《大學計算機》課件-第5章

第5章Office應用基礎5.1以任務為導向的Office應用界面5.2Office組件之間的數(shù)據(jù)共享習題

5.1以任務為導向的Office應用界面

1．功能區(qū)與選項卡傳統(tǒng)的菜單和工具欄已被功能區(qū)所代替。功能區(qū)是一種全新的設計，它以選項卡的方式對命令進行分組和顯示。同時，功能區(qū)上的選項卡在排列方式上與用戶所要完成任務的順序相一致，并且選項卡中命令的組合方式更加直觀，大大提升了應用程序的可操作性。

例如，在Word2010功能區(qū)中擁有“開始”“插入”“頁面布局”“引用”“郵件”和“審閱”等編輯文檔的選項卡(如圖5.1所示)。同樣，在Excel2010和PowerPoint2010的功能區(qū)中也擁有一組類似的選項卡(如圖5.2、圖5.3所示)。這些選項卡可引導用戶開展各種工作，簡化對應用程序中多種功能的使用方式，并會直接根據(jù)用戶正在執(zhí)行的任務來顯示相關命令。圖5.1Word2010中的功能區(qū)圖5.2Excel2010中的功能區(qū)圖5.3PowerPoint2010中的功能區(qū)

功能區(qū)顯示的內(nèi)容并不是一成不變的，Office2010會根據(jù)應用程序窗口的寬度自動調(diào)整功能區(qū)中顯示的內(nèi)容。當功能區(qū)較窄時，一些圖標會相對縮小以節(jié)省空間，如果功能區(qū)進一步變窄，則某些命令分組就會只顯示圖標。

2.上下文選項卡

有些選項卡只有在編輯、處理某些特定對象的時候才會在功能區(qū)中顯示出來，以供使用。例如，在Excel2010中，用于編輯圖表的命令只有當工作表中存在圖表并且操作者選中圖表時才會顯示出來(如圖5.4所示)，這就是所謂的上下文選項卡。上下文選項卡僅在需要時顯示，其動態(tài)性使人們能夠更加輕松地根據(jù)正在進行的操作來獲得和使用所需要的命令。這種工具不僅智能、靈活，而且同時也保證了用戶界面的整潔性。圖5.4上下文選項卡

3．實時預覽

如果將鼠標指針移動到相關的選項，實時預覽功能就會將指針所指的選項應用到當前所編輯的文檔中來。這種全新的、動態(tài)的功能可以提高布局設置、編輯和格式化操作的執(zhí)行效率，因此操作者只需花費很少的時間就能獲得優(yōu)異的工作成果。

例如，當人們希望在Word文檔中更改表格樣式時，只需將鼠標在各個表格樣式集選項上滑過，而無須執(zhí)行單擊操作進行確認，即可實時預覽到該樣式集對當前表格的影響，如圖5.5所示，從而便于操作者迅速作出最佳選擇。圖5.5實時預覽功能

4．增強的屏幕提示

全新的用戶界面在很大程度上提升了訪問命令和工具相關信息的效率。同時，Office2010還提供了比以往版本顯示面積更大、容納信息更多的屏幕提示。這些屏幕提示還可以直接從某個命令的顯示位置快速訪問其相關幫助信息。

當將鼠指針指向某個命令時，就會彈出相應的屏幕提示(如圖5.6所示)，它所提供的信息對于想快速了解該功能的操作者往往已經(jīng)足夠。如果想要獲取更加詳細的信息，可以用該功能所提供的相關輔助信息的鏈接(這種鏈接已被置入用戶界面當中)，直接從當前命令對其進行訪問，而不必打開幫助窗口進行搜索了。圖5.6增強的屏幕提示

5．快速訪問工具欄

有些功能命令使用得相當頻繁，例如保存、撤消等命令。此時人們就希望無論目前處于哪個選項卡下都能夠方便地執(zhí)行這些命令，這就是快速訪問工具欄存在的意義。快速訪問工具欄位于Office2010各應用程序標題欄的左側(cè)，默認狀態(tài)只包含了保存、撤消、恢復等三個基本的常用命令。操作者可以根據(jù)自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。

例如，如果經(jīng)常需要將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，則可以在Word2010快速訪問工具欄中添加所需的命令，操作步驟如下：

①單擊Word2010快速訪問工具欄右側(cè)的黑色三角箭頭，在彈出的菜單中包含了一些常用命令(如圖5.7所示)。如果希望添加的命令恰好位于其中，選擇相應的命令即可；否則應選擇“其他命令”選項，將打開相應對話框。圖5.7自定義快速訪問工具欄

②這里選擇“其他命令”，打開“Word選項”對話框，并自動定位在“快速訪問工具欄”選項組中。在中間的命令列表中選擇所需要的命令，例如選擇“不在功能區(qū)中的命令”位置下的“發(fā)送到到MicrosoftPowerPoint”命令，然后單擊“添加”按鈕，將其添加到右側(cè)的“自定義快速訪問工具欄”命令列表中，如圖5.8所示。設置完成后單擊“確定”按鈕。此時，在Word應用程序的快速訪問工具欄中即可出現(xiàn)所選定的命令按鈕。圖5.8選擇出現(xiàn)在快速訪問工具欄中的命令

6.后臺視圖

如果說MicrosoftOffice2010功功能區(qū)中包含了用于在文檔中工作的命令集，那么MicrosoftOffice后臺視圖則是用于對文檔或應用程序執(zhí)行操作的命令集。在Office2010應用程序中單擊“文件”選項卡，即可查看Office后臺視圖。在后臺視圖中可以管理文檔和有關文檔的相關數(shù)據(jù)，例如創(chuàng)建、保存和發(fā)送文檔；檢査文檔中是否包含隱藏的元數(shù)據(jù)或個人信息；文檔安全控制選項；應用程序自定義選項，等等。后臺視圖如圖5.9所示。圖5.9后臺視圖

7．自定義Office功能區(qū)

Office2010根據(jù)多數(shù)使用者的操作習慣來確定功能區(qū)中選項卡以及命令的分布，然而這可能依然不能滿足各種不同的使用需求。因此，人們可以根據(jù)自己的使用習慣自定義Office2010應用程序的功能區(qū)。在Word中自定義功能區(qū)的操作步驟如下：

①在功能區(qū)空白處單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇執(zhí)行“自定義功能區(qū)”命令，如圖5.10所示。圖5.10“自定義功能區(qū)”命令

②隨后進入到“Word選項”對話框，并自動定位在“自定義功能區(qū)”選項組中。此時就可以在該對話框右側(cè)區(qū)域中單擊“新建選項卡”或“新建組”按鈕，創(chuàng)建所需要的選項卡或命令組，然后將相關的命令添加到其中即可；還可以通過“重命名”按鈕修改新建選項卡的名稱，類似圖5.11所示。設置完成后單擊“確定”按鈕。圖5.11自定義功能區(qū)

5.2Office組件之間的數(shù)據(jù)共享

5.2.1Office主題共享以往，要設置協(xié)調(diào)一致、美觀專業(yè)的Office文檔格式很費時間，因為操作者必須分別為表格、圖表、形狀和圖示選擇顏色或樣式等選項，而在Office2010中，主題功能簡化了這一系列設置的過程。

文檔主題是一套具有統(tǒng)一設計元素的格式選項，包括一組主題顏色(配色方案的集合)、一組主題字體(包括標題字體和正文字體)和一組主題效果(包括線條和填充效果)。通過應用文當主題，可以快速而輕松地設置整個文檔的格式，賦予它專業(yè)和時尚的外觀。

文檔主題在Word、Excel、PowerPoint應用程序之間共享，這樣可以確保應用了相同主題的Office文檔都能保持高度統(tǒng)一的外觀。

Office2010提供多套默認的主題可供選用，也可以根據(jù)需要自定義主題。在一個程序組件如Word中自定義的主題可以在其他程序(如Excel、PowerPoint)中調(diào)用。要自定義文檔主題，需要完成對主題顏色、主題字體以及主題效果的設置工作。對一個或多個這樣的主題組件所做的更改將立即影響當前文檔的顯示外觀。如果要將這些更改應用到新文檔中，則可以將它們另存為自定義文檔主題。

在Word和Excel中，可以通過“頁面布局”選項卡上的“主題”組套用或者自定義主題，在PowerPoint中則可以通過“設計”選項卡上的“主題”組應用主題，如圖5.12所示。圖5.12在不同的Office程序中應用相同的文檔主題

5.2.2Office數(shù)據(jù)共享

Word、Excel和PowerPoint三者在處理文檔時各有各的長處。Word便于對文字進行編輯處理，Excel長于對數(shù)據(jù)進行計算、統(tǒng)計與分析，而PowerPoint則更擅長對信息進行展示和傳播。為了高效地創(chuàng)建和處理綜合文檔，Office提供了多種方法，以方便在各個程序組件之間傳遞和共享數(shù)據(jù)。例如，在Excel中創(chuàng)建的表格可以輕松用于Word文檔或PowerPoint演示文稿中，而在Word中編輯完成的文本可以快速發(fā)送到PowerPoint中形成幻燈片文本。

1．基本方法

Word、Excel和PowerPoint三者之間傳遞和共享數(shù)據(jù)最通用的方法是通過剪貼板和插入對象方法進行操作。下面以在Word、PowerPoint中調(diào)用Excel表格為例簡要介紹這兩種方法。

1)剪貼板方法

(1)在Excel中選擇要復制的數(shù)據(jù)區(qū)域，在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中單擊“復制”按鈕。

(2)打開Word文檔或PowerPoint演示文稿，將光標定位到要插入Excel表格的位置。

(3)在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中，單擊“粘貼”按鈕下方的黑色箭頭，從如圖5.13(a)所示的“粘貼選項”下拉列表中選擇一種粘貼方式。其中，選擇“選擇性粘貼”命令，將會打開如圖5.13(b)所示的“選擇性粘貼”對話框，單擊選中“粘貼鏈接”選項，將會使得插入的內(nèi)容與源數(shù)據(jù)同步更新。圖5.13通過剪貼板在Word、Excel和PowerPoint之間傳遞數(shù)據(jù)

2)插入對象方法

(1)打開Word文檔或PowerPoint演示文稿，將光標定位到要插入Excel表格的位置。

(2)從“插入”選項卡上的“文本”組中，單擊“對象”按鈕，打開“插入對象”對話框。要想插入一個空白工作表，可在類似圖5.14(a)所示的“新建”選項卡下單擊選擇McrosoftExcel工作表；要想插入一個現(xiàn)有文檔，可在類似圖5.14(b)所示的“由文件創(chuàng)建”選項卡下選擇一個文件。

(a)?Word中“對象”對話框的“新建”選項卡圖5.14通過對象傳遞數(shù)據(jù)

(b)?PowerPoint“插入對象”對話框的“由文件創(chuàng)建”選項卡圖5.14通過對象傳遞數(shù)據(jù)

(3)在插入的表格中雙擊鼠標，進入編輯狀態(tài)，可以像在Excel中那樣輸入數(shù)據(jù)、對表格進行編輯修改。修改完畢后，在表格區(qū)域外單擊即可返回Word文檔或PowerPoint演示文稿中。

2．Word與PowerPoint之間的共享

Office還為Word與PowerPoint之間傳遞和共享數(shù)據(jù)提供更專有的方式。

1)將Word文檔發(fā)送到PowerPoint中

Word的內(nèi)置樣式與PowerPoint演示文稿中的文本存在著對應關系，一般情況下，樣式標題1對應幻燈片中的標題，標題2對應幻燈片中第一級文本，標題3對應幻燈片中第二級文本，依此類推。利用這一對應關系，即可快速制作演示文稿。具體方法如下：

①首先在Word中編輯好文檔，為需要發(fā)送到PowerPoint演示文稿中的內(nèi)容使用內(nèi)置的標題樣式。

②依次選擇“文件”選項卡→“選項”→“快速訪問工具欄”→“不在功能區(qū)中的命令”→“發(fā)送到MicrosoftPowerPoint”命令→“添加”按鈕，相應命令顯示在“快速訪問工具欄”中。

③單擊“快速訪問工具欄”中新增加的“發(fā)送到MicrosoftPowerPoint”按鈕，Word即可將應用了內(nèi)置樣式的文本自動發(fā)送到新創(chuàng)建的PowerPoint演示文稿中，如圖5.15所示。圖5.15將Word文檔發(fā)送到PowerPoint中

2)使用Word為幻燈片創(chuàng)建講義

在PowerPoint中制作完成的幻燈片可以在Word中生成講義并打印，具體方法如下：

①首先在PowerPoint中制作包含若干張幻燈片的演示文稿。

②依次選擇“文件”選項卡→“選項”→“快速訪問工具欄”→“不在功能區(qū)中的命令”→“使用MicrosoftWord創(chuàng)建講義”命令→“添加”按鈕，相應命令顯示在“快速訪問工具欄”中。

③單擊“快速訪問工具欄”中新增加的“使用MicrosoftWord創(chuàng)建講義”按鈕，打開如圖5.16(a)所示的對