采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程

采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程一、制定目的及范圍為提升公司的采購(gòu)效率，優(yōu)化資源配置，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)工作的規(guī)范性與透明度，特制定本采購(gòu)管理制度。此制度適用于所有采購(gòu)活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購(gòu)、年度采購(gòu)、零星采購(gòu)及應(yīng)急采購(gòu)等。二、采購(gòu)原則1.公正、公平、公開(kāi)的原則是采購(gòu)工作的基本要求。采購(gòu)過(guò)程中需綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)，優(yōu)中選優(yōu)。2.所有采購(gòu)物資必須從具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)，并確保開(kāi)具正規(guī)發(fā)票。3.各部門(mén)需設(shè)立專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人應(yīng)為不同人員，確保責(zé)任分離。三、采購(gòu)流程1.一般采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)申購(gòu)人需在進(jìn)行采購(gòu)前查詢(xún)庫(kù)存情況，確認(rèn)所需物資的緊急程度，隨后填寫(xiě)“申購(gòu)單”。該單應(yīng)詳細(xì)列明所需物資的名稱(chēng)、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)預(yù)算。申購(gòu)審批項(xiàng)目采購(gòu)需提交預(yù)算審批，其他類(lèi)型的采購(gòu)應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫(xiě)流轉(zhuǎn)單以便后續(xù)跟蹤。流轉(zhuǎn)單上需注明采購(gòu)理由及選擇供應(yīng)商的依據(jù)。詢(xún)價(jià)采購(gòu)責(zé)任部門(mén)需對(duì)所需物資進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，至少提供三家符合條件的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。詢(xún)價(jià)過(guò)程中，需關(guān)注價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間及售后服務(wù)等因素。核價(jià)在收到報(bào)價(jià)后，采購(gòu)責(zé)任人需參考?xì)v史價(jià)格及市場(chǎng)行情，對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行核價(jià)，填寫(xiě)流轉(zhuǎn)單中的核價(jià)結(jié)果，并附上相關(guān)報(bào)價(jià)單及市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。審批流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，確保各級(jí)管理人員對(duì)采購(gòu)的必要性及合理性進(jìn)行審核，最終報(bào)告公司負(fù)責(zé)人審批，以獲得采購(gòu)授權(quán)。采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收入庫(kù)得到批準(zhǔn)后，采購(gòu)人應(yīng)及時(shí)下單，確保物資按時(shí)到貨。物資到達(dá)后，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量與質(zhì)量符合要求，驗(yàn)收合格后方可入庫(kù)。報(bào)銷(xiāo)采購(gòu)物資的報(bào)銷(xiāo)工作應(yīng)在物資到貨后的一個(gè)月內(nèi)完成，相關(guān)的發(fā)票及其他支付憑證需一并提交財(cái)務(wù)審核，逾期不予受理。2.特殊采購(gòu)流程集中計(jì)劃采購(gòu)辦公用品等定期需求物資由各部門(mén)在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)，確保購(gòu)買(mǎi)的物資種類(lèi)與數(shù)量符合各部門(mén)的實(shí)際需求。零星采購(gòu)針對(duì)金額較小或偶發(fā)性需求的采購(gòu)，采購(gòu)人需征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，方可執(zhí)行相關(guān)采購(gòu)。此類(lèi)采購(gòu)需嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，避免不必要的資源浪費(fèi)。應(yīng)急采購(gòu)當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)情況需立即采購(gòu)的物資時(shí)，由應(yīng)急處置小組進(jìn)行采購(gòu)。在特殊情況下可不進(jìn)行詢(xún)價(jià)，采購(gòu)人需以最快的方式獲取所需物資，以保證公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。年度采購(gòu)針對(duì)定期需求的采購(gòu)，相關(guān)部門(mén)需提前編制年度采購(gòu)預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，確保年度采購(gòu)計(jì)劃的合理性及可執(zhí)行性。四、備案所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人需將采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份。一份交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，另一份需妥善存檔，以備日后查閱及審計(jì)。五、采購(gòu)紀(jì)律1.采購(gòu)人職責(zé)采購(gòu)人應(yīng)建立供應(yīng)商資料檔案，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)人應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確保其持續(xù)滿(mǎn)足公司的需求。2.采購(gòu)人員行為規(guī)范采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中不得接受供應(yīng)商的任何贈(zèng)品或回扣，違者將受到公司嚴(yán)肅處理，以維護(hù)公司利益與采購(gòu)的公正性。六、監(jiān)督與反饋機(jī)制為確保采購(gòu)管理制度的有效性，需設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行檢查與評(píng)估。各部門(mén)應(yīng)反饋在采購(gòu)過(guò)程中遇到的問(wèn)題與建議，以便于制度的持續(xù)優(yōu)化。采購(gòu)部應(yīng)定期匯總各類(lèi)采購(gòu)情況與供應(yīng)商表現(xiàn)，形成報(bào)告，供管理層決策參考。七、培訓(xùn)與宣傳公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行采購(gòu)管理制度的培訓(xùn)，提高員工對(duì)采購(gòu)流程及相關(guān)規(guī)定的認(rèn)識(shí)。通過(guò)宣傳和培訓(xùn)，確保每位員工都能理解并遵循采購(gòu)管理制度，提升公司整體的采購(gòu)效率。八、制度的修訂與更新采購(gòu)管理制度應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況與市場(chǎng)變化進(jìn)行定期修訂與更新。由采購(gòu)部牽頭，廣泛征求各部門(mén)意見(jiàn)，確保制度的時(shí)效性與適用性。修訂后的制度需及