檔案室管理制度及職責樣本（四篇）

檔案室管理制度及職責樣本第一章總則第一條為規(guī)范檔案室管理工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，提升檔案管理效率與質(zhì)量，特制定本制度。第二條檔案室作為本單位的核心部門之一，承擔法定的檔案管理職責，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等全鏈條工作。第三條檔案室在履行職責過程中，必須嚴格遵守國家及地方關于檔案管理的法律法規(guī)與規(guī)章制度，確保各項工作的合法性與規(guī)范性。第二章檔案室職責第四條檔案室的主要職責明確如下：1.全面負責檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等管理工作；2.對各部門的檔案管理工作進行專業(yè)指導與有效監(jiān)督；3.定期組織檔案的全面整理與科學鑒定工作；4.推進檔案的數(shù)字化進程，實現(xiàn)檔案的電子存儲與高效管理；5.積極開展檔案培訓與宣傳工作，提升全員檔案意識與管理水平；6.深度參與本單位重大決策過程，為相關事項提供檔案查詢與信息服務。第五條檔案室需制定詳盡的工作計劃與年度目標，并定期向上級主管部門匯報工作進展與成效。第三章檔案的收集與整理第六條檔案室應廣泛收集本單位及其下屬部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資源的全面性與完整性。第七條檔案的收集工作應遵循以下基本原則：1.全面性原則：確保各類檔案（包括紙質(zhì)與電子檔案）的應收盡收；2.及時性原則：對新產(chǎn)生的檔案進行及時收集，避免遺漏；3.安全性原則：加強檔案保密工作，確保檔案在收集過程中的安全無虞；4.有序性原則：按照既定的檔案分類與歸檔規(guī)則進行有序收集。第八條檔案室負責對收集到的檔案進行專業(yè)整理，依據(jù)檔案管理規(guī)定進行分類、編號、登記與歸檔處理。第四章檔案的保管與利用第九條檔案室應設立專門的檔案保管庫房，并嚴格按照檔案保管規(guī)定對檔案進行妥善存放與管理。第十條為確保檔案的安全與完整，檔案室需做好防火、防潮、防蟲、防盜等防護措施。第十一條檔案室應定期對檔案進行清點與修整工作，確保檔案的可讀性與使用價值得到充分保障。第十二條檔案室負責為內(nèi)外部用戶提供檔案查詢、復制與借閱等利用服務，確保檔案資源的有效共享與利用。第五章檔案的銷毀第十三條檔案室應依據(jù)檔案銷毀規(guī)定，定期對檔案進行審核，將符合銷毀條件的檔案進行規(guī)范銷毀處理。第十四條檔案的銷毀工作應遵循以下原則：1.嚴格遵循既定的銷毀程序與標準進行操作；2.認真做好銷毀記錄與報告工作，確保銷毀工作的合法性與規(guī)范性。第六章檔案培訓與宣傳第十五條檔案室應定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓活動，不斷提升其檔案管理能力與服務水平。第十六條檔案室應加大檔案管理宣傳力度，提高全體員工的檔案意識與知識水平，營造良好的檔案管理氛圍。第七章其他事項第十七條檔案室應建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，推動檔案管理的信息化與智能化進程。第十八條檔案室應及時向上級部門報告檔案管理工作中遇到的問題與困難，并提出切實可行的改進措施與建議。第十九條本制度的解釋權與修改權歸檔案室所有，經(jīng)領導批準后正式生效。第二十條本制度自頒布之日起執(zhí)行，原有檔案管理制度同時廢止。檔案室管理制度及職責樣本（二）1.職務與職責劃分檔案管理員：承擔檔案室的日常運營，包括文件的搜集、分類、編目、保管和借閱等任務。部門主管：負責制定檔案管理政策與流程，并監(jiān)督檔案室的運行狀況。2.檔案管理政策制定檔案管理規(guī)程，明確檔案的收集、整理、保存、借閱和銷毀的流程和標準。規(guī)范檔案分類與編目，以保證檔案的準確性和可檢索性。實施檔案保密與安全措施，確保檔案的機密性和完整性。3.文件收集與組織定期進行文件的收集與整理，以維持有序的存儲環(huán)境。對文件進行編目與標識，便于后續(xù)的查找與使用。4.檔案存儲與借閱管理設立專門的檔案存儲區(qū)域，確保檔案的安全與完整保存。建立借閱登記與歸還流程，追蹤檔案的借閱情況，防止遺失和誤用。對外部人員的檔案訪問進行審批和控制，以保障檔案的安全性。5.檔案銷毀與歸檔工作定期清理過期和無效檔案，及時執(zhí)行銷毀程序。對需長期保存的檔案進行歸檔，并設定明確的保存期限。6.檔案室安全措施實施安全門禁系統(tǒng)，防止未經(jīng)授權的人員進入檔案室。安裝監(jiān)控設備，監(jiān)控檔案室的人員進出與活動。對敏感檔案實施加密、存儲和傳輸控制，防止信息泄露。7.檔案查詢與報告建立檔案查詢系統(tǒng)，便于員工方便地查閱和檢索檔案。定期生成檔案報告，進行檔案統(tǒng)計與分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。8.培訓與發(fā)展定期組織檔案管理培訓，提升員工的檔案管理技能。配備專業(yè)人員，負責檔案管理的培訓與知識傳承。以上為檔案室管理制度及職責的基本框架，具體細節(jié)可根據(jù)不同組織的實際情況進行調(diào)整和優(yōu)化。檔案室管理制度及職責樣本（三）1.定義與目標：檔案室是負責組織及管理機構檔案信息的部門。其主要目標是確保檔案信息得到有效、安全及有系統(tǒng)地管理與保存，以保證檔案的完整性、準確性和可利用性。2.職務與權限：2.1檔案室主管：主導并監(jiān)督檔案室的日常運作；制定并執(zhí)行檔案室管理制度和流程；負責檔案室人員的培訓及績效評估；支持其他部門進行檔案檢索及信息提供。2.2檔案管理員：確保檔案的分類、整理和編目工作，維持檔案的有序性；進行檔案的錄入和標簽管理，以保證信息的準確性；負責檔案的保管和存儲，確保檔案的安全；管理檔案的借閱與歸還，記錄檔案的流動和使用情況；協(xié)助主管進行檔案檢索及信息提供。3.檔案管理制度：3.1檔案分類與編目：檔案應根據(jù)既定的分類標準進行分類，并建立相應的編目系統(tǒng)；確保檔案管理員依據(jù)內(nèi)容和屬性進行分類編目，以實現(xiàn)有序性和檢索效率。3.2檔案錄入與標簽管理：檔案管理員需及時將新接收的檔案錄入系統(tǒng)，并賦予唯一標識；標識應清晰標注在檔案包裝和文件上，便于識別和檢索。3.3檔案保管與存儲：檔案應按照規(guī)定的存儲規(guī)范進行保管，以維護安全和完整性；檔案室需定期檢查存儲條件，確保環(huán)境適宜和設備正常運行。3.4檔案借閱與歸還：借閱檔案需填寫申請表并經(jīng)檔案管理員批準；根據(jù)檔案重要性和需求設定合理的借閱期限；借閱者應遵守歸還規(guī)定，確保檔案及時返回。4.監(jiān)督與評估：檔案室主管應定期監(jiān)督和評估檔案室工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題；主管需定期發(fā)布檔案使用情況和管理報告，向組織管理層匯報檔案管理工作進展。以上為檔案室管理制度及職責的基本框架，具體規(guī)定可根據(jù)組織實際需求進行調(diào)整和優(yōu)化。檔案室管理制度及職責樣本（四）一、檔案室管理規(guī)定1.管理目標旨在確保檔案的安全性、完整性及可查詢性，以提供高效率的檔案管理服務。2.組織與運作（1）設立檔案室主管，主管全面負責檔案室的日常運營。（2）設立檔案室管理員，負責檔案的歸檔、檢索及借閱等事務。（3）建立檔案室管理規(guī)定，明確各項工作的具體流程及責任劃分。3.檔案資料的收集與組織（1）檔案室需收集、整理并登記所有類型的檔案資料。（2）通過有序的分類體系對檔案資料進行整理，以利于管理和檢索。4.檔案的歸檔與保存（1）根據(jù)檔案分類體系對歸檔資料進行標識和編目。（2）采取適當?shù)谋Ｗo措施，確保檔案的安全和完整性。（3）定期對檔案進行檢查和整理，剔除無用或重復的檔案。5.檔案的檢索與查詢服務（1）檔案室管理員應處理內(nèi)部和外部的檔案查詢請求。（2）執(zhí)行檔案查詢和借閱的規(guī)程，保證查詢的準確性和及時性。6.檔案流通與借閱控制（1）外借檔案需得到檔案室主管的批準，并簽署借閱協(xié)議。（2）歸還的檔案必須按時歸還，并記錄歸還手續(xù)。（3）追蹤和催促逾期未還的檔案，以確保檔案的及時歸還。二、檔案室的職能描述1.完善檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全、可檢索和完整性。2.負責檔案的收集、整理和編目，維護有效的檔案分類系統(tǒng)。3.確保檔案的存儲和保管，采取適當措施保證檔案的安全和完整。4.處理檔案查詢