《高新技術企業(yè)檔案信息化建設問題與優(yōu)化策略》4100字（論文）

高新技術企業(yè)檔案信息化建設問題與完善對策研究目錄TOC\o"1-2"\h\u11609高新技術企業(yè)檔案信息化建設問題與完善對策研究 119396一、實踐目的與意義 112684二、實踐方法與過程 125166三、實踐主要內(nèi)容 131275（一）高新技術企業(yè)檔案信息化建設問題 2729（二）高新技術企業(yè)檔案信息化建設對策 319440四、實踐建議 4實踐目的與意義本實踐的目的在于進一步豐富以企業(yè)為主體的檔案信息化建設實踐視角，對現(xiàn)有實踐結(jié)論作了有益補充。本文以高新技術企業(yè)為實踐對象，有別于公共事業(yè)單位數(shù)字檔案館實踐、傳統(tǒng)行業(yè)企業(yè)檔案信息化實踐，重點突出高新技術企業(yè)的行業(yè)特征與發(fā)展階段，將其檔案管理信息化建設有機融于“企業(yè)戰(zhàn)略-發(fā)展模式-業(yè)務協(xié)同”自上而下的管理組織過程中，分析高新技術企業(yè)檔案信息化建設的獨特定位與模式，結(jié)合知識經(jīng)濟理論、信息管理理論、組織管理理論等，著重實踐高新技術企業(yè)業(yè)務數(shù)字化建設與檔案數(shù)字化建設的協(xié)同創(chuàng)新策略，凸顯一定的理論實踐價值與規(guī)范實踐范式。為信息資源管理的有關實踐提供一定的新思路與新方法。本實踐的意義在于進一步加強學界與實務界對企業(yè)檔案信息化問題的再審視與重視。企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設是企業(yè)信息化建設的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。本文旨在通過科學規(guī)范的實踐方法闡釋檔案信息化對于現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要意義與潛在價值，從管理創(chuàng)新維度提供對策與建議，以期啟發(fā)高新技術企業(yè)與其他企業(yè)的管理思考。為高新技術企業(yè)的檔案信息化建設提供一定的經(jīng)驗指導。實踐方法與過程本實踐的方法是通過知網(wǎng)、萬方等專業(yè)科研數(shù)據(jù)庫搜集與企業(yè)檔案信息化建設高度相關的核心文獻，對已有實踐成果進行深入分析，揭示本領域的實踐現(xiàn)狀、應解決的問題與未來實踐方向，提出現(xiàn)有實踐不足與缺口，形成本文實踐問題的科學觀點，為本文實踐提供實踐基礎與條件。其次，運用科學的統(tǒng)計方法分析實踐對象的引用和被引用情況，揭示該實踐領域的數(shù)量特征和內(nèi)在規(guī)律，為本文實踐提供強有有力的支持與論證。本實踐過程在于參與我國高新技術企業(yè)的檔案信息化建設，旨在明確檔案信息化建設對高新技術企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要性和重要性，加強高新技術企業(yè)重視檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理意識，為高新技術企業(yè)提供科學化的檔案信息化建設策略與方案。實踐主要內(nèi)容（一）高新技術企業(yè)檔案信息化建設問題1.檔案信息化建設觀念薄弱，企業(yè)檔案信息化滯后于企業(yè)信息化隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的融合發(fā)展，我國經(jīng)濟已由高速增長階段進入高質(zhì)量發(fā)展階段。高新技術成為推動新經(jīng)濟發(fā)展的重要動力，重構了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)格局，深刻變革了傳統(tǒng)經(jīng)濟的運行方式與產(chǎn)出效率，成為撬動產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級的新動能。企業(yè)信息化建設早已成為企業(yè)提質(zhì)增效，創(chuàng)新發(fā)展的重要手段。就目前來看，國內(nèi)大多數(shù)高新技術企業(yè)及其高層管理者都對企業(yè)信息化管理具有高度重視，對信息化的基礎硬件建設及軟件開發(fā)的投入保持逐年增高的趨勢，在堅實的基礎設施建設的前提下，企業(yè)信息化已進入核心業(yè)務系統(tǒng)建設及整合優(yōu)化階段。2.缺少信息歸集的統(tǒng)一平臺，形成信息孤島高新技術企業(yè)在信息化蓬勃發(fā)展的同時，也出現(xiàn)了很多難題，其中影響較為深遠的是高新技術企業(yè)檔案信息化建設中的“信息孤島現(xiàn)象”。從信息化發(fā)展的過程來看，“信息孤島”現(xiàn)象是信息化進程中一定階段的普遍現(xiàn)象。2002年，經(jīng)濟學家吳敬璉一場關于電子政務的演講中指出：“各級政府盲目地推進電子政務，造成各自為政、自成一體、不聯(lián)不通，沒有有效整合，并最終形成了一個個信息孤島”。這種現(xiàn)象在高新技術企業(yè)中同樣存在。在企業(yè)發(fā)展的不同階段，關注的重點不同，信息化的應用缺少頂層設計、統(tǒng)籌規(guī)劃，業(yè)務類型復雜多樣，系統(tǒng)搭建以使用部門為核心，各自對信息化系統(tǒng)的訴求各有特點，企業(yè)分支機構及子公司自行建設，企業(yè)分拆、并購時有發(fā)生，這些都在客觀上造成了信息系統(tǒng)林立，難于實現(xiàn)互聯(lián)互通。高新技術企業(yè)里這些不同的系統(tǒng)、不同的應用、不同的技術平臺，將企業(yè)陷在信息難以全面流通的“信息孤島”之間，這些分散開發(fā)或引進的應用系統(tǒng)，一般不會統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)標準或信息共享問題，導致信息系統(tǒng)重復率高、操作不兼容，無法實現(xiàn)有效的協(xié)作和管理。企業(yè)內(nèi)以各種理由樹立的部門墻更加劇了“信息孤島”現(xiàn)象。這不僅大大降低了工作效率，還使有價值的信息資源無法為高新技術企業(yè)的經(jīng)營和決策提供良好的支持和服務，也給檔案部門的工作帶來了巨大的難題，嚴重影響了高新技術企業(yè)檔案信息化建設的整體發(fā)展。因此，在很多高新技術企業(yè)中，由于信息化的廣泛應用，檔案信息化的關鍵問題不在于硬件系統(tǒng)建設，而是如何將分散孤立的各類信息變成高效互通互聯(lián)的信息資源，將眾多的“孤島式”信息系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡化流通和共享。3.企業(yè)檔案信息利用率低根據(jù)對相關新聞、報告的整理以及對高新技術企業(yè)檔案工作人員的訪談，可以總結(jié)得知，高新技術企業(yè)檔案利用率低主要有三方面的原因，一是在于企業(yè)的數(shù)據(jù)搜集范圍不夠全面，對于高新技術企業(yè)來說，其研發(fā)過程通常十分復雜，可能出現(xiàn)一邊設計研制，一邊反復修改，同時一邊進行生產(chǎn)的情況，因此涉及到的文件版本眾多，許多數(shù)據(jù)都需要從不同文檔中進行摘錄，對企業(yè)來說十分重要的數(shù)據(jù)由于搜集難度較大、搜集成本高、涉及專業(yè)技術多、涉及軟件工具及文件格式眾多等種種原因，使得數(shù)據(jù)搜集存在缺失，員工更無法利用這些被遺漏的價值數(shù)據(jù)。另外對許多研發(fā)產(chǎn)品來說，其本身研發(fā)周期長，普遍可達5至10年，且研發(fā)后的保留期往往要達到20年以上，對于這類資料如果其存儲沒有考慮到產(chǎn)品全生命周期所需的長期完整、長期可讀等需求，也將使這些時間久遠的資料無法使用。二是在于對已記錄存儲的檔案數(shù)據(jù)挖掘的深入性不夠。目前，許多高新技術企業(yè)僅停留在將產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、資料等以電子文檔的形式進行儲存及管理，但仍未能做到對海量數(shù)據(jù)開展進一步的分析以及整理形成專題知識導致許多工作人員面臨著可調(diào)取的數(shù)據(jù)很多，卻不知從何用起、不知有何作用的困境；同時，作為人才密集型企業(yè)，高新技術企業(yè)中許多有價值的資料都是員工們在工作過程當中積累的經(jīng)驗與理解，屬于隱性知識范疇。如果想讓各員工積累的隱性知識轉(zhuǎn)化為公司所用、為員工所用的顯性知識，則需要擁有隱性知識的員工有機會和渠道主動向更多的同事分享心得，這樣一來，想要獲取他人的隱性知識就免除了多次模仿、借鑒、實踐等重復低效手段。三是在于檔案利用的便捷性不夠，許多企業(yè)即便已建立數(shù)字檔案，但由于宣傳不到位、培訓不到位、系統(tǒng)設計復雜等原因，使得檔案實際的利用效率很低。根據(jù)問卷調(diào)查，許多公司的普通員工并不清楚公司檔案建設的現(xiàn)狀，也不清楚當前公司的檔案如何查閱、可以查閱哪些內(nèi)容。此外，檔案查詢功能設計繁瑣、可視化程度不足，導致員工即便能夠查詢到所需信息，也無法長期高效的利用與挖掘企業(yè)數(shù)字檔案的內(nèi)在價值。（二）高新技術企業(yè)檔案信息化建設對策1.大力宣傳持續(xù)推動，把握企業(yè)信息化機遇與企業(yè)信息化受到持續(xù)高度重視不同，檔案信息化建設在相當一段時間內(nèi)停滯不前。集團各子公司的檔案部門隨著企業(yè)的組織變革，多次調(diào)整了隸屬關系，在綜合辦公室、行政管理、綜合企劃、人力資源等部門間調(diào)來調(diào)去，有段時間甚至隸屬于品質(zhì)部門。由于這些組織的業(yè)務重點差異很大，在某些組織里就會被嚴重邊緣化，導致業(yè)務萎縮，人員不穩(wěn)定，離職率高。不論是在順境還是逆境，高新技術企業(yè)一些熱愛檔案事業(yè)、富有經(jīng)驗的檔案管理專家始終堅信檔案工作對企業(yè)不可或缺，堅信數(shù)字檔案館是實現(xiàn)檔案價值貢獻、助力企業(yè)提質(zhì)增效的必由之路。即使在工作最為艱難的時期，不等不靠，堅持利用國際檔案日、司慶等重要時期，宣傳檔案相關法律法規(guī)，介紹領先企業(yè)檔案管理創(chuàng)新實踐，展示高新技術企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、產(chǎn)業(yè)報國的歷史，傳播企業(yè)文化。在檔案部門的努力下，高新技術企業(yè)前身北京電子管廠一批珍貴檔案，包括拉力試驗機、電子管產(chǎn)品樣品、建筑圖紙、產(chǎn)品圖紙、國家領導人講話稿等檔案資料，進入國家認定第五批國家工業(yè)遺產(chǎn)名單。在持續(xù)不斷的努力下，促進了高層領導對檔案工作的重視。2.組建強有的力項目組織在獲得高層領導高度重視之后，如何高效的推進就成為首要問題。在集團層面將檔案信息化建設納入高新技術企業(yè)信息化建設整體規(guī)劃，以“一個、數(shù)字化、可視的高新技術企業(yè)”數(shù)字化變革目標為抓手，可以真正做到檔案工作與業(yè)務工作同規(guī)劃、同部署、同落實，項目經(jīng)費有充分保障。但是數(shù)字檔案館建設是一項系統(tǒng)性工程，單憑檔案部門一己之力，還是無法有效推動項目的落地實施，需要匯聚匯聚各路專業(yè)人才，既要有IT部門的大力支持，也需要有業(yè)務部門的積極參與。為此，高新技術企業(yè)在集團層面成立了項目指導委員會，由集團綜合辦公室領導親自掛帥，各關鍵部門領導參加，協(xié)調(diào)資源，統(tǒng)一思想。由檔案部門牽頭、信息部門、法務部門、保密部門、各業(yè)務主管部門各指派專職擔當，負責項目方案的制定和具體實施。在領導的支持和各部門的通力合作下，以《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》為指導，編制了《高新技術企業(yè)數(shù)字檔案館建設規(guī)劃報告》、《數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設項目可行性評估》、《高新技術企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計方案》，確定了檔案管理信息化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務知識化的建設目標，達成了檔案集中化管理、系統(tǒng)集成化管理、實現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享的重要共識，為建成具有高新技術企業(yè)特色的檔案管理體系鋪平了道路。3.做好頂層設計與系統(tǒng)架構目標和方向確定之后，項目落地實施首先要搞好頂層設計，站在全局角度，統(tǒng)籌考慮項目各層次和各要素，追根溯源，統(tǒng)攬全局，在最高層次上尋求問題的解決。結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館建設的通用規(guī)范、深入理解檔案信息化的任務和使命、結(jié)合高新技術企業(yè)檔案工作的實際，是做好頂層設計的基礎。實踐建議面對信息化、數(shù)字化時代高度催生的新技