置業(yè)企業(yè)規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊范本

河南升龍置業(yè)有限公司

規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊

一、管理管控制度及業(yè)務(wù)流程

1、會議制度

會議制度

為使各部門信息充分共享，以利于公司整體工作進(jìn)度的統(tǒng)籌安排,提高工作效率,

特制訂本會議制度：

一、周例會

主持與記錄：綜合管理管控部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理中持：總經(jīng)辦秘書擔(dān)仟會議紀(jì)要C

時間：每周六上午9：30

地點：會議室

參加人員：總經(jīng)理、物業(yè)公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理。

例會合適的內(nèi)容：各部門責(zé)任人就本周已完成的工作業(yè)績或工作進(jìn)度進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)

部門與部門之間的工作，解決各部門溝通中出現(xiàn)的脫節(jié)，對相關(guān)業(yè)務(wù)、實施合適的方

案加以說明，相互協(xié)助共同解決問題。

二，部門例會：

主持與記錄：由各部門主管召集并主持；可由主管安排本部門員工輪流進(jìn)行會議記錄。

時間：每周一次部門例會，時間各部門自定。

地點：各部門自定

參加人員：各部門主管、各部門全體員工。

例會合適的內(nèi)容：總結(jié)本周工作情況，提出對上周工作情況的完善和解決的建議，制

定匯報下周工作相關(guān)計劃，并安排實施。

注：1、所有應(yīng)參會人員均不得缺席、遲到、早退，

2、每日會議紀(jì)要于當(dāng)天18：00點之前由總經(jīng)辦秘書呈送至總經(jīng)理室。

3、周例會參會人員須到場，故周六各部經(jīng)理不得調(diào)休。

4、各部門人員每周五中午12：00前須將本周的工作總結(jié)及下周工作相關(guān)計

劃交至綜合管理管控部，并由綜合管理管控部檔案人員編號存檔以備查。

后附《會議紀(jì)要》

會議紀(jì)要

會議時會議地

會議名稱

間點

會議主持缺席名

記錄人單

出席名單

落實

會議合適的內(nèi)容

人

會議記錄（簽章）

2、工裝管理管控制度

工裝管理管控制度

1目的

為樹立和保持公司良好的社會形象，進(jìn)一步規(guī)范員工工作服裝（以下簡稱“工裝”）

的正確使用管理管控。

2范圍

公司各個部門及分公司均適用。

3參考文件

《員工手冊》

4定義

無

5職責(zé)

5.1公司綜合管理管控部

5.1.1全面負(fù)責(zé)制定公司工裝及管理管控制度；

5.1.2負(fù)責(zé)定制員工工裝；

5.1.3監(jiān)督、檢查各部門、分公司工裝使用情況；

5.1.4計算、退還由員工個人承擔(dān)部分的工裝費用。

5.2各部門、分公司負(fù)責(zé)人

5.2.1負(fù)責(zé)對員工著裝進(jìn)行監(jiān)督管理管控；

5.2.2指定使用人負(fù)責(zé)保管各自工裝；

5.2.3審批員工工裝領(lǐng)取申請；

5.2.4在部門/分公司負(fù)責(zé)人的授權(quán)下對工裝及的使用進(jìn)行登記。

5.3部門員工

5.3.1申請、領(lǐng)用員工工裝，并對所領(lǐng)用的工裝負(fù)有保管責(zé)任；

5.3.2按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)工裝相關(guān)費用。

6程序

6.1工裝的定制

6.1.1工作服裝的定制由公司綜合管理管控部安排制作商承制；

6.1.2工作服裝大小尺碼由承制商套量而定。

6.2工裝的發(fā)放和領(lǐng)取

6.2.1工裝由公司綜合管理管控部負(fù)責(zé)發(fā)放，工裝發(fā)放對象為公司正式員工。試

用期未滿的員工（含臨時工）服裝自備，但需符合公司著裝的基本要求。

6.2.2員工轉(zhuǎn)正后須完清相關(guān)個人資料（部分崗位需提供保證/擔(dān)保資料）后方可

領(lǐng)取工作服。

6.2.3員工工裝領(lǐng)取數(shù)量為：

6.2.3.1男性員工；西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、領(lǐng)帶二條；

6.2.3.2女性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、短裙二條。

6.2.4工裝的領(lǐng)取程序

6.2.4.1各部門員工須先填寫《工裝領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門/公司負(fù)責(zé)人簽字同意;

6.2.4.2部門員工將經(jīng)所屬部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)報綜合管理管控部，由經(jīng)辦人填寫

《工作請示單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可安排承制商制作。

6.3工裝的管理管控

6.3.1工裝費用的管理管控

6.3.1.1公司員工自動離職者，自轉(zhuǎn)正后起算，按工作時間長短進(jìn)行服裝歸屬

管理管控。在公司工作滿半年者，服裝歸個人所有；滿三個月而未滿半

年離職者，需繳納服裝購置費的30%,服裝歸個人所有；轉(zhuǎn)正而工作未

滿三個月者，需繳納服裝購置費的83%,服裝歸個人所有，轉(zhuǎn)正而未滿

一個月者，需繳納全款，服裝歸個人所有。襯衣價格不再計入其中。

6.3.1.2公司在年度預(yù)算相關(guān)計劃中須按照員工增長比例計算列入員工置裝

費用；綜合管理管控部在購制員工工裝時須報請公司總經(jīng)理審核經(jīng)批

準(zhǔn)后按審批的費用總額控制執(zhí)行。

6.3.1.3屬領(lǐng)導(dǎo)特批發(fā)放的服裝，個人工作未滿三個月離職者需繳納服裝購置

費的50機服裝歸個人所有。工作超三個月而未滿半年，因特殊原因

公司未錄用的，個人需繳納服裝購置費的50%,服裝歸個人所有；工

作滿半年而公司未錄用者，服裝歸個人所有。

6.3.1.4從公司調(diào)離到關(guān)聯(lián)公司的，其服裝隨其調(diào)離，新接受的公司不再制作

服裝。

6.3.1.5換發(fā)的服裝，自換之日起在公司繼續(xù)工作滿三個月歸個人所有。不滿

三個月則依原價的30%購置。

6.3.1.6公司轉(zhuǎn)正的正式員工被開除、辭退的，依離職時間按第五項第6.3.1.3

條執(zhí)行扣款。

6.3.1.7正常退休人員的工裝，歸個人所有，公司不再收取任何費用。

員工工裝采購發(fā)放管理管控流程：

6.3.2工裝的保管

6.3.2.1工裝的保管由使用人自行負(fù)責(zé)；

6.3.2.2工裝的使用年限為2年，按領(lǐng)用之日起算。

6.3.2.3凡工作服如未達(dá)使用年限而丟失、被盜、破損時，由保管人本人提出

補發(fā)申

請，交公司綜合管理管控部重新制發(fā)，其費用全部由本人承擔(dān)。

6.4員工著裝規(guī)定

6.4.1員工工裝原則上為員工上班時間內(nèi)的專用服裝，運營部員工在上班時間內(nèi)

必須穿著工裝，其他部門周一至周四須穿著工裝。

6.4.2員工上班時間外出可根據(jù)情況決定是否著工裝。

6.4.3所有員工的工裝應(yīng)保持整潔，經(jīng)常清洗。

6.4.4公司員工穿著工裝時必須佩帶工作牌。

6.4.5男性員工著裝須系領(lǐng)帶；著襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；不得穿著

白色襪子；女性員工在穿著短裙時必須穿肉色絲襖。

6.4.6員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡子;

女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。

6.5附則

6.10.1處罰規(guī)定

6.10.1.1違反著裝規(guī)定的處罰

A公司行政人事部不定期檢查公司各部門員工著裝是否符合規(guī)定。凡在檢查中發(fā)

現(xiàn)違反上述規(guī)定的員工，應(yīng)責(zé)令其立即糾正，并開具《違紀(jì)提示單》，給予20元/次。

對連續(xù)兩次檢查中發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)員工，按上述罰款金額加倍處罰，并對違紀(jì)員工給予行

政記過處分直至給予辭退或除名處理。

B各部主管應(yīng)積極配合，督促本部門員工遵守本規(guī)定。一個月累計員工違反本規(guī)

定人次超過該部門員工總數(shù)40%的，該部門主管罰款100元。

C綜合管理管控部每月集中將檢查到的違紀(jì)員工罰款及部門主管罰款從違紀(jì)員工

及部門主管的工資中扣除，并在公司內(nèi)予以通報。

3、辦公室管理管控制度

辦公室管理管控制度

1、目的：為加強我公司內(nèi)部管理管控，規(guī)范辦公秩序和員工行為，優(yōu)化工借環(huán)境，

提高工作效率，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。

2、職責(zé)：

2.1公司綜合管理管控部負(fù)責(zé)員工管理管控規(guī)定的修訂、解釋和執(zhí)行檢查。

2.2公司各部門領(lǐng)導(dǎo)按照本規(guī)定負(fù)責(zé)本部門員工的日常管理管控和監(jiān)督。

2.3公司全體員工均需嚴(yán)格遵守本規(guī)定。

3、辦公環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理管控辦法

3.1自覺維護(hù)良好的工作環(huán)境，保持辦公場所整潔，不隨地吐痰，不亂扔廢紙、煙蒂,

不亂倒垃圾雜物，亂倒茶水，不在非吸煙區(qū)吸煙，不提倡在辦公區(qū)域進(jìn)食。公

司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司

的對外形象。

3.2辦公場所嚴(yán)禁吸煙，注意用電安全，嚴(yán)禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器：

注意防火，如發(fā)現(xiàn)事故苗頭，必須立即處理并及時報告綜合管理管控部，及

時消除隱患。

3.3保持辦公桌面整潔，物品擺放有序，不在擋板上貼掛裝飾品，報紙應(yīng)及時整

理并

放置于報架。

3.4員工外出時桌椅、抽屜應(yīng)及時復(fù)位并注意鎖閉抽屜。注意將貴重物品、重要

文件妥善保管，人員離開應(yīng)將抽屜或保險柜鎖好，提高防盜意識。不要在辦

公桌存放大量現(xiàn)金或貴重物品，以免意外7員失。

3.5公司綜合管理管控部不定期開展衛(wèi)生檢杳活動，對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進(jìn)

行評比并給予公開通報。

4、辦公秩序

4.1公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，上下班按時簽到（退）。

4.2公司員工應(yīng)保持通訊工具24小時暢通，以便工作聯(lián)系溝通。

4.3辦公時間必須堅守工作崗位，需暫時離開時應(yīng)與同事交代，并說明事由。

4.4辦公時間不得上網(wǎng)娛樂聊天、玩電腦游戲、辦私事、吃零食、打瞌睡。

4.5保持良好的工作氛圍，注意保持良好的上班秩序，不溜崗、串崗、不閑聊和大

聲喧嘩。不得妨礙他人開展工作。

4.6未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，員工工作前，工作中不準(zhǔn)飲酒。

4.7愛護(hù)公司財物和辦公設(shè)備，輕拿輕放，不得隨意拆卸、改裝辦公設(shè)備和電器；

未經(jīng)許可，不得公物私用。

4.8保管好各自的領(lǐng)用物品，未經(jīng)許可不得隨意使用他人物品。

4.9辦公用品、水電的使用，提倡節(jié)約，避免不必要的浪費；下班應(yīng)隨手鎖門、

落窗、關(guān)閉所有電源。

5、言行儀表

5.1員工必須統(tǒng)一穿著公司制服，佩戴胸牌，保持制服筆挺整潔。未領(lǐng)取制服的

新員工必須穿著類似的職業(yè)裝。工作日應(yīng)按季節(jié)變化穿著公司配發(fā)的制服，

注意保持儀表的整潔、大方、得體，注意維護(hù)公司的形象。男員工不可留長

發(fā)。（辦公室周一至周四；相關(guān)項目現(xiàn)場周一至周六）

5.2男員工必須理短發(fā)、系領(lǐng)帶、襯衫下擺應(yīng)扎在皮帶內(nèi)、穿黑色皮鞋；女員工

必須保持清雅、淡妝，不得穿拖鞋上班。

5.3辦公期間，員工應(yīng)使用普通話和文明用語；電話聯(lián)系盡量不超過三聲鈴響（包

括附近無人接聽的辦公電話），使用文明的語言和手勢動作，任何電話接聽統(tǒng)

一使用禮貌用語一一“您好，哈曼斯商業(yè)公司”。上班期間嚴(yán)禁使用電話聊

天，工作通話應(yīng)簡明扼要。

5.4接待客戶（客人）應(yīng)在會客區(qū)接待，外來人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入辦公區(qū)域；

未經(jīng)批

準(zhǔn)，嚴(yán)禁外來人員使用本公司電腦設(shè)備。

6、嚴(yán)守機密

6.1不得將公司重要決策、營銷信息和其他業(yè)務(wù)資料泄露給他人。

6.2本人不在崗位時，應(yīng)關(guān)閉電腦，不得將公司重要文件和資料擺放在桌面上。

6.3公司員工嚴(yán)守機密，不得將公司重要決策、信息和業(yè)務(wù)資料泄露他人，員工

不在崗位時，不得將重要文件和資料擺放在桌面上；員工之間嚴(yán)禁相互打聽

和對外泄露薪酬情況

7、罰則

7.1綜合管理管控部根據(jù)木規(guī)定，對公司全范圍開展定期和不定期檢查；各部門

領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本規(guī)定，對本部門員工進(jìn)行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，給予警告（書

面或口頭）、通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰、辭退及開除等不同等級的處罰。

7.1.1違反“辦公環(huán)境”有關(guān)規(guī)定，每項處罰10元；

7.1.2違反“辦公秩序”有關(guān)規(guī)定，4.1、4.3項按公司有關(guān)考勤制度處理；4.2

項中高管職員若無故停止通訊聯(lián)系每次50元；其余各項處罰20元；

7.1.3違反“言行儀表”中有關(guān)規(guī)定，每項處罰10元；

7.1.4違反“嚴(yán)守機密”中有關(guān)規(guī)定，每項處罰50元；

7.1.5違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓恼?，給公司造成極大不良影響或經(jīng)濟(jì)損失，

根據(jù)實際情況經(jīng)綜合管理管控部審核報總經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。

7.2員工違規(guī)，其直屬上級主管對違規(guī)行為未做出相應(yīng)有效措施者附連帶責(zé)任。

7.3監(jiān)督檢查人員（包括綜合管理管控部員工及各部門領(lǐng)導(dǎo)）一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況，

可在《員工處罰單》上填寫違規(guī)事件及處罰意見，由當(dāng)事人或見證人簽字確

認(rèn)后，監(jiān)督檢查者核實報綜合管理管控部備案。

7.4員工對違規(guī)行為處理結(jié)果有爭議者，以書面報告形式向綜合管理管控部或上

級領(lǐng)導(dǎo)提出上訴。綜合管理管控部將針對上訴情況進(jìn)行調(diào)查和反饋。

4、辦公用品管理管控制度

辦公用品管理管控制度

第一條為規(guī)范采購程序，降低采購成本，保證口常辦公需要，特制訂本制度。

第二條本制度所稱辦公用品分為日常消耗品、管理管控用品和辦公設(shè)備三類

2.1日常消耗品：鉛筆、自動鉛筆、簽字筆、水筆芯、水彩筆、文件冊、文件袋、

文件夾、文件框、橡皮、印泥、印油、圓珠筆、蠟筆、鋼尺、熒光筆、信封、大頭針、

回形針、漿糊、工號牌、保安帽徽、便簽本、便條紙、標(biāo)簽紙、長尾夾、傳真紙、檔

案袋、檔案盒、筆記本、拉桿夾、皮筋、刀片、訂書針、稿紙、拷貝紙、口取紙、寬

膠帶、固體膠、雙面膠、膠水、透明膠、涂改液、飲用水、礦泉水、電池、復(fù)印紙、

復(fù)印機加粉、打印機墨盒、打印機加粉、光盤、海綿缸、憑證封皮、憑證盒、手套、

傳真機色帶、鐵甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷紙、手紙、

固體清新劑、噴壺、熱得快、清潔劑、粘勾、塵推、小水桶、打掃把等；

2.2管理管控用品：筆筒、剪刀、裁紙刀、訂書機、起釘器、三角板、三棱尺、

排插、卷筆刀、直尺、臺式筆、臉盆、香皂盒、地毯、雙面玻璃擦、網(wǎng)線、空白DV

帶、鼠標(biāo)、紙簍、激光筆、計算器等；

2.3辦公設(shè)備：函數(shù)計算器、復(fù)印機、電腦、保險柜、打印機、路由器、傳真機、

電腦服務(wù)器、鐵皮柜、文件柜、裝訂機、驗鈔機、飲水機、打卡機、安全帽、數(shù)碼相

機、U盤、桌子、椅子、筆記本電腦、移動硬盤、微波爐、投影儀、DV機、碎紙機、

廣聯(lián)達(dá)軟件、音響、彩電、液晶電視、空調(diào)、攝像機、錄音筆、冰箱、鐵鍬、軍用被

子、武裝帶、被罩、帽子、領(lǐng)帶、床單、枕頭、床墊、加濕器、真皮座椅、電暖器、

更衣柜、網(wǎng)卡等；

2.4辦公用品管理管控原則：采購環(huán)節(jié)與日常管理管控環(huán)節(jié)分開，入庫、出庫手

續(xù)齊全，盤點和核查相結(jié)合。

2.5日常辦公用品必須有充足的庫存，能夠保證日常需要，色帶、電池、墨盒、

硒鼓等要控制庫存，管理管控部門按照需求臨時申請采購。

第三條辦公用品的采購管理管控

3.1申購環(huán)節(jié)

3.1.1日常消耗品和管理管控用品的購買，每月25日由公司各職能部門的資產(chǎn)管

理管控員將填寫好的次月《日常消耗品申請單》（附表一）經(jīng)部門經(jīng)理審簽后，送達(dá)

綜合管理管控部采購員處。采購員匯總各職能部門的《日常消耗品申請單》后，于每

月26日交綜合管理管控部經(jīng)理審核后，方可購買?！度粘Ｏ钠飞暾垎巍窇?yīng)有“上月

金額”、“本月金額”、“本月累計金額”欄目，由采購員填寫。

3.1.2辦公設(shè)備的購買，由公司各職能部門使用人填寫《資產(chǎn)購置請購單》（附表

二）經(jīng)部門經(jīng)理審簽后，報綜合管理管控部。綜合管理管控部根據(jù)公司辦公用品的配

置規(guī)定，進(jìn)行市場詢價，給予合理建議，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審簽。送至財務(wù)部審核金

額后，報常務(wù)副總經(jīng)理，總經(jīng)理及總裁審批。

3.2《資產(chǎn)購置請購單》涉及金額在3000元（含3000元以內(nèi)）的需報總裁簽批。

3.3總經(jīng)理及總裁審批后，由綜合管理管控部采購員進(jìn)行采購。

3.4采購環(huán)節(jié)

3.4.1綜合管理管控部必須建立辦公用品《合格供應(yīng)商名冊》，出具《辦公用品供

方信譽調(diào)查表》（附表三）備案，并與供方簽訂《辦公用品供應(yīng)服務(wù)合同合約》（附后）。

采購時，必須在辦公用品《合格供應(yīng)商名冊》中選擇。如發(fā)現(xiàn)綜合管理管控部采購員

未按規(guī)定自行選擇商家購買，所產(chǎn)生費用由個人承擔(dān)。

3.4.2部分新、特、進(jìn)口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供

應(yīng)商處購買時，應(yīng)將該供應(yīng)商補充進(jìn)辦公用品《合格供應(yīng)商名冊》。

3.4.3辦公用品《合格供應(yīng)商名冊》至少包括大型商場和個體文具專業(yè)批發(fā)商。

3.4.4必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存，特殊辦公用品無法采購的情

況，可以經(jīng)常務(wù)副總經(jīng)理同意授權(quán)由需求部門及采購員共同采購。

3.4.5綜合管理管控部采購員進(jìn)行采購時，必須進(jìn)行二家供貨商報價后，咨詢市

場價格，出具報價表簽字報經(jīng)理批準(zhǔn)后，再購入。

3.4.6采購?fù)瓿珊髴?yīng)及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理管控員對所購物品的質(zhì)量、

型號、品牌、規(guī)格進(jìn)行檢查，確認(rèn)完好可入庫后，采購人員憑入庫單、資產(chǎn)購置請購

單及正規(guī)發(fā)票辦理報銷手續(xù)。入庫單一式三聯(lián)，財務(wù)報銷一聯(lián)、倉庫保管員一聯(lián)、存

根一聯(lián)。

3.4.7除公司臨時急用及領(lǐng)導(dǎo)特批以外的物品，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自采購。倉庫

管理管控員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)。

3.4.8綜合管理管控部采購員每月28日應(yīng)對《合格供方名冊》中供應(yīng)商的信譽進(jìn)

行評價，出具《辦公用品供方階段評表》（附表四），寫出書面建議，提交給部門經(jīng)理。

如發(fā)現(xiàn)信譽低，未按《辦公用品供應(yīng)服務(wù)合同合約》履行的供方，立即終止合作關(guān)系。

3.4.9綜合管理管控部采購員應(yīng)不定期對辦公用品的質(zhì)量、價格，進(jìn)行市場調(diào)研。

3.4.10綜合管理管控部采購員、倉庫管理管控員不得與供方惡意串通，將入庫的

產(chǎn)品以假充真，以次充好、以不合格產(chǎn)品冒充合格產(chǎn)品。如發(fā)現(xiàn)有上述違規(guī)操徑行為，

視情節(jié)嚴(yán)重，公司將給予處罰或解除勞動關(guān)系。

第四條辦公用品報銷程序

4.1所購物品入庫后，由采購員持入庫單、出庫單、《資產(chǎn)購置單請購.單》及正

規(guī)發(fā)票辦理報銷手續(xù)。

4.2如《資產(chǎn)購置請購單》所購買的物晶因時間順序需要分開報銷的，先以原件

為報銷依據(jù)，再次報銷用復(fù)印件，采購員應(yīng)簽名備注：原件已于*年*月*日報銷使用，

該復(fù)印件為第*次報銷。

4.3對于日常消耗類物品和管理管控用品類，每次送貨由供方提供供貨詳單，采

購員和倉庫管理管控員進(jìn)行對賬簽字確認(rèn)后，雙方各持一份，于每月25日由采購員

根據(jù)供貨詳單和正規(guī)發(fā)票，月底統(tǒng)一報銷。

4.4供方提供轉(zhuǎn)賬帳號的，由財務(wù)部轉(zhuǎn)賬后，及時告知綜合管理管控部，采購員

應(yīng)告知供方進(jìn)行查收和確認(rèn)。

第五條辦公用品領(lǐng)用

5.1辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，

如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機、大型訂

書機、裝訂機等。

5.2綜合管理管控部倉庫管理管控員應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，建立電子臺帳，定期

盤點和核對。出庫單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門、保管員和財務(wù)部各存一聯(lián)。出庫單作為公

司核算各部門費用的依據(jù)。

5.3綜合管理管控部制定領(lǐng)用管理管控基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨

部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時間。管理管控用品文具應(yīng)限定人員使用，自

第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，日常消耗品不在此限。

5.4管理管控性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理管控，如有故障或損壞，應(yīng)以

舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。

5.5日常消耗類物品每月一日發(fā)放。但管理管控用品和辦公設(shè)備的請領(lǐng)不受上述

時間限制。

5.6各部門設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄表》（附表五），由部門物資保管員統(tǒng)一保管，

于辦公用晶領(lǐng)用時分別登記，建立電子臺帳，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況?！掇k公用品

領(lǐng)用記錄表》及電子臺帳為綜合管理管控部日常工作檢查項之一。

第六條每月最后一天部門物資保管員與行政部倉庫管理管控員、財務(wù)人員應(yīng)及

時盤點、對帳，保證物品數(shù)量、質(zhì)量和安全無誤。

第七條新進(jìn)人員入職時由所在部門提出辦公用品申請，向綜合管理管控部請領(lǐng)

辦公用品，并簽字領(lǐng)用，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交部門部門資料管理

管控員。

第八條印刷品（如信紙、信封、表格……）除各部門特殊表單外，其臼刷、保

管均由綜合管理管控部統(tǒng)一印刷、保管。

第九條打字、復(fù)印耗材的使用

9.1公司各部門要節(jié)約使用打印紙。綜合管理管控部倉庫管理管控員要做好領(lǐng)用

登記，每季度公布一次，

9.2復(fù)印時，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢紙張，應(yīng)留存，當(dāng)

作反面紙使用。

9.3嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料?，嚴(yán)禁私用紙張，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按0.5元/頁計

費：行政主管將處罰單報部門經(jīng)理審核，由人力資源部在當(dāng)月工資中扣除。

第十條除了對外報送的文件資料，公司內(nèi)舒的紙張必須正反面使用。

第十一條綜合管理管控部辦公用品倉庫管理管控員月末、年末要盤點清查庫存,

在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化。年末綜合管理管

控部配合財務(wù)部組織盤點辦公用品在各部門的使用情況，做到反映實際庫存狀況及帳

實相符。

第十二條每年1月5日前，綜合管理管控部采購員匯總?cè)甑霓k公用品實際耗

用量和金額，分析與相關(guān)計劃預(yù)算的偏差情況，寫成總結(jié)報告，報綜合管理管控部經(jīng)

理留存，并作為編制下一預(yù)算年度的依據(jù)。

第十三條本制度由綜合管理管控部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日執(zhí)行。

辦公用品管理管控流程圖

附表-河南升龍置業(yè)有限公司

日常消耗品申請單

物品名稱用途規(guī)格數(shù)量單價金額備注

附表二：資產(chǎn)購置單

日期：年月H

申請部'1:申購原L?；蛴猛荆?/p>

申請1<?采購）

資產(chǎn)"淞規(guī)格;世號單位數(shù)量預(yù)十單價/元;計金額/元

上月金額本月金額本月累計金額

部門：年月日注:

每月25號由各部門經(jīng)理審簽后交綜合管理管控部統(tǒng)一購置，此表只用于申購日常消

耗品。

部門經(jīng)理:綜合管理管控部:

總計金額：（大寫）

保管責(zé)任人（或驗收人）簽字：

備注：1、此單在報銷時連同發(fā)票作報銷憑證附件2、此單適用固定資產(chǎn)、低值易耗品請購

總裁:總經(jīng)理：

部門經(jīng)理:

綜合管理管控部:

附件三辦公用品供方信譽調(diào)查表

年月日編號：類別:

供方名稱地址

總經(jīng)理電話

聯(lián)系人電話

企

業(yè)

概

況

技術(shù)力量

與

人員素質(zhì)

產(chǎn)品質(zhì)量

與

服務(wù)

其他

調(diào)查結(jié)論

調(diào)查人：

附件四辦公用品供方階段評表

年月日編號：類別:

供方名稱相關(guān)項目負(fù)

責(zé)人

提供產(chǎn)品（服務(wù)）類別

供方階段工作綜述:

評審人員:

綜合評分

評分

序號項目權(quán)重成績主要存在問題

（滿分100）

1質(zhì)量40%

2價格30%

3信譽20%

4配合度10%

5實際得分：e=a+b+c+d

供方等級措施對照表

序號得分等級措

A90以上優(yōu)秀供方加大合作按合同合約付款

B75?89合格供方繼續(xù)合作按合同合約付款

C60?74仍為合格供方需警告減少合作推遲付款或保留部分余款

D60以下不合格淘汰處理完具體問題視情況付款

附件五河南升龍置業(yè)有限公司

辦公用品領(lǐng)用記錄表

部門:

物品名稱規(guī)格數(shù)量簽字備注

注：每月30日將此單交于綜合管理管控部倉庫管理管控員處。

5、檔案管理管控辦法

河南升龍置業(yè)有限公司

檔案管理管控辦法（試行）

笫一章總則

第一條為確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持

續(xù)補充，特制定本辦法。

第二條公司檔案分為文書檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案和聲像檔案五大類。

（-）文書檔案：即在公司管理管控過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。

（二）基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

（三）會計檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保

存價值的會計核算專業(yè)材料。

（四）人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基

本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。

（五）聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記

錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。

第三條公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理管控的辦法進(jìn)行組織管理管控，即檔案室負(fù)

責(zé)公司檔案的總體管理管控；部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案

室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案人力資源部自行管理管控，人力資源

部經(jīng)理指定專人按集中管理管控、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理管控。

第二章立卷歸檔

第五條立卷歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一個關(guān)口，由各部室資料員配合檔案室進(jìn)行。

其具體流程如下：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉(zhuǎn)情況，預(yù)計當(dāng)年可能形成的文件,

擬制或修訂立卷類目，如行政管理管控部可制定“人事發(fā)文”、“周記”等，并將空白

的文件清單置于每個類目文件的最前面。

隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時填寫

文件清單。

二個較長時間段后，對手頭L的所有文件進(jìn)行清理，對

不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放

第六條各部室資料員向檔案室移交檔案時，須遵循如下要求：

（一）各部室向檔案室移交檔案時，均需附上移交清單（從文件清單轉(zhuǎn)化而來）一

式兩份。移交時，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點簽收，并各自保存份。

（二）各部室向檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，檔案室不接收未

經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

（三）文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。

復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

（四）聲像檔案應(yīng)同紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目，但要分別存放，在案卷目錄上注

明互見號，以保持文件間的歷史聯(lián)系。

（五）對于不同保存價值的文件應(yīng)當(dāng)分開組卷。

（六）卷內(nèi)文件排列應(yīng)條理系統(tǒng)，一般可按重要程度或時間順序依次排列，具有密切

聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、

附件在后。

（七）音像文件應(yīng)用文字標(biāo)出它們的對象、時間、地點、合適的內(nèi)容和責(zé)任者等事項，

使丁保存和利用，

（八）各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的

歸檔范圍進(jìn)行。

A、綜合管理管控部：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、有關(guān)公司送交的文件、

各部室送交的文件、外來文件、外送文件、大事記、部門周記、合同合約、質(zhì)

保文件、內(nèi)部發(fā)文等

人事發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單等）、

培訓(xùn)記錄、部門周記等

B、總工辦：設(shè)計變更、外送文件、外來文件、部門周記等

C、工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資

料、竣工資料、設(shè)備說明書等），其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由

施工單位負(fù)責(zé)編制：文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回的文件、

部門周記等

D、財務(wù)部：財會檔案見《財務(wù)檔案管理管控辦法》

E、審計部：結(jié)算書、隱蔽記錄簽證、外送文件、外來文件、部門周記等

F、材料部：材料定價單、外送文件、外來文件、部門周記等

G、營銷部：售樓合同合約、協(xié)議、廣告宣傳資料、市場調(diào)研資料、外送文件、

外來文件、部門周記、聲像資料等

H、外聯(lián)部：政府文件、外送文件、外來文件、部門周記等

I、招商部：外送文件、外來文件、部門周記等

注：重復(fù)文件、一般事務(wù)性的無查考保存價值的文件、未成文的草

稿及一般性文件的歷次修改稿、未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)

的未生效文件均屬于不須歸檔的文件材料。

第三章整理上架

第七條各部室在規(guī)定的時間按規(guī)定的歸檔范圍向檔案室移交檔案后，檔案室檔

案員須對移交檔案進(jìn)行整理上架，其具體流程如下:

第八條檔案室檔案員對移交檔案進(jìn)行整理時，應(yīng)注意如下要求:

（一）卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的

文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在

后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。

（二）不同保存價值的文件應(yīng)分開組卷。

（三）凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

（四）文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

（五）圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cmX21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平

整并注意露出圖標(biāo)。

第四章保管

第九條檔案整理上架后隨即進(jìn)入保管階段。檔案庫房作為保存檔案的基地，它的管理管控應(yīng)滿

足各類檔案的安全保管與方便調(diào)閱。庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無

關(guān)的物品，不從事與庫房管理管控?zé)o關(guān)的活動。

（一）除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房或設(shè)備等），則須

有檔案員陪同并相伴始終。

（二）庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以

確保以上設(shè)施的安全有效。

（三）隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在14。020℃,相對濕度50%?65%。

（五）檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進(jìn)行

定期的防疫檢查，有相關(guān)計劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動。

（六）每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角

落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生。

（七）檔案員離開庫房時應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性。

（八）檔案按部室存放，檔案裝具的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到卜、

第十條檔案上架入庫后，經(jīng)常處于使用的狀態(tài)中，因此須注意流動中的安全防護(hù)。

（一）檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡?/p>

中鎖好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所。

（-）未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密。

（三）未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印。

（四）盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密

現(xiàn)象。

第十一條檔案保管有一定的保管期限。在我司，可分為永久和定期保管兩種。定期保管期限為

3年、10年。保管期限從移交之日算起。（詳見附件一《河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管

期限表》）

第五章提供利用

第十二條檔案室檔案員須提供多種利用途徑，為員工存檔創(chuàng)造條件。

（-）加強基礎(chǔ)工作：

A、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具。

B、安裝使用快捷便利的檔案管理管控軟件，提高查檔效率。

C、開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。

（二）開展查借服務(wù)：

A、借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案時，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還。

非公司人員借閱檔案時，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同

意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。

b）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標(biāo)記；

不得撕去檔案內(nèi)頁。

c）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

B、借出：

a）檔案使用人如需借出檔案，一般檔案須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1個月內(nèi)

歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱需經(jīng)公司相

關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)

同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完

全貢任。

c、復(fù)?。?/p>

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料，須經(jīng)檔案員同意。

b）圖紙資料若需借出復(fù)印，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

第六章銷毀

第十三條對已到保管期限的檔案，檔案室檔案員可根據(jù)其實際利用情況組織銷毀。其具體

流程如下：

第十四條檔案銷毀時，應(yīng)注意如下要求：

A、準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨保管，

B、批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作

其他用途，更不允許出賣。

C、檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。

第七章附則

第十五條本辦法解釋權(quán)歸檔案室。

第十六條本辦法自頒布之日起施行。

附件河南升龍置業(yè)有限公司

檔案保管期限表

序號檔案名稱使用部門保管部門暫定保管期限

1會議性文件各部室檔案室10年

2外來文件各部室檔案室10年

3外送文件各部室檔案室10年

4部門之間往來文書各部室檔案室10年

5制度文件各部室檔案室永久

6請示單各部室檔案室3年

7音像檔案各部室檔案室永久

8董事會文件董事會檔案室永久

9各登記表單各部室各部室3年

1()訴訟文書綜合管理管控部檔案室執(zhí)行完結(jié)后5年

11企業(yè)設(shè)立與登記材料綜合管理管控部檔案室永久

12企業(yè)年檢資料綜合管理管控部檔案室永久

13員工檔案綜合管理管控部綜合管理管控部員工離開公司后3年

14培訓(xùn)資料綜合管理管控部檔案室員工離開公司后3年

15職工編制表綜合管理管控部檔案室10年

綜合管理管控部

16工資單檔案室10年

/財務(wù)部

17財產(chǎn)領(lǐng)用登記表綜合管理管控部綜合管理管控部10年

18公司刊物綜合管理管控部檔案室永久

19人事發(fā)文綜合管理管控部檔案室10年

20合同合約類文件各部室財務(wù)部永久

21工程技術(shù)檔案工程部檔案室永久

見《會計檔案管理管控

22財會檔案財務(wù)部存放于財務(wù)部

辦法》

23結(jié)算資料審計部檔案室永久

24材料定價單材料部檔案室10年

25廣告宣傳資料營銷部檔案室永久

26客戶資料營銷部檔案室永久

6、文件資料歸檔、借閱程序

河南升龍置業(yè)有限公司

公司文件資料歸檔、借閱程序

1、目的和范圍：為了確保公司文件資料的機密性和完整性，避免文件資料的丟失和扳

壞，根據(jù)公司《檔案管理管控辦法》及《合同合約管理管控制度》，特制訂本程序。

本程序所指文件資料包括合同合約、紅頭文件及公司在經(jīng)營過程中所形成的具有

保存價值的相關(guān)材料。

2、職責(zé)：

2.1經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)本部門文件及合同合約的報枇工作。

2.2部門資料員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)手稿、《用章審批單》或《合同合約會簽單》并文檔原

件同時收集。

2.3印章管理管控人員負(fù)責(zé)對文件資料加蓋公章或合同合約專用章及法人章。

2.4檔案管理管控員負(fù)責(zé)對公司擬定的重要文件的整理、歸類、保管及借用。

2.5文件資料使用人員負(fù)責(zé)保障所用文件資料的完好無損，并嚴(yán)格遵守公司保密

制度，嚴(yán)守機密，妥善保管。

3、工作流程：

3.1文件資料歸檔程序：

3.1.1經(jīng)辦人將審批過后的文件資料交印章管理管控人員蓋章

3.1.2印章管理管控人員將收回的文件資料，于個工作日內(nèi)送交檔案室留存，并在

《合同合約歸檔登記表》上登記（若有多份原件時，須注明去向用途），留復(fù)印

件供相關(guān)部門使用；對于在蓋章時未能及時收回的文件資料，印章管理管控人員

于個工作日內(nèi)將《用章審批單》送交檔案專員。

3.1.3對于在蓋公司章時未能留存的文件資料，經(jīng)辦人在完成使用后于」一個工作日內(nèi),

將文件資料全部原件送交檔案室留存并在《檔案交接表》上登記，留復(fù)印件供相

關(guān)部門查閱。

3.1.4、檔案專員對未能及時收回的文件資料可根據(jù)《用章審批表》進(jìn)行催要,

3.2、文件資料查閱流程:

3.2.1紅頭文件（未涉及公司機密類）：

使用者可根據(jù)工作需要，到檔案室辦理相關(guān)查閱手續(xù)后即可查閱。

3.2.2涉及公司機密類文件：

查閱者需填寫《檔案借閱登記表》，并經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、

總經(jīng)理審批后方可查閱。

3.2.3公司各類證件（營業(yè)執(zhí)照及公司土地使用證等）

借閱者經(jīng)本部門經(jīng)理同意，報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可借閱。

3.2.4公司合同合約：

公司合同合約根據(jù)簽訂部門及相關(guān)合適的內(nèi)容分為三類：

3.2.4.1本部門簽訂合同合約：

查閱者需填寫《檔案借閱登記表》，報部門經(jīng)理審批后即可查閱。

3.2.4.2其它部門簽訂合司合約：

查閱者需填寫《檔案使用審批單》，經(jīng)本部門經(jīng)理審批后，報經(jīng)辦部門經(jīng)理審

批完成后即可查閱。

324.3重大合同合約（合作、征地等涉及公司機密類合同合約）：

查閱者需填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、

總經(jīng)理審批后方可查閱C

3.2.5查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需摘抄應(yīng)通過檔案專員同意；如需復(fù)制應(yīng)在《檔

案借閱登記表》上注明；如需借出應(yīng)在《檔窠借出登記表》上登記。

3.2.6外單位人員原則上不得查閱本公司檔案，如因工作需要必須查閱者須持所在單

位正規(guī)介紹信，經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱。

4、相關(guān)表格：

4.1附件一《合同合約歸檔登記表》

河南升龍置業(yè)有限公司租賃合同合約交檔案室登記表

日期：年月份

合同合約編合同合約存檔

部門經(jīng)手人名稱a移交人接收人移交日期份數(shù)備注

42其它表格見相應(yīng)義件。

附件二

河南升龍置業(yè)有限公司檔案銷毀清冊

頁號:

順序號銷毀時間銷毀案卷名稱案卷號銷毀及監(jiān)銷人備注

附件三

河南升龍置業(yè)有限公司檔案借閱登記表

頁號:

使用者情況檔案費料情況復(fù)印

rr^用途歸還否簽收人備注

姓名部門電話名稱責(zé)任者類型檔號復(fù)印否份數(shù)

批準(zhǔn)：審核：編制：

口期:口期：□期：

河南升龍區(qū)業(yè)有限公司規(guī)危時度及業(yè)務(wù)流程手冊

附件四

河南升龍置業(yè)有限公司合同合約歸檔登記表

一

序合同合約

號歸檔時間合同合約名稱合作單位名稱服務(wù)期限貢任人經(jīng)辦人檔號印花稅備注

金額

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7、證章管理管控制度

證章管理管控制度

1、目的：加強公司的證章控制，避免因管理管控不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。

2、職責(zé)

2.1行政管理管控部：負(fù)責(zé)印章的制發(fā)和管理管控，公司及本部門印章的

保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用情況。

2.2各相關(guān)部門：負(fù)責(zé)本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保

管。

3、工作程序

3.1證章的定義和分類

3.1.1證章是指公司重要文件、證照和印章。

3.1.2重要文件及證照包括：

3.121公司的營業(yè)證照、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；

3.1.2.2國有土地使用有關(guān)文件、合同合約及評估報告；

3.123規(guī)劃、建設(shè)許可證及相關(guān)文件；

3.1.2.4公司合同合約、章程、法人身份證明及董事會文件；

3.1.2.5與公司有關(guān)的政府部門專門文件；

3.1.2.6公司其他重要文件。

3.1.3印章包括：

3.1.3.1公章：河南升龍置業(yè)有限公司；

3.1.3.2私章：公司法定代表人、董事長及總經(jīng)理私人印章；

3.133部門章：刻有公司部門名稱的印章；

3.1.3.4專用章：財務(wù)專用章、合同合約專用章、文件編號章。

3.2重要文件及證照管理管控

3.2.1公司重要文件及證照應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室，實行專人管理管控,

保證文件及證照的安全與完整。

3.2.2各部門負(fù)責(zé)辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應(yīng)及時將

原件轉(zhuǎn)交檔案室保存。

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323對重要文件及證照，責(zé)任人要進(jìn)行全程控制，對公司的重要文伶及

證照進(jìn)行收集、歸檔，并填寫《檔案借出登記表》，做好借出、歸還

記錄。各部門應(yīng)配合檔案室，將留存在本部門的重要文件和證照歸

檔。

3.2.4重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經(jīng)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批。

3.2.5各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關(guān)事務(wù)后應(yīng)及時歸

還。如部門需該文件或證照辦理其他事務(wù)，應(yīng)先退還檔案室登記后

續(xù)借，避免在部門積壓，同時讓責(zé)任人或責(zé)任部門了解文件或證照

去向。

3.2.6借用重要文件或證照的人員必須愛護(hù)，不得擅自轉(zhuǎn)借，不能損壞或

丟失。交還時必須當(dāng)面點交清楚，責(zé)任人如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應(yīng)及

時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.2.7對于使用不當(dāng)或損壞遺失等造成的損失，全部由責(zé)任人承擔(dān)，公司

可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，其所在部門經(jīng)理也

要承擔(dān)一定的連帶責(zé)任。

3.3印章管理管控

3.3.1指導(dǎo)思想與印章使用范圍

指導(dǎo)思想：公司實行嚴(yán)格的印章管理管控制度，加蓋印章應(yīng)填寫《印

章審批單》，報董事長及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

33.1.1以公司名義發(fā)出的公文函件，加蓋公司公章。

331.2公司設(shè)立銀行帳戶、與銀行業(yè)務(wù)往來及開列支票，加蓋公司公章、

財務(wù)專用章及法人章。

3.3.1.3以公司名義簽訂的合同合約，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對的地

方加蓋校龍章，落款處加蓋公司公章，視其合適的內(nèi)容加蓋法人章。

嚴(yán)禁各部門用部門章與其他單位簽署合同合約或類似合同合約性質(zhì)

的協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要等。

331.5相關(guān)部門在職權(quán)范圍內(nèi)以部門名義向施工單位、廠商、客戶行文，

經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后報總經(jīng)理批準(zhǔn)，可加蓋部門章或?qū)Ｓ谜隆?/p>

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3.3.1.6各部門的工作請示單和內(nèi)部工作聯(lián)系函，加蓋部門編號章。

3.3.2印章管理管控規(guī)定

3.321各部門使用公司公章或法定代表人私章應(yīng)填寫《用章審批表》，經(jīng)總

經(jīng)理簽字后報行政管理管控部蓋章。

3.3.2.2印章保管人必須審閱《用章審批表》，并確認(rèn)蓋章文件合適的內(nèi)容與

《用章審批表》，一致，