秘書外務(wù)接待管理制度

秘書外務(wù)接待管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范醫(yī)院秘書外務(wù)接待工作，提高醫(yī)院形象和接待服務(wù)質(zhì)量，訂立本管理制度。第二條本制度適用于醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)干部外務(wù)接待工作。第二章接待任務(wù)的劃分和組織第三條醫(yī)院秘書會同有關(guān)部門依照職責(zé)劃分，將接待任務(wù)調(diào)配給具體的秘書人員。第四條醫(yī)院秘書應(yīng)準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)干部的工作時間和日程布置，提前做好接待準(zhǔn)備。第五條秘書應(yīng)依據(jù)接待任務(wù)的不同性質(zhì)和對方身份地位，訂立相應(yīng)的接待方案。第六條外務(wù)接待工作需提前布置好接待場合、接待人員、接待餐飲等環(huán)節(jié)，并做好預(yù)案。第三章接待程序和規(guī)范第七條外務(wù)接待工作應(yīng)遵從以下程序：接待準(zhǔn)備、接待確認(rèn)、接待執(zhí)行及接待總結(jié)。第八條接待準(zhǔn)備階段包含收集對方信息、準(zhǔn)備接待料子、協(xié)調(diào)布置接待時間和地方等。第九條接待確認(rèn)階段應(yīng)與對方確認(rèn)接待時間、地方，并通知參加接待的相關(guān)人員。第十條接待執(zhí)行階段秘書要嚴(yán)格依照接待方案執(zhí)行，做到禮貌熱誠、詳細(xì)細(xì)致。第十一條接待總結(jié)階段秘書應(yīng)及時總結(jié)接待過程中的優(yōu)缺點(diǎn)，為后續(xù)接待工作供應(yīng)參考。第十二條外務(wù)接待期間，各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)自動參加接待活動，并充分發(fā)揮自身作用。第四章接待禮儀和行為規(guī)范第十三條外務(wù)接待要嚴(yán)格遵從禮儀規(guī)范，維護(hù)醫(yī)院形象和良好的職業(yè)形象。第十四條接待人員應(yīng)穿著整齊、得體，并注意個人衛(wèi)生和儀容儀表。第十五條接待人員要熱誠詳細(xì)地迎接來訪者，用禮貌的語言表達(dá)問候和歡迎。第十六條接待人員要保持微笑，重視細(xì)節(jié)，供應(yīng)必需的幫忙和服務(wù)。第十七條在接待過程中要注意言談舉止，敬重來訪者，嚴(yán)禁使用粗話和羞辱性語言。第十八條接待人員要遵守保密規(guī)定，不得泄露機(jī)密信息和接待過程中的內(nèi)部討論。第十九條接待人員在接待結(jié)束后應(yīng)及時整理接待記錄，做好文件歸檔工作。第五章接待服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和評估第二十條醫(yī)院秘書應(yīng)建立接待服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和評估制度，定期對接待工作進(jìn)行評估。第二十一條評估內(nèi)容包含接待方案的訂立、接待過程中的服務(wù)態(tài)度和舉止等。第二十二條評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給秘書和參加接待的工作人員，以供改進(jìn)和提高。第六章懲罰和嘉獎第二十三條對于接待工作中違反規(guī)章制度的行為，將依據(jù)輕重依照醫(yī)院相關(guān)紀(jì)律進(jìn)行處理。第二十四條對于在接待工作中表現(xiàn)出色的秘書和工作人員，將進(jìn)行表揚(yáng)和嘉獎。第七章附則第二十五條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有調(diào)整和修訂，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子決議并予以公布。第二十六條接待工作中未盡事宜依照