備用金管理制度及流程

備用金管理制度及流程一、制定目的及范圍為規(guī)范公司備用金的管理，提高資金使用效率，確保資金安全，特制定本備用金管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門的備用金使用、報(bào)銷及審批流程，明確備用金的申請(qǐng)、使用與管理職責(zé)。二、備用金管理原則1.備用金的使用必須遵循“合法、合規(guī)、合理”的原則，確保資金用途符合公司規(guī)定。2.各部門備用金的使用須經(jīng)過嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁挪用和隨意使用備用金。3.備用金的管理應(yīng)透明，定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行審計(jì)和檢查，確保資金的安全與合理使用。三、備用金管理流程1.備用金申請(qǐng)流程1.1申請(qǐng)準(zhǔn)備：各部門在使用備用金前，需根據(jù)實(shí)際需求提前準(zhǔn)備備用金申請(qǐng)表，詳細(xì)說明備用金使用目的、金額及使用時(shí)間。1.2部門審批：申請(qǐng)表填寫完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，確保申請(qǐng)的合理性和合規(guī)性。1.3提交財(cái)務(wù)審核：部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部核實(shí)申請(qǐng)的真實(shí)性及必要性。1.4財(cái)務(wù)審批：財(cái)務(wù)部審核通過后，填寫《備用金審批表》，并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，作為備用金發(fā)放的依據(jù)。2.備用金發(fā)放流程2.1現(xiàn)金發(fā)放：財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過的《備用金審批表》，向申請(qǐng)部門發(fā)放備用金，發(fā)放時(shí)需記錄發(fā)放金額及領(lǐng)款人信息。2.2收據(jù)索?。侯I(lǐng)取備用金的部門需提供相應(yīng)的收據(jù)或票據(jù)，作為備用金使用的憑證，確保備用金發(fā)放的合規(guī)性。3.備用金使用與報(bào)銷流程3.1備用金使用：部門在使用備用金時(shí)，須按照申請(qǐng)的用途進(jìn)行支出，并保留所有相關(guān)的原始票據(jù)。3.2報(bào)銷申請(qǐng)：使用完備用金后，部門需填寫《備用金報(bào)銷單》，附上所有相關(guān)票據(jù)，并說明備用金的實(shí)際使用情況。3.3部門審核：報(bào)銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保報(bào)銷金額與實(shí)際支出相符。3.4財(cái)務(wù)審核：經(jīng)部門審核的報(bào)銷單提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部將核實(shí)票據(jù)的真實(shí)性及合規(guī)性，并進(jìn)行報(bào)銷處理。4.備用金的清算與結(jié)賬流程4.1定期清算：各部門需定期對(duì)備用金進(jìn)行清算，確保備用金的實(shí)際使用情況與賬面記錄相符。4.2專項(xiàng)審計(jì)：財(cái)務(wù)部每季度對(duì)各部門備用金使用情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，將審計(jì)結(jié)果反饋至各部門，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。4.3結(jié)賬處理：清算完畢后，財(cái)務(wù)部將對(duì)備用金進(jìn)行結(jié)賬處理，確保備用金余額與實(shí)際發(fā)放金額相符。四、備案與存檔所有備用金相關(guān)的申請(qǐng)表、審批表、報(bào)銷單和票據(jù)必須妥善保存。各部門需按月將備用金使用情況報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將所有相關(guān)資料進(jìn)行整理存檔，以備后續(xù)審核和稽查。五、備用金管理紀(jì)律1.責(zé)任制：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)備用金的使用和管理負(fù)有直接責(zé)任，確保資金使用符合相關(guān)規(guī)定。2.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)備用金被挪用、虛報(bào)或其他違規(guī)行為，相關(guān)責(zé)任人將受到嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究責(zé)任。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保備用金管理制度的有效性，鼓勵(lì)各部門對(duì)制度提出意見和建議。定期召開備用金管理工作會(huì)議，聽取各部門反饋，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。七