某商貿(mào)公司運營規(guī)范管理手冊

優(yōu)通商貿(mào)嘀限公司文件文件編號：UD-HG-06-New06

憂迪版本：1.0

生效日期:

/1/1-71-44--44-ArVvninn2006年11月30口

某商貿(mào)公司運營規(guī)范管理手冊

優(yōu)迪商貿(mào)有限公司

UEEDYTrade.,Ltd

分公司運營規(guī)范管理手冊

Subsidiaryoperationalstandardizationmanagemanual

持有部門：優(yōu)迪各分公司

文件編號：UD-HG-06-New06版本：1.0

生效日期：2006年11月20日頁數(shù):

審批：日期：

受控印章

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使用說明

這是一本參照iso基本要素，在原《廣東優(yōu)迪規(guī)范管理手冊》的基礎

上編寫的一部工具書。

本手冊分為三大部分。

第一部分寫分公司的組織與人事架構(gòu)與崗位職責。

第二部分寫分公司文件管理、分公司目標管理、商品運做管理程序、

倉儲與物流配送管理、市場與營銷策劃管理、業(yè)務開發(fā)與推廣管理、訂單

受理與客戶服務管理等程序與直接應用于操作的作業(yè)指導書。

第三部分是根據(jù)第二部分程序內(nèi)容延伸出來的各個質(zhì)量記錄。

本書在寫作過程中，注意到了各流程與SAP系統(tǒng)的接口情名，做到

盡量能夠納入SAP系統(tǒng)，實現(xiàn)在線管理。但是，有些在SAP系統(tǒng)中暫時

還不具備，這部分使用普通的電子表格或者印刷表格代理。

由于分公司具體情況不一致，比如,山東優(yōu)迪把多個部門壓縮在一起,

在使用過程中，則應將一個程序拆開使用，關于一些非主體部分能夠適當

的省略。

本手冊之后，還將推出優(yōu)迪本部的規(guī)范化管理手冊，另外，人力資源、

財務與資訊因內(nèi)容繁蕪也推出了單行本，請各分公司注意與之結(jié)合使用。

這是一公試行本，因此，可能會存在一些與現(xiàn)實工作不相習慣的地方，

請各同事及時給予指出，以利于下次修正。

文一-紅葉集團企劃部

2006年11月28日

口皮?"優(yōu)通商噴嘀限公司文件文件編號：UD-HG-06-Ncw06

Wi由版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

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目錄

第一部分：組織架構(gòu)..............................

（一）集團新組織架構(gòu)..............................

（二）優(yōu)迪（全國）組織與人事架構(gòu).................

（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu)...................

（四）分公司部門職能..............................

（五）分公司崗位職責..............................

第二部分：操作程序..............................

（一）文件管理程序.................................

（二）分公司目標管理程序..........................

（三）商品運做管理程序............................

（四）倉儲與物流配送管理程序.....................

（五）市場與營銷策劃管理程序......................

（六）業(yè)務開發(fā)與推廣管理程序.....................

（七）訂單受理與客戶服務管理程序.................

第三部分：質(zhì)量記錄..............................

鉆魚肉噴晴限公司丈件文件編號:UD-HG-06-New06

版本：L0

生效日期：2006年11月30日

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第一部分：組織架構(gòu)部分

（一）集團新組織架構(gòu)

文一實業(yè)優(yōu)迪商貿(mào)紅葉文具味力食品朝陽藥業(yè)文一商住城

有限公司有限公司有限公司有限公司有限公司開發(fā)有限公競

文

一

快

海

上

修

事

葉

紅

業(yè)

窗

部

企劃部

人力

資源部

商學院

財務

中心

資訊部

集團服

務公司

產(chǎn)品中心

物流中心

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（二）優(yōu)迪（全國）組織與人事架構(gòu)

總

財

物

銷

服

經(jīng)

務

流

務

相l(xiāng)ii

場

辦

部

部

部

中

管

心

理

部

（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu)

說明：1、當分公司月銷售額在100萬下列時，總經(jīng)辦、財務部設專員編制；

2、送貨任務頻繁的，能夠?qū)⑽锪鞑坎鸱譃閭}儲部、物流部，設主管級別,

分公司總經(jīng)理直轄；

3、可適當增減下屬部門。

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（四）分公司部門職能

1總經(jīng)辦

略。詳見《人力資源規(guī)范管理手冊》。

2商品計劃部

2.1負責就直銷目錄商品向集團產(chǎn)品中心進行申配。

2.2負責大客戶個性化商品、特殊訂購商品、急貨商品等非標準配置商品的采購工

作。

2.3負責非直銷目錄產(chǎn)品采購的供應商開發(fā)工作.

2.3負責與集團產(chǎn)品中心的溝通與協(xié)調(diào)工作。

3物流部

3.1做好配送的車輛、人員管理。

3.2負責分類整理各類訂單。

3.3負責所有有效訂單的配送工作。

3.4負責倉庫的管理、理配貨、收發(fā)貨工作。

3.5負責倉庫的日常盤點、報損等工作。

4財務部

4.1負責財務管理體系的檢討與完善。

4.2負責預算體系的建立與年度、月度預算的匯編、操縱及執(zhí)行結(jié)果的分析與報告。

4.3負責資金的籌措與調(diào)度，與各項財務支出的監(jiān)控。

4.4負責公司各項賬務的查核與資產(chǎn)的盤查。

4.5負責應收帳款的催收與管理工作。

4.6負責公司信息管理系統(tǒng)的日常保護工作。

5市場部

5.1負責地方市場的調(diào)研。

5.2負責制訂營銷策劃方案與制訂品牌在當?shù)厥袌龅耐茝V方案。

5.3負責分公司營銷體系的調(diào)整策劃。

5.4負責DM與其他促銷商品傳單的設計制作的聯(lián)絡溝通。

5.5負責直銷產(chǎn)品目錄、DM在本區(qū)域的推廣與郵寄。

6銷售管理部

6.1負責直銷辦事處的設立及業(yè)務區(qū)域的劃分。

6.2負責直銷辦事處的人員管理及其它日常管理工作。

6.3負責直銷辦事處的人員培訓。

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6.4負責直銷辦事處的督導。

6.5負責所有客戶信息收集、整理、分類、分析、客戶管理、客戶信用評估、信用

管理與客戶風險操縱工作.

6.6協(xié)調(diào)各直銷辦事處與有關單位的關系，為各辦事處提供各類支持。

7客戶服務中心

7.1負責呼叫中心電話接聽、客戶咨詢與電話訂單受理工作。

7.2負責電子商務客戶咨詢回復、訂單處理工作。

7.3負責電話拜訪，建立客情關系。

7.4負責大客戶管理與服務支持工作。

7.5負責客戶服務中心客戶信息收集、整理、分類、分析、客戶管理、客戶信用評

估、信用管理與客戶風險操縱工作。

（五）分公司崗位職責

1分公司總經(jīng)理崗位職責：

1.1職位名稱：總經(jīng)理

1.2直接上級：優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理

1.3直接下級：總經(jīng)辦主任、商品計劃部經(jīng)理、物流部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、市場部

經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務中心經(jīng)理

1.4基本要求：

男女不限，30~45周歲，擁有經(jīng)濟、行政管理、工商管理等有關專業(yè)本科以上學歷。

國語流利。五官端正，身體健壯，形象良好。五年以上同等職位經(jīng)驗。有駕駛執(zhí)照。

1.5技能要求：

熟練操作各類office軟件。綜合組織協(xié)調(diào)能力強，擅長營銷管理、客戶管理與團隊

激勵，有豐富的企業(yè)管理策劃、銷售策劃經(jīng)驗，關于商貿(mào)管理有特殊的遠見卓識，擅開

拓，重創(chuàng)意，洞察內(nèi)部細微動向，能獨立設計商貿(mào)連鎖企業(yè)產(chǎn)品、物流、營銷、拓展、

財務等項管理通路。熟悉當?shù)厥袌?，熟悉當?shù)卣k事流程。

1.6素養(yǎng)要求：

為人正直果斷、處世穩(wěn)重有魄力，個人魅力四射。

1.7服務要求：

5年以上在本企業(yè)工作服務意向，并愿意簽署合同。具有任職資格擔保。

1.8直接職責：

1.8.1負責分公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的設計、培訓與分解落實。負責分公司組織人事架

構(gòu)的審核、簽署、編制的把關，與各部門負責人的獵頭與考核。

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1.8.2負責科學分配各項資源，關于分公司激勵體系進行科學設計與分解實施，確

保分公司各項運行效率最佳化。

1.8.3負責分公司各部門的目標設計及考核，圍繞工作目標組織管理層培訓，并進

行督導。

1.8.4協(xié)同集團總部共同建立完善分公司利潤執(zhí)行體系，不斷優(yōu)化運行環(huán)境，提高

利潤體系運行效率，實現(xiàn)營業(yè)額與利潤的最大化。

1.8.5協(xié)同集團總部建立完善分公司行政體系與企業(yè)文化體系。

1.8.6建立完善分公司產(chǎn)品供給體系。

187建立完善分公司物流體系，不斷降低物流成本。

1.8.8協(xié)同集團總部建立完善分公司財務管理體系，提高財務核算、融資、投資、

費用操縱的質(zhì)量，使分公司資產(chǎn)運營最優(yōu)化，資產(chǎn)結(jié)構(gòu)合理化，投入產(chǎn)出最佳化，有效

杜絕財務風險。

1.8.9協(xié)同集團總部建立完善分公司電子資訊系統(tǒng)，通過運做ERP系統(tǒng)與

CALLCENTER系統(tǒng)提高分公司內(nèi)部運做效率。

1.8.10負責分公司公共關系的保護，樹立企業(yè)的社會責任形象。

1.8.11定期向董事會述職。完成董事會要求的其它事項。

1.9管理責任：

1.9.1對分公司工作目標與利潤目標的完成負責。

1.9.2對所屬下級的紀律行為、工作秩序、整體精神面貌負責。

1.9.3對分公司擁有的財、物及各項預算開支的合理性負責。

1.9.4對分公司的健康、與諧與可持續(xù)進展負責。

1.9.5對特殊業(yè)務的開展因把關不嚴給分公司造成的缺失負責。

1.9.6對掌握的分公司秘密負責。

1.10崗位權(quán)力：

1.10.1對分公司的各項資源有部分的分配使用與調(diào)配權(quán)。

1.10.2對分公司所有員工日常工作安排有調(diào)配權(quán)。對經(jīng)理級下列人員的聘用、提升、

降級、獎懲、辭退有決定權(quán)。涉及任免及人員工資、激勵方案需經(jīng)集團人力資源部、總

部總經(jīng)理審批才能執(zhí)行。

1.10.3對分公司各級員工的工作有監(jiān)督、檢查與考核權(quán)。

1.10.4對分公司各級員工的工作爭議有裁決權(quán)。

1.10.5對分公司發(fā)生的各項費用支出有審核權(quán)，對限額資金有使用的批準權(quán)。

1.10.6對分公司范圍內(nèi)通常違規(guī)事件有調(diào)查權(quán)、處罰的審批權(quán)與違紀的裁戾權(quán)，涉

及到分公司總經(jīng)理個人的，或者者影響重大的，由集團內(nèi)控部、人力資源部調(diào)查與裁決。

1.10.7對分公司各部門各項工作有監(jiān)控與指導權(quán)。

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2總經(jīng)辦主任

3人事專員文員

4商品計劃部經(jīng)理

5采購助理

6物流部經(jīng)理

7倉管員

8打單文員

9送貨員

10財務部經(jīng)理

11會計

12出納

13市場部經(jīng)理

14策劃專員

15銷售管理部經(jīng)理

16督導專員

17業(yè)務員

18客戶服務中心經(jīng)理

19客戶助理

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第二部分：管理程序

（一）文件管理程序

1目的

規(guī)范分公司文件與資料管理，方便溝通，防止泄密。

2范圍

本程序在優(yōu)迪各分公司內(nèi)適用。

3職責

3.1本程序由優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理審批，集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)公布。

3.2各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者，分公司各部門負責具體執(zhí)行本程序有

關規(guī)定。分公司總經(jīng)辦負責按照本程序開展文件管理的稽核。

3.3集團督導組到分公司督導時，本程序為核查必查項目。就核查發(fā)現(xiàn)的問題，能

夠?qū)Ψ止究偨?jīng)理提出處罰措施。

4文件分類

4.1分公司文件按格式分為ISO（國際標準化委員會）格式、GB（國家標準）格式

及普通資料格式。

4.2ISO格式用于頒布正規(guī)的《質(zhì)量手冊》、各類程序、規(guī)程、質(zhì)量記錄、工作規(guī)劃，

等。本程序即為ISO格式文件。

4.2.1ISO格式的封面

《質(zhì)量手冊》、《規(guī)范管理手冊》等大型ISO文件通常應制作封面。封面由公司

LOGO、標準公司中英文名稱、文件中英文標題、文件持有部門、文件編號、文件版本、

生效日期、文件頁數(shù)、擬訂人、審核人、批準人、受控印章。

4.2.1.1LOGO：高1.79CM,寬4.76CM。居中。

4.2.1.2標準中文名稱：一號黑體“優(yōu)迪商貿(mào)有限公司”。標準英文名稱：TimesNew

Roman字體三號字"UEEDYTrade.,Ltd”。居中。

4.2.1.3文件中文標題：一號華文中宋。文件英文標題：三號TimesNewRoman字

體。居中。

4.2.1.4文件持有部門：五號仿宋字體。居中。

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4.2.1.5文件編號：文件版本、生效日期、文件頁數(shù)：小四號仿宋字體。居中。

4.2.1.6擬訂人、審核人、批準人：四號仿宋字體。居中。

421.7受控印章：四號仿宋字體，居中。

4.2.2ISO格式的內(nèi)文

使用WORD的表格與邊框工具，設置內(nèi)頁文件頭、文件正文框。

4.221文件頭:LOGO高0.83CM,寬2.22CM。華文行楷字體四號縮放140%“優(yōu)

迪商貿(mào)有限公司文件”。文件標題華文中宋小四號字體。

右上方分別列舉文件編號、版本、生效日期、頁碼，為宋體字五號字體。

(1)文件編號：UD-SH-0x-xx,含義為優(yōu)迪-上海分公司-2006年-第06號。

(2)版本：1.0,含義為第一版，沒有修改過。修改過一次為1.1版。在此基礎上

重新擬訂為2.0版。

(3)生效日期：含義為本文件的自x年x月x日開始具有法律效力。

(4)頁碼：xx/xx,含義為總共為xx頁中間的第xx頁。

422.2為宋體字小四號，行距為18磅。標題使月黑體與華文中宋。字號適當放大。

4.3GB格式適用于通知、規(guī)定、聯(lián)絡函等文體。

431GB格式文件頭：優(yōu)迪商貿(mào)(xx)有限公司文件，一號華文中宋字體。居中。

4.3.2GB格式文件編號：xx優(yōu)迪規(guī)字2006第xx號。五號仿宋字體。居中。

433紅色橫杠。寬4磅。居中。

4.3.4標題：二號華文中宋。居中。

4.3.5正文：小四號宋體字，行距18磅，居左。

4.3.6功能區(qū)：

4.3.6.1主題辭：為便于電腦查閱，選擇出標題詞組羅列上去。有效期，要注明文件

的有效期。

436.2抄報:報給誰。

4.363發(fā)送：文件要素是發(fā)給誰的。

4.364抄送：文件還要讓誰明白一下。

4.365擬訂人、審核人、簽發(fā)人。

4.366印刷、發(fā)行單位，發(fā)行日期，發(fā)行份數(shù)。

4.4普通資料格式適用于內(nèi)部培訓資料等。

4.4.1頁眉：務必具有優(yōu)迪商貿(mào)LOGO、文件標題。字號適中，居右。

4.4.2頁腳：務必有頁碼。

5文件擬訂與審批

5.1承擔具體工作的人員負責擬訂關于本項的文件。

5.2部門負責人負責審核文件。

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5.3分公司總經(jīng)理負責簽署文件。簽署后的文件被視為分公司持有的合法文件。

部門負責人認為應該使用文件的形式，

6文件發(fā)放

6.1文控中心

分公司總經(jīng)辦即為分公司的文控中心，負責文件的發(fā)放、回收與銷毀工作。

6.2文件發(fā)放

6.2.1文控中心只發(fā)放合法文件與受控資料。

6.2.2文件簽署后，交給總經(jīng)辦文控文員（由人事文員/專員兼任）復印、裝訂，在

封面與內(nèi)頁加蓋“受控文件”印章，在《文件發(fā)放記錄表》上全面登記。

6.2.3將文件發(fā)放給有關部門的收文人員，由收文人員在《文件發(fā)放記錄表》上簽

字。

7文件的傳閱

收文單位務必組織文件傳達對象人員學習或者傳閱文件。傳閱后在文件背后簽署自

己的名字，否則，視為沒有看過，每次罰款10元。

8文件的保管

8.1分公司總經(jīng)辦（文控中心）負責保管整個分公司的文件，承擔責任后果。分公

司各部門分別保管發(fā)放給自己部門的文件，部門負責人承擔責任后果。

8.2各辦事處負責人為辦事處文件保管的責任人。

8.3文件傳閱后，務必在3天內(nèi)放進快勞保管起來。保管時務必將來文分門別類，

依文號存放整齊，保證文件的完整性。密級文件，單獨保管?？靹诟袷接杉瘓F公司企劃

部統(tǒng)一制訂。

8.4任何文件嚴禁帶離公司，且不得復印、摘抄與外傳。特殊情況需復印、摘抄與

外傳文件，須由公司總經(jīng)理批準。

9文件密級劃分

9.1文件分為秘密、機密、絕密三級。

9.2秘密文件是指公司通常秘密，泄露會使公司的權(quán)益受到損害的文字資料與電子

文本，包含公司人事檔案、各類合同、協(xié)議、職員工資收入、尚未進入的市場、編訂成

冊的質(zhì)量手冊、管理手冊、公司尚未對外公開的各類信息資料。

9.3機密文件是指包含公司重要秘密，泄露會使公司的權(quán)益受到非常嚴重損害的文

字資料與電子文本，包含公司尚未付諸實施的經(jīng)營項目與經(jīng)營決策、財務報表、統(tǒng)計資

料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況、商品采購資料、客戶資料等。

9.3絕密級文件是指公司董事會、股東會的重大決策、公司已經(jīng)確定但尚未正式實

施的公司進展戰(zhàn)略、長期規(guī)劃與經(jīng)營方向等。

10文件回收與銷毀

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10.1總經(jīng)辦承擔文件回收與銷毀的責任。通常是一個季度清理一次文件。

10.2銷毀使用碎紙機銷毀，假如是太多，能夠送到紙漿廠，在現(xiàn)場監(jiān)督銷毀。銷毀

時，分公司財務部經(jīng)理在場監(jiān)督。

11執(zhí)行

本程序自公布之日起執(zhí)行，其它有與本程序相抵觸的，以本程序為準。

12支持文件

12.1ISO標準文本格式（略，見本手冊）

12.2ISO作業(yè)指導書格式

12.3GB文件格式

12.4GB《聯(lián)絡函》格式

12.5快勞插條模版

13質(zhì)量記錄

《文件發(fā)放記錄表》

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"磐優(yōu)漁商貿(mào)嘀限公司文件

Wi2由"版本：1.0

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(二)分公司目標管理程序

1目的

明確目標，分解目標，保證目標實現(xiàn)。

2范圍

本程序在優(yōu)迪本部及各分公司范圍適用。

3職責

3.1本程序由優(yōu)迪(本部)總經(jīng)理審批，集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)公布。

3.2各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者，分公司各部門負責人執(zhí)行與分解分公

司下達的目標。分公司總經(jīng)辦承擔稽核的責任。

3.3分公司總經(jīng)理及各部門分別檢查自屬范圍的目標實現(xiàn)情況，結(jié)合《分公司人力

資源管理手冊》規(guī)定的內(nèi)容評估員工的績效。

3.4集團人力資源部負責評估分公司目標實現(xiàn)情況。

4分公司運作目標概定

4.1優(yōu)迪分公司目標包含：績效目標(量化目標)、職能目標(定性目標)。

4.1.1量化目標包含：

(1)銷售額。

(2)毛利率。

(3)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率。

(4)回款率。

(5)客戶開發(fā)家數(shù)。

(6)客單額。

(7)商品滿足率。

(8)費用比例。

4.1.2職能目標包含：

(1)優(yōu)迪統(tǒng)一銷售平臺在本區(qū)域的客戶認同度.

(2)直銷目錄產(chǎn)品在本區(qū)域市場的競爭力。

(3)客戶對分公司服務的滿意度。

(4)內(nèi)部規(guī)范管理與員工素養(yǎng)提升。

5分公司目標達成措施

5.1解決賣給誰的問題

5.1.1由市場部牽頭，調(diào)查清晰分公司轄區(qū)市場客戶數(shù)量，客戶性質(zhì)。

5.1.2由市場部牽頭，理清晰什么是優(yōu)迪分公司的目標客戶。

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5.1.3建立規(guī)范的客戶檔案。

5.2解決賣什么的問題

5.2.1商品計劃部牽頭，調(diào)查清晰分公司轄區(qū)市場行銷產(chǎn)品情況。

5.2.2商品計劃部牽頭，以《直銷目錄》為藍本，擬訂區(qū)域市場產(chǎn)品目錄，分公司

總經(jīng)理審批。

5.2.3跟文一?紅葉集團商務部訂貨或者在當?shù)厥袌霾少彛_保備貨充足。

5.3解決怎么賣的問題

5.3.1以目錄銷售為主，DM促銷為輔；以郵寄、電話拜訪為主，登門拜訪為輔。

5.3.2分公司辦事處、客戶服務中心（CALLCENTER）、（大客戶部），承擔銷售任

務。

5.3.3分公司市場部承擔營銷策劃與營銷措施跟進任務。

5.3.4客戶服務中心受理客戶訂單。

5.3.5分公司物流部倉庫負責配貨，物流部送貨員負責送貨。

5.4解決貨款回收的問題

5.4.1分公司辦事處、銷售管理部負責鑒定客戶資信，分公司總經(jīng)理審批。

5.4.2分公司財務部負責客戶資信的把關。

5.4.3財務部負責對帳、催款。

5.4.4財務部收款員負責將貨款收回來。

6分公司目標制訂與分解

6.1每年12月份，優(yōu)迪（本部）召開優(yōu)迪系統(tǒng)目標研討會，參加人員分公司總經(jīng)理、

集團財務中心負責人、集團人力資源部負責人、集團企劃部負責人，確定優(yōu)迪系年度目

標，與分解給各分公司的年度目標。優(yōu)迪本部目標在《優(yōu)迪年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中表達，下

達給分公司的目標使用表格表達，見附表《分公司年度目標沆

6.2每月下旬，分公司配合集團人力資源部，將分公司下月目標擬訂成KPI文件，

優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理審批，下發(fā)給各分公司。（參見《分公司人力資源管理手冊》）

6.3分公司總經(jīng)辦協(xié)助總經(jīng)理分解目標，擬訂成分公司的KPI文件，分解給分公司

各部門。（參見《分公司人力資源管理手冊》）

6.4各部門將KPI指標分解到每個員工。不能使用的KPI的，使用CPI分解技術(shù)。

7分公司目標修訂

7.1評估運營指標陽性的或者陰性的，能夠根據(jù)年度目標上浮或者下浮分公司目標。

修訂目標通常每季度進行一次。

7.2各分公司能夠向（本部）總經(jīng)理提出修訂目標的申請。（本部）總經(jīng)理通過評估

認為分公司應該調(diào)整目標的，可直接調(diào)整分公司目標。

8執(zhí)行

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本程序自公布之日起執(zhí)行。其它文件有與之相違背的，以本程序為準。

9支持文件

9.1《優(yōu)迪年度戰(zhàn)略規(guī)劃》

9.2《分公司人力資源管理手冊》

10質(zhì)量記錄

《分公司年度目標》

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(三)商品運做管理程序

1目的

規(guī)范分公司商品運做，提升商品競爭力。

2范圍

本程序在優(yōu)迪各分公司內(nèi)適用。

3職責

3.1本程序由優(yōu)迪(本部)總經(jīng)理審批，集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)公布。

3.2分公司商品計劃部負責具體執(zhí)行本程序。

3.3分公司市場部、銷售管理部、客戶服務中心負責協(xié)助本程序的執(zhí)行。

3.4集團產(chǎn)品中心負責提供公共商品及上游資源。

4商品定義

本程序中，將分公司銷售的商品分為優(yōu)迪系公共商品，與區(qū)域性商品。

4.1優(yōu)迪系公共商品

是指在優(yōu)迪各分公司銷售的上《直銷商品目錄》冊的商品，與集團產(chǎn)品中心開發(fā)的

自有品牌性質(zhì)的商品。

4.2區(qū)域性商品

是指為滿足分公司客戶需要，《直銷商品目錄》冊上沒有的，分公司商品計劃部在

當?shù)厥袌鰧ｍ棽少彽纳唐贰?/p>

5商品市場調(diào)查與分析

5.1分公司商品計劃部負責進行當?shù)匚幕k公用品市場的調(diào)查，每個月進行一次大

規(guī)模調(diào)查，每周進行一次抽樣調(diào)查。

5.1.1月度調(diào)查

(1)每月的月底25~31日，分公司商品計劃部應派出兩人以上的調(diào)查小組，開展

區(qū)域市場的商品調(diào)查。

(2)調(diào)查范圍以省為單位，調(diào)查以典型城市為樣板，如山東省要緊調(diào)查青島市、

濟南市。要緊調(diào)查典型城市里的具有較大規(guī)模的競爭對手、文化辦公用品批發(fā)行場，必

要時，調(diào)查對象擴大為大型超級市場、小文具店。

(3)使用現(xiàn)場走訪的方法，記錄或者拍攝下來商品信息，使用《商品市場調(diào)查統(tǒng)

計表》記載調(diào)查結(jié)果。有商品畫冊、商品目錄的，應索取帶回。

(4)調(diào)查應延伸至商品的陳列、促銷、售后服務等。

5.1.2每周抽樣調(diào)查

(1)每周調(diào)查時間不加以限定。調(diào)查人員不加以限定。

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（2）要緊是調(diào)查一下周邊競爭對手與批發(fā)市場，新上了何種產(chǎn)品，開展了何種促

銷等。

（3）調(diào)查結(jié)果在向商品計劃部經(jīng)理匯報，重要的信息向分公司總經(jīng)理匯報后，能

夠直接應用。

5.2統(tǒng)計與分析

521調(diào)查回來后，調(diào)查人員應補充填制《商品市場調(diào)查統(tǒng)計表》，關于統(tǒng)計表進行

匯總。

5.2.2根據(jù)匯總結(jié)果，分析商品的整體價格趨勢。

5.2.3關于單個商品進行價格的比較、材質(zhì)的比較、檔次的比較。

5.2.4分析調(diào)查對象的供應商支持力度。

5.2.5綜合推斷調(diào)查對象的商品競爭力。

5.2.6商品計劃部撰寫《月度商品市場調(diào)查報告》，經(jīng)商品計劃部經(jīng)理簽字后，上報

給總經(jīng)理，向市場部、銷售管理部、客戶服務中心通報，并抄送給集團產(chǎn)品中心一份。

6商品結(jié)構(gòu)調(diào)整

6.1根據(jù)月度市場調(diào)查與每周市場調(diào)查結(jié)果，分公司商品計劃部應以保持分公司商

品競爭力為出發(fā)點，關于本區(qū)域行銷商品制作調(diào)整方案，上報總經(jīng)理審批后實施。

6.1調(diào)整范圍：

6.1.1商品經(jīng)銷范圍是否擴大或者縮減。

6.1.2商品的定價是否要做出改變。

6.1.3商品的結(jié)構(gòu)是否進行重新規(guī)劃。

6.1.4商品的定位是否準確，否則進行調(diào)整。

6.1.5是否引進新的品種。

6.1.6是否建議制訂專項促銷方案。等。

7直銷目錄制作與使用輔導

7.1直銷目錄的制作

7.1.1分公司商品計劃部務必在制作《直銷商品目錄》過程中發(fā)揮要緊角色。目錄

的制作，由優(yōu)迪本部牽頭，集團產(chǎn)品中心、集團企劃部參與成立目錄制作組，同各分公

司商品計劃部協(xié)作完成?！吨变N商品目錄》通常為半年出版一次，條件成熟后，一個季

度出版一次。

7.1.2商品計劃部跟蹤《直銷商品目錄》的使用情況，將增減商品輸入Excel格式的

《直銷商品目錄建議增減表》，到討論時，遞交給目錄制作組。

7.1.3會同分公司總經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務中心經(jīng)理一起，審核目錄制

作組提供的產(chǎn)品目錄草案，提出修正性意見。

7.1.4關于個性化商品，應配合進行產(chǎn)品的拍照，按照要求傳遞給設計部門。

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7.2直銷目錄的使用輔導

7.2.1商品計劃部收集各類資訊，準備接納分公司銷售部門的咨詢。資訊從集團產(chǎn)

品中心、供應商、網(wǎng)絡、宣傳資料上收集。

7.2.2屬于商品計劃部自己開發(fā)的區(qū)域性商品，商品計劃部在傷食之前務必制作、

下發(fā)《標準商品知識教材》，發(fā)放給銷售部門。

7.2.3自己不能提供咨詢的，向集團商品計劃部索取資源。

7.2.4跟蹤銷售部門，指導其正確推廣《直銷商品目錄》刊載的商品。必要時，會

同銷售人員共同擬訂針對客戶的專業(yè)方案。

8供應商開發(fā)管理與區(qū)域性商品采購

本章節(jié)所描述的供應商是指區(qū)域性商品的供應商。公共商品的供應商為集團產(chǎn)品中

心。

8.1分公司采購目錄

商品計劃部按照分公司市場需求，編制《分公司商品采購目錄》。采購目錄按照優(yōu)

辿系統(tǒng)一編碼，分類管理.《分公司商品采購目錄》由商品計劃部每周更新一次。

8.2供應商開發(fā)

8.2.1根據(jù)《分公司商品采購目錄》，尋找3家以上有實力的供應商作為合作對象。

要求符合下列條件：

(1)具有合法經(jīng)營資格。

(2)有可靠的信譽。

(3)能滿足公司的商品需求。

(4)愿意同公司月結(jié)，最好能夠月結(jié)+30天。

8.2.2商品計劃部采購助理根據(jù)上述要素關于供應商進行全方位的考察，填寫《供

應商檔案》，由商品計劃部經(jīng)理核實，分公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批后的供應商即為

分公司法定供應商。

8.2.3不管現(xiàn)有供應商合作質(zhì)量如何，商品計劃部都要定期從市場上尋覓新的供應

商，作為后備資源。

8.2.4建立供需關系的供應商應該簽署《采購合同書》。

8.3供應商管理

8.3.1《供應商檔案》由分公司財務部保管。有新的資料，應該馬上更新該供應商檔

案。

8.3.2采購助理不斷跟蹤在合作的供應商供貨情況，包含：

(1)供貨的及時性。

(2)供貨質(zhì)量。

(3)供貨的滿足程度。

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(4)價格是否公道。

(5)售后服務情況。

將其表現(xiàn)記入供應商資信檔案。

833關于經(jīng)常缺貨、經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問題、不能及時供貨、價格偏高、售后服務拖

拉等情況的供應商，采購助理提出淘汰申請，上報經(jīng)理審批。經(jīng)理調(diào)查核實確實如此的，

終止與該供應商的合作，更換新的供應商。

834采購助理應向供應商索要配套贈品，關于交易量較大的供應商索要公司活動

贊助，間接降低采購成本。索要時務必兩個人在場并進行登記，否則視為向供應商索賄

行為。

8.4計劃采購與零星采購

8.4.1計劃采購

采購計劃一周制訂一次。商品計劃部檢討庫存情況，在每周六填寫《采購清單》，

由部門經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理審批。周一提交給供應商訂貨。

8.4.2零星采購

(1)在遇到下列情況時，能夠進行零星采購：

A、當沒有建立該類型物資正式供應商時。

B、沒有能納入采購t-劃的臨時采購項目。

C、客戶強烈要求采購的特殊商品；等。

(2)遇到需要請款時，由采購助理提出申請，經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理審批，從

財務部借款。分公司總經(jīng)理有1000元以內(nèi)的采購借款審批權(quán)，超出1000的部分由本部

總經(jīng)理或者集團財務總監(jiān)審批。

(3)零星采購不得高出每月總采購量的8%。

8.5采購競價

8.5.1詢價

每一筆物資的采購，都務必進行詢價，詢問3家以上的報價。

8.5.2競價

商品計劃部掌握3家以上的報價，要求三方再次壓價，直至3家分別推出至低價。

競價方略：告訴A,B比你的報價低xx元，或者者告訴C,A已經(jīng)告訴我這件商品

的進價是xx元，你們的報價太高了，或者者以長期合作為誘惑條件，等等，擠壓采購水

分。

8.5.3價格異議處理

在進行大宗采購時，如采購助理來不及一筆一筆詢價，事后發(fā)現(xiàn)同期銷售同一規(guī)格

的產(chǎn)品報價更低時，有權(quán)要求供應商給予按照合理的價格結(jié)算。

8.6庫存管理

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8.6.1分公司采購系統(tǒng)是分公司SAP系統(tǒng)的一部分。采購助理隨時能夠進行庫存訪

問。在每筆采購訂單下單之前，務必查詢庫存情況。

8.6.2庫存不得超過上月庫存量的20%。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)超量儲存的，應停止采購。

8.7退貨流程

8.7.1當出現(xiàn)下列情況時，應進行退貨處理：

（1）因質(zhì)量問題，或者因規(guī)格錯誤。

（2）出現(xiàn)訂貨過多，倉庫出現(xiàn)積壓。

（3）因經(jīng)營范圍更換導致該商品不能夠再銷售（在保質(zhì)期內(nèi)，要求采購助理在供

應商談判時就要明確）。等。

8.8信用管理流程

8.8.1供應商帳期管理

關于定期結(jié)算的客戶，采購助理應要求其履行約定，在約定的時間內(nèi)結(jié)款。

采購助理應告知供應商分公司的結(jié)款流程，以免誤解。采購助理列出應付款時間表,

整理各類單據(jù)，按照流程規(guī)定審批，并約定財務部準備付款日期與供應商前來結(jié)款日期。

8.8.2采購貨款結(jié)款

由采購助理整理單據(jù)，與財務部確定，在每月某日統(tǒng)一結(jié)款。分別需要分公司總經(jīng)

理、財務部經(jīng)理、財務總監(jiān)審批。

8.9采購稽核

8.9.1分公司總經(jīng)理應定期檢查商品計劃部的供應商管理、采購的實物與金額的相

符程度、庫存與調(diào)撥手續(xù)、市場物價、供應商訪問等，來監(jiān)懺采購的廉潔。

8.9.2分公司財務部應關于采購帳務認真核查，杜絕財務漏洞。每月非公共商品采

購量超過50萬的，財務部可設置物價專員編制，專門進行價格稽核。

8.9.3集團內(nèi)控部有權(quán)隨時抽查分公司采購的每一個環(huán)節(jié)。

9公共商品采購、物流與索賠

9.1《直銷商品目錄》所刊載商品，一律由集團產(chǎn)品中心提供。集團產(chǎn)品中心商務

部專門有專人負責對口分公司。

9.2分公司常規(guī)訂貨操作流程規(guī)定如下：

9.2.1分公司訂貨每半個月集中操作一次。日常補貨作為補充。

922分公司商品計劃部負責人填制《xx分公司目錄商品訂貨清單》，填寫清晰訂貨

編碼、品名、規(guī)格、顏色、數(shù)量等必要信息。

9.2.3找分公司總經(jīng)理（或者指定人員）審批，在清單上簽署電子簽名。通過審批

后，分公司商品計劃部制作《xx分公司目錄商品訂貨清單》的電子郵件，按照集團產(chǎn)品

中心要求的格式填寫正文，并將審批后的《xx分公司目錄商品訂貨清單》一并附上，發(fā)

給集團產(chǎn)品中心商務部。

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集團產(chǎn)品中心將默認分公司商品計劃部經(jīng)理提交的電子郵件及附件具有法律效力。

9.2.4集團產(chǎn)品中心商務部對口人員接收電子郵件，下載《xx分公司目錄商品訂貨

清單》。參照SAP系統(tǒng)，查驗是否有庫存，與集團產(chǎn)品中心確認是否決定不做某個商品。

假如查驗是沒有，立即與分公司聯(lián)系。由分公司商品計劃部決定是否延期，或者者是否

替換。

9.3分公司特殊訂貨操作流程如下：

特殊訂貨是指沒有上《直銷商品目錄》、且沒有事先通知集團產(chǎn)品中心商務部備貨、

需要特殊訂購的商品。

9.3.1分公司商品計劃部同集團產(chǎn)品中心商務部對口人員聯(lián)系，確認可否訂某項商

品O

9.3.2集團產(chǎn)品中心商務部尋求產(chǎn)品中心各項目部支持，一起尋找產(chǎn)品或者供應商。

假如沒有資源，回復分公司替換其他產(chǎn)品。

9.3.3假如確認能夠訂，集團產(chǎn)品中心商務部對口人員知會分公司，分公司按照本

程序常規(guī)訂貨流程訂貨。

9.4退貨管理

9.4.1新設立半年內(nèi)的分公司，同意退貨占當批訂貨總額的15%。滿半年以上的分

公司，退貨限額為當批次的8%。退貨費用自己承擔。因分公司造成的有殘缺的商品不

給退貨。

9.4.2退貨前，分公司應考慮該批商品能否按照出貨價做促銷，或者與其他商品捆

綁銷售。實在無法消化的方能夠考慮退回總部。

9.4.3退貨流程為：

(1)分公司商品計劃部填寫《退貨申請單》，分公司總經(jīng)理審核。

(2)商品計劃部將《退貨申請單》用電子郵件發(fā)給集團產(chǎn)品中心商務部對口負責

人。

(3)商務部審核退貨是否符合本規(guī)程的要求，假如不符合規(guī)定，則通過電子郵件

告知。

(4)商務部將《退貨申請單》打印成文本，上報產(chǎn)品中心總監(jiān)審批。商務部將審

批結(jié)果通過電子郵件告知分公司，確認給予退貨。

9.5計劃庫存管理

951分公司商品計劃部負責本公司的計劃補貨工作。每月的1()日往常，分公司商

品計劃部整理制作《X月單品銷售分析表》，預測本月的商品需求，制作《X月商品補貨

計劃》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，發(fā)電子郵件給集團產(chǎn)品中心商務部對口負責人。制作計劃的

原則是在上月度銷售量的基礎上乘以1.2倍。

9.5.2集團產(chǎn)品中心商務部及各項目部關于需求進行分析，確定具體的補貨計劃。

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通常情況下，計劃庫存務必能夠滿足商品目錄冊刊載商品的正常供應，但應操縱在1.2

倍的額度以內(nèi)，防止出現(xiàn)積壓。

9.6物流及索賠

9.6.1分公司與總部往來通過外部物流公司進行。通常情況下，物流公司由集團產(chǎn)

品中心指定。分公司有更低價格的服務商，能夠考慮給自己指定服務商，但由化帶來的

提貨費用、送貨費用自行承擔，索賠責任也由自己承擔。

9.6.2分公司收貨時，能夠現(xiàn)場清點的就現(xiàn)場清點。如不能現(xiàn)場清點，則在雙聯(lián)回

執(zhí)上加蓋“細數(shù)未點，品質(zhì)待驗'’的收貨專用章，作為追溯數(shù)量、品質(zhì)差異的根據(jù)。在簽

署合作協(xié)議時，應將本條記入。(附：印章模版)

9.6.3參照回執(zhí)單，經(jīng)檢驗出現(xiàn)數(shù)量、品質(zhì)問題的，分公司首先分析差異與損壞原

因，與集團產(chǎn)品中心商務部聯(lián)系，將差異、缺失情況填寫《收貨差異統(tǒng)計表》或者《商

品損壞清單》傳給商務部進行審核、整理。

9.6.4屬于差異的，由商務部核對出貨單據(jù)，如屬因此漏發(fā)或者者錯發(fā)，則更正重

新發(fā)貨。

9.6.5如屬于損壞的，商務部將單交與集團產(chǎn)品中心項目部，確認是否由因此商品

質(zhì)量只是關而引起的損壞，假如系商品質(zhì)量引起的，則向上游供應商提出索賠。如系運

輸過程所引起的，則向物流供應商提出索賠。索賠的價值應等同于原貨物的銷售價值。

9.6.6分公司現(xiàn)場確認與索賠流程：

(1)在卸貨時確認貨物的完好性，與物流公司人員共同確認下車時貨物外箱完整。

(2)分公司能夠來得及的，盡量現(xiàn)場檢驗，如發(fā)現(xiàn)外箱有損壞的情況，應即時要

求物流公司開寫證明，并向其索賠。

(3)公司在收貨時如發(fā)現(xiàn)外籍無損，但是內(nèi)箱貨物損壞的明顯是貨物本身品質(zhì)的,

可退回總部換貨或者退貨協(xié)商解決。

9.7對帳與請款

9.7.1對帳

每月2日前，集團產(chǎn)品中心商務部，與各分公司商品計劃部核對當月單筆訂單金額,

填制《月度訂貨情況統(tǒng)計表》，統(tǒng)計所有的訂貨數(shù)據(jù)。累計訂貨數(shù)據(jù)，交優(yōu)迪本部財務

部發(fā)《對帳單》與分公司財務部門對帳。分公司商品計劃部、財務部應接納外部供應商

的對帳請求。

9.7.2請款

每月的10日前，分公司商品計劃部整理出《目錄商品付款明細》，交給財務部審核，

分公司總經(jīng)理審批，財務部使用電匯的方式匯入優(yōu)迪本部財務部指定的帳戶上。特殊關

系需要延緩的，需要報請本部總經(jīng)理審批。

10商品定