貨代操作手冊(cè)

貨代操作手冊(cè)

主管工作：

1、核對(duì)SALES填寫的業(yè)務(wù)收支一覽表，確認(rèn)運(yùn)價(jià)船期、拖車、報(bào)關(guān)、付款方式等事

宜是否清楚。

2、根據(jù)業(yè)務(wù)收支一覽表編業(yè)務(wù)流水號(hào)，然后分給操作操作。每周核對(duì)編號(hào)順序是否正

確。

注：編號(hào)規(guī)則：

i.分為三個(gè)號(hào)碼順序：Company工作號(hào)、業(yè)務(wù)員編號(hào)、操作編號(hào)

ii.CANCELCASE之注明:

A因客戶原因取消：操作將CASE蓋上CANCEL章交于主管后，在編號(hào)記錄本上用紅

色筆劃掉，標(biāo)注CANCEL。

B因截關(guān)日推遲由前一個(gè)月轉(zhuǎn)于下一個(gè)月：將前一個(gè)工作號(hào)作CANCEL,用紅筆劃掉,

標(biāo)注轉(zhuǎn)到下一個(gè)月哪一工作號(hào)。

3、每周批閱操作的DAILYREPORT,協(xié)助各操作處理一些突發(fā)事件。

4、每月定期統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)量及其他報(bào)表，交經(jīng)理簽字后交于財(cái)務(wù)。

5、每周會(huì)議總結(jié)

6、協(xié)調(diào)內(nèi)部或與其他部門的工作，使工作流程］順暢。

7、本部門的管理工作

二、操作各小組工作職責(zé)：

（一、）直客組

i.所有公司的直客的CASE都在此組操作。

ii.負(fù)責(zé)所有新直客的詢價(jià)回復(fù)，及跟蹤，并做好詢價(jià)客戶的記錄。

iii.本組中應(yīng)跟蹤客戶的報(bào)價(jià)。

iv.新客人的開(kāi)發(fā)。

v.每月更新所有客戶的操作特點(diǎn)分析表，對(duì)新老客戶進(jìn)行分析。

1.根據(jù)日常的合作及市場(chǎng)變化，定期與CSR碰頭更新常用同行通訊錄。并定期

做一確認(rèn)電話和地址是否有變化。

2.做一附加費(fèi)表格，定期UP-DATE。

（二、）同行組

L所有公司的同行的CASE都在此組操作

2、負(fù)責(zé)所有新同行的詢價(jià)回復(fù)，及跟蹤，開(kāi)發(fā)，并做好詢價(jià)客戶的記錄。

1）CSR會(huì)做一價(jià)格表格,定期進(jìn)行UP-DATE。報(bào)價(jià)時(shí)按照客戶權(quán)限，依據(jù)比表格

進(jìn)行報(bào)價(jià)。

2）每周定期與CSR開(kāi)碰頭會(huì)議，了解市場(chǎng)。

3、本組中應(yīng)跟蹤客戶的報(bào)價(jià)及操作

4、每周新市場(chǎng)價(jià)格的發(fā)布，EMAIL給相應(yīng)的客戶。

5、每月更新所有客戶的操作特點(diǎn)分析表，對(duì)新老客戶進(jìn)行分析。

（三、）代理組

1、新代理的開(kāi)發(fā)。

2、國(guó)內(nèi)外代理指定貨的跟蹤及操作。

3、SALELEAD

4、國(guó)內(nèi)外代理的詢價(jià)回復(fù)。

5、直客的服務(wù)跟蹤

1）每月根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表，定期做回訪，做好記錄。

2）新客人的培訓(xùn)安排

3）客戶投訴的處理和整理：如陳總有接到投訴后可將此事情經(jīng)過(guò)及處理結(jié)果交于此

組備案,然后定期進(jìn)行總結(jié)分析。

客戶權(quán)限---由財(cái)務(wù)每季度UP-DATE。

三、操作部門工作分工（見(jiàn)附表）

四、流程圖

五、操作流程說(shuō)明如下：

1、SHIPPINGORDER

根據(jù)業(yè)務(wù)員填寫的業(yè)務(wù)收支一覽表及客戶填寫的訂倉(cāng)單，將資料輸進(jìn)電腦軟件系統(tǒng)，

制作公司的訂倉(cāng)單傳給訂倉(cāng)公司。

注：1）一定先核對(duì)一覽表與客戶訂倉(cāng)單資料是否一致。

2）BOOKINGFORM:一是本司booking格式，另一種是訂倉(cāng)公司固有的格式。

（先確認(rèn)用哪一種BOOKING）

3）無(wú)論截關(guān)是否緊急，請(qǐng)先盡早向訂倉(cāng)公司訂倉(cāng)，以免暴倉(cāng).

2、S/0

向船公司要S/0（一定要核對(duì)截關(guān)日、船期、起運(yùn)港、目的港等資料），正常情況下應(yīng)

在半天之內(nèi)拿到S/0%再將相關(guān)資料輸入電腦系統(tǒng).拿到S/0之后要確認(rèn)船期ETD/ETA

填寫業(yè)務(wù)收支一覽表。

注：

1）S/0上一些同行電話的涂改（先確認(rèn)再涂改，有些S/0資料不能涂改，否則提不到柜）

2）注意拖車時(shí)間來(lái)催S/0.如在第二天做柜務(wù)必在當(dāng)天下午4:30之前拿到，如在周六/

日做柜，務(wù)必注意換單.

3、確定報(bào)關(guān)、拖車方式

1）報(bào)關(guān)方式：

a）一股貿(mào)易：分為客戶自提供報(bào)關(guān)資料之一般貿(mào)易和由公司提供報(bào)關(guān)資料之買單。

b）轉(zhuǎn)關(guān)

c）清單（文錦渡/皇崗出口）

2）拖車方式（由報(bào)關(guān)方式而決定）:

d）帶司機(jī)本：轉(zhuǎn)關(guān)就要司機(jī)本（派車前請(qǐng)與客人或拖車行先確認(rèn)是否需要三對(duì)照一-

人、車、本要對(duì)應(yīng)一致及IC卡和是否有晚關(guān)可封，如無(wú)晚關(guān)封裝貨時(shí)間一定要與客人確認(rèn)

為早上裝貨為好，否則當(dāng)天不能報(bào)關(guān)會(huì)產(chǎn)生押夜費(fèi)。）

另：中港拖車一定要有司機(jī)本。

b）不帶司機(jī)本：報(bào)關(guān)方式是一般貿(mào)易。

3）操作：

a）如客戶需要（只作海運(yùn)），將船公司之S/0傳給客戶，打電話確認(rèn)客戶是否有收到。

b）如客戶需公司拖車及報(bào)關(guān)，請(qǐng)與客戶確認(rèn)做柜時(shí)間、地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人電話及報(bào)關(guān)

方式（是一般貿(mào)易，買單還是轉(zhuǎn)關(guān)），是否需要買單。如需買單，因?yàn)樯虣z、動(dòng)植檢需提前

做，所以應(yīng)請(qǐng)客戶盡早提供出貨清單（注意：實(shí)際出貨數(shù)量一定不能比所做商檢數(shù)員多X

c）買單需做植/商檢所需資料：

提供數(shù)據(jù):品名/箱數(shù)/個(gè)數(shù)/NW/GW/單價(jià)/總價(jià)/起運(yùn)港/柜型/

將以上資料交給報(bào)關(guān)部

4、安排拖車

根據(jù)客戶提供的資料（裝柜時(shí)間、地址、柜型等）填寫A"拖車委托單"給拖車部，

同時(shí)將B"S/0"傳給拖車部,

注：

1）如周六下午/周日或晚上提柜一定要請(qǐng)才罅行先與碼頭確認(rèn)是否有資料，是否有吉

柜可提。

2）同時(shí)注意與客戶確定做柜時(shí)間和地點(diǎn)，并需考慮到提柜所需時(shí)間以及來(lái)回裝柜所需

時(shí)間，并提醒拖車行打單和提拒時(shí)間。

3）派車時(shí)還要與客人確認(rèn)一下貨重，是否有超重，如重貨要提醒拖車行派大馬力車。

4）如是小柜派車時(shí)還要與客人確認(rèn)一下小柜放于何處，方便工廠裝貨。

注：A如報(bào)關(guān)方式是轉(zhuǎn)關(guān)時(shí)，派車一定要派帶司機(jī)本的車。

B如因客戶原因?qū)е聣很?，操作與拖車部書(shū)面確認(rèn)壓車費(fèi)后需及時(shí)通知業(yè)務(wù)員與客戶

書(shū)面確認(rèn)壓車費(fèi)。

5、報(bào)關(guān)

如果客戶委托公司報(bào)關(guān)，需填寫A”報(bào)關(guān)委托單"給報(bào)關(guān)行（如果是轉(zhuǎn)船，請(qǐng)注意提

供頭程船名給報(bào)關(guān)行），快遞B”核銷單等資料〃給報(bào)關(guān)行，同時(shí)記錄客戶的核銷單號(hào)以便及

時(shí)追回。

注意：最晚裝柜當(dāng)天將報(bào)關(guān)資料備齊到報(bào)關(guān)行。

注：報(bào)關(guān)核銷單問(wèn)題

1）如是一般貿(mào)易:

a）根據(jù)截關(guān)日與客人確認(rèn)何時(shí)將核銷單寄于公司.接到核銷單后先檢查單證是否齊全，

正確，后再寄給報(bào)關(guān)行.但要在系統(tǒng)上作好登記，大約20天后由操作負(fù)責(zé)將核銷單追回.寄還

給客人，再在系統(tǒng)上注明退還.

b）退稅生產(chǎn)廠家：請(qǐng)與客人確認(rèn)是否需退稅，如退稅請(qǐng)與客人書(shū)面確認(rèn)境內(nèi)貨源地。

0一定請(qǐng)客人書(shū)面提供商品編碼，以免報(bào)錯(cuò)。

2）如是買單:先預(yù)估申報(bào)金額，確定是大核銷（一萬(wàn)美金以上）還是小核銷（一萬(wàn)美金

以下）后，寫申請(qǐng)單給財(cái)務(wù)接到財(cái)務(wù)分給的核銷單后同樣在操作電腦系統(tǒng)上作好登記，此單

由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)追回.

3）如是轉(zhuǎn)關(guān)，只需傳報(bào)關(guān)委托單給報(bào)關(guān)行，待重柜還場(chǎng)后問(wèn)報(bào)關(guān)行是否有收到重柜紙,

司機(jī)本及相關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)資料。（轉(zhuǎn)關(guān)大約半天就會(huì)出結(jié)果）

4）如是散貨公司只做海運(yùn)也要登記核銷單，因?yàn)樯⒇泜}(cāng)庫(kù)退單只退給訂倉(cāng)公司。

6、拖車到廠的跟蹤

根據(jù)拖車行提供的資料（車號(hào)、柜號(hào)、司機(jī)電話等）填寫拖車委托單回執(zhí)給客戶（最

好在裝柜前一天X必須在拖車預(yù)計(jì)到廠時(shí)打電話給工廠確認(rèn)，如果是安排第二天一早拖柜,

則在上班時(shí)第一時(shí)間打電話到工廠。之后操作也跟蹤裝貨及還柜情況。

7、報(bào)關(guān)的跟蹤

1）重柜還廠后要求拖車行將重柜紙交報(bào)關(guān)行（如果報(bào)關(guān)有需要的話，一般鹽田要正本，

蛇口C操作Y件就可以，但要根據(jù)不同的船公司有不同的要求），

2）果是買單貨，請(qǐng)客戶提供出口貨物明細(xì)（包括：包裝件數(shù)/個(gè)數(shù)/NW/GW/規(guī)格/材

質(zhì)/品牌），根據(jù)客戶提供的資料制作相關(guān)的文件（出貨明細(xì)表和報(bào)關(guān)委托單）傳真給報(bào)關(guān)

行報(bào)關(guān)。

3）海關(guān)放行后必須打電話通知客戶貨柜已放行。并請(qǐng)報(bào)關(guān)行傳報(bào)關(guān)底單于公司。

4）海關(guān)有查驗(yàn)，第一時(shí)間通知客人，告知報(bào)關(guān)行將查驗(yàn)單及查柜費(fèi)發(fā)票先傳真于公司,

并請(qǐng)業(yè)務(wù)員和客戶確認(rèn)費(fèi)用，并確認(rèn)客戶是否需要正本海關(guān)發(fā)票，如需請(qǐng)報(bào)關(guān)行寄于公司再

給客人。

注：操作和文件一定要配合好，要互相監(jiān)督。

交接時(shí)間：所有CASE正式交接是在截關(guān)當(dāng)日完成，之前由操作管理CASEFILE,之

后由文件管理FILE。

操作說(shuō)明：

1、散貨在操作接到訂倉(cāng)公司的船期后才可交接給文件。

1）關(guān)于美線的要提前補(bǔ)料的CASE可在截文件之前交給文件先補(bǔ)料，但如需安排拖車

和報(bào)關(guān)的要同時(shí)進(jìn)行，兩個(gè)人要互相配合，將CASE保管和處理好。

2）有一些近洋航線補(bǔ)料很急的或客人要提前對(duì)單的操作可先請(qǐng)文件先對(duì)單。

8、對(duì)單

報(bào)關(guān)放行后向客戶要B/L補(bǔ)料，再補(bǔ)料給訂倉(cāng)公亙。同時(shí)確認(rèn)客戶出船東單或貨代單,

出正本提單還是電放。

1）船東單：

客人傳補(bǔ)料后要先與客人核對(duì)，內(nèi)容無(wú)誤后再傳給船公司，最后再將船公司的提單傳給

客人再次核對(duì)QK后出正本.

說(shuō)明⑶出船東單注意SHIPPER一欄一定不要顯示電話和傳真等聯(lián)系方式。如客人有

特殊要求，特殊處理.

b）如果訂倉(cāng)公司要求運(yùn)費(fèi)到帳才能放單，請(qǐng)?zhí)崆吧暾?qǐng)，各個(gè)訂倉(cāng)公司的付款要求請(qǐng)參考

操作通迅錄。船東單一定要付款買單，請(qǐng)及時(shí)開(kāi)DEBITNOTE給客人安排付款.

。如向同行訂倉(cāng)出MB/L,待收到客人水單后請(qǐng)通知同行先去安排拿單到他公司，待公

司一付款就可拿到提單。

2）公司貨代單：

a）公司目的港有代理：客人傳補(bǔ)料，用公司提單格式（注意選用對(duì)應(yīng)格式）與客人對(duì)

單QK后再傳補(bǔ)料給訂倉(cāng)公司，注意SHIPPER（永信）和CONSIGNEE（公司代理）的變化。

如是付款買單待客人付款后將提單正本交于客人或電放給客人。

*/與代理聯(lián)系

要求在截關(guān)日就發(fā)SHIPPINGADVICE給目的港代理，在文件做好后再傳真或以附件

的形式E-MAIL給代理。（文件包括公司提單正本C操作Y件/電放提單船東單和BALANCE

SHEET〈一定要簽字〉。）待拿到船東的電放信/電放號(hào)再傳真給代理通知放貨。如需代理扣

貨請(qǐng)與書(shū)面資料通知代理。

A、要求發(fā)給代理的所有文件如果是傳真給對(duì)方后，都必須以E-MAIL方式告知已傳真.

B、SHIPPINGADVICE同時(shí)CC給KEVIN,財(cái)務(wù)主管和操作主管。

C、有關(guān)于代理付款于公司的收款單位只針對(duì)總部，即FMS系統(tǒng)中計(jì)費(fèi)收款公司都是

各個(gè)地區(qū)代理的總部，而不是分公司。

b）公司目的港無(wú)代理借用訂倉(cāng)公司的代理：客人傳補(bǔ)料，用公司提單格式與客人對(duì)單，

0K后將補(bǔ)料傳給訂倉(cāng)公亙，告知此票貨借用貴司代理，憑公司提單放貨（必須先確認(rèn)訂

倉(cāng)公司是否接受）,與訂倉(cāng)公司確認(rèn)好代理及船名，柜號(hào)等資料后出正本,然后交公司正本

提單C操作Y件傳給訂倉(cāng)公司，請(qǐng)訂倉(cāng)公司通知代理憑公司提單放貨;并注明費(fèi)用。

c）貨代單的發(fā)放：一定是在與船公司對(duì)單，確認(rèn)船名、航次、柜號(hào)、封號(hào)、目的港等

資料無(wú)誤后才能發(fā)單，如有客人特殊要求提前拿單，請(qǐng)向相應(yīng)人員申請(qǐng)，批準(zhǔn)后讓客人寫

"保函"后才可放單。-

另：若是深圳直航船,通常確認(rèn)大船開(kāi)航后才可簽發(fā)提單給客人。

若是香港轉(zhuǎn)航船，提單上顯示香港大船名，通常確認(rèn)香港大船開(kāi)航后才可簽發(fā)提單給

客人。若是提單上顯示駁船名,駁船開(kāi)航后就可簽發(fā)提單給客人。

d）提單的倒簽：一般船公司是不接受提單倒簽，貨代單可接受。但要寫保函（若公章）。

公司要求：對(duì)于歐美等航線超過(guò)15天的遠(yuǎn)洋航線可倒簽3天，由操作主管負(fù)責(zé)簽字審核。

對(duì)于東南亞等航程未超過(guò)15天的近洋航線可倒簽1天，由操作主管負(fù)責(zé)簽字審核，超過(guò)以

上期限者，請(qǐng)業(yè)務(wù)員寫申請(qǐng)向經(jīng)理批報(bào)，得到許可后方可接單。

e）所有貨代單上客人一些特殊要求的一定要請(qǐng)示，批準(zhǔn)后再接單。

f）公司提單號(hào)的編制：前六個(gè)為英文字母，是起運(yùn)港和目的港的三字簡(jiǎn)碼，后面八個(gè)

數(shù)字為公司工作號(hào)。

g）正本提單（無(wú)論是MB/L還是HB/L正本一定要留C操作Y件）

寄出正本提單后必須打電話確認(rèn)客戶是否在預(yù)定日期收到。

9、付款

付款方式根據(jù)業(yè)務(wù)員與客人/訂倉(cāng)公司談好的方式去做。

第一次合作的訂倉(cāng)公司的收款方式（轉(zhuǎn)帳何否收現(xiàn)金1帳號(hào)及匯率由操作提供給財(cái)

務(wù)，之后由財(cái)務(wù)統(tǒng)一內(nèi)部整理。

注意：關(guān)于走M(jìn)AERSK的船，無(wú)論是向同行訂倉(cāng)還是直接向船東直接訂倉(cāng)，付款必須

在頭程船開(kāi)出后十天內(nèi)（包括周六及周日）付清，否則有滯納金產(chǎn)生，具體費(fèi)用如下：

1）頭程船開(kāi)出后第0-9天支付：第套提單加收USD0.00

2）頭程船開(kāi)出后第10-16天支付：第套提單加收USD50.00

3）頭程船開(kāi)出后第17-23天支付：第套提單加收USD100.00

4）頭程船開(kāi)出后第24?30天支付：第套提單加收J(rèn)SD200.00

5）頭程船開(kāi)出后第31天或以上支付：第套提單第天加收USD50.00

說(shuō)明：以上天數(shù)包括工作日和節(jié)假日在內(nèi)，從1999年9月8日起,馬士基就已實(shí)行此規(guī)

定。

以后我們有配MAERSK的柜子請(qǐng)操作一定要在付款申請(qǐng)單上注明詳細(xì)情況，告知財(cái)務(wù)

在規(guī)定時(shí)間內(nèi)付清。也請(qǐng)財(cái)務(wù)給予監(jiān)督和提醒，以免產(chǎn)生不必要的損失。

*/付款方式

1）PP:FREIGHTPREPAID

A）付款買單：客人付款再放單（出船東單一定要付款買單）。

根據(jù)到港日提前通知客人付款，客人付款后公司再付給訂倉(cāng)公司，通知代理放貨。

B）其它：月結(jié)/憑水單放貨/出貨后X天付款（拖車或買單）

說(shuō)明：其中AB兩種付款方式由操作負(fù)責(zé)催款，C付款方式由財(cái)務(wù)催款，如操作追不

到款請(qǐng)業(yè)務(wù)協(xié)助。同時(shí)也要求操作把追款的情況反饋給業(yè)務(wù)，以免延誤客人提貨。

2)CC;FREIGHTCOLLECT

*/相關(guān)一些費(fèi)用單

1）DENITNOTE的打?。?/p>

要求一式二份（如客人有要求寄正本要打三份），包括月結(jié)客人每一票貨也要打兩聯(lián)/三

聯(lián)DEBITNOTE.

a）二份:一份交于財(cái)務(wù);一份傳真給客人后保留在FILES里.

b）開(kāi)給客戶的DENITNOTE現(xiàn)必須有業(yè)務(wù)和審核人簽字后蓋章方可傳真給或寄給客

戶.

如客戶開(kāi)稅票，先從系統(tǒng)中打出稅票格式，請(qǐng)業(yè)務(wù)簽字，客人確認(rèn)0K后將0K件交由財(cái)

務(wù)開(kāi)出正本稅票。注意：婦客人無(wú)特殊要求，"內(nèi)容"一欄開(kāi)“運(yùn)費(fèi)"或"海運(yùn)費(fèi)”。

2）付款申請(qǐng)單的填寫（所有的海運(yùn)、國(guó)際快遞、現(xiàn)金結(jié)帳的拖車和報(bào)關(guān)行等要寫付

款申請(qǐng)給財(cái)務(wù)1

a）截關(guān)日之前要將付款申請(qǐng)EMAIL給財(cái)務(wù)，如有訂倉(cāng)公司的DEBITNOTE請(qǐng)附上,

如無(wú)可后補(bǔ)。

b）截關(guān)日之前費(fèi)用已定的，訂倉(cāng)公司的DEBITNOTE要于開(kāi)船日后兩天內(nèi)（包括開(kāi)

船當(dāng)天）必須補(bǔ)交于財(cái)務(wù),注明相應(yīng)工作號(hào)。

c）如截關(guān)日之前費(fèi)用未定，也必須先填寫付款申請(qǐng)單，然后在付款申請(qǐng)單上說(shuō)明情況，

注明預(yù)付金額后交于財(cái)務(wù)。

d）無(wú)論截關(guān)日之前費(fèi)用已定還是未定,如拿到訂倉(cāng)公司的DEBITNOTE之后發(fā)現(xiàn)與

付款申請(qǐng)單上預(yù)付金額不符,在FMS系統(tǒng)中更改計(jì)費(fèi)君，將訂倉(cāng)公司正確的DEBITNOTE

交于財(cái)務(wù)。

總之無(wú)論何種情況，在截關(guān)日（關(guān)于海運(yùn)CASE）操作要上交付款申請(qǐng)單給財(cái)務(wù)。

*/注意：A、接到訂倉(cāng)公司的DEBITNOTE之后要先核對(duì)金額,之后也要核對(duì)并修改

其幣種及金額與FMS系統(tǒng)中計(jì)費(fèi)保持一致。

B、如出MB/L正本操作最好先與客人確認(rèn)是付現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳于公司，預(yù)計(jì)

何時(shí)拿單，然后將此信息告知財(cái)務(wù)（最好在付款申請(qǐng)單上注明\

所有同行財(cái)務(wù)不接受付現(xiàn)金續(xù)單，財(cái)務(wù)部見(jiàn)水單后才付款。

正常情況下，財(cái)務(wù)見(jiàn)客人的付款水單才安排付款。月結(jié)客人除外。

信譽(yù)好的直接客人，財(cái)務(wù)部可先付款續(xù)M.B/L,見(jiàn)款放單，但需業(yè)務(wù)向財(cái)務(wù)提出申請(qǐng)。

*/說(shuō)明：A所有包括海運(yùn)的CASE者曖寫付款申請(qǐng)單，包括海運(yùn)費(fèi)與訂倉(cāng)公司月結(jié)和

到付的。

這樣要求所有海運(yùn)CASE的放貨操作必須接到財(cái)務(wù)的放貨通知在FMS系統(tǒng)中做放貨）

才可放貨。

如客戶是付現(xiàn)金給財(cái)務(wù)，收到運(yùn)費(fèi)后請(qǐng)財(cái)務(wù)部通知一下操作，同時(shí)也要求操作追款時(shí)

先確認(rèn)財(cái)務(wù)是否有收到款項(xiàng)后再催客人，避免出現(xiàn)已收運(yùn)費(fèi)又催客人付款的現(xiàn)象。

3）客人付款水單：收到客人付款水單后先核對(duì)金額是否正確（保I寺應(yīng)付D/N金額，

水單金額，F(xiàn)MS系統(tǒng)上金額一致），然后在水單寫上對(duì)應(yīng)的JOBNO和操作人簽字，交于

財(cái)務(wù)。確認(rèn)是否到帳。一份留在FILE里留底。

*/注意：多種幣值請(qǐng)?jiān)谒畣紊献⒚魇湛罱痤~和匯率。

4）付款給訂倉(cāng)公司的水單：接到財(cái)務(wù)給的水單后，第一時(shí)間傳真給訂倉(cāng)公司，請(qǐng)對(duì)方

放貨或放單。

與訂艙公司月結(jié)的公司有三家：

a）散貨：富裕

若收到財(cái)務(wù)可放貨的通知，操作即可追上述公司做電放或放單。

6）費(fèi)用結(jié)算單的打?。?/p>

打印費(fèi)用明細(xì)單，請(qǐng)操作員、業(yè)務(wù)員、WINN正、財(cái)務(wù)確認(rèn)費(fèi)用，四方簽字后復(fù)印一

份將正本交于財(cái)務(wù)WINME處。每月八號(hào)簽字完畢統(tǒng)一上交財(cái)務(wù)。

說(shuō)明：每月要求在五號(hào)之前將上月所有費(fèi)用單打出，如有特殊情況向主管說(shuō)明。每月

十號(hào)之后不得修改上月工作號(hào)之CASE的所有計(jì)費(fèi)。因?yàn)橐焰i定計(jì)費(fèi)，各種報(bào)表已做出。

*/匯率問(wèn)題

1）對(duì)外報(bào)匯率：

USD1=RMB8.4USD1二HKD7.82HKD1=RMB1.O75

2）特殊收款匯率規(guī)定：

a）對(duì)于客人,公司要求不能低于USD1=RMB8.3O=HKD7.82HKD1=RMB1.O6,

若低于此匯率按實(shí)收金額計(jì)費(fèi)若跨月才知匯率虧損，虧損額計(jì)入該業(yè)務(wù)員下月CASE

中。

*/所以要求操作拿到客人水單后先核對(duì)，如直客付款低于此匯率按實(shí)收金額計(jì)費(fèi).如已

出費(fèi)用單，也要重打印，重簽字,如已鎖定計(jì)費(fèi)，虧損額計(jì)入該業(yè)務(wù)員下月CASE中。

10、放貨：操作一定要接到財(cái)務(wù)的書(shū)面通知，才可放貨/單

11、資料整理

所有操作程序完畢，將資料整理，裝訂后交財(cái)務(wù)處，以便財(cái)務(wù)計(jì)費(fèi)。

說(shuō)明：

1）在業(yè)務(wù)收支一覽表中必須有業(yè)務(wù)員，運(yùn)價(jià)確認(rèn)人，操作，及審核人簽字.（注：所有產(chǎn)生

的費(fèi)用明細(xì)必須在表中詳細(xì)注明）

2）整理順序：（大體上按照操作的順序去整理）

a）業(yè)務(wù)收支一覽表

b）客人的BOOKINGFORM

c）公司向訂倉(cāng)公司的BOOKINGFORM

d）訂倉(cāng)公司傳給公司的S/0

e）派車委托單

f）拖車行回傳于公司的派車委托單

g）公司傳給客人的拖車回執(zhí)

h）客人給公司的出貨明細(xì)

i）公司傳給報(bào)關(guān)行的出貨明細(xì)表及報(bào)關(guān)委托單

j）報(bào)關(guān)行傳于公司的報(bào)關(guān)底單

k）客人傳給公司的提單補(bǔ)料

I）客人提單0K確認(rèn)件

Hl）公司傳給訂倉(cāng)公司的提單補(bǔ)材料

n）公司確認(rèn)給訂倉(cāng)公司的提單0K件

o）電放保函/電放信

p）公司開(kāi)給客人的DEBITNOTE/INVOICE和訂倉(cāng)公司傳給公司的DEBIT

N0TE/INV0ICE/公司傳給代理的BALANCESHEET

q）客人付于公司和公司付給訂倉(cāng)公司的付款水單.

r）其他一些快遞底單，提單倒簽保函等相關(guān)資料

注：其中一此文件在電腦系統(tǒng)中作出用WINFAX傳出，可在電腦中作儲(chǔ)存，不必打印

出來(lái)，有一些特殊的文件順序可做特殊的調(diào)整。

12、核銷單的跟蹤

一般貿(mào)易報(bào)關(guān)之核銷單一般在報(bào)關(guān)之后20天左右可以退出來(lái)，請(qǐng)注意是否有退稅聯(lián)。

（買單CASE之核銷單由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)催收。客戶之核銷單由操作負(fù)責(zé)催收.每月操作會(huì)在系

統(tǒng)中登記，財(cái)務(wù)也參考，是否有遺漏）

1）客戶核銷單退回之程序：

退給客戶核銷單之前一定要與財(cái)務(wù)確認(rèn)是否可退后再安排。

當(dāng)操作接到退回之核銷單后在FMS系統(tǒng)里注銷退回，然后將核銷單復(fù)印一張，如送回

給客戶請(qǐng)收單人在復(fù)印件上簽收，如是用快遞寄回，請(qǐng)快遞公司取件人在復(fù)印件上簽收，

然后將簽收件一并交給JOER,以便月末做總結(jié)。

2）單證計(jì)費(fèi)：申請(qǐng)金額（美金）X單價(jià)二RMB單證費(fèi)（小數(shù)點(diǎn)后數(shù)值不取）

如：申請(qǐng)金額HKD18000.00/核銷單是0.05

單證費(fèi)：（HKD18000.00^7.75）X0.05=RMB116

（五）一些具體操作說(shuō)明：

1、關(guān)于業(yè)務(wù)收支一覽表

1）業(yè)務(wù)收支一覽表的計(jì)費(fèi)：

每發(fā)生一筆費(fèi)用及時(shí)填寫在業(yè)務(wù)收支一覽表中，并通知相關(guān)人員。并盡量附上對(duì)方的

帳單。

a）如是海運(yùn)方面的必須附有訂倉(cāng)公司的D/N.

b）如是拖車方面的請(qǐng)拖車行在回執(zhí)上注明并附上相關(guān)單據(jù).（從即日起要求拖車行給回

執(zhí)必須用公司格式填寫回傳，請(qǐng)操作派車時(shí)提醒拖車行）

c）如果快遞方面，請(qǐng)注明快遞單號(hào)及寄何文件給誰(shuí).

d）如是報(bào)關(guān)方面，一定要傳報(bào)關(guān)委托單，注明報(bào)關(guān)費(fèi).核銷單計(jì)費(fèi)必須有報(bào)關(guān)行的報(bào)關(guān)底

單，如是全包CSR確認(rèn)好費(fèi)用后必在報(bào)關(guān)委托單時(shí)注明全包費(fèi)用.

e）如是F/A,C/O,熏蒸證，保險(xiǎn)等，此類文件操作時(shí)必須給到對(duì)方公司的工作號(hào)及注明費(fèi)

用,并要有正本的C操作Y件留底在FILE里.

f）YT3KU&文件渡倉(cāng)庫(kù)一定要按對(duì)方的格式寫委吒單并注明費(fèi)用.

g）如是其他不能有書(shū)面確認(rèn)件，有額外費(fèi)用產(chǎn)生的必須在業(yè)務(wù)收支一覽中說(shuō)清明細(xì)，

h）如有任何取消事項(xiàng)，必須書(shū)面通知到對(duì)方.

2）電腦系統(tǒng)中的計(jì)費(fèi)必須和業(yè)務(wù)收支一覽中的計(jì)費(fèi)保持一致.如有更改，兩處同時(shí)更改.

而且輸入電腦計(jì)費(fèi)要及時(shí),準(zhǔn)確.

3）業(yè)務(wù)收支一覽表的操作標(biāo)記：

a）拿到S/0后在“S/0"欄注明S/0號(hào)

b）作柜后在“柜號(hào)"欄注明柜號(hào)

c）如果已發(fā)SHIPPINGADVICE在"代理"欄打?qū)μ?hào)，已發(fā)文件寫"0K"

d）如報(bào)關(guān)已放行，請(qǐng)?jiān)趫?bào)關(guān)行欄寫“0K”

e）如已開(kāi)D/N或稅票

4）業(yè)務(wù)收支一覽表的填寫

a）"黑體字"為SALE和CSR必須填寫,

如未確定請(qǐng)?zhí)顚?待定"，由操作與客戶確認(rèn)后再填寫，并通知相關(guān)人員。

如未填全或不準(zhǔn)確，操作不予接單。

b）由操作填寫的項(xiàng)目請(qǐng)操作認(rèn)真仔細(xì)填寫，請(qǐng)操作和文件互相監(jiān)督。

c）如SALE和CSR外出,可由同事代寫，操作先操作，但回司后必須在第一時(shí)間由

操作請(qǐng)SALE/CSR將內(nèi)容補(bǔ)全并簽字確認(rèn)。

2、關(guān)于收付款事項(xiàng)

1）收款

a）DEBITNOTE/稅票:（見(jiàn)第九項(xiàng)收款中一些費(fèi)用單的解釋）

b）帳號(hào)（附帳號(hào)使用說(shuō)明）

c）收款水單：

d）FMS系統(tǒng)計(jì)費(fèi)：

對(duì)于應(yīng)收計(jì)費(fèi)原則是：D/N與系統(tǒng)計(jì)費(fèi)中幣種與金額完全一致，實(shí)付金額只要按公司

最低匯率折算總金額一致即可。

2）付款

a）DEBITNOTE/稅票。

b）帳號(hào)（首次合作由操作提供所有帳號(hào)，之后由財(cái)務(wù)統(tǒng)一整理）

c）付款水單：接到財(cái)務(wù)給的水單后，每一時(shí)間傳真給訂倉(cāng)公司，請(qǐng)對(duì)方放貨或放單。

d）FMS系統(tǒng)計(jì)費(fèi)：應(yīng)付計(jì)費(fèi)原則是：D/N與系統(tǒng)計(jì)費(fèi)幣種與金額完全一致即可,不

管財(cái)務(wù)如何付款計(jì)費(fèi)都不需更改，除非財(cái)務(wù)特殊要求。

3）付款申請(qǐng)單（見(jiàn)第九項(xiàng)收款中一些費(fèi)用單的解釋）

4）放貨通知單

5）費(fèi)用結(jié)算單：只要費(fèi)用變動(dòng)就重打費(fèi)用結(jié)算單。

6）計(jì)費(fèi)的轉(zhuǎn)移（包括虧損、已鎖定計(jì)費(fèi)不能更改）

3、虧損CASE計(jì)費(fèi)

1）因客戶或業(yè)務(wù)員原因而導(dǎo)致虧損由業(yè)務(wù)員寫"虧損報(bào)告"。

2）除因客戶和業(yè)務(wù)員原因以外，而因操作原因或其它外界客觀原因而導(dǎo)致此票CASE

虧損，無(wú)需業(yè)務(wù)員寫“虧損報(bào)告"，虧損費(fèi)用也不計(jì)入此票CASE之中，而是單獨(dú)成立一

新CASE,由KEVIN簽字，編號(hào)為KEIVN,虧損費(fèi)用輸入此新CASE當(dāng)中。

煩請(qǐng)操作和SALES據(jù)此操作，也要求操作認(rèn)真操作每一票CASE,避免因各種原因?qū)?/p>

致虧損。

4、操作部門所需完成之報(bào)表

1）DailyReport2）業(yè)務(wù)編號(hào)3）拖車參考運(yùn)價(jià)UP-DATE（每月）4）每月業(yè)務(wù)量

統(tǒng)計(jì)表5）操作各種通訊表的整理6）操作失誤分析表

5、一個(gè)CASE如何做CANCEL

1）接客人或業(yè)務(wù)員通知此票貨取消后，在電腦系統(tǒng)中將發(fā)貨人改為CANCEL,并將

相關(guān)資料刪除，如有訂倉(cāng)將S/0回傳給訂倉(cāng)公司并告知取消。

2）將FILE裝訂在業(yè)務(wù)收支一覽表中蓋CANCEL章后交給JOER,告知此票取消。

6、文件派送

一是用快遞,如路途很近或客人指定派人收取/送文件，可派外勤或其他人。

如很急，路途較遠(yuǎn)可申請(qǐng)用摩托車派送。

派外勤取件統(tǒng)一安排，請(qǐng)操作提前一天填寫取/送件申請(qǐng)表，注明：取何文件，地址，

聯(lián)系人，電話，最晚取回件要求。如有臨時(shí)要派人取件或送件也要統(tǒng)一安排。

一、如何將快遞登記

1）公司有固定的合作的快遞公司

將文件和快遞單填好后放于SKY處，注明工作號(hào)，并在CASE上登記好快遞單號(hào)。15

號(hào)以上的計(jì)入CASE成本。

2）如有客人指定就用客人指定的快遞公司

3）合作快遞公司不能郵寄目的地可選擇其它快遞公司

二、申請(qǐng)用摩托車送文件

1）如特需，請(qǐng)先寫摩托車申請(qǐng)單,請(qǐng)相應(yīng)主管批準(zhǔn)后，再叫摩托車。

2）FMS系統(tǒng)里輸入計(jì)費(fèi)，然后將申請(qǐng)單交于財(cái)務(wù)。

7、如何做保險(xiǎn)

具體操作：

a）在船開(kāi)之前寫"貨運(yùn)申報(bào)單"（存放于LINDA/D/操作DOC/格式/AIU

INSURANCEPOLICY/貨運(yùn)申報(bào)單）

蓋章給保險(xiǎn)公司，接到回執(zhí)后即為保險(xiǎn)成立。如有取消必須書(shū)面通知保險(xiǎn)公司。

b）待與客人對(duì)提單OK后，即可根據(jù)提單做保單。與客人核對(duì)，如遇到不清楚地方一

定先向保險(xiǎn)公司請(qǐng)示。

2）保險(xiǎn)金額為發(fā)票金額的110%。

3）保險(xiǎn)費(fèi)計(jì)算方法：公司與美亞為投保金額的千分之一。保險(xiǎn)費(fèi)計(jì)費(fèi)取四舍五入。人

保為萬(wàn)分之八，按人氏幣8.3計(jì)費(fèi).

8、如何做C/0,F/A,薰蒸證

1）解釋及區(qū)別

a）C/0,F/A當(dāng)中的內(nèi)容都要有客人提供，先