綜合崗位職責檔案管理規(guī)章制度

綜合崗位職責檔案管理規(guī)章制度一、前言為規(guī)范企業(yè)綜合崗位職責檔案的管理，提高管理效率和信息共享的本領(lǐng)，訂立本規(guī)章制度。二、目的和適用范圍目的：本規(guī)章制度的目的是確保企業(yè)綜合崗位職責檔案的完整、準確和安全管理，供應(yīng)便捷的檔案調(diào)閱和共享，為企業(yè)決策和人力資源管理供應(yīng)支持。適用范圍：適用于全部企業(yè)綜合崗位職責檔案的創(chuàng)建、歸檔、調(diào)閱和管理。三、檔案創(chuàng)建與歸檔綜合崗位職責檔案由人力資源部門負責創(chuàng)建和歸檔。歸檔流程：收集相關(guān)料子：人力資源部門收集全部綜合崗位職責相關(guān)的文件、合同、信函、考核記錄等文件。核實和整理：人力資源部門對收集到的檔案料子進行分類、核實和整理，確保完整性和準確性。編制索引：對歸檔的檔案料子編制索引，包含崗位名稱、檔案編號、歸檔時間等信息。歸檔存儲：將歸檔的檔案料子存放在專用的檔案柜中，確保安全可靠。四、檔案調(diào)閱與借閱檔案調(diào)閱權(quán)限：只有經(jīng)過授權(quán)的人員才略進行檔案的調(diào)閱，人力資源部門負責授權(quán)和管理檔案的調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱流程：提交申請：需要調(diào)閱檔案的部門或個人需向人力資源部門提交調(diào)閱申請，明確調(diào)閱目的和時限。審核和批準：人力資源部門對調(diào)閱申請進行審核，確保符合申請條件和權(quán)限，批準合格的申請。檔案調(diào)閱：在人力資源部門的監(jiān)督下，調(diào)閱人員依照授權(quán)范圍和時限進行檔案的調(diào)閱。記錄和歸檔：調(diào)閱人員需在檔案調(diào)閱登記簿上記錄調(diào)閱信息，并在調(diào)閱完畢后及時歸還檔案。檔案借閱：如需要借閱檔案離開企業(yè)使用，需提出借閱申請，并簽署保密協(xié)議和借閱承諾書，借閱時限一般不超出7個工作日。五、檔案保管與安全檔案保管責任：人力資源部門負責綜合崗位職責檔案的保管，保證檔案的完整性和保密性。檔案保管要求：安全存放：綜合崗位職責檔案應(yīng)存放在封閉、防火、防潮的檔案柜中，并設(shè)置密碼或鑰匙保護。定期備份：人力資源部門應(yīng)定期備份檔案信息，以防檔案的丟失和損壞。防止遺失：人力資源部門應(yīng)訂立嚴格的檔案借閱和歸還管理制度，防止檔案的遺失。檔案安全保密：保密意識：全部接觸綜合崗位職責檔案的人員都應(yīng)具有保密意識，禁止私自復(fù)制和傳播檔案料子。權(quán)限掌控：人力資源部門對檔案的調(diào)閱權(quán)限進行合理劃分，嚴格掌控檔案的訪問范圍。保密措施：外部來訪人員進入檔案存放區(qū)域需簽署保密協(xié)議，并由人力資源部門進行監(jiān)督管理。六、檔案保管期限與銷毀檔案保管期限：依據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部文件的規(guī)定，綜合崗位職責檔案的保管期限一般為5年。檔案銷毀：檔案評估：人力資源部門應(yīng)定期對綜合崗位職責檔案進行評估，確定是否符合銷毀條件。銷毀程序：人力資源部門對需要銷毀的檔案進行審核、備案，并組織專業(yè)機構(gòu)進行檔案的安全銷毀。銷毀記錄：人力資源部門需對檔案銷毀進行記錄，包含銷毀時間、銷毀方式等信息，并保存肯定時間。七、違規(guī)處理與矯正措施違規(guī)處理：對于未經(jīng)授權(quán)擅自調(diào)閱檔案的人員，人力資源部門將嚴厲處理，并視情節(jié)輕重予以相應(yīng)紀律處分。對于私自復(fù)制和傳播檔案料子的人員，人力資源部門將追究法律責任，并予以相應(yīng)紀律處分。矯正措施：對于檔案管理中的問題和漏洞，人力資源部門將依據(jù)實際情況，及時采取矯正措施，完善檔案管理流程。人力資源部門將不定期進行檔案管理的內(nèi)部審核和外部評估，以提高檔案管理的質(zhì)量