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文檔簡介
消息通知與溝通制度第一章總則第一條內容目的為了提高企業(yè)內部溝通效率,加強各部門之間的協(xié)作,確保信息的準確傳遞和即時響應,訂立本消息通知與溝通制度。第二條適用范圍本制度適用于全體員工,包含正式員工、臨時員工、實習生,以及外派員工,具體適用范圍詳見相關規(guī)定。第三條溝通目標加強內部團隊之間的溝通與合作,提升工作效率;通過有效消息傳遞,保證企業(yè)緊要決策的準確解讀和執(zhí)行;促進信息的共享和溝通,提高員工對企業(yè)發(fā)展的參加感和歸屬感;維護企業(yè)形象,確保對外溝通的信息準確、全都和高效。第二章消息通知制度第四條消息分類依據消息的緊急程度和內容,將消息分為以下幾類:緊急消息:涉及公司重點事件、突發(fā)事故等緊急情況,需立刻通知全部相關人員;緊要消息:涉及公司緊要決策、項目進展、市場動態(tài)等內容,需要通知相關部門和人員;日常消息:有關公司日常運營、制度更改、部門布置等內容,需要通知相關人員;任務通知:包含下達任務、任務更改、任務完成情況等內容,需要通知相關參加人員。第五條消息傳遞渠道公司內部消息可以通過以下渠道進行傳遞:電子郵件:適用于緊要消息、日常消息和任務通知,并可加密或設有閱讀回執(zhí);內部通訊工具:如企業(yè)微信、即時通訊工具等,適用于緊急消息和緊要消息,并建議加密傳輸;會議:針對緊要消息和涉及多個部門的事項,可通過公司會議進行通知;公告欄:公司內設立公告欄,發(fā)布緊要消息、日常消息和任務通知;口頭通知:對于項目緊急情況或個別事項,可通過口頭通知轉達。第六條消息發(fā)布人員緊急消息由上級主管或緊急事件負責人發(fā)布;緊要消息由相關部門負責人或主管發(fā)布;日常消息由部門負責人或相關人員發(fā)布;任務通知由任務負責人或相關人員發(fā)布。第七條消息接收人員依據消息類型和內容,確定接收人員范圍;接收人員應及時查收消息,并保持通信工具暢通;未確認收到消息的人員應及時反饋,確保消息傳遞的準確性和及時性。第八條消息回復與反饋對于緊要消息和任務通知,接收人員應及時回復確認收悉,并按要求執(zhí)行;如有需要,接收人員可以提出問題、建議或疑慮,并與發(fā)布人員進行溝通;消息發(fā)布人員應及時解答接收人員的問題,并對接收人員提出的建議進行評估和反饋。第九條存檔與歸檔緊要消息和任務通知的傳遞記錄應按要求進行存檔,確保后續(xù)追溯和查閱;存檔料子應按相應分類整理,并進行密封和保管,防止泄露。第三章溝通規(guī)范第十條溝通方式內部協(xié)作:鼓舞團隊成員自動協(xié)調、溝通,通過會議、郵件、工具溝通等方式解決問題;跨部門溝通:涉及多個部門的事項,應通過會議、工作報告等形式進行溝通;上級溝通:下屬應依照公司層級和管理流程,向上級匯報工作進展和問題,及時申請決策支持;同級溝通:同級部門之間協(xié)作需求,應通過郵件、電話、會議等方式進行溝通;下級溝通:上級向下級下達任務時,應明確工作要求、時間節(jié)點和任務緊要性。第十一條信息共享鼓舞員工相互共享項目經驗、工作心得和行業(yè)動態(tài),提高全員的知識水平;信息共享可以通過內部公告、內部共享會、企業(yè)內網等形式進行;對于涉及保密內容的信息,應遵守相應保密規(guī)定,并簽署保密協(xié)議。第十二條溝通禮儀在溝通過程中,應保持禮貌、敬重和耐性,避開情緒化和個人攻擊;避開使用帶有冒犯性和鄙視性的語言和表達;鼓舞充分傾聽和理解他人觀點,供應清楚明確的回應和建議。第四章責任與監(jiān)督第十三條監(jiān)督責任消息發(fā)布人員應確保消息的準確性和全面性,并承當消息傳遞的責任;接收人員應及時查看和回復消息,并確保消息傳遞的及時性和有效性;上級主管應加強對下屬消息傳遞和工作執(zhí)行的監(jiān)督和落實,保證消息的順利轉達和執(zhí)行。第十四條處理糾紛若在溝通過程中產生糾紛或不和諧情況,可依照公司相關規(guī)定進行處理。第五章附則第十五條修訂與公布本制度的修訂和公布由企業(yè)管理負責人負責,并應及
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