政府部門公文檔案管理制度

政府部門公文檔案管理制度第一章總則為加強政府部門公文檔案的管理，確保檔案的安全、完整、有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及政府部門內(nèi)部規(guī)定，制定本制度。公文檔案是政府部門在履行職責過程中形成的重要資料，包含行政決策、工作計劃、會議記錄、文件通知等信息，是開展各項工作的依據(jù)和重要參考。第二章管理目標本制度旨在規(guī)范公文檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用，提升檔案管理的科學性和現(xiàn)代化水平，確保檔案信息的準確性和時效性，促進政府工作的透明度和公開性。第三章適用范圍本制度適用于本部門所有公文檔案的管理工作，包括各類文件、資料、記錄等。所有相關工作人員、部門及協(xié)作單位均需遵守本制度。第四章檔案的收集與歸檔公文檔案的收集由各業(yè)務部門負責，內(nèi)容包括：起草的公文、發(fā)文的記錄、各類會議紀要、決策文件、通知公告等。各部門應在文件形成后及時整理，并按照規(guī)定的格式和標準進行歸檔。歸檔材料須確保完整、準確，且具備必要的附件和說明。檔案的歸檔工作由檔案管理部門進行審核，確保符合歸檔要求。第五章檔案的保管檔案管理部門負責公文檔案的保管工作。所有檔案應存放在專用的檔案柜或檔案室內(nèi)，并采取防火、防潮、防盜等安全措施。定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。檔案的借閱和調(diào)動須嚴格遵循相關程序，確保在管理范圍內(nèi)進行。第六章檔案的查閱與利用任何單位或個人如需查閱檔案，必須向檔案管理部門提出書面申請，并說明查閱目的。檔案管理部門應在規(guī)定時間內(nèi)對申請進行審核，符合條件的方可查閱。查閱過程中，需遵循保密原則，嚴禁對檔案進行任何形式的修改、涂改和損毀。查閱記錄應詳細記錄查閱人姓名、時間、查閱目的等信息，以備日后追溯。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞與調(diào)動公文檔案在部門內(nèi)部調(diào)動時，需填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并由檔案管理部門負責密封和轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞過程中，禁止個人私自攜帶。接收單位應對轉(zhuǎn)遞檔案進行核對，確認無誤后簽字接收，并將接收記錄反饋給檔案管理部門。第八章檔案的銷毀與移交公文檔案在達到保存期限后，需按照相關規(guī)定進行銷毀或移交。銷毀前需進行審核，確保文件已無保存價值。銷毀過程應由檔案管理部門監(jiān)督，確保銷毀過程的安全和有效。對于需移交的檔案，檔案管理部門應提前通知接收單位，并辦理相關交接手續(xù)。第九章監(jiān)督與評估機制為確保本制度的有效實施，檔案管理部門應定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。各部門應設立檔案管理責任人，負責本部門檔案管理工作，定期向檔案管理部門報告工作情況。檔案管理部門應建立檔案管理工作考核機制，定期評估各部門檔案管理工作，獎優(yōu)罰劣。第十章附則本制度由檔案管理部門負責解釋，自發(fā)布之日起實施。各部門應積極配合，確保制度的落實和執(zhí)行。針對制度實施過程中遇到的實際問題，應及時反饋至檔案管理部門，以便進行修訂和完善。通過本制度的實施，旨在確保政府部門公文檔案的系統(tǒng)化管理