材料管理體系

設備、物資、配件材料采購方案及供應管理體系前言為了加強公司全面生產(chǎn)成本管理，規(guī)范公司采購業(yè)務，保證設備使用質(zhì)量，達到公司規(guī)定的設備使用率、完好率，費用率的標準。更為了降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效益，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，將公司做大做強。依據(jù)相關法律法規(guī)和公司項目有關制度，特制定本方案及管理體系。一、公司物資采購管理組織機構(gòu)圖：采購員r-?—I 1采購員r-?—I 1庫管員二、項目部物資采購管理組織機構(gòu)（一，材料信息主管崗位職責崗位名稱：材料信息主管直接上級：總經(jīng)理（一，材料信息主管崗位職責崗位名稱：材料信息主管直接上級：總經(jīng)理職責范圍：1、依據(jù)材料管理體系及公司的規(guī)章制度，根據(jù)項目部及設備部門提供的實際需求，制定采購計劃，根據(jù)項目部的實際需要，聯(lián)系生產(chǎn)廠家，形成系統(tǒng)的采購信息求，制定采購計劃，根據(jù)項目部的實際需要，聯(lián)系生產(chǎn)廠家，形成系統(tǒng)的采購信息檔案。2、做好材料部員工管理工作及工作計劃和月、年總結(jié)報表并與項目部供應科積極溝通，了解項目部在設備配件、技術方面的需求，配件采購做到貨比三家，保證質(zhì)量和供應，同廠家協(xié)調(diào)為項目部提供技術支持。3、根據(jù)公司、項目部的實際需要對生產(chǎn)廠家、配件供應商進行考察，選擇質(zhì)優(yōu)、價廉、售后服務好的供應商，簽訂書面采購合同，建立長期合作關系，保證項目部供應科的工作效益化、庫房和財務部門的工作規(guī)范化。4、對項目部采購物品使用、庫存、報廢、回收情況進行監(jiān)督，對項目部采購季度報表、月報表、臨時報表進行審核，確保無誤情況集中購買，減少費用、減少庫精心整理存。5、在原有的供應基礎上不斷搜集、整理、聯(lián)系新的信息供應資料，并整理成書面材料供總經(jīng)理參考、決策。6、積極配合項目部，加強同項目部之間的聯(lián)系，對項目部采購信息有全面的掌握，確保項目部的工作正常進行。7、完成總經(jīng)理臨時布置的其他方面的工作。（二，材料信息員崗位職責：崗位名稱：材料信息員直接上級：材料信息主管職責范圍：公司、項目部材料信息收集、整理工作1、了解公司設備配件的規(guī)格、型號，并對項目采購訂單的要求、交期進行掌控。2、負責工程材料、設備市場的資料信息收集，市場動態(tài)的調(diào)查，提供最佳采購方案。3、熟悉設備、配件的市場價格及來源，每月提交《設備、配件價格跟蹤情況表》及市場調(diào)查報告。4、保持對行業(yè)的關注，建立供應商檔案，協(xié)助上級領導對主要供應商進行資信調(diào)查，建立完善的信息檔案。5、協(xié)助部門主管優(yōu)化工作流程，開發(fā)、建立科學的材料數(shù)據(jù)庫。積極同項目部采購科聯(lián)系溝通，優(yōu)化采購流程。6、加強與供應商的溝通、維護，建立長期良好的合作關系。7、完成領導交辦其他方面的工作。（三，采購員崗位職責崗位名稱：材料信息員精心整理直接上級：材料信息主管1、產(chǎn)品供給：根據(jù)市場的需求，采購產(chǎn)品與維修配件，并保證及時供給；2、供應商信息反饋：對供應商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出信息反饋；3、采購成本控制：把握公司所采購產(chǎn)品的主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本，尋找核心配件的供給來源，對核心配件的供貨渠道加以調(diào)查和把握；4、合同治理：建立完備的采購合同，降低企業(yè)經(jīng)營風險；5、訂單治理：做好采購訂單的制定、發(fā)放、跟進、保存，并且根據(jù)采購合同與采購訂單做好貨款的請款與付款工作；6、庫存治理：呆料與廢料的預防與處理；7、發(fā)票治理：做好發(fā)票的跟催、保管、核對工作；8、新供應商的開發(fā)：保持對行業(yè)的密切關注，尋找、開發(fā)更加優(yōu)秀的供給商，建立供應商的資料；9、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈錢物上繳公司，遵守國家法律，不構(gòu)成經(jīng)濟犯罪；（四》庫房主管崗位職責1、庫房主管必須具備較高的職業(yè)道德及管理知識，熱愛本職工作，愛崗敬業(yè)及有較強溝通管理能力。2、負責項目部配件物品的管理供應工作，熟悉生產(chǎn)和機械設備的物資、配件、材料的需求及使用情況，努力做好項目的配件物品的保管服務工作，不斷提高服務質(zhì)量和管理水平。3、按照公司材料管理制度的長久性，加強實施庫房管理工作，嚴格執(zhí)行庫房管理制度，各類配件物資的入庫要嚴格驗收、上架，在標簽上填寫對應的配件名稱、圖號及貨位號等，及時記賬；對出庫的配件及物資要及時下賬，做到賬目清楚，出、入庫手續(xù)齊全，賬物相符。4、做好材料統(tǒng)計賬務管理工作，定期向分管庫房的領導或項目經(jīng)理匯報配件物品的消耗和庫存情況，及時提出增添和申購計劃。5、努力學習先進的管理知識的同時做好對員工工作能力的提高培訓工作及員工是否勝任本崗位工作的考評，做出相關的獎、罰制度。6、日常工作中做好庫房材料配件物資保管的安全、質(zhì)量、數(shù)量和入庫、出庫的管理工作。7、庫存配件物資的管理應規(guī)范化、科學化，做好月度、季度、年度對庫房材料盤點，賬物相符的財務報表管理工作，做到各種領放物品的單據(jù)、憑證要裝訂成冊，妥善保管。8、做好對庫存材料的清理，減少庫存及淘汰換代處理設備配件，最大的減少材料庫的損失。（五》材料會計崗位職責1、負責庫房的材料物品的出入庫的賬務登記、核對，協(xié)助庫房管理人員處理庫房的日常工作。2、認真學習、虛心求教，不斷提高業(yè)務水品和工作能力，收集整理各個方面的材料數(shù)據(jù)，建檔備查。3、做到帳帳相實。每月結(jié)賬結(jié)束以后，材料會計要定時和財務部門進行對賬，做到材料帳的金額和材料總賬完全相符，一分不差。4、材料在和財務對賬的同時，也要和庫管進行實物和材料帳上本期庫存余額的核對和檢查，做到帳物相符。5、熟悉配件物品的規(guī)格、型號、性能和用途。整理供應商的價格以及質(zhì)量等信精心整理息資料。6、了解各種設備的常用件的使用周期，掌握它的月使用量以及年使用量，避免出現(xiàn)配件物品的積壓以及缺庫現(xiàn)象的發(fā)生。同時也為物價上漲時增加購貨提供了數(shù)據(jù)。7、根據(jù)配件物品的使用周期以及月使用量合理填報申購單，申購單上要填清是那種設備上使用的，配件的名稱、規(guī)格型號、件號、限定購貨時間（因我公司有很多配件需在廠家訂貨，申購的時間要提前，給材料供應留夠足夠時間，匯總各項材料的需用量要注明需用時間，建立需用量臺帳。8、材料物品的入庫，要詳細檢查名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價與發(fā)票及清單是否相符；合格證、質(zhì)量證明書等憑據(jù)是否齊全，并與庫房聯(lián)系核對驗收情況，只有各項指標驗收全部合格、保管員簽字后，方能填制入庫單據(jù)，報帳付款。9、材料出庫要登記清配件物品的名稱、單價、數(shù)量、金額；要有用料單位的主管領導、用料設備、領料人簽字，月底進行分類匯總，成本核算到單機、單車和個人。10、帳帳、帳物的相符。每月月底扎帳時和項目財務部進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正和合理處理，做到帳帳相符；在和財務對賬的同時，也要和庫管進行帳和實物的核對，如有問題出現(xiàn)，查明原因、總結(jié)經(jīng)驗，協(xié)助庫房管理人員合理處理，做到帳物相符；月底根據(jù)對賬情況向主管領導寫出書面報告。11、完成財務、庫房主管及有業(yè)務往來部門安排的其他業(yè)務工作。（六，倉庫管理員崗位職責1、按時上下班，到崗后巡視倉庫，檢查是否有可疑現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)情況及時向上級匯報，下班時應檢查門窗是否鎖好，所有開關是否關好；2、認真做好倉庫的安全、整理工作，經(jīng)常打掃倉庫，整理堆放貨物，及時檢查精心整理火災隱患;3、檢查安全措施和衛(wèi)生措施是否落實，保證庫存物資完好無損。4、負責項目物資的收、發(fā)、存工作，收貨時，對入庫必須嚴格根據(jù)已審批的請購單按質(zhì)、按量驗收，并根據(jù)發(fā)票記錄的名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、價格、金額打印入庫單或直拔單，并在貨物上標明進貨日期。屬不符合質(zhì)量要求的，堅決退貨，嚴格把好質(zhì)量關；5、驗收后的物資，必須按類別固定位置堆放，做到整齊、美觀；6、發(fā)貨時，一定要嚴格審核領用手續(xù)是否齊全，并要嚴格驗證審批人的簽名式樣，對于手續(xù)欠妥者，一律拒發(fā)；7、物品出庫或入庫要及時打印出庫單或入庫單，隨時查核，做到入單及時，當日單據(jù)當日清理；8、做好月底倉庫盤點工作，及時結(jié)出月末庫存數(shù)報財務科，做好各種單據(jù)報表的歸檔管理工作；四、工作分工和工作流程管理控制（一）具體的工作流程如下：1、在項目的初始運作階段，物資供應部（科）根據(jù)項目部、生產(chǎn)部門的具體要求，進行投標的材料報價，從而達到在生產(chǎn)中控制成本、增加效益的目的。2、項目正式運作后，由項目經(jīng)理、財務部（科）長、物資供應部（科）長組成聯(lián)合小組、在第一時間對所需材料的供應進行市場考察。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求，對供應部下達《材料申購單》此單由申請人填寫，生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效。3、采購部接到《材料申購單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實際情況，向其發(fā)出《材料詢價單》。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。物資供應部、科應根據(jù)幾家供應商的評價結(jié)果，參照其供應能力、歷史信譽、售后服務、距離遠近等。對比研究后確定其中的一家或者幾家供應商，確定供應商后，項目部與供應商之間簽訂的確保雙方履行約定的一份法律文件。向其發(fā)出《材料訂購單》，通知供貨，同時建立供應商的供貨記錄臺帳，對于簽訂合同的供應商，要建立完善的供應商信息檔案，對于沒有合作的供應商，也要將其信息合理保留，以防不時之用，通知項目部、生產(chǎn)部門準備收貨。4、供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。5、項目部在所需材料到場后，庫管員要負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨，然后填寫《材料到貨單》，相關責任人簽字后回傳采購部。6、采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要，采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據(jù)實際情況安排付款額度。7、供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款。（二，公司材料信息部和項目部材料供應科的分工及合作1、公司材料信息部負責供應商信息的搜集、整理以及信息檔案的建立；材料供應科對于自己掌握的比較優(yōu)秀的供應商資料要報公司材料信息部存檔。2、材料信息部負責市場信息的考察，和供應商隨時保持溝通，隨時掌握市場行情的變化及時上報公司總經(jīng)理并通知項目部材料供應科，及時采取應急處理意見和處理辦法。3、對年消耗量大的易損、易耗配件物品由材料信息部制定采購方案，選定定點供應商并報總經(jīng)理批準，和供應商簽訂長年的供應合同。年終完成或超過合同量的廠家返點歸公司所有。4、材料信息部和材料供應科共同商定公司各類設備的定點供應商，寫出書面報告，報總經(jīng)理審批。5、材料供應科在總經(jīng)理批復的定點供應商根據(jù)項目部的材料申購單向發(fā)出詢價單或電話詢價，貨比三家后向質(zhì)優(yōu)價廉，供貨時間最快的供應商發(fā)出訂貨單，簽訂供貨合同（公司已經(jīng)簽訂長年供貨合同的除外）進行采購工作。6、材料信息部協(xié)助材料供應科做好在西安的供應商的提貨、發(fā)貨、對賬，協(xié)助供應科查找緊急求購及定點供應商缺貨的配件物品。五、物資采購、庫房管理制度:（一，物資采購管理1、采購部作為一個職能部門，在項目的具體生產(chǎn)經(jīng)營中擔負了重要責任。采購工作的好壞，直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在采購的過程中，必須堅持原則、秉公辦事、維護公司利益；堅持綜合考慮質(zhì)量、價格、供應時效、售后服務四個方面擇優(yōu)選取。項目實施的過程中，采購部需要生產(chǎn)、設備、財務、技術等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作。每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃，來提升工作效率，杜絕工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。2、采購核決權限：（1,采購金額預估在1萬元以的，由科長核準。(2入采購金額預估在1萬元以上3萬元以下者，由項目部經(jīng)理核決，采購金額預估在三萬元以上者，項目部匯報總公司，由總經(jīng)理核決。(二，庫房管理1、物資驗收凡入庫物資，倉庫管理員必須進行認真的檢驗，經(jīng)檢驗合格后在驗收單中簽字。驗收內(nèi)容包括：(11憑證驗收：核對入庫材料的質(zhì)保書或合格證，核對無誤后認真歸類保存，材料發(fā)出時隨料同行，給用料單位。(2,數(shù)量驗收：對入庫物資進行計件，與入庫單數(shù)量不符時按實收數(shù)為準。(3,質(zhì)量驗收：檢查入庫物資，包裝是否完好，有無生銹、變形，規(guī)格是否符合規(guī)定要求。(4,在驗收中發(fā)現(xiàn)不配套及無合格證或質(zhì)保書的物資，必須另行堆放，不得入庫，并填報質(zhì)量反饋單，報告部門負責人及時處理。2、倉儲臺帳物資驗收合格后，保管員根據(jù)收料單辦理入庫手續(xù)，并分類建立材料臺帳，倉庫臺帳必須帳物相符。3、物資保管物資驗收入庫后，要做到堆放整齊、井然有序、不同型號、規(guī)格的物資應明顯間隔，并掛有標識，注明材料名稱、規(guī)格，易受潮物資要做好防潮防漏工作。4、領料和發(fā)料保管員必須憑材料調(diào)撥單或領料單發(fā)料，做到“先進先發(fā)，推陳儲新”領發(fā)料時，領、發(fā)雙方都必須認真核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量，并由保管員填寫出庫驗證單，經(jīng)雙方查驗合格后，簽字存檔備查。精心整理5、物資搬運物資的搬運質(zhì)量直接關系到工程的產(chǎn)品質(zhì)量因此在物資的搬運過程中須嚴格注意人員、設備及被搬運物資的安全，盡量避免物資在搬運過程中的劃傷磕碰。有包裝的物品嚴格按照包裝上標注的標志作業(yè)，保證物品的包裝完好無損，以確保物資搬運過程中不受損壞。6、材料盤點保管員必須按