人事檔案管理制度例文（二篇）

人事檔案管理制度例文一、概述1.1目標與適用范圍本規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)內部人事檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和可訪問性，以保護員工的合法權益，同時保障公司與員工的利益。本規(guī)定適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。1.2法規(guī)依據(jù)本規(guī)定依據(jù)《勞動法》、《檔案法》及相關法律法規(guī)制定。1.3定義1.3.1人事檔案：指公司對員工在職期間的個人信息、合同、獎懲記錄、證件等資料的收集和管理。1.3.2檔案管理：涵蓋人事檔案的收集、整理、存儲、使用、查詢、保護、遷移、轉儲等各項管理活動。二、檔案建立與歸檔2.1檔案管理責任部門人事部門負責公司內部的檔案管理工作，包括檔案的建立、整理、存儲、歸檔、保密等職責。2.2員工檔案建立員工入職后，人事部門負責建立員工檔案，內容包括但不限于個人基本信息、合同協(xié)議、培訓記錄、考勤請假記錄、績效評估、獎懲記錄、離職手續(xù)等。2.3檔案分類與編號為便于管理與檢索，人事部門將員工檔案按照既定分類標準進行歸類和編號，分類標準可包括崗位、部門、入職時間等。2.4檔案檢查、整理、存儲與歸檔人事部門定期對檔案進行檢查和整理，以確保檔案的完整性和準確性。檔案應妥善存放在封閉的文件柜中，確保安全，并按照歸檔規(guī)則進行分類和編號。2.5檔案保密與備份人事部門需嚴格保密檔案信息，未經(jīng)授權人員不得接觸。同時，應定期對檔案進行備份，以防止因意外導致的資料丟失。三、檔案使用與查詢3.1檔案使用權限檔案使用權限基于員工的崗位和職責，只有經(jīng)過授權的員工才能訪問檔案信息，并需記錄使用情況，遵守保密規(guī)定。3.2檔案查閱與借閱員工有權查閱個人檔案，需提前向人事部門申請并按流程操作。離職員工僅限查閱離職前的檔案信息。其他員工如需查閱或借閱，需提供合理理由并經(jīng)過人事部門批準。3.3檔案引用與復制引用或復制檔案信息需經(jīng)過人事部門授權，并確保信息的準確性。不得將檔案信息用于違反公司規(guī)定或法律法規(guī)的行為。3.4檔案轉交與銷毀員工離職時，人事部門需按照規(guī)定將檔案轉交相關部門，并在轉交記錄中備案。達到保管期限的檔案，人事部門將按照公司規(guī)定進行銷毀處理。四、檔案保管期限與報廢4.1檔案保管期限檔案的保管期限根據(jù)公司規(guī)定和法律法規(guī)進行分類，包括永久保存、長期保存、定期保存等。不同檔案的保管期限將根據(jù)相關規(guī)定設定。4.2檔案報廢程序與要求檔案達到保管期限后，人事部門需遵循公司規(guī)定執(zhí)行報廢程序，包括報批、審批、公示等步驟，并記錄報廢情況。報廢檔案應進行安全銷毀或歸檔處理。五、其他條款5.1檔案遷移與轉儲在部門調整或公司重組等情況下，人事部門需及時進行檔案遷移和轉儲，以確保檔案信息的完整性和可訪問性。5.2檔案管理制度的宣傳與培訓人事部門需定期對員工進行檔案管理制度的宣傳和培訓，確保員工了解并遵守制度，正確使用檔案管理系統(tǒng)及相關工具。5.3檔案管理制度的評估與修訂人事部門需定期評估檔案管理制度，根據(jù)實際情況進行修訂和完善，以保證制度的適用性和有效性。修訂后的制度應及時通知全體員工并進行培訓。人事檔案管理制度例文（二）一、目的與范圍為規(guī)范本公司員工檔案管理流程，確保人事信息的安全、準確、完整，并提升人事管理的效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于本公司全體員工的人事檔案管理。三、檔案的構成1.個人基本信息：涵蓋員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、戶籍所在地及聯(lián)系方式等。2.入職材料：包括員工的入職申請表、身份證復印件、學歷證書、技能證書等。3.人事變動材料：涉及員工的調動、晉升、降職、調薪、離職等人事變動相關的材料。4.獎懲記錄：記錄員工所獲得的表彰、獎勵以及紀律處分等。5.健康檔案：包含員工的體檢報告、病歷、職業(yè)病危害告知等健康相關材料。6.培訓記錄：記錄員工參加的培訓課程、培訓成績等信息。7.其他相關材料：如員工的家庭情況、緊急聯(lián)系人等其他相關資料。四、檔案管理責任人1.人力資源部門負責員工檔案的建立、歸檔、整理等工作。2.各部門應確保及時將與員工相關的材料提交至人力資源部門，以保持檔案信息的實時更新。五、檔案的保管與存儲1.檔案應存放于專用的檔案室，確保安全、防火、防盜、防蟲害。2.檔案應按員工姓名的拼音順序進行歸檔，以便于檢索。3.檔案應定期整理與更新，以確保信息的準確性和完整性。4.檔案室應設置專職管理人員，負責檔案的借閱與歸還，并嚴格控制檔案的流動。六、檔案的查閱與使用1.檔案的查閱應嚴格遵守公司規(guī)定，確保員工隱私得到保護。2.未經(jīng)員工本人或主管部門同意，任何人不得擅自查閱或使用員工檔案。3.查閱員工檔案的人員應填寫相關查閱記錄，并確保檔案的保密性。七、檔案的保密與銷毀1.檔案應嚴格保密，禁止泄露員工個人信息。2.檔案的銷毀應依照公司相關規(guī)定進行，確保檔案的安全銷毀，防止信息泄露。八、違紀與處罰對于違反本管理制度的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重和影響程度給予相應的紀