)備工作情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)通知相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員并向部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

9.2.1.2服務(wù)人員續(xù)茶過(guò)程應(yīng)做到走路輕、講話輕、動(dòng)作輕，無(wú)茶水滴漏，無(wú)茶杯碰撞聲音。

9.2.1.3服務(wù)人員應(yīng)在每次會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議物資數(shù)量和使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)提報(bào)、領(lǐng)取與補(bǔ)

充損耗類會(huì)議物資。

9.2.1.4在會(huì)務(wù)管理員錄入會(huì)服排班后，智慧會(huì)議系統(tǒng)宜智能匹配服務(wù)人員，會(huì)務(wù)管理員根據(jù)會(huì)議類

型、參會(huì)人數(shù)等因素調(diào)整服務(wù)人員及人員數(shù)量。

9.2.1.5服務(wù)人員應(yīng)注重儀容儀表，穿著統(tǒng)一工裝，工裝干凈平整，無(wú)明顯褶皺、污跡、破損；工牌

佩戴在左胸，距離肩縫15cm，中線5cm，不得斜戴。

9.2.2技術(shù)保障人員

9.2.2.1技術(shù)保障人員應(yīng)提前30分鐘達(dá)到會(huì)議室，開(kāi)機(jī)調(diào)試話筒、音響、視頻會(huì)議設(shè)備等。

9.2.2.2重大及重要會(huì)議期間，技術(shù)保障人員應(yīng)全程值守會(huì)議室，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況實(shí)時(shí)切換信號(hào)、調(diào)節(jié)

話筒音量，根據(jù)會(huì)議需求錄音。

9.2.2.3技術(shù)保障人員宜通過(guò)智能控制設(shè)備控制會(huì)議設(shè)備，會(huì)議結(jié)束后檢查、關(guān)閉會(huì)議設(shè)備。

9.2.2.4技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議主辦方和保密要求，完成會(huì)議錄音的移交和簽收，原錄音內(nèi)容的刪

除工作。

9.2.2.5技術(shù)保障人員應(yīng)注重儀容儀表，著裝整潔得體。

9.2.3保潔人員

9.2.3.1保潔人員應(yīng)提前30分鐘完成會(huì)議室桌椅、地面等整個(gè)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作，確保環(huán)境舒適

整潔。

9.2.3.2保潔人員應(yīng)按照“誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，按需使用清潔用品，不準(zhǔn)許將領(lǐng)用的

清潔用品挪作他用或私用。

9.2.3.3保潔人員應(yīng)注重儀容儀表，統(tǒng)一穿著工服、佩工牌并保持整潔。

9.2.4秩序維護(hù)員

9.2.4.1重大會(huì)議期間，秩序維護(hù)員應(yīng)密切注意崗位周圍的一切，發(fā)現(xiàn)可疑對(duì)象要及時(shí)請(qǐng)示、匯報(bào)上

級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

11

DB4403/TXXX—XXXX

9.2.4.2秩序維護(hù)員發(fā)現(xiàn)緊急情況應(yīng)按應(yīng)急預(yù)案迅速處置。

9.2.4.3秩序維護(hù)員應(yīng)注重儀容儀表，統(tǒng)一穿著工服、佩工牌并保持整潔。

10服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)

10.1服務(wù)評(píng)價(jià)

10.1.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)定期開(kāi)展會(huì)議服務(wù)的滿意度測(cè)評(píng)。

10.1.2會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)線上開(kāi)展服務(wù)評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容可包括但不限于：

a)訂會(huì)評(píng)價(jià)；

b)會(huì)服評(píng)價(jià)；

c)會(huì)議室評(píng)價(jià)。

10.2持續(xù)改進(jìn)

10.2.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)對(duì)服務(wù)評(píng)價(jià)的結(jié)果進(jìn)行分析，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)。

10.2.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)及時(shí)總結(jié)會(huì)議服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行梳理完善，持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量。

12

DB4403/TXXX—XXXX

A

A

附錄A

（規(guī)范性）

應(yīng)急處置

A.1設(shè)備故障

A.1.1重大會(huì)議，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)成立應(yīng)急搶修小組。

A.1.2發(fā)生設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)急搶修小組或技術(shù)保障人員應(yīng)盡快恢復(fù)故障設(shè)備，或啟用備用設(shè)備。

A.1.3短時(shí)間無(wú)法恢復(fù)的，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)與會(huì)議主辦方溝通，及時(shí)調(diào)換新會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)議繼續(xù)進(jìn)

行。

A.1.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)在會(huì)后及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出具體防范措施，進(jìn)一步完善和改進(jìn)應(yīng)急預(yù)案。

A.1.5會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)查明故障發(fā)生原因，并及時(shí)向會(huì)議主辦方表示歉意。

A.2電梯困人

A.2.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)安撫被困人員情緒，并告知被困人員注意事項(xiàng)，包括但不限于：

a)與轎廂門保持距離；

b)不要將身體任何部位探出轎廂外。

A.2.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)立即通知電梯操作人員，確定轎廂所在位置，切斷故障電梯電源，開(kāi)展解救

工作。

A.2.3完成解救工作后，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)檢查發(fā)生故障原因，組織人員檢修或通知電梯維修專業(yè)人

員排除故障，恢復(fù)電梯正常運(yùn)行。

A.2.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)及時(shí)向被困人員表示歉意，并做好相關(guān)記錄。

A.3火警火災(zāi)

A.3.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況確認(rèn)火災(zāi)處理方式，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織開(kāi)展滅火疏散、救援

工作。

A.3.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)組織人員疏散和自救。

A.3.3火災(zāi)嚴(yán)重的，應(yīng)撥打“119”聯(lián)系消防部門請(qǐng)求救援。

A.3.4滅火救援工作結(jié)束后，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出具體防范措施，進(jìn)一步完善和改

進(jìn)應(yīng)急預(yù)案。

A.3.5會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)查明火警火災(zāi)原因，并及時(shí)向會(huì)議主辦方表示歉意。

A.4突發(fā)疾病

A.4.1會(huì)議期間，如遇參會(huì)人員身體不適或者突發(fā)疾病，服務(wù)人員應(yīng)立即聯(lián)系120急救中心，同時(shí)報(bào)告

部門領(lǐng)導(dǎo)。

A.4.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)尋求醫(yī)護(hù)人員幫助。

A.4.3會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)安撫其他參會(huì)人員情緒。

A.4.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)引導(dǎo)急救人員前往突發(fā)疾病人員處，并維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序。

A.5突發(fā)停電

A.5.1會(huì)議室全面停電，服務(wù)人員應(yīng)立即拉開(kāi)窗簾、打開(kāi)門窗，安撫參會(huì)人員情緒，告知參會(huì)人員保

持安靜，不要隨意走動(dòng)。

13

DB4403/TXXX—XXXX

A.5.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，打開(kāi)應(yīng)急照明設(shè)備設(shè)施，并通知相關(guān)部門進(jìn)行檢修盡快恢復(fù)

運(yùn)行。

A.5.3如長(zhǎng)期無(wú)法恢復(fù)運(yùn)行，會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)與會(huì)議主辦方溝通是否更換會(huì)議室或停止會(huì)議進(jìn)程。

A.5.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)查明突發(fā)停電原因，并及時(shí)向會(huì)議主辦方表示歉意。

14

DB4403/TXXX—XXXX

B

B

附錄B

（資料性）

會(huì)議物資

B.1會(huì)議物資配備

B.1.1桌布

B.1.1.1會(huì)議服務(wù)提供方根據(jù)會(huì)議桌尺寸定制桌布，宜選擇深色絨布（以綠色、紅色為宜），確保桌布

干凈、無(wú)污漬、無(wú)褶皺。

B.1.1.2會(huì)議服務(wù)提供方宜用大頭釘將主席臺(tái)或會(huì)議桌左右兩側(cè)多余的桌布固定，保證桌布平展、棱

角分明，桌布下沿距離地面高度1cm，桌布示例見(jiàn)圖B.1。

圖B.1桌布示例

B.1.2名位牌

B.1.2.1會(huì)議服務(wù)提供方根據(jù)桌面大小配置相應(yīng)大小名位牌，宜使用三角形透明殼名位牌，規(guī)格宜采

用26cm×12cm或21cm×11cm，名位牌示例見(jiàn)圖B.2。

圖B.2名位牌示例

15

DB4403/TXXX—XXXX

B.1.2.2名位牌打印應(yīng)選用不低于180g的彩紙打印（重大會(huì)議采用大紅色紙張，重要會(huì)議及普通會(huì)

議采用粉紅色紙張，特殊情況可按會(huì)議主辦方要求打印），紙張大小應(yīng)填充整個(gè)透明殼，不得留白或留

有空隙。

B.1.2.3名位牌宜使用華文新魏字體，姓名距離上下邊沿不超過(guò)半個(gè)字符，其中二字姓名中間應(yīng)空一

個(gè)字符。

B.1.3電子名位牌

根據(jù)會(huì)議需求，會(huì)議服務(wù)提供方可選用雙面三色電子墨水屏（紅白黑），7.5寸屏幕的電子名位牌，

無(wú)光源，低反射。電子名位牌三視圖示例見(jiàn)圖B.3。

圖B.3電子名位牌三視圖示例

B.1.4麥克風(fēng)

麥克風(fēng)麥頭宜距離桌面下邊沿20cm擺放，其中鵝頸麥麥頭高度應(yīng)距桌面高度20cm，麥克風(fēng)示例見(jiàn)

圖B.4。

圖B.4麥克風(fēng)示例

B.1.5筆/筆盒

B.1.5.1宜選用黑色簽字筆。

B.1.5.2重大會(huì)議和重要會(huì)議可使用筆盒，推薦定制筆盒，筆盒內(nèi)筆頭朝左對(duì)齊，從上至下依次放置

16

DB4403/TXXX—XXXX

鉛筆、黑色簽字筆，橡皮擦靠右擺放，定制筆盒示例見(jiàn)圖B.5。

圖B.5定制筆盒示例

B.1.6茶杯/杯墊

茶杯宜選擇400ml容量的瓷杯，杯墊宜選擇直徑12cm的塑料材質(zhì)杯墊，茶杯/杯墊示例見(jiàn)圖B.6。

圖B.6茶杯/杯墊示例

B.1.7保溫壺

保溫壺宜選擇高20cm、容量1.2L的保溫壺，保溫壺示例見(jiàn)圖B.7。

圖B.7保溫壺示例

17

DB4403/TXXX—XXXX

B.1.8毛巾/毛巾碟

毛巾宜選擇32cm×32cm白色方巾，毛巾碟宜選擇13cm×9cm的橢圓形或長(zhǎng)方形瓷質(zhì)碟，毛巾

口統(tǒng)一向左，毛巾/毛巾碟示例見(jiàn)圖B.8。

圖B.8毛巾/毛巾碟示例

B.1.9紙巾盒

紙巾盒宜采用定制的11cm×11cm×4cm方盒紙，如使用非定制紙巾，應(yīng)選用統(tǒng)一規(guī)格的方盒，

使用前應(yīng)將露出紙巾進(jìn)行同方向?qū)φ郏埥砗惺纠?jiàn)圖B.9。

圖B.9紙巾盒示例

B.1.10濕紙巾

宜選用單片包裝濕紙巾，疊放2張。

B.1.11記錄紙

宜選用80gA4紙，疊放2張。

18

DB4403/TXXX—XXXX

B.1.12瓶裝水

宜選用350ml的瓶裝礦泉水。

B.2會(huì)議物資維護(hù)

B.2.1服務(wù)人員應(yīng)在每次會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議物資的數(shù)量和使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)提報(bào)、領(lǐng)取與補(bǔ)

充損耗類會(huì)議物資，并對(duì)茶杯、毛巾等進(jìn)行消毒。茶具消毒記錄表見(jiàn)表B.1。

B.2.2服務(wù)人員應(yīng)根據(jù)使用頻率和損耗情況適時(shí)對(duì)毛巾進(jìn)行更換。

B.2.3服務(wù)人員應(yīng)對(duì)桌布進(jìn)行維護(hù)、除污與熨燙，每半年（根據(jù)使用情況適當(dāng)提高洗滌頻次）對(duì)桌布

進(jìn)行洗滌清潔，保持桌布干凈、無(wú)污漬、無(wú)褶皺。

B.2.4一般情況下，重大會(huì)議、重要會(huì)議與普通會(huì)議在會(huì)前、會(huì)后宜對(duì)會(huì)議桌椅、茶幾、門把手等進(jìn)

行噴灑消毒；自助會(huì)議室每天至少進(jìn)行2次消毒。會(huì)議室消毒記錄表見(jiàn)表B.2。

表B.1茶具消毒記錄表

日期消毒物品/數(shù)量藥劑名稱/配比消毒方式起始時(shí)間結(jié)束時(shí)間消毒人員檢查人員

19

DB4403/TXXX—XXXX

表B.2會(huì)議室消毒記錄表

會(huì)議室消毒項(xiàng)目

日期時(shí)間藥劑名稱/配比消毒人員檢查人員

會(huì)議桌座椅茶幾門把手

20

DB4403/TXXX—XXXX

C

C

附錄C

（規(guī)范性）

會(huì)場(chǎng)布置

C.1簽到臺(tái)

C.1.1會(huì)議室只有一個(gè)出入口時(shí)，簽到臺(tái)宜擺放在入場(chǎng)通道右側(cè)，與會(huì)議室距離保持在5m以內(nèi)；會(huì)議

室有多個(gè)出入口時(shí)，簽到臺(tái)宜擺放在兩側(cè)出入口的中間地帶。

C.1.2會(huì)議主辦方應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)與物品擺放的種類決定簽到臺(tái)的長(zhǎng)度或數(shù)量，單個(gè)出入口會(huì)議室的

簽到臺(tái)長(zhǎng)度不宜超過(guò)3m。

C.1.3根據(jù)會(huì)議主辦方要求，簽到臺(tái)上可擺放會(huì)議資料、簽到表、瓶裝水等。

C.2橫幅/電子會(huì)標(biāo)

C.2.1應(yīng)根據(jù)會(huì)議主辦方要求設(shè)置橫幅、電子會(huì)標(biāo)。

C.2.2橫幅宜選用紅底白字、黑體字體。

C.2.3重大會(huì)議、重要會(huì)議的橫幅宜距主席臺(tái)地面3m居中懸掛。

C.3主席臺(tái)桌椅

C.3.1主席臺(tái)桌椅應(yīng)選用統(tǒng)一規(guī)格，尺寸長(zhǎng)度根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議特點(diǎn)決定。

C.3.2主席臺(tái)座椅與會(huì)議桌距離20cm，座椅之間間距30cm，擺放成一條直線。

C.4演講臺(tái)

C.4.1根據(jù)投影需求，演講臺(tái)宜擺放在主席臺(tái)右側(cè)，與觀眾席呈60°；或擺放在主席臺(tái)中央，與觀眾

席成直角。

C.4.2演講臺(tái)高度宜為1.2m左右，可根據(jù)需要增加墊腳。

C.5會(huì)議室布局

桌椅規(guī)格由會(huì)議室規(guī)格特點(diǎn)決定，座椅與會(huì)議桌距離20cm、間距30cm，擺放成一條直線。如采

用課桌式布局的會(huì)議室，超過(guò)8排還需在兩邊會(huì)議桌靠過(guò)道邊緣貼上排數(shù)貼紙，課桌式座位擺放見(jiàn)圖C.1。

圖C.1課桌式座位擺放

C.6會(huì)議桌面布置

C.6.1重大會(huì)議

21

DB4403/TXXX—XXXX

C.6.1.1主席位

以200cm×70cm的會(huì)議桌為示例：麥克風(fēng)應(yīng)放于會(huì)議桌的正中間，與會(huì)議桌中線對(duì)齊，中心點(diǎn)距

離桌下沿線50cm；麥克風(fēng)右側(cè)依次放置名位牌、茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟），每個(gè)物品相隔

2cm寬，其中名位牌（電子名位牌）與麥克風(fēng)水平對(duì)齊，茶杯杯蓋中心點(diǎn)距離桌下沿線40cm；桌面下

沿線對(duì)齊擺放A4白紙2張，與會(huì)議桌中線對(duì)齊；白紙右側(cè)居中擺放1支簽字筆，筆頭朝上；抽屜內(nèi)從

左至右依次擺放紙巾盒與濕巾2張，與會(huì)議桌下邊沿對(duì)齊，主席位桌面擺放見(jiàn)圖C.2。

圖C.2主席位桌面擺放

C.6.1.2表決位

以100cm×70cm的會(huì)議桌為示例：根據(jù)會(huì)議主辦方需要，開(kāi)啟表決器；名位牌和A4紙放在會(huì)議桌

的正中間，與會(huì)議桌中線對(duì)齊，名位牌（電子名位牌）中心點(diǎn)距離桌下沿線50cm；名位牌（電子名位

牌）右側(cè)依次放置茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟），每個(gè)物品相隔2cm寬；茶杯杯蓋中心點(diǎn)距離

桌下沿線40cm；桌面下沿線對(duì)齊擺放A4白紙2張，與會(huì)議桌中線對(duì)齊；白紙右側(cè)居中擺放1支簽字筆，

筆頭朝上；抽屜內(nèi)從左至右依次擺放紙巾盒與濕巾2張，與會(huì)議桌下邊沿對(duì)齊，表決位桌面擺放見(jiàn)圖C.3。

圖C.3表決位桌面擺放

C.6.1.3參會(huì)位

以100cm×60cm的會(huì)議桌為示例：名位牌（電子名位牌）和A4紙放在會(huì)議桌正中間，與會(huì)議桌中

線對(duì)齊，名位牌（電子名位牌）中心點(diǎn)距離桌下沿線40cm；名位牌、茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾

22

DB4403/TXXX—XXXX

碟），從左至右依次放置，每個(gè)物品相隔2cm寬；茶杯杯蓋中心點(diǎn)距離桌下沿線為35cm；桌面下沿線

對(duì)齊擺放A4白紙2張，與會(huì)議桌中線對(duì)齊；白紙右側(cè)居中擺放1支簽字筆，筆頭朝上，參會(huì)位桌面擺

放見(jiàn)圖C.4。

圖C.4參會(huì)位桌面擺放

C.6.1.4演講臺(tái)

演講臺(tái)桌面右側(cè)扶手處，從左到右擺放透明玻璃水杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟），擺放成一條

直線，物品距離會(huì)議桌邊沿線為15cm。演講臺(tái)桌面擺放見(jiàn)圖C.5。

圖C.5演講臺(tái)桌面擺放

C.6.1.5觀眾席

C.6.1.5.1根據(jù)會(huì)議主辦方要求，觀眾席宜在桌面居中擺放名位牌、會(huì)議資料等。

C.6.1.5.2觀眾席宜在抽屜右側(cè)放置瓶裝水，觀眾席瓶裝水?dāng)[放見(jiàn)圖C.6。

23

DB4403/TXXX—XXXX

圖C.6觀眾席瓶裝水?dāng)[放

C.6.1.6貴賓廳

貴賓廳宜在茶幾上擺放名位牌（電子名位牌）、茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟）、紙巾（帶紙

巾碟），瓶裝水。茶幾桌面擺放應(yīng)根據(jù)貴賓廳沙發(fā)與茶幾的組成位置、茶幾的大小，在茶幾兩側(cè)、中間

位置均勻擺放物品，貴賓廳茶幾桌面擺放見(jiàn)圖C.7。

圖C.7貴賓廳茶幾桌面擺放

C.6.1.7候會(huì)室

C.6.1.7.1候會(huì)室宜在茶幾上擺放瓶裝水、紙巾、茶杯。如沙發(fā)是緊靠擺放的，應(yīng)在公用茶幾上擺放

茶杯、紙巾、瓶裝水，數(shù)量取決于茶幾的尺寸，每個(gè)茶幾宜擺放6人份的茶水，候會(huì)室公用茶幾桌面擺

放見(jiàn)圖C.8。

24

DB4403/TXXX—XXXX

圖C.8候會(huì)室公用茶幾桌面擺放

C.6.1.7.2如單體沙發(fā)中間放置了雙人位茶幾，應(yīng)在茶幾中間處，居中擺放紙巾1盒、濕紙巾2片、

茶水2杯、熱毛巾2份，候會(huì)室雙人位茶幾桌面擺放見(jiàn)圖B.9。

圖C.9候會(huì)室雙人位茶幾桌面擺放

C.6.2重要會(huì)議

C.6.2.1主座位

以160cm×70cm的會(huì)議桌為示例：名位牌應(yīng)放在會(huì)議桌加高前沿處，與會(huì)議桌中線對(duì)齊；麥克風(fēng)

應(yīng)與名位牌中心對(duì)齊放置在會(huì)議桌前沿，與會(huì)議桌中線對(duì)齊；麥克風(fēng)右側(cè)對(duì)齊擺放筆盒；筆盒下端距離

桌面下邊沿45cm處，從左至右依次水平對(duì)齊擺