物品采購與供應(yīng)商選擇制度

物品采購與供應(yīng)商選擇制度一、背景為了規(guī)范公司的物品采購流程，提高采購效率和品質(zhì)，降低采購本錢，訂立本物品采購與供應(yīng)商選擇制度，以確保公司的各項(xiàng)物品采購工作能夠在合理、公平、透亮的基礎(chǔ)之上進(jìn)行。二、適用范圍本制度適用于公司全部部門的物品采購和供應(yīng)商選擇工作。三、采購流程需求確認(rèn)：各部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確所需物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等具體要求，并填寫《物品采購申請表》。物品采購申請表需包含申請部門、申請日期、物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算金額等信息。物品采購申請表須由申請部門負(fù)責(zé)人簽字，然后提交給采購部門。供應(yīng)商選擇：采購部門收到物品采購申請表后，依據(jù)需求確定適當(dāng)?shù)墓?yīng)商范圍。采購部門可以通過市場調(diào)研、比較分析等方式，選取合適的供應(yīng)商。采購部門需將供應(yīng)商的相關(guān)信息、信用評級等記錄在《供應(yīng)商名錄》中。報(bào)價(jià)與比較：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送物品采購詢價(jià)函，要求供應(yīng)認(rèn)真的物品報(bào)價(jià)單和交貨期限。供應(yīng)商應(yīng)按要求供應(yīng)準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)信息，并確認(rèn)交貨期限。采購部門依據(jù)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和交貨期限進(jìn)行比較，選擇最具合理性、經(jīng)濟(jì)性的供應(yīng)商。審批與授權(quán)：采購部門將物品采購申請表、供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單及交貨期限等相關(guān)料子提交給公司高層進(jìn)行審批與授權(quán)。高層應(yīng)審核物品采購的合理性、預(yù)算的合適性，并授權(quán)采購部門連續(xù)進(jìn)行后續(xù)工作。采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，達(dá)成共識后，應(yīng)于簽訂采購合同前征得法務(wù)部門的看法。簽訂采購合同時(shí)，需確保合同內(nèi)容包含物品的具體規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等緊要條款。采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同后，須將合同存在公司檔案中。采購執(zhí)行與物品驗(yàn)收：采購部門依照采購合同要求，對物品進(jìn)行跟蹤和管理，確保供應(yīng)商定時(shí)交貨。申請部門在物品到達(dá)后，進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購合同全都。驗(yàn)收合格后，申請部門填寫《物品驗(yàn)收單》，由申請部門負(fù)責(zé)人簽字，并通知采購部門進(jìn)行付款。物品檔案管理：采購部門應(yīng)對全部物品采購相關(guān)的合同、申請表、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單等進(jìn)行歸檔并保管，以備查閱和審計(jì)。四、供應(yīng)商管理供應(yīng)商名錄：采購部門負(fù)責(zé)維護(hù)和更新《供應(yīng)商名錄》。供應(yīng)商的信息包含供應(yīng)商名稱、住址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、信用評級等。采購部門應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商的信用評級，并定期進(jìn)行供應(yīng)商的評估和考核。供應(yīng)商審查：采購部門在選擇供應(yīng)商前，應(yīng)對其進(jìn)行審查和評估。審查內(nèi)容包含供應(yīng)商的資質(zhì)、信用情形、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨本領(lǐng)、售后服務(wù)等。采購部門可通過現(xiàn)場考察、資質(zhì)證書查驗(yàn)、客戶評價(jià)等方式進(jìn)行評估。供應(yīng)商管理：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理制度，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。依據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和信用評級，采購部門可采取優(yōu)先采購、限制采購、暫時(shí)停止采購等方式進(jìn)行管理。供應(yīng)商獎(jiǎng)懲：供應(yīng)商的業(yè)務(wù)合作表現(xiàn)良好時(shí)，可予以嘉獎(jiǎng)，如供應(yīng)長期合作、價(jià)格優(yōu)惠等優(yōu)惠條件。供應(yīng)商的不良行為或失信行為應(yīng)及時(shí)矯正，視情況采取限制采購、解除合同、追究法律責(zé)任等措施。五、制度執(zhí)行培訓(xùn)與溝通：公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行物品采購制度培訓(xùn)，確保員工了解和遵守采購流程和相關(guān)規(guī)定。采購部門應(yīng)與申請部門保持良好的溝通，及時(shí)解決采購中遇到的問題。內(nèi)部監(jiān)督：公司應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，對物品采購流程進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對采購流程進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并矯正問題。外部監(jiān)管：公司應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，接受政府及行業(yè)部門的監(jiān)管和檢查。對于違反法律法規(guī)的行為，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任。六、制度的修訂與解釋本制度的修訂由公司高層決策，并經(jīng)公司法務(wù)部門審查。對于本制度的解釋，以公司高層的最終決策為準(zhǔn)。七、附則本制度自頒布之日起