文書檔案管理制度

文書檔案管理制度1.目的和適用范圍本制度的目的是規(guī)范和管理企業(yè)內(nèi)部的文書檔案，確保文檔的合法性、準(zhǔn)確性、完整性和可審查性，提高工作效率，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。本制度適用于全部企業(yè)員工。2.定義及簡介2.1文書檔案文書檔案是指企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件、函件、備忘錄、報(bào)告、記錄等書面資料的集合。2.2文書檔案管理文書檔案管理是指對(duì)企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的各類文書檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀的活動(dòng)。3.文書檔案的分類與編號(hào)3.1分類依據(jù)文書檔案的用途、性質(zhì)和緊要性，將文書檔案分為公文、合同、會(huì)議記錄、報(bào)告、備忘錄等不同類別。3.2編號(hào)全部文書檔案均需進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)定如下：—公文類：采用年份—序號(hào)的格式，如2022—001；—合同類：采用合同編號(hào)，由合同雙方商定；—會(huì)議記錄類：采用會(huì)議日期及編號(hào)，如2022—01—01—001；—報(bào)告類：采用報(bào)告編碼，編制部門自行訂立；—備忘錄類：采用備忘錄編號(hào)，編制部門自行訂立。4.文書檔案的保管與借閱4.1保管責(zé)任4.1.1全部員工都有責(zé)任妥當(dāng)保管本身負(fù)責(zé)的文書檔案，確保其安全完整。4.1.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的文書檔案的保管和利用工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體操作。4.2保管要求4.2.1文書檔案應(yīng)存放在指定的檔案柜中，并依照文件分類進(jìn)行整理，保持乾凈有序。4.2.2檔案柜需要定期進(jìn)行清理和整理，保證存放空間充分。4.2.3部門需要訂立文書檔案存放計(jì)劃，將不再需要的檔案移交給檔案室進(jìn)行歸檔。4.3借閱申請(qǐng)4.3.1借閱者需填寫借閱申請(qǐng)表，并注明借閱的文書檔案名稱、編號(hào)、借閱目的和借閱期限。4.3.2部門負(fù)責(zé)人需審核并簽字同意借閱申請(qǐng)，然后將申請(qǐng)表發(fā)送給檔案室。4.3.3檔案室收到借閱申請(qǐng)后，核對(duì)信息無誤后可以出庫借閱。4.4文書檔案借閱期限和歸還4.4.1借閱期限分為短期借閱和長期借閱兩種。短期借閱最長不超出一個(gè)月，長期借閱最長不超出六個(gè)月。4.4.2借閱期限屆滿前，借閱者需提前三天向檔案室申請(qǐng)延期，經(jīng)檔案室同意后可以延長借閱期限。4.4.3借閱期限屆滿后，借閱者需定時(shí)將文書檔案歸還給檔案室，并填寫歸還登記表。5.文書檔案的銷毀5.1銷毀程序5.1.1銷毀程序應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。5.1.2需要銷毀的文書檔案須經(jīng)過文件審核、合規(guī)審核和檔案管理部門審核，并依照銷毀審批程序進(jìn)行銷毀。5.2銷毀方式5.2.1對(duì)于涉密文件、緊要合同和歷史文獻(xiàn)等緊要檔案，應(yīng)采用機(jī)密審批程序，并采用機(jī)密方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、碎紙機(jī)等。5.2.2對(duì)于非涉密文件和合同等一般檔案，可以采用安全和環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀，如使用專業(yè)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。6.文書檔案的電子化管理6.1電子化管理要求6.1.1在滿足安全要求的前提下，鼓舞將文書檔案進(jìn)行電子化存儲(chǔ)和管理。6.1.2電子化管理應(yīng)采取合法、規(guī)范的電子文檔管理系統(tǒng)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可審查性。6.2電子化存儲(chǔ)和備份6.2.1電子化存儲(chǔ)應(yīng)采用備份和冗余技術(shù)，確保文書檔案的安全性和可靠性。6.2.2電子檔案的備份要定期進(jìn)行，并存放在安全、穩(wěn)定的地方，以備不時(shí)之需。7.責(zé)任和違規(guī)處理7.1責(zé)任7.1.1每位員工都有責(zé)任遵守并執(zhí)行本制度，保護(hù)和管理好所負(fù)責(zé)的文書檔案。7.1.2各部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任監(jiān)督和管理本部門的文書檔案管理工作，并確保制度的執(zhí)行。7.2違規(guī)處理7.2.1對(duì)于違反本制度的員工，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。7.2.2對(duì)于有意銷毀、竄改、偷竊或泄密文書檔案的情況，將追究法律責(zé)任。8.附則8.1本制度自發(fā)布之日起生效，相關(guān)事宜由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修改。8.2本制度的修改、增補(bǔ)或廢止，須經(jīng)公司檔案管理部門審核并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批